CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA

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1 CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA PROGRAMA DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ÁREA DE DOCUMENTAL Bogotá, Enero 2016

2 Contenido 1. ASPECTOS GENERALES Introducción Contexto o Marco General Alcance Público al cual va dirigido Requerimientos para el desarrollo del PGD Normativos Económicos Administrativos Tecnológicos Contexto organizacional Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía Estructura organizacional Mapa de macroprocesos, procesos y documentación Gestión Documental en la Entidad Recurso Humano del Área de Gestión Documental Documentos en el Sistema Integrado de Gestión Plan de mejoramiento LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA DOCUMENTAL Antecedentes Generales Planeación Producción Gestión y trámite Organización Transferencias Disposición de los documentos... 13

3 2.8 Preservación a largo plazo Valoración Anexos Anexo 1. Codificación de Dependencias Anexo 2. Glosario Anexo 3. Marco Normativo... 19

4 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 Introducción Alineado al marco de la Ley General de Archivos, el cual establece la obligatoriedad de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en elaborar programas de gestión de documentos haciendo uso de las Tecnologías de Información y Comunicación y la administración de documentos en diferentes soportes garantizando la aplicación de los principios archivísticos. 1.2 Contexto o Marco General El Programa de Gestión Documental de la Caja Promotora de Vivienda Militar y Policía, se encuentra alineado a los procesos de la Gestión Documental contemplando el ciclo vital del documento, en el cual comprende: Planeación Valoración Producción y recepción Preservación y protección Gestión trámite Disposición de los documentos Organización Transferencia Las directrices establecidas en el presente documento aplican para toda la documentación producida y/o recepcionada por la Caja Promotora de Vivienda

5 Militar y de Policía, dependencias y servidores públicos y personales que desarrollen funciones propias de la Entidad. 1.3 Alcance El Programa de Gestión Documental se alinea al Direccionamiento Estratégico de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía. Debe ser aplicado a todas las dependencias de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía y especialmente por quienes por razón de sus funciones deben desarrollar las actividades relacionadas con la elaboración, recepción, distribución, trámite y control de documentos; así como aquellos funcionarios que desarrollan las actividades de archivo y conservación documental. 1.4 Público al cual va dirigido Este documento está dirigido a todos los funcionarios y personal vinculado a la Entidad. 1.5 Requerimientos para el desarrollo del PGD Normativos La aprobación del Programa de Gestión Documental de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía será mediante previa validación por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, Área de Gestión Documental. Ver anexo Económicos Para la ejecución de las actividades y proyectos el Programa de Gestión Documental posee recursos presupuestales que corresponden a:

6 PRESUPUESTO ANUAL CONCEPTO PROGRAMADO 2015 SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS $192,214,365 SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE CORREO, CENTRO DE DE CORRESPONDENCIA, DISTRIBUCIÓN DE MENSAJERÍA EXPRESA $1,002,010,800 SERVICIO DE CORRA $ 42,000,000 SERVICIO DE REPRODUCCIÓN DOCUMENTAL IMPRESIÓN Y COPIADO $167,676,088 IMPLEMENTACIÓN, INSTALACIÓN, PUESTA EN FUNCIONAMIENTO, DIGITALIZACIÓN Y FLUJOS DE TRABAJO GESTOR DOCUMENTAL WORKMANAGER $1,996,360,000 REMUNERACIÓN SERVICIOS TÉCNICOS $152,592,720 TOTAL $3,552,853, Administrativos El programa de Gestión Documental, es liderado por el Área de Gestión Documental de la Subgerencia Administrativa, apoyado por las diferentes oficinas, áreas y grupos de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía. La Entidad tiene conformado el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo que nace bajo la resolución No. 52 del 19 de febrero de 2014 el cual integra el equipo técnico de Gestión Documental Tecnológicos Para la aplicación del Programa de Gestión Documental, la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía requiere:

7 Soporte y mantenimiento del sistema de información de Gestión Documental Repositorio de documentos Administración y control de las Bases de datos Estándares de seguridad de la información Sistemas de Información con los que actualmente la Entidad cuenta: Sistema de Información de Gestión Documental Sistema de Información SAC Sistema de Información para el control de documentos ISOLUCION Sistema de Información LASERFICHE Sistema de Información GA2 Gestor Documental WorkManager 1.6 Contexto organizacional Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía La CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, es una Empresa Industrial y Comercial del Estado de carácter financiero del orden Nacional que tiene por objeto facilitar a sus afiliados la adquisición de vivienda propia, mediante la realización o promoción de todas las operaciones del mercado inmobiliario, incluidas las de intermediación, la captación y administración de recursos monetarios de sus afiliados, y el desarrollo de las actividades administrativas, técnicas, financieras y crediticias que sean indispensables para el mismo efecto. 1 Misión La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía contribuye al bienestar de sus afiliados, mediante la promoción y consecución de vivienda, administrando las cesantías y ahorros, con seguridad financiera, apoyado en personal comprometido en prestar un servicio oportuno e innovador para satisfacción plena de nuestros usuarios. 1 MANUAL SIG

8 1.6.2 Estructura organizacional Mediante Resolución 095 del 27 de febrero de 2015, se modificó la estructura de las áreas y grupos internos de trabajo y se actualizan las funciones, dicha estructura se encuentra alineada con el mapa de procesos. La codificación de la estructura orgánica se encuentra en el Anexo 01. Codificación dependencias

9 1.6.3 Mapa de macroprocesos, procesos y documentación La estructura organizacional de la Entidad se encuentra identificada lo estratégico, misional, de apoyo y de evaluación, estando discriminado de la siguiente manera: Gestión Documental en la Entidad

10 La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía cuenta con un Área de Gestión Documental que mediante Resolución 95 del 2015, actualiza sus funciones, entre otras: Elaborar, implementar y actualizar el Programa de Gestión Documental para la Entidad de acuerdo con la normatividad legal vigente. Actualizar y aplicar las Tablas de Retención Documental, de acuerdo con la estructura, los procesos, las actividades de la Entidad y la norma legal vigente. Actualizar y dar cumplimiento a lo establecido en el Manual de Correspondencia y Archivo de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía. Orientar y capacitar al personal encargado del manejo de los documentos en las dependencias, en el manejo de la documentación en tránsito e instruir sobre el cumplimiento de la normatividad técnica y legal para su traslado al archivo general de la Entidad. Elaborar y ejecutar el plan de transparencia documental anual, según normatividad legal vigente. Mantener el control sobre los documentos radicados y velar por su custodia Recurso Humano del Área de Gestión Documental Tabla 1. Personal del Área Cantidad Perfil Tipo vinculación 2 Profesionales Planta 7 Técnico Prestación de servicios 2 Auxiliares Prestación de servicios 2 Coordinadores Outsourcing 18 Auxiliares Outsourcing Documentos en el Sistema Integrado de Gestión El proceso de Gestión Documental tiene determinado procedimientos y formatos los cuales se relacionan a continuación: Ítem Código Tipo Nombre

11 1 GD-NA-PR-001 Procedimiento CONTROL DE REGISTROS 2 GD-NA-PR-002 Procedimiento 3 GD-NA-PR-003 Procedimiento 4 GD-NA-PR-004 Procedimiento 5 GD-NA-FM-001 Formatos RECEPCIÓN, DIGITALIZACIÓN Y DISTRIBUCION DE COMUNICACIONES OFICIALES RECEPCIÓN, DIGITALIZACIÓN Y ENVÍO COMUNICACIONES OFICIALES PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS ARCHIVO CENTRAL 6 GD-NA-FM-002 Formatos INVENTARIO DOCUMENTAL 7 GD-NA-FM-003 Formatos TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 8 GD-NA-FM-004 Formatos TABLA RETENCIÓN DE APOYO 9 GD-NA-FM-005 Formatos PLANILLA CONTROL ENVÍO DOCUMENTOS POR SERVICIO DE CORRESPONDENCIA AGRUPADA (CORRA) 10 GD-NA-FM-006 Formatos TABLA VALORACIÓN DOCUMENTAL 11 GD-NA-MA-001 Manual MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 12 GD-NA-MA-001 Matriz de comunicaciones MATRIZ DE DOCUMENTAL Plan de mejoramiento El Área de Gestión Documental tiene suscrito el plan de mejoramiento del proceso en que se establecen diferentes actividades en pro a la optimización y buen uso de los recursos asignados. 2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA DOCUMENTAL 2.1 Antecedentes Generales Tablas de Retención Documental TRD Las Tablas de Retención Documental de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, fueron aprobadas por el Archivo General de la Nación, según lo dispuesto

