SECRETARÍA DE MARINA - ARMADA DE MÉXICO OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSO HUMANOS DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL

Transcripción

1 SECRETARÍA DE MARINA - ARMADA DE MÉXICO OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSO HUMANOS DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DE MARINA - ARMADA DE MÉXICO. Marzo de 2005

2 GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS INTRODUCCIÓN: EN LA ACTUALIDAD LOS PROCESOS DE INTEGRACIÓN Y DEL MANEJO DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES REQUIEREN DE CRITERIOS HOMOGENEOS QUE PUEDAN SUSTENTAR A LA ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA, COMO ES EL CASO DE LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS COMO LO ESTABLECEN LOS LINEAMIENTOS GENERALES, PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL, PUBLICADO EN LE DIARIO OFICIAL DEL 20 DE FEBRERO DEL 2004.

3 OBJETIVO GENERAL LA PRESENTE GUÍA TIENE COMO OBJETIVO GENERAL DAR A CONOCER LOS ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA EN LO QUE RESPECTA AL FONDO, SECCIÓN, SERIE, PERIODOS, VOLUMENES Y METROS LINEALES DE LOS ACERVO QUE CONFORMAN A ESTE ARCHIVO GENERAL; A SÍ COMO EJEMPLIFICAR LA DIFERENTE TIPOLOGÍA DOCUMENTAL QUE RESGUARDA ESTA INSTITUCIÓN.

4 OBJETIVOS ESPECIFICOS COORDINAR POR SERIES DOCUMENTALES, ASÍ COMO LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL A LOS ARCHIVOS DE ESTA INSTITUCIÓN. IDENTIFICAR POR FASE DOCUMENTAL Y SERIES A LOS DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA. ORGANIZAR DE ACUERDO A LOS PRINCIPIOS DE LA ARCHIVÌSTICA A LOS DIFERNTES GRUPOS DOCUMENTALES.

5 MARCO JURIDICO LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL (D.O.F. DEL 11 DE JUNIO DEL 2002), ARTICULO 32. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICO FEDERAL (D.O.F. DEL 20 DE FEBRERO DEL 2004), ARTICULO 2, FRACCIÓN XVIII, ARTICULO 7

6 DISPOSICIONES GENERALES A ) DE APLICACIÓN: I) LA ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE ES OBLIGATORIA PARA TODOS LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Ó ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL. II) CADA DE LA DEPENDENCIA ELABORARÁ LA GUÍA DE SUS SERIES DOCUMENTALES EN TODOS Y CADA UNO DE SUS ARCHIVOS DE TRAMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO. III) A PARTIR DE LA GUÍA DE CADA SE INTEGRARÁ LA GUÍA SIMPLE DE LA DEPENDENCIA Ó ENTIDAD. IV) LOS ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN SON APLICABLES DE LA FORMA MáS AMPLIA POSIBLE A LOS ARCHIVOS SIN TENER EN CUENTA SU VOLUMEN, ETAPA O ESPACIO FÍSICO. V) EL ORDEN DE INTEGRACIÓN DE LA RELACIÓN DE ARCHIVOS SERÁ, EN PRIMER LUGAR, TODOS Y CADA UNO DE LOSARCHIVOS DE TRÁMITE (ETAPA ACTIVA); SEGUNDO ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN (ETAPA SEMIACTIVA) Y POR ÚLTIMO, HISTÓRICOS (ETAPA INACTIVA). VI) SE DEFINE EL ORDEN DE PRESENTACIÓN Y JERARQUÍA DE LOS ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN, PERO NO LOS FORMATOS DE EDICIÓN Y EL MODO DE PRESENTACIÓN DE ESTOS ELEMENTOS. VII) LA UINIDAD DE DESCRIPCIÓN DE CADA UNO DE LOS ARCHIVOS SERÁ LA SERIE DOCUMENTAL viii) LOS ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN DETERMINADOS EN EL INSTRUCTIVO SON BÁSICOS Y OBLIGATORIOS, SIN MENOS CABO DE QUE LAS DEPENDENCIAS O ENTIDADES PUEDAN INCORPORAR ELEMENTOS ADICIONALES ASÍ COMO CONVENGAN A SUS NECESIDADES DE CONTROL.

7 B) DE EXCEPCIÓN: I) EN EL CASO DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS QUE POR RAZONES DE PROCEDENCIA CONTIENEN MÁS DE UN FONDO, SE HÁRA LA DESCRIPCIÓN PARTIENDO DE ESE NIVEL. II) EN LOS ARCHIVOS PREVIOS AL 2005, CUYA ESTRUCTURA NO ESTE ESTABLECIDA POR SERIE, SE APLICARÁ PARA LA DESCRIPCIÓN DEL NIVEL INMEDIATO SUPERIOR. C) DE RESPONSABILIDAD: I) EL COORDINADOR DE ARCHIVOS O, EN SU CASO EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD DEBERÁ ELABORAR LA RELACIÓN DE ARCHIVOS. II) EL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD SERÁ LA RESPONSABLE DE INTEGRAR LA GUÍA SIMPLE Y DE ENTREGARLA A LA UNIDAD DE ENLACE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD PARA SU DIVULGACIÓN ATRAVÉS DEL PORTAL DE TRANSPARENCIA.

