GESTIÓN FINANCIERA SALIDA DE ELEMENTOS DE CONSUMO O DEVOLUTIVOS DE ALMACEN

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1 CÓDIGO: AP-BYS-PR-04 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2014 Página OBJETIVO Controlar, verificar y entregar los Bienes volutivos y consumo al respectivo responsable acor a lo programado en el Plan Compras Institucional y en otras modalidas adquisición bienes institucionales, así como el buen uso y consumo los mismos por parte l personal perteneciente a cada uno los procesos la Universidad Surcolombiana. 2. ALCANCE 3. Inicia con el requerimiento elementos consumo o volutivos y termina con el archivo l Comprobante Salida bidamente legalizado. 3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO Profesional Gestión Institucional Área Recursos Recepción y solicitud elementos 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver Normograma 5. DEFINICIONES COMPROBANTE DE SALIDA: Es el documento legal que intifica clara y talladamente las salida física y real un bien, cesando esta manera la responsabilidad por la custodia, administración y conservación por parte l encargado la Boga y quedando en por y bajo la responsabilidad l funcionario stinatario. BIENES DE CONSUMO: Son los que se consumen por el primer uso que se hace ellos o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o saparecen como unidad o materia inpendiente y entran a formar parte constitutiva otros. BIENES DEVOLUTIVO: Son los que no se consumen por el primer uso que se hace ellos, aunque con el tiempo y por razón su naturaleza se terioren o saparezcan. BIENES INTANGIBLES: son bienes inmateriales que constituyen rechos, privilegios o ventajas competencia para el ente público cuyo ejercicio o explotación puen obtenerse beneficios económicos en varios periodos.

2 CÓDIGO: AP-BYS-PR-04 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2014 Página DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 6.1 ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE INVENTARIO DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS NRO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1. Solicitud, recepción equipos, elementos materiales 2. y/o Verificación solicitud en Plan Compras 3. Elaboración l Comprobante Salida 4. Registro y Legalización Comprobantes Salida Se recibe el formato AP-BYS-FO-01 Solicitud Materiales, elementos y/o útiles oficina (bienes consumo y/o volutivos), por parte las penncias, previa Verificación en el Plan compras. Se revisa y verifica que la solicitud recibida, esté contemplada ntro l Plan Compras la respectiva vigencia para su asignación. En caso que los elementos solicitados no se encuentren contemplados ntro l plan compras se informa mediante llamada telefónica, correo electrónico u oficio la negación la solicitud. Para el caso los elementos consumo papelería: Formato AP-BYS- FO-01: Se avala el requerimiento y se remite al Profesional especializado para la respectiva codificación los elementos solicitados y se prosigue a generar el Comprobante Salida Almacén mediante el sistema administrativo y financiero. Para el caso elementos consumo y volutivos acuerdo a los comprobantes entrada: Se ingresa al sistema administrativo y financiero para generar el Comprobante Salida Almacén elementos consumo y/o bienes volutivos y se contabiliza en el sistema financiero. Para el caso los elementos volutivos: Se remite el Comprobante Salida con su(s) respectivo(s) STIKER(S) a la boga para la correspondiente intificación. En el mismo Comprobante ingreso quedará registrado el nombre quien será responsable la custodia l bien y será quien legalice con su firma el recibido. Se elabora en archivo EXCEL base datos control Comprobantes, se realiza el registro los Comprobantes Salidas consumo o volutivos generados en el sistema financiero, para su posterior control y seguimiento recibido bienes consumo y volutivos a satisfacción por los responsables. Profesional Gestión Institucional Área Recursos y equipo trabajo Profesional apoyo Profesional Especializado, Ejecutiva y Coordinador Boga Ejecutiva AP-BYS-FO-01 Solicitud Materiales, elementos y/o útiles oficina. o Comunicación oficial. Comprobante salida almacén productos consumo, volutivos, STIKERS. registro sistematizado en el sistema financiero Base datos sistematizada EXEL control Comprobantes Salida Bienes

3 CÓDIGO: AP-BYS-PR-04 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2014 Página 3 5 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 5. Distribución y entrega Se entregan los elementos autorizados al peticionario y se hace firmar al Coordinador Comprobante elementos responsable el Comprobante Salida correspondiente los elementos Boga Salida solicitados. entregados. correspondiente firmado satisfacción 6. Archivo documentación Se archiva la documentación l procedimiento SALIDA DE ELEMENTOS DE CONSUMO O DEVOLUTIVOS DE ALMACEN en las carpetas movimiento mensual comprobantes salida, carpeta inventario bienes volutivos por responsable. a Carpetas - archivo movimiento mensual comprobantes salida carpeta archivo inventario bienes volutivos responsable por

4 CÓDIGO: AP-BYS-PR-04 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2014 Página LEGALIZACIÓN DE INVENTARIOS FIN DE AÑO DE BIENES DEVOLUTIVOS NRO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1. Elaborar y publicar Se elabora y publica mediante sitio Web Institucional y vía , Lír proceso BYS Comunicación oficial comunicado legalización oficio informando a la comunidad Universitaria, la fecha límite en que se be legalizar y/o firmar inventario a 31 diciembre la inventario respectiva vigencia. 2. Recepción Se recibe mediante oficio el inventario en original y copia bidamente Inventario cada Inventario firmado a satisfacción por el funcionario responsable. responsable y copia 3. Organizar y verificar Listado inventarios recibidos Se organiza los inventarios recibidos forma alfabética y se verifica que todos los responsables inventario hayan remitido el mismo firmado a satisfacción. Personal Asignado apoyo Inventario cada responsable y copia De lo contrario se, solicitara nuevamente vía telefónica. En caso no ser atendido esta segunda solicitud, se notifica a Control Interno Disciplinario el listado los responsables que no hayan cumplido con la legalización l inventario a 31 diciembre cada vigencia. 4. Archivo inventario Se archiva una copia l inventario en la carpeta inventario bienes volutivos por responsable y se archiva el original en libro inventario por responsable cada vigencia. Comunicación oficial A Control Interno Disciplinario ( ser necesario) Carpeta inventario bienes volutivos por responsable Carpeta inventario por responsable la respectiva vigencia.

5 CÓDIGO: AP-BYS-PR-04 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2014 Página OBSERVACIONES 1º. En la página web institucional se encuentra el link inventario almacén, al cual se pue ingresar digitando el número intificación, el responsable la custodia bienes institucionales para su información y verificación. 2º. Para el caso contratistas que tienen inventario a cargo, una vez se les venza el contrato, estos berán entregar los bienes que tienen bajo su custodia a su jefe inmediato o al funcionario que lo reemplazará acuerdo a las directrices institucionales. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FEHCA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo Actualización documentos 04 Formato CAL-FO-17 Julio Actualización documentos 05 Formato CAL-FO-17 Mayo Actualización documentos Elaboró Revisó Aprobó BERNARDA MARTÌNEZ DE GAMBOA Profesional Gestión Institucional Área Recursos - Lír Proceso BYS CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC CARLOS JAVIER MARTÌNEZ GONZALEZ Representante la Dirección