12 en el Acuerdo No. 026 del 03 de Mayo de 2001, la Gerencia General de la Entidad, las adopta mediante resolución. No del 26 de Septiembre de Se han realizado modificaciones las TRD de la Entidad por cambios de funciones y cambios en la estructura organizacional tal como lo dispone el Acuerdo 04 de Transferencias Documentales La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía cuenta con un Archivo Central el cual custodia aproximadamente cajas correspondientes a transferencias primarias, el procedimiento para el proceso de transferencia de los archivos de gestión se encuentra detallado en el Manual de Archivo y Correspondencia. 2.2 Planeación Alineado al Sistema Integrado de Gestión de la Entidad y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el Área de Gestión Documental cuenta con la caracterización del proceso y los diferentes procedimientos, los cuales son revisados y actualizados, a fin de establecer su pertinencia y de establecer estrategias de optimización que generen valor agregado al manejo y administración documental de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía. 2.3 Producción El proceso de producción documental, se encuentra descrito en el Manual de Archivo y Correspondencia de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía. 2.4 Gestión y trámite El proceso de gestión y trámite, se encuentra descrito en el Manual de Archivo y Correspondencia de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía. 2.5 Organización El proceso de organización, se encuentra descrito en el Manual de Archivo y Correspondencia de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía.

13 2.6 Transferencias Las transferencias primarias deben obedecer al Cronograma de Transferencias, que es publicado por el Área de Gestión Documental. El proceso de transferencias, se encuentra descrito en el Manual de Archivo y Correspondencia de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía. 2.7 Disposición de los documentos Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital del documento, como resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, su eliminación, su selección o su digitalización. La disposición final de los documentos comprende: Conservación total Eliminación Digitalización Selección Los procesos de conservación total, eliminación, digitalización y selección, se encuentran detallados en el Manual de Archivo y Correspondencia. 2.8 Preservación a largo plazo La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, deberá garantizar la administración física y electrónica de los archivos de la Entidad para la conservación a largo plazo Valoración El proceso de valoración documental se realiza en las visitas de verificación de aplicación de Tablas de Retención Documental que se lleva a cabo en las diferentes dependencias de la Entidad. Se determina los tiempos de retención y la disposición de los documentos una vez se identifique los valores primarios y secundarios.

14 3. Anexos Anexo 1. Codificación de Dependencias Nombre Dependencia Código Oficina TRD 1 GERENCIA GENERAL Área de Asuntos Gerenciales y 1100 Comunicación Estratégica 3 Oficina Asesora Planeación Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora de Gestión del Riesgo 1400 (Middle Office) 6 Oficina de Control Interno Oficina Asesora de Informática SUBGERENCIA DE VIVIENDA Y PROYECTOS Área Técnica de Vivienda y Proyectos Grupo de Planeación y Evaluación de 2110 Proyectos 11 Grupo Supervisión de Proyectos Grupo de Mercadeo Grupo Fondo de Solidaridad Área de Comunicaciones Grupo de Promoción y Divulgación SUBGERENCIA DE ATENCIÓN AL AFILIADO Y OPERACIONES Área Atención al Afiliado Sede Principal - Bogotá Punto de Atención al afiliado Venecia Punto de Atención al afiliado Medellín Punto de Atención al afiliado Cali 3113

15 22 Punto de Atención al afiliado 3114 Bucaramanga 23 Punto de Atención al afiliado Barranquilla Punto de Atención al afiliado Cartagena Punto de Atención al afiliado Ibagué Punto de Atención al Afiliado Florencia Grupo Verificación y Seguridad 3130 Documental 28 Área Sistema de Atención al 3200 Consumidor Financiero - SAC 29 Área Operaciones (Back Office) Grupo de Administración de Cuentas Individuales Grupo de Administración de Cesantías Grupo