Segundo Encuentro Nacional de Gestión Documental 2014

Transcripción

1 Segundo Encuentro Nacional de Gestión Documental 2014

2 HISTORIA DE ATENCIÓN Es un documento único, nacional, privado, individual, obligatorio, confidencial y sometido a reserva en los casos que determina la Ley 1098 de 2006 Artículo 75- Reserva, en el cual se registra cronológicamente condiciones, situaciones, hechos, conceptos, actuaciones, ubicaciones, evolución y resultados del proceso de atención de los beneficiarios de los servicios del ICBF.

3 CARACTERÍSTICAS DE LA HISTORIA DE ATENCIÓN 1. Única. 2. Integral 3. Secuencial 4. Veracidad 5. Funcionalidad 6. Utilidad 7. Objetividad 8. Racionalidad 9. Salvaguarda 10. Confidencialidad 11. Reserva 12. Disponibilidad 13. Oportunidad en el Registro 14. Autoría y Responsabilidad Profesional

4 CARACTERÍSTICAS DE LA HISTORIA DE ATENCIÓN Son características de la Historia de Atención: 1. Única: Cada beneficiario de los servicios del ICBF deberá tener sólo una única historia de atención independiente del lugar, fecha y tipo de atención que reciba. 2. Integral: Hace referencia a la reunión de los registros en los aspectos familiares, sociales, legales, técnicos y administrativos. 3. Secuencial: Se refiere a la consignación obligatoria de los registros, por el equipo de trabajo, en el orden cronológico en el que se sucedieron los hechos y se prestaron los servicios.

5 CARACTERÍSTICAS DE LA HISTORIA DE ATENCIÓN Son características de la Historia de Atención: 4. Veracidad: Su contenido se ajusta a la realidad de los hechos referidos o descritos. 5. Funcionalidad: La estructura y gestión de la Historia de Atención deberá permitir de manera práctica el diligenciamiento, consulta, revisión y seguimiento. 6. Utilidad: Los elementos y contenidos de la Historia deberán ser pertinentes y relevantes de forma que permitan el proceso de análisis y toma de decisiones en el proceso de atención. 7. Objetividad: Las observaciones y conceptos deben estar soportados en criterios técnicos y científicos. Abstenerse, en todo momento, de emitir juicios de valor.

6 CARACTERÍSTICAS DE LA HISTORIA DE ATENCIÓN 8. Racionalidad: Los elementos y contenidos de la Historia deberán guardar relación con la magnitud y cantidad de lo referido al alcance y naturaleza de los hechos y la evolución de la atención. 9. Salvaguarda: Los elementos que constituyen la Historia deberán ser protegidos de acuerdo a la normatividad vigente en materia: documental, de registros de atención social y de informática. Igualmente se deben adoptar medidas administrativas tendientes a evitar la destrucción accidental o provocada, parcial o total de la historia. 9. Salvaguarda: Los elementos que constituyen la Historia deberán ser protegidos de acuerdo a la normatividad vigente en materia: documental, de registros de atención social y de informática. Igualmente se deben adoptar medidas administrativas tendientes a evitar la destrucción accidental o provocada, parcial o total de la historia

7 10. Confidencialidad: La Constitución Política, en su artículo 15, consagra lo relativo al derecho a la intimidad, el cual se desarrolla como el núcleo esencial o zona de reserva para la propia persona de la que quedan excluidos los demás, a menos. que la persona protegida decida voluntariamente compartir dicho ámbito. Contiene ese artículo, entre otros, los derechos a la intimidad personal y familiar, al buen nombre, a la honra, al habeas data y a la inviolabilidad de la correspondencia y demás formas de comunicación privada. 11. Reserva: La Ley 1098 de 2006, en los artículos 75, 81, 153 y 159, Queda prohibido revelar la identidad o imágenes que permitan la identificación de las personas procesadas. Los registros de antecedentes en los procesos originados en este sistema son reservados, sólo podrán ser utilizados por las autoridades judiciales competentes para definir las medidas aplicables cuando se trate de establecer la naturaleza y gravedad de las conductas y la proporcionalidad e idoneidad de la medida. Se deberán establecer mecanismos que impidan el acceso a personal no autorizado a la historia de atención; así mismo para impedir el uso indebido de la información en sujeción a principios derivados de la ética profesional, la reserva legal y el derecho a la privacidad y el buen nombre.

8 12. Disponibilidad: Es la posibilidad de consultar y utilizar la Historia de Atención en el momento que se necesite en favor del beneficiario, con las limitaciones que impone la legislación. 13. Oportunidad en el registro: Es el diligenciamiento de los registros de atención de manera simultánea o inmediatamente después de que ocurre. 14. Autoría y responsabilidad profesional: Sin excepción todos los registros de conceptos y actuaciones deberán contener la identificación del profesional responsable.

9 APERTURA DE LA HISTORIA DE ATENCIÓN Se abre para todos los potenciales beneficiarios, independientemente del servicio en el que sean atendidos o al que sean remitidos, al momento de presentarse una petición por una autoridad o entidad competente o por persona natural. Las peticiones están relacionadas con: a. Asuntos conciliables y no conciliables (cuando aplique), b. Asistencia y asesoría a la niñez y a la familia. c. Adolescentes en conflicto con la ley penal. d. Denuncias, cuando una vez constatadas se encuentra alguna situación de inobservancia, amenaza o vulnerabilidad de derechos. Cada individuo podrá tener varias peticiones o procesos independientes dentro de la misma Historia de Atención, los cuales se identificarán con un número consecutivo de acuerdo al momento de presentación de la petición.

