SECRETARÍA DE TRABAJO Y FOMENTO AL EMPLEO PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÌSTICO

Transcripción

1 Programa Institucional de Desarrollo Archivístico de la Secretaria de Trabajo y Fomento al Empleo 2013 Objetivo: Establecer las bases normativas y operativas para el funcionamiento y operación de los archivos, mediante el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA 2013 que permita la mejora continua e integral del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo, garantizando el resguardo, la custodia y conservación de sus acervos documentales. 1. Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica. Se continuara actualizando de manera permanente en materia de Normatividad Archivística; a los integrantes del Comité Técnico Interno de Administración de 1.1 Documentos COTECIAD, a los titulares de las Unidades Administrativas y al personal encargado de los archivos cada vez que exista un cambio o modificación en la misma. 1.2 El personal de la Unidad Coordinadora de Archivos seguirá coordinando, supervisando y controlando la recopilación de información que se requiere para la elaboración, aplicación e implementación de los instrumentos de control archivístico de la Secretaría. 14

2 1. Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica. Se continuara solicitando durante las sesiones del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD, a los vocales del Comité expongan la problemática existente en sus 1.3 archivos, para realizar propuestas de solución entre sus miembros y la Unidad Coordinadora de Archivos, con base a lo establecido en la normatividad archivística vigente. Se volverá a solicitar la estructura 1.4 administrativa que se requiere en el Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría Elaboración del Manual de Procedimientos 1.5 para los Archivos. 1.6 Vigilar el seguimiento continuo de las tareas y actividades a desarrollar, de acuerdo al Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA 2013, y su calendario anual de cumplimiento. 15

3 2. Elaborar proyectos de capacitación y desarrollo profesional del personal archivístico. Se continuara impartiendo asesorías personales, grupales, telefónicas y por 2.1 correo electrónico al personal responsable de los archivos Se continuara solicitando el apoyo de otras Instituciones de Gobierno para la impartición de Cursos de Capacitación ó 2.2 pláticas en Materia de Archivos en base a las necesidades de aprendizaje del personal encargado de los archivos. 3. Desarrollar propuestas para la adquisición de los recursos materiales que requieran los archivos de la institución. Se invitará nuevamente a las Unidades Administrativas para que soliciten al área 3.1 administrativas los recursos materiales herramientas e insumos prioritarios, que requieren en sus archivos. Se realizaran las gestiones necesarias para que cada Unidad Administrativa solicite un área para la instalación de un Archivo de 3.2 Trámite, así como la adquisición del mobiliario y equipo que se requiere para su adecuado funcionamiento. 16

4 4. Implementar acciones para la conservación y preservación de la información archivística. Fomentar que se siga realizando el cosido y foliado de expedientes como una medida de 4.1 seguridad e integridad de los documentos contenidos en un expediente o legajo. 4.2 Establecer como medida que se retiren de los expedientes o legajos todos aquellos elementos metálicos que con el tiempo pueden dañar la estructura del documento El uso del vale de préstamo documental estandarizado y de una bitácora para la consulta documental en todos los archivos de la secretaría, con el fin de tener un control y registro del personal que solicita la documentación para préstamo y consulta y evitar la pérdida o la sustracción de documentos en los expedientes o legajos. Durante las asesorías impartidas capacitar al personal responsable de los archivos sobre el uso, manejo, conservación y preservación de los acervos documentales, para asegurar su permanencia en óptimas condiciones y evitar su deterioro o daño permanente. 4.5 Continuar con las fumigaciones mensuales que han permitido prevenir la existencia de agentes bióticos como insectos, polillas, termitas, arañas, cucarachas, etc. FUMIGACIÒN MENSUAL 17

5 4.6 Fumigaciones con bomba de humo dos veces por año para evitar la generación de hongos y bacterias en los archivos de la Secretaría Junio Diciembre La elaboración de un catálogo de firmas autorizadas en los archivos de trámite y archivo de concentración, para determinar quiénes son los funcionarios que pueden solicitar el préstamo y consulta de documentación Concientizar a los Titulares de las Unidades Administrativas, eviten la ubicación de archivos en lugares que puedan representar un peligro para los documentos, como sótanos, lugares húmedos y sin ventilación o cerca de instalaciones eléctricas e hidráulicas ó de tubería de drenaje. Mayo 18

6 5. Proponer la incorporación ordenada de tecnologías de la información en el campo de los archivos. Se continuara con la revisión del programa 5.1 propuesto por el área de informática para su aplicación en los archivos Se realizaran pruebas de funcionamiento del programa, con el fin de verificar que se cumpla con los requerimientos planteados por la Unidad Coordinadora de Archivos, y 5.2 que contribuyan sin problema a la aplicación e implementación de los procesos documentales y de los instrumentos de control archivístico Una vez realizadas las pruebas de funcionamiento se someterá a consideración de los miembros del Comité Técnico 5.3 Interno de Administración de Documentos COTECIAD, el programa informático para su aprobación. Una vez aprobado por el COTECIAD, se difundirán a los Titulares de las Unidades 5.4 Administrativas las fechas para su aplicación e implementación en los archivos 19