PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DEL INSTITUTO TÉCNICO DE FORMACIÓN POLICIAL

Transcripción

1 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DEL INSTITUTO TÉCNICO DE FORMACIÓN POLICIAL 2015

2 INDICE CONTENIDO I. Introducción. II. Acciones Institucionales. II.1. Actualización del Comité Interno de Administración de Documentos del ITFP. II.2. Instrumentación de la normatividad interna. II.3. Capacitación y desarrollo profesional del personal con funciones archivísticas. II.4. Adquisiciones de Recursos Materiales en área de archivo. II.5. Uso de tecnologías de información en el campo de archivos. II.6. Difusión y divulgación archivística para el fomento de una nueva cultura institucional en archivística II.7. Conservación y preservación de la información archivística. II.8. Planes preventivos para enfrentar situaciones de emergencia, riesgo y catástrofes. II.9. Implementación de medidas de seguridad y supervisión de su ejecución en las áreas, así como en los procedimientos en curso de incidencias.

3 I. Introducción El patrimonio del Instituto Técnico de Formación Policial se constituye con los bienes muebles e inmuebles que se destinen al cumplimiento de su objeto y las partidas que anualmente se le señalen en el Presupuesto de Egresos del Distrito Federal Dentro de este marco, los documentos de archivo y expedientes del Instituto Técnico de Formación Policial forman parte de su patrimonio, dado que en dichos documentos, se plasma la evidencia de sus acciones y actividades diarias, las cuales, previa valoración documental conforme a su relevancia, son susceptibles de formar parte de la memoria Institucional y de la ciudadanía. Bajo este contexto, estamos conscientes de que la sociedad informada es una sociedad libre, por ello, es una gran responsabilidad para nosotros el mantener actualizados todos los sistemas de información electrónicos o documentales, para que cualquier petición de la sociedad sea satisfecha de forma veraz y eficiente. Sin una adecuada administración y preservación de los archivos, no es posible una eficaz respuesta a las necesidades de la sociedad, toda vez que un archivo en desorden carrea costos excesivos a los entes que sufren de este problema y a la sociedad misma, que por derecho tiene acceso a la información pública que se resguarda en nuestros archivos, por lo tanto, este organismo, debe ser un órgano garante no solo del correcto funcionamiento de un Sistema Integral de Archivo, sino también del correcto ejercicio de la transparencia y la rendición de cuentas, sin menoscabo de la protección de datos personales. En este sentido es necesario y urgente concretar proyectos iniciados en años anteriores, mismos que se han aplazado en virtud de proyectos prioritarios anteriores derivados de la función sustantiva de este ente, toda vez que este programa se integra en cumplimiento de la Ley de Archivos del Distrito Federal. Actualmente el Sistema Institucional de Archivos se encuentra sustentado en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, para su implementación en la Administración Local.

4 Como parte de este Sistema se encuentra el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA), mismo que le da cumplimiento a los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal aprobados por el pleno del InfoDF, publicados en la Gaceta Oficial del Gobierno del Distrito Federal de fecha 9 de mayo de El PIDA estable los objetivos, estrategias y metas a las que la administración de este Instituto, está comprometida para el presente año. Con el propósito de garantizar el correcto manejo, organización y clasificación de los documentos que se encuentran bajo el resguardo del Instituto Técnico de Formación Policial, las estrategias de acción a seguir durante el presente año son: actualización del COTECIAD- ITFP, desarrollo e instrumentación de una normatividad técnica, capacitación y desarrollo profesional del personal que realiza funciones archivísticas, adquisición de recursos materiales de mayor urgencia que se requieran para los archivos, desarrollo y estudios de investigación para la incorporación de tecnologías de información en el campo de archivos, acciones de difusión y divulgación archivística para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia; proyectos para la conservación y preservación de la información archivística, así como estudios y planes preventivos para situaciones de emergencia, riesgo o catástrofe. II. Acciones institucionales II.1. Actualización del Comité Interno de Administración de Documentos del ITFP 2014 El día 28 de enero de 2015, se realizará la sesión de actualización del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Técnico de Formación Policial (COTECIAD- ITFP), en donde se presentará y autorizará el informe 2014, el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA 2015), calendario de Ejecución, Calendario del Programa 2015, así mismo el calendario de sesiones para el ejercicio 2015, así como la aprobación del Manual Especifico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Dirección General del Instituto Técnico de Formación Policial 2015, ya con la revisión de la Coordinación General de Modernización Administrativa (CGMA).

5 II.2 Instrumentación de la normativa interna Con la finalidad de que el control del acervo documental en todas las áreas donde se maneja archivo dentro del Plantel se encuentre conforme a la normatividad vigente en la materia, (se realizará la integración de expedientes y la constitución de las series documentales, que resultaron de la reorganización de la clasificación existente. Con la finalidad de llevar a efecto estas acciones se cuenta con el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental, mismos que servirán de bases para instrumentar en todo el Instituto Técnico de Formación Policial, sin embargo se deberá desarrollar la operatividad y los instrumentos de control archivístico que son la actualización del Manual Especifico de Operación del COTECIAD-ITFP, el Cuadro General de Clasificación Archivística, desarrollar la tabla de determinantes de oficina, Caratula Estandarizada de Expedientes, Inventario de Archivo de Trámite, Inventario de Archivo de Concentración, Inventario de Archivo Histórico, Inventario de Transferencia Primaria, Inventario de Transferencia Secundaria, Inventario de Baja Documental, Control de Prestamos de expedientes y Estadísticas de Usuarios, Calendario de Caducidades, Controles de Conservación y Restauración de Documentos, Mapas de Ordenación Topográfica, Guía General de Fondos de los Archivos, Control de Correspondencia de Entrada y Salida, sin embargo estos instrumentos deberán actualizarse con apoyo de todas las Unidades Administrativas del Instituto y los integrantes del (COTECIAD-ITFP.). II.3. Capacitación y desarrollo profesional del personal con funciones archivísticas. Basados en la instrumentación de la normatividad interna, se programará la impartición de cursos de capacitación de Administración de documentos para todo el personal del Instituto que realice funciones de archivo. II.4. Adquisiciones de recursos materiales en área de archivo. Se tiene programado la elaboración de anaqueles con la partida (2471) materiales artículos metálicos presupuesto de este instituto y solicitará la adquisición de equipo para las áreas de archivo, durante el ejercicio 2015; esto podría ser: computadoras, software, así como bienes de consumo.

6 II.5. Uso de tecnologías de información en el campo de archivos. Se implementarán programas de cómputo (bases de datos) para el control de gestión incluyendo el manejo de la correspondencia de entrada y de salida de cada una de las Unidades Administrativas que generan documentos, así como la integración en una base de datos de los inventarios existentes en los archivos de trámite y de concentración del Instituto. II.6. Difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en archivística Se llevaran a cabo pláticas y cursos de capacitación con los responsables de los archivos de trámite de cada unidad administrativa que integran este Instituto, así como con los responsables del archivo de concentración, con la finalidad de responsabilizar y concientizar a cada servidor público en el manejo adecuado, optimo y eficaz de los archivos, así como en los procedimientos para la transferencia primaria de los archivos. (Se elaborara un tríptico mediante el cual se establezcan los mecanismos para el control adecuado de los archivos y la integración de los expedientes de conformidad al Catalogo de disposición documental). II.7. Conservación y preservación de la información archivística. Se supervisará con el personal de la Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios Generales, así con personal de la Unidad Interna de Protección Civil del Instituto, medidas que cumplan con los lineamientos en materia de seguridad, como son: instalación de extintores, colocación de señalamientos de NO FUMAR, ACCESO A PERSONAL AUTORIZADO, etc. II.8. Planes preventivos para enfrentar situaciones de emergencia, riesgo y catástrofes. El Instituto cuenta con un Plan General de Evacuación ante amenazas reales de contingencias como: Sismo, Incendio y Artefactos explosivos.

7 II.9. Implementación de medidas de seguridad y supervisión de su ejecución en las áreas así como los procedimientos en curso de incidencias. Las áreas ubicarán un lugar donde no exista ninguno peligro para los documentos a causa del entorno, el fuego, el agua, los almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, el terrorismo, que sea rentable y con poco coste energético, valorado para toda su vida planificada (mínima de 20 años) y preferentemente, con espacio para ampliaciones más allá de la duración planificada. La zona de almacenamiento debe ser lo más definida y controlada quedando minimizados todos los riesgos. Existencia de una lista actualizada de usuarios que tengan acceso autorizado al sistema de información. Procedimientos de identificación y autenticidad informáticos. El personal que interviene en el tratamiento de los documentos electrónicos utilizará las aplicaciones generalizadas que se encuentran instaladas en los equipos de cómputo corporativos, el ente a través de su Oficina de Informática mantiene la seguridad de la red de cómputo, evitando que se pueda tener acceso a la información restringida, debido a que no se encuentra compartida con el exterior. El responsable del archivo identifica a los responsables de seguridad, los cuales serán los Jefes de Unidades Departamentales, personal con puesto de Enlace y/o personal encargado de las oficinas. La Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios Generales actualiza el resguardo del equipo asignado, así también atiende las solicitudes en cuestiones de seguridad del mobiliario, búsqueda de espacios para las mejores condiciones del archivo, así como la limpieza e higiene de dichos espacios. El personal que labora en las áreas contará con credenciales expedidas por el ente obligado además que resulta un factor más de seguridad al facilitar la supervisión a los responsables de seguridad.

8 Las Direcciones generales tienen acceso a la información que manejan sus áreas, autorizando su utilización acorde a sus funciones. El responsable de los archivos se auxilia permanentemente del documento de seguridad actualizando el Anexo A que contiene las funciones y obligaciones del personal que interviene en el tratamiento de los archivos, (registro de incidencias previa identificación del personal exclusivo del área (identificación y autenticidad), control de acceso, gestión de soportes y autorización de copias de respaldo y recuperación. El responsable de seguridad y el de archivo, conocerán en todo momento que archivos electrónicos, físicos y que herramientas informáticas computarizadas existen y quien las opera, supervisando el correcto tratamiento para los fines institucionales y la adaptación de las medidas de seguridad con apego a las normas y medidas de seguridad establecidas. El responsable del sistema de archivo contará con el listado de personal que tenga acceso a servidores, base de datos, listado de personal con privilegios administrativos informáticos sobre aplicaciones y ficheros. La estructura de los Ficheros y del Sistema Informático deberá estar acorde a la circular uno del Gobierno del Distrito Federal. La Coordinación de Archivos del ente obligado, realizará la supervisión para la identificación, inventario y almacenamiento de la información. Las medidas y procedimientos para la destrucción de soportes deben ajustarse a las políticas del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del ente obligado. El Registro de Entrada y Salida de documentos, se realizará mediante oficios o formatos previamente establecidos ante el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Técnico de Formación Policial. Los responsables de los sistemas de archivo mantendrán la comunicación con el Coordinador de Archivos para actualizar el inventario de software y hardware.