GESTIÓN DOCUMENTAL RECIBO Y ENTREGA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO POR INVENTARIO, EN LOS CARGOS ACADÉMICO-ADMINISTRATIVOS

Transcripción

1 CÓDIGO AP-GDC-PR-04 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Controlar el recibo y entrega de los documentos de archivo en los casos de; vinculación, traslados, retiros temporales o definitivos en los cargos académico-administrativos de la Institución, mediante la entrega de los s es, para garantizar la continuidad de la gestión pública de la Universidad Surcolombiana. 2. ALCANCE Inicia con la notificación de; vinculación, traslado, retiro temporal o definitivo del personal en los cargos académico administrativos y termina con el recibo y entrega del 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Líder Gestión Documental 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver normograma 5. DEFINICIONES

2 CÓDIGO AP-GDC-PR-04 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 2 de 6 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: 6.1 EN LOS CARGOS ACADÉMICO- ADMINISTRATIVOS Recepción notificación vinculación, traslado y/o retiro. de Programación de entrega y recibo de s es Se recibe del Área de talento humano, la comunicación oficial donde se notifica la vinculación, traslado y/o retiro de un servidor público en la Institución, previo a la fecha de ejecución de la novedad administrativa. El servidor público notificado, concertara con su Jefe inmediato, la fecha, hora y lugar de entrega o recibo de los documentos de archivo mediante, de conformidad con la TRD respectiva, informándole a la oficina de Archivo Central para que ejerza la respectiva veeduria y firma del acta de entrega. Líder o Personal de Apoyo Jefe Unidad Académico- Administrativa y servidor público notificado. vinculación, traslado y/o retiro. oficial o de programación. 3. Recibo y entrega del En caso de que no se pueda llevar a cabo esta actividad, se informara mediante oficio o , al Jefe inmediato del servidor público notificado, para que asigne nueva fecha, hora y lugar de entrega del. En fecha programada, el servidor público entregara los documentos de archivo, mediante, a su Jefe inmediato en presencia del Líder de GDC o su delegado, dejando en constancia y acta de entrega y/o recibo del firmado por los asistentes. Quedara consignado como observaciones en el y el Jefe de la unidad administrativa le notificara a la oficina de control interno, para lo pertinente. Jefe Unidad Académico- Administrativa y servidor público responsable Líder de GDC o su delegado Inventario firmado a satisfacción Acta de entrega y/o recibo del firmado

3 CÓDIGO AP-GDC-PR-04 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 3 de 6 Comunicar Mediante oficio se informara a la oficina de control Líder GDC reporte de disciplinario interno, sobre los servidores públicos incumplimiento notificados que no dieron cumplimiento al procedimiento 4. AP-GDC-PR-04 RECIBO Y ENTREGA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO POR INVENTARIO, EN LOS CARGOS ACADÉMICO-ADMINISTRATIVOS dentro del termino de 30 días hábiles una vez notificados de la novedad administrativa. 5. Archivo de documentación Se recopila, organiza y consigna en la carpeta de control de recibo y entrega de documentos de archivo, los registros con sus respectivos soportes o anexos en la carpeta control de recibo y entrega de los documentos de archivo por. Secretaria GDC reporte o . carpeta control de recibo y entrega de los documentos de archivo por.

4 CÓDIGO AP-GDC-PR-04 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 4 de EN CASO DE ABANDONO O SITUACIÓN DE FUERZA MAYOR, Designación de responsable de realizar el. Recibir notificación de entrega de Mediante oficio o , el Jefe de la Unidad académicoadministrativa, designara a un funcionario titular o en su defecto al que deba levantar el de los documentos y archivos existentes, informándole la fecha, hora y lugar de ejecución del mismo. Mediante oficio o , se recibe la comunicación notificación de entrega de de conformidad con la TRD respectiva por parte del Jefe de la Unidad administrativa, la fecha, hora y lugar para dicha actividad para que ejerza la respectiva veeduria y firma del acta de entrega. Jefe de la Unidad académicoadministrativa Jefe de la unidad administrativa designación o e- mail. notificación o e- mail 3. Recibo y entrega del En caso de que no se pueda llevar a cabo esta actividad, se informara mediante oficio o , al Jefe inmediato del servidor público notificado, para que asigne nueva fecha, hora y lugar de entrega del. En fecha programada, el servidor público entregara los documentos de archivo, mediante, a su Jefe inmediato en presencia del Líder de GDC o su delegado, dejando en constancia y acta de entrega y/o recibo del firmado por los asistentes. En caso de que el servidor público no entregue o reciba a cabalidad los documentos de archivo a su responsabilidad, se consignara en el documento de apoyo OBSERVACIONES DE INVENTARIOS Y/O TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, para los ajustes pertinentes y posterior firma de recibido y/o entrega a satisfacción. Jefe Unidad Académico- Administrativa y servidor público responsable Líder de GDC o su delegado Inventario firmado a satisfacción Acta de entrega y/o recibo del firmado

5 CÓDIGO AP-GDC-PR-04 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 5 de 6 Comunicar reporte Mediante oficio se informara a la oficina de control Líder GDC de incumplimiento disciplinario interno, sobre los servidores públicos notificados que no dieron cumplimiento al procedimiento reporte 4. AP-GDC-PR-04 RECIBO Y ENTREGA DE DOCUMENTOS o . DE ARCHIVO POR INVENTARIO, EN LOS CARGOS ACADÉMICO-ADMINISTRATIVOS dentro del termino de 30 días hábiles una vez notificados de la novedad administrativa. 5. Archivo documentación 7. OBSERVACIONES: de Se recopila, organiza y consigna en la carpeta de control de recibo y entrega de documentos de archivo, los registros con sus respectivos soportes o anexos en la carpeta control de recibo y entrega de los documentos de archivo por. Secretaria GDC Carpeta control de recibo y entrega de los documentos de archivo por.

6 CÓDIGO AP-GDC-PR-04 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 6 de 6 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION DESCRIPCION DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011 Actualización documentos 04 Formato CAL-FO-17 Julio 30 de 2012 Actualización documentos ELABORO REVISO APROBO MARIA DEL CARDMEN TRILLERAS Auxiliar Administrativo Líder GDC CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGI JOSÉ DAVID RIVERA ESCOBAR Representante de la Dirección