8 RECOMENDACIONES LA GUÍA SIMPLE PODRÁ ACTUALIZARSE ANUALMENTE EN LA FECHA QUE ASÍ LO DETERMINE CADA DEPENDENCIA Ó ENTIDAD; PARA LO CUAL, APARTIR DEL 2006 LOS ARCHIVOS ABIERTOS EN 2005 SOLAMENTE UTILIZARAN COMO UNIDADES DE DESCRIPCIÓN LA SECCIÓN Y SERIE CON BASE EN EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE LA DEPENDENCIA Ó ENTIDAD, EN CASO DE LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN LA SITUACIÓN SERÁ PAULATINA EN TERMINOS DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS QUE LLEVEN A CABO LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS. PARA SU CONTROL INTERNO, LAS DEPENDENCIAS Ó ENTIDADES PODRÁN INCORPORAR LOS ELEMENTOS DESCRIPTIVOS DE APERTURAS, BAJAS O TRANSFERENCIAS DE EXPEDIENTES Ó SERIES QUE SUFRIERON LOS ARCHIVOS DURANTE EL AÑO INMEDIATO ANTERIOR.

9 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: AREA DE IDENTIFICACIÓN SECRETARIA DE MARINA-ARMADA DE MEXICO AREA DE PROCEDENCIA DEL ARCHIVO DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANO NOMBRE DEL RESPONSABLE Y CARGO DIRECCIÒN CORREO ELECTRONICO TTE. NAVIO SAIN. OFTA. MARIA DE LOURDES ZEPEDA URIBE AV. EJE 2 OTE. TRAMO HEROICA ESCUELA NAVAL MILITAR NUM. 861COLONIA LOS CIPRESES DELEGACION COYOACAN C.P agral_marina@hotmail.com

10 SECRETARIA DE MARINA-ARMADA DE MEXICO OFICIALIA MAYOR DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS DIRECCION DE ARCHIVO GENERAL GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIIVO GENERAL COORDINADOR DE ARCHIVOS: AREA DE IDENTIFICACIÓN SECRETARIA DE MARINA-ARMADA DE MEXICO AREA DE PROCEDENCIA DEL ARCHIVO NOMBRE DEL RESPONSABLE Y CARGO DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANO CAP. FRAG. SAIN. INT. ENRIQUE VILCHIS GARCÌA. DIRECCIÓN CORREO ELECTRONICO AV. EJE 2 OTE. TRAMO HEROICA ESCUELA NAVAL MILITAR NUM. 861COLONIA LOS CIPRESES DELEGACION COYOACAN C.P agral_marina@hotmail.com

11 ARCHIVO HISTÒRICO AREA DE IDENTIFICACIÒN AREA DE PROCEDENCIA DE ARCHIVOS NOMBRE DEL RESPONSABLE Y CARGO SECRETARIA DE MARINA-ARMADA DE MEXICO DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANO TTE. CORB. SAIN. L. ARCH. JOEL JIMENEZ GONZALEZ DIRECCIÒN AV. EJE 2 OTE. TRAMO HEROICA ESCUELA NAVAL MILITAR NUM. 861COLONIA LOS CIPRESES DELEGACION COYOACAN C.P CORREO ELECTRONICO jimenezg_joel@hotmail.com

12 GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: AREA DE CONTEXTO SECCIÓN SEC RETA RÍA D E M A RIN A - A RM A DA DE M ÉXICO PERSONAL INACTIVO MILIATR SERIES DOCUMENTOS PERSONALES PERIODO VOLUMEN 200,000 EXPEDIENTES METROS LINEALES 2412 M.L. AREA DE CONTEXTO SECCIÓN SECRETARÍA DE MARINA - ARMADA DE MÉXICO PERSONAL INACTIVO CIVIL SERIES DOCUMENTOS PERSONALES PERIODO VOLUMEN 4000 EXPEDIENTES METROS LINEALES 355 M.L.

13 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN AREA DE CONTEXTO SECCIÓN SERIES PERIODO VOLUMEN SECRETARÍA DE MARINA - ARMADA DE MÉXICO CONTABLES Y FISCALEZ CUENTAS COMPROBADAS, CUENTAS POR LIQUIDAR CERTIFICADAS, NOMINAS, FACTURAS., NOMINAS DE COMPENSACIÒN DE SERVICIO, NOMINAS ORDINARIAS DE PAGO, RECIBOS Y NOMINAS DE PENSIONES, REINTEGROS, SUBROGACIONES MEDICAS, PRESUPUESTO, PARTIDADS UPRESUPUESTALES, LIBROS AUXILIARES Y MAYORES DE CONTABILIDAD Y COMPROBANTES DE SERVICIOS ,000 EXPEDIENTES METROS LINEALES 1826 M. L. AREA DE CONTEXTO SECCIÓN SERIES SECRETARÍA DE MARINA - ARMADA DE MÉXICO LEGALES ACTAS DE POLICIA JUDICIAL, AMPAROS, JUICIOS, ACTAS DE CONSEJO DE HONOR. PERIODO VOLUMEN 1000 EXPEDIENTES METROS LINEALES 84 M. L. AREA DE CONTEXTO SECCIÓN SECRETARÍA DE MARINA - ARMADA DE MÉXICO PERSONAL INACTIVO MILIATR SERIES OFICIOS, RADIOGRAMAS, LEGAJOS DE VIAJE ACUERDOS PERIODO PRESIDENCIALES Y SECRETARIALES. VOLUMEN 200,000 EXPEDIENTES METROS LINEALES 1386 M. L.

14 ARCHIVO HISTÒRICO AREA DE CONTEXTO SECRETARÍA DE MARINA - ARMADA DE MÉXICO SECCIÓN PERSONAL (LA SOLEDAD ) SERIES DOCUMENTOS PERSONALES HISTÒRICOS. PERIODO VOLUMEN 34, 120 CARPETAS METROS LINEALES AREA DE CONTEXTO SECCIÓN SERIES SECRETARÍA DE MARINA - ARMADA DE MÉXICO ADMINISTRATIVA ( GUERRA Y MARINA) INFORMES, ACUERDOS, CONVENIOS, PROYECTOS, CREACIÒN DE INSTALACIONES. PERIODO VOLUMEN 3610 CARPETAS. METROS LINEALES