10 IDENTIFICACIÓN DE LA HISTORIA DE ATENCIÓN La Identificación de la Historia de atención corresponde a dos elementos: 1. Tipo de documento de identidad 2. Número de documento de identidad Esta identificación se debe registrar a partir del segundo folio de la Historia, tanto para los folios originales como para cada folio anexo. En caso que el beneficiario no cuente con documento de identidad, se registrará como tipo SD (Sin Documento) seguido de un número consecutivo asignado en el lugar donde está siendo atendido (Inspección de Policía, Comisaría de Familia o Centro Zonal), de forma temporal hasta que obtenga su documento de identificación.

11 SEDE Código SECCION DIRECCIÓN REGIONAL. Gestión Administrativa Formato Identificación Expediente SUBSECCION CODIGO CZ CENTRO ZONAL XXXXXXXXXX SERIE 135 HISTORIA DE ATENCIÓN SUBSERIE NOMBRE DEL EXPEDIENTE Nombre GALINDO RODRIGUEZ ANDRÉS FELIPE NUMERO TI FOLIOS del 1 al FECHAS EXTREMAS de 12/06/14 hasta SIGNATURA TOPOGRAFICA No. Expediente TI Archivo de Gestión No. Carpeta 1 de 1 SIGNATURA TOPOGRAFICA Depósito Estante Caja Carpeta Archivo Central Año Archivo de Gestión Archivo Central Disposición Final Versión TRD que aplica CT Eliminación Microfilmación Selección X 1 F1.PR22.MPA1.P5 Versión 1.0

12 CONSULTA Y PRÉSTAMO DE LA HISTORIA DE ATENCIÓN La consulta de los documentos en los archivos de gestión por parte de las áreas involucradas en su producción o tramite deberá atender el proceso de reserva que se surte sobre este tipo de documentación. En el caso de las Historias de Atención propias del proceso de adopción todos los documentos y actuaciones administrativas o judiciales, serán considerados de reservados por el término de veinte (20) años a partir de la ejecutoria de la sentencia judicial. De ellos solo se podrá expedir copia de la solicitud que los adoptantes hicieren directamente, a través de su apoderado o del Defensor de Familia o del adoptivo que hubiere llegado a la mayoría de edad, la Procuraría General de la Nación; el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a través de su Oficina de Control Interno Disciplinario, la Fiscalía General de la Nación, el Consejo Superior de la Judicatura a través de su Sala Jurisdiccional Disciplinaria, para efectos de investigaciones penales o disciplinarias a que hubiere lugar

13 CONSULTA Y PRÉSTAMO DE LA HISTORIA DE ATENCIÓN PLANILLA DE CONTROL DE PRÉSTAMOS UBICACIÓN PRESTAMO INCONSISTENCIAS DETECTADAS EN LA DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES CONTROL DEVOLUCIÓN Descripción de la No. Carpeta o Expediente Año No. Caja No. De Folios No. De Tomo No. Afuera Dependencia Solicitante Fecha Nombre del Servidor Público Firma del Servidor Público Total Folios Total Folios Agregados Total Folios Faltantes No. Folio Repetido Numero de Folio Faltante Total de folios después de la revisión Documentos sin Foliar Observaciones Fecha Nombre del Servidor público que realiza la devolución Firma Servidor público que realiza la Devolución Servidor público del GGD que recibe F4.PR22.MPA1.P5 Versión 1.0

14 ESTADO DE LA HISTORIA DE ATENCIÓN Cierre: El concepto de cierre aplica exclusivamente para una petición, no para la Historia de Atención, las cuales solo se clasifican en activas y no activas. Activa: Son aquellas historias que corresponden a beneficiarios que han utilizado los servicios en los últimos tres (3) años. Inactiva: Corresponde a las historias de beneficiarios que no han usado los servicios por más de 3 y hasta 20 años. Observación: Este archivo deberá reunir óptimas condiciones físicas de conservación y de seguridad en el archivo de gestión y central, como se determina en el acuerdo 049 de mayo de 2000, emanado del Archivo General de la Nación Normas generales para gestión: Las historias por ningún motivo podrán ser retiradas de la Institución (Comisarías de Familia, Inspecciones de Policía y Centros Zonales) por el equipo de trabajo. Las Historias no podrán ser trasladadas dentro o fuera de la Institución (Comisarías de Familia, Inspecciones de Policía y Centros Zonales), por el beneficiario o sus familiares.

15 CONCLUSIONES SOBRE LA HISTORIA DE ATENCIÓN Cumplir con el instructivo 2008, Historias de Atención. Cada usuario debe tener su Historia de Atención independiente. Debe tener un documento de identidad (Nuip, TI, RC) para abrir la Historia de Atención, o colocarle SD y el numero de petición del SIM de forma temporal. Los formatos de las Historias de Atención deben diligenciarse mínimo las siete primeras hojas. (SIM) Todos los documentos que se anexen a la Historia de Atención debe tener el número de identificación. Los documentos deben organizarse en orden cronológico y cumplir con todas las normas archivísticas. La disposición de las Historias de Atención se debe realizar teniendo en cuenta el No. del documento de identidad del menor a mayor, en la estantería. Se deben centralizar todas las Historias de Atención en un solo lugar del centro zonal, tener al día el Inventario Único Documental FUID y llevar el control de préstamo de las mismas en el formato adecuado.

16 MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN. ELABORADO POR: SANDRA GARCÍA ÁVILA REGIONAL CUNDINAMARCA 2014.