INFORME GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 1. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD El desarrollo del Programa de Gestión Documental definido para COLPENSIONES, se basa en el proceso de Gestión Documental, el cual hace parte del macroproceso misional de Gestión Integral de Datos e Información, aprobado mediante el subcomité de procesos del Sistema Integrado de Gestión SIG de la empresa. El objetivo del proceso de gestión documental esta orientado a definir e implementar la gestión de la documentación e información primaria y secundaria recibida o producida por COLPENSIONES, de conformidad con las políticas institucionales y normas aplicables, desde su origen hasta su disposición final, facilitando el acceso y uso de la información a los usuarios internos y externos, mediante tecnologías de información y comunicaciones, garantizando la conservación de la documentación, contribuyendo al desarrollo de la gestión y a la salvaguarda del patrimonio cultural y documental. El alcance del proceso inicia con la definición del programa de gestión documental, incluye la administración de la información primaria y secundaria generada en desarrollo de los procesos de COLPENSIONES y el control de los documentos y registros parámetro del SIG y finaliza con la definición y aplicación de la disposición final de los documentos. Actualmente, la responsabilidad directa sobre la gestión del proceso del proceso es de la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología. En las políticas aplicables al proceso se establecen las principales reglas de gestión y operación, las cuales tienen carácter transversal y son de obligatorio cumplimiento por todas las áreas de la empresa. A continuación se presentan las políticas (reglas de negocio) vigentes para el proceso: El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de Colpensiones es la instancia reguladora de la Gestión Documental. El proceso de Gestión Documental se encarga de definir y realizar seguimiento a la adecuada aplicación de las políticas y normas internas que garanticen la correcta gestión de los documentos al interior de la empresa. Todos los procesos que se creen o modifiquen deben contar con la aprobación del subcomité de procesos del SIG, instancia definida por el Comité de Desarrollo Administrativo, en cuanto a los aspectos relevantes de la gestión de información y documentación.

2 La Tabla de Retención Documental y el Cuadro de Clasificación Documental son instrumentos archivísticos del proceso de Gestión Documental de obligatorio cumplimiento en la Gestión de Información y Documentación. Las transferencias primarias y secundarias deben desarrollarse de conformidad con el Programa de Gestión documental. Todo proceso que involucre la Gestión de Documentos o Información, respecto de la aplicación de Tics, a todo nivel debe contar con el concepto técnico de viabilidad respecto a las políticas de Gestión Documental. Los archivos de gestión darán cumplimiento a los lineamientos definidos desde el proceso de gestión documental. El proceso de Gestión Documental será veedor de la gestión desarrollada en las unidades de gestión de información de COLPENSIONES (Rotondas, Archivos de Gestión, Archivo Centralizado), así como de la aplicación de los instrumentos archivísticos (Cuadros de Clasificación Documental y Tablas de Retención Documental) 1.1 Procedimientos La gestión del proceso incluye el desarrollo de los procedimientos que presentan la secuencia de operaciones o tareas puntuales que describen la manera específica para llevar a cabo las actividades. A la fecha, los procedimientos vigentes, corresponden a: Planeación y desarrollo del programa de gestión documental Producción de documentos Gestión de archivos Control de documentos y registros del SIG 2. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL CCD Y TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD. El proceso de elaboración del Cuadro de Clasificación Documental (CCD) y las Tablas de Retención Documental (TRD), se desarrolla a partir del Mini/Manual no 4, Tablas de retención y transferencias documentales, de la división de clasificación y descripción del Archivo General de la Nación, el cual se deriva de la Ley General de Archivos y todas aquellas normas relacionadas con el tema.

3 El levantamiento de la Tabla de Retención Documental, cumplió con cada una de las etapas definidas en el Mini-manual, mediante la realización de las siguientes actividades: 2.1 Investigación preliminar sobre la institución a. Compilación de la información institucional: A partir de todas aquellas Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.) teniendo entre otras: DECRETO 4936 de 2011, Por el cual se aprueba la Estructura Interna de la Administradora Colombiana de Pensiones, COLPENSIONES Acuerdo del 30 de diciembre de 2011, por la cual se crean las Gerencias, Nacionales, Regionales, Seccionales y Puntos de Atención de la Administradora Colombiana de Pensiones, COLPENSIONES Resolución 39 del 13 de julio de 2012, por la cual se efectúa una delegación de funciones y se asigna la facultad de suscribir actos en la Administradora Colombiana de pensiones COLPENSIONES Estructura organizacional (Organigrama) Manuales de funciones y de procedimientos. b. Entrevista con los productores de los documentos de la institución: La metodología de definición de las TRD incluyó la realización con los responsables de los procesos de la cadena de valor de COLPENSIONES, para definir las series, subseries y tipos documentales manejados en las áreas, los cuales constituyen el insumo para la estructuración de las TRD, incluyendo la información relacionada con la destinación final de los documentos. 2.2 Análisis e interpretación de la información recolectada Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental Valoración y Selección Documental

4 2.3 Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental Se realizo la presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención Documental al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, ente que de acuerdo con el parágrafo primero del artículo 1 de la resolución 38 de 2013 de COLPENSIONES, cumple con las funciones de Comité de Archivo. A la fecha se encuentra pendiente la remisión de las TRD para estudio y trámite, por parte del Archivo general de la Nación. 2.4 Aplicación La aplicación de los instrumentos archivísticos CCD y TRD se encuentran en proceso de aplicación en el modelo documental de FILENET, el cual es el Sistema de Gestión Documental de COLPENSIONES. 3. INVENTARIOS DOCUMENTALES El inventario documental de COLPENSIONES, en la actualidad cuenta en inventario con un total de expedientes que han sido tramitados ante la Administradora, a partir del inicio de operación de acuerdo a la siguiente estadística. Tabla 1. Inventario expedientes COLPENSIONES APERTURAS MES CANTIDAD % PROMEDIO OCTUBRE % NOVIEMBRE % DICIEMBRE % ENERO % FEBRERO % MARZO % ABRIL % MAYO % JUNIO % JULIO % AGOSTO % SEPTIEMBRE % OCTUBRE % TOTAL % PROMEDIO APERTURAS

5 Para mayor claridad, a continuación se muestra la representación gráfica del inventario referido por cada uno de los meses, desde octubre de 2012 (entrada en operación): Grafica 1. Inventario expedientes COLPENSIONES APERTURAS Por otra parte, con respecto a las entregas del ISS, a junio de 2013 se encuentran ingresados en los inventarios documentales del Archivo Central un total de expedientes, de acuerdo con los datos presentados en la Tabla 2 Tabla 2. Inventario expedientes ISS procesados al mes de Junio de MES CAJAS UNIDADES DOCUMENTALES OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO 3 65 MARZO ABRIL MAYO JUNIO CONSOLIDADO POR MES PENDIENTES POR PROCESAR TOTAL CAJAS EN CUSTODIA TOTAL UNIDADES DOCUMENTALES