PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO O DEL COTECIAD

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1 POGAMA ANUAL DE TABAJO DEL COTECIAD EJECICIO

2 ÍNDICE 1.- INTODUCIÓN MACO JUÍDICO OBJETIVO ACTIVIDADES CONOGAMA DE ACTIVIDADES CALENDAIO DE SESIONES ODINAIAS

3 1.- Introducción El día 29 de mayo del año 2013 se instala el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Desarrollo Social del Gobierno del Distrito Federal, en cumplimiento a las disposiciones establecidas en el Titulo Segundo, Capitulo II de la Ley de Archivos del Distrito Federal y al numeral 7.4. del Sistema de Archivos de la Circular Uno 2012, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el día 8 de agosto del 2012, emitida por la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, el mismo día se llevó a cabo la Primera Sesión Ordinaria en esta sesión se aprueba el Manual Especifico de Operación del Comité Técnico Interno de Administraciones de Documentos SEDESO, mismo que se publico en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el día 19 de diciembre de El programa Anual de Trabajo del Comité Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Desarrollo Social del Gobierno del Distrito Federal, tiene como objetivo principal desarrollar e implementar las acciones establecidas en el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014, así como el cumplimiento de los preceptos normativos y la actualización a los instrumentos archivísticos requeridos en el Artículo 35 de la Ley de Archivos del Distrito Federal. 2.- Marco Jurídico Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal Ley de Archivos del Distrito Federal. Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal. Ley Federal de esponsabilidades de los Servidores Públicos Circulares Uno 2014 publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el día 28 de mayo de

4 3.- Objetivo esguardar, conservar el legado documental histórico y presente de la información de la Secretaría de Desarrollo Social, que obra en los archivos y expedientes que forman parte de la gestión pública a través del desarrollo y uso de la tecnología, políticas documentales eficientes, la organización y preservación de los archivos, con el fin de garantizar el derecho expedito y regulado de los ciudadanos a tener acceso a la información pública en razón de que los archivos son la base del testimonio documental de la gestión pública y la transparencia de la misma como parte de la democrática. 4.- Actividades I.- Proyecto y acciones de desarrollo e instrumentación de la normatividad técnica interna. Actualizar periódicamente los instrumentos archivísticos con la participación de cada una de las áreas Actualización periódica de la información en la página de Internet en apego a las disposiciones normativas del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (INFODF). Llevar a cabo reuniones de trabajo periódicas con los enlaces de cada de las áreas para determinar los siguientes procedimientos: Clasificación; Descripción; Valoración, Disposición; Baja o Depuración Documental; Transferencias Primarias y Secundarias, a través del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Desarrollo Social G.D.F. Actualización del Manual Específico de Operación del Comité Técnico de Administración de Documentos. II.- Proyectos de capacitación y desarrollo profesional del personal que realiza funciones archivísticas. Integrar en el Programa Anual de Capacitación, cursos administración de documentos, manejo, operación y conservación de documentos. Capacitar a todo el personal con funciones archivísticas que labora en la Secretaría de Desarrollo Social y las Unidades Administrativas adscritas de temas técnicos y normativos en el manejo de la documentación e información, resguardada en los archivos de trámite, concentración y archivo histórico, así como la conservación del acervo documental. 4

5 equerir la consulta y asesoramiento de los asuntos archivísticos, a la Subdirección de Información y Documentación Administrativa de la Oficialía Mayor del Distrito Federal, cuando así se requiera. Participación del personal con conocimiento y experiencia en materia de archivo, para la elaboración del contenido de los cursos del Programa de Capacitación. Impartición de cursos en materia de archivos, a través del portal de la Secretaría de Desarrollo Social del G.D.F. III. Proyecto para la adquisición de bienes y servicios para el mantenimiento de los Archivos, con base en sus condiciones presupuestales de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la Institución. Mejorar el aprovechamiento del espacio físico de cada uno de los archivos del Archivo de Concentración. Adquirir productos, artículos y materiales útiles para la reservación y conservación de los documentos en cualquier formato que se encuentren; así como la prevención de posibles emergencias. IV. Proyecto para el desarrollo de estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de archivos. Información en el campo de archivos. Estandarización, homologación y sistematización del control de gestión en todas las áreas de la Secretaría y Unidades Administrativas adscritas. Promover el uso de correos electrónicos para el envió de la información. Elaboración de sistemas de control y ordenación codificados, para la localización y consulta de los documentos de la información en los archivos de concentración e históricos de la Unidades Administrativas. V.- Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística. Difusión de los instrumentos archivísticos y su importancia en la gestión pública de la Secretaría de Desarrollo Social del G.D.F., a través de trípticos, dípticos y carteles. Divulgación técnica, en el resguardo, manejo y conservación de la documentación e información de dominio público. 5

6 VI.- Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística. Elaboración del proyecto de digitalización de expedientes y documentos considerando su valor documental. Elaboración y desarrollo del proyecto de depuración de la documentación e información de administraciones anteriores. Mantenimiento de las instalaciones y de los espacios de los archivos de concentración. Implementación de medidas de seguridad para la consulta y préstamos de expedientes y documentos de dominio público. VII. Estudios y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes. Conocer, difundir y supervisar que se cumplan las normas, política del Programa de Protección Civil. Implementación de medidas de seguridad en las instalaciones de los archivos de concentración, en caso de algún siniestro natural. Mantenimiento y revisiones periódicas de los inmuebles e instalaciones: eléctricas, sanitarias, hidráulicas, de gas etc. en los archivos de gestión o trámite, concentración e histórico. VII.4. Señalización: Salidas de emergencia utas de evacuación Peligro (Energía eléctrica, como plantas eléctricas, subestaciones) Localización de extintores Localización de toma de agua y manguera contra incendios Localización de zonas con menor riesgo en caso de sismo esguardo de información en cajas ordenadas en estantería, rack y muebles de archivo, considerando una altura a partir del piso para evitar que se mojen los documentos en caso de inundaciones. Los archivos de la Unidades Administrativas, adscritas a está Secretaría, deben de situarse en planta baja, debido a que si se encuentran en niveles superiores, el peso de la documentación resguardada, afectaría las columnas de carga de las estructuras de los inmuebles, por lo que en un sismo las estructuras no soportan las cargas de dicho peso. 6

7 5.- Cronograma de Actividades CONOGAMA DE EJECUCIÓN DEL POGAMA INSTITUCIONAL DE DESAOLLO ACHIVÍSTICO 2015 PINCIPALES ACCIONES I.- Proyecto y acciones de desarrollo e instrumentaciòn de la normatividad tecnica interna. I.1. Actualizar periódicamente los instrumentos archivísticos con la participación de cada una de las áreas administrativas de la Secretaría de Desarrollo Social, ya que son ellas quienes generan la información y administración de la misma. STATUS % ENE FEB MA AB MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC I.2. Actualización periódica de la información en la página de Internet en apego a las disposiciones normativas del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (INFODF). I.3. Llevar a cabo reuniones de trabajo periódicas con los enlaces de cada de las áreas para determinar los siguientes procedimientos: Clasificación; Descripción; Valoración, Disposición; Baja o Depuración Documental; Transferencias Primarias y Secundarias, a través del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Desarrollo Social G.D.F. I.4. Actualización del Manual Específico de Operación del Comité Técnico de Administración de Documentos. II.- Proyectos de capacitaciòn y desarrollo profesional del personal que realiza funciones archivisticas. II.1. Integrar en el Programa Anual de Capacitación, cursos administración de documentos, manejo, operación y conservación de documentos. II.2. Capacitar a todo el personal con funciones archivísticas que labora en la Secretaría de Desarrollo Social y las Unidades Administrativas adscritas de temas técnicos y normativos en el manejo de la documentación e información, resguardada en los archivos de trámite, concentración y archivo histórico, así como la conservación del acervo documental. II.3. equerir la consulta y asesoramiento de los asuntos archivísticos, a la Subdirección de Información y Documentación Administrativa de la Oficialía Mayor del Distrito Federal, cuando así se requiera. II.4. Participación del personal con conocimiento y experiencia en materia de archivo, para la elaboración del contenido de los cursos del Programa de Capacitación. P P * * P=POGAMADO * =EALIZADO 7

8 * CONOGAMA DE EJECUCIÓN DEL POGAMA INSTITUCIONAL DE DESAOLLO ACHIVÍSTICO 2015 PINCIPALES ACCIONES I.- Proyecto y acciones de desarrollo e instrumentaciòn de la normatividad tecnica interna. I.1. Actualizar periódicamente los instrumentos archivísticos con la participación de cada una de las áreas administrativas de la Secretaría de Desarrollo Social, ya que son ellas quienes generan la información y administración de la misma. STATUS % ENE FEB MA AB MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC I.2. Actualización periódica de la información en la página de Internet en apego a las disposiciones normativas del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (INFODF). I.3. Llevar a cabo reuniones de trabajo periódicas con los enlaces de cada de las áreas para determinar los siguientes procedimientos: Clasificación; Descripción; Valoración, Disposición; Baja o Depuración Documental; Transferencias Primarias y Secundarias, a través del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Desarrollo Social G.D.F. I.4. Actualización del Manual Específico de Operación del Comité Técnico de Administración de Documentos. II.- Proyectos de capacitaciòn y desarrollo profesional del personal que realiza funciones archivisticas. II.1. Integrar en el Programa Anual de Capacitación, cursos administración de documentos, manejo, operación y conservación de documentos. II.2. Capacitar a todo el personal con funciones archivísticas que labora en la Secretaría de Desarrollo Social y las Unidades Administrativas adscritas de temas técnicos y normativos en el manejo de la documentación e información, resguardada en los archivos de trámite, concentración y archivo histórico, así como la conservación del acervo documental. II.3. equerir la consulta y asesoramiento de los asuntos archivísticos, a la Subdirección de Información y Documentación Administrativa de la Oficialía Mayor del Distrito Federal, cuando así se requiera. II.4. Participación del personal con conocimiento y experiencia en materia de archivo, para la elaboración del contenido de los cursos del Programa de Capacitación. P P * P=POGAMADO * =EALIZADO 8

9 * CONOGAMA DE EJECUCIÓN DEL POGAMA INSTITUCIONAL DE DESAOLLO ACHIVÍSTICO 2015 PINCIPALES ACCIONES II.5. Impartición de cursos en materia de archivos, a través del portal de la Secretaría de Desarrollo Social del G.D.F. III. Proyecto para la adquisición de bienes y servicios para el mantenimiento de los Archivos, con base en sus condiciones presupuestales de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la Institución. III.1. Mejorar el aprovechamiento del espacio físico de cada uno de los archivos del Archivo de Concentración. III.2. Adquirir productos, artículos y materiales útiles para la reservación y conservación de los documentos en cualquier formato que se encuentren; así como la prevención de posibles emergencias. IV. Proyecto para el desarrollo de estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de archivos.información en el campo de archivos. STATUS % ENE FEB MA AB MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC IV.1. Estandarización, homologación y sistematización del control de gestión en todas las áreas de la Secretaría y Unidades Administrativas adscritas. IV.2. Promover el uso de correos electrónicos para el envió de la información. IV.3. Elaboración de sistemas de control y ordenación codificados, para la localización y consulta de los documentos de la información en los archivos de concentración e históricos de la Unidades Administrativas. V.- Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística. V.1. Difusión de los instrumentos archivísticos y su importancia en la gestión pública de la Secretaría de Desarrollo Social del G.D.F., a través de trípticos, dípticos y carteles. V.2. Divulgación técnica, en el resguardo, manejo y conservación de la documentación e información de dominio público. * P=POGAMADO * =EALIZADO 9

10 PINCIPALES ACCIONES VI.- Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística. VI.1. Elaboración del proyecto de digitalización de expedientes y documentos considerando su valor documental. VI.2. Elaboración y desarrollo del proyecto de depuración de la documentación e información de administraciones anteriores. VI.3. Mantenimiento de las instalaciones y de los espacios de los archivos de concentración. VI.4. Implementación de medidas de seguridad para la consulta y préstamos de expedientes y documentos de dominio público. VII. Estudios y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes. VII.1. Conocer, difundir y supervisar que se cumplan las normas, política del Programa de Protección Civil. VII.2. Implementación de medidas de seguridad en las instalaciones de los archivos de concentración, en caso de algún siniestro natural. VII.3. Mantenimiento y revisiones periódicas de los inmuebles e instalaciones: eléctricas, sanitarias, hidráulicas, de gas etc. en los archivos de gestión o trámite, concentración e histórico. VII.4. Señalización: Salidas de emergencia utas de evacuación Peligro (Energía eléctrica, como plantas eléctricas, subestaciones) Localización de extintores Localización de toma de agua y manguera contra incendios Localización de zonas con menor riesgo en caso de sismo VII.5. esguardo de información en cajas ordenadas en estantería, rack y muebles de archivo, considerando una altura a partir del piso para evitar que se mojen los documentos en caso de inundaciones. VII.6 Los archivos de la Unidades Administrativas, adscritas a está Secretaría, deben de situarse en planta baja, debido a que si se encuentran en niveles superiores, el peso de la documentación resguardada, afectaría las columnas de carga de las estructuras de los inmuebles, por lo que en un sismo las estructuras no soportan las cargas de dicho peso. STATUS % ENE FEB MA AB MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC * P=POGAMADO * =EALIZADO 1

11 6.- Calendario de Sesiones Ordinarias 2014 En cumplimiento al punto número 8.- Políticas de Operación de las sesiones del Manual Específico de Operación del Comité Interno de Operación del Comité Técnico de Administración de Documentos de la Secretaría de Desarrollo Social del Gobierno del Distrito Federa, el Comité realizará las sesiones ordinarias durante el ejercicio de 2015, de Acuerdo a lo siguiente. SESIÓN FECHA HOA Primera Sesión Enero :00 hrs. Segunda Sesión Abril :00 hrs. Tercera Sesión Agosto :00 hrs. Cuarta Sesión Noviembre :00 hrs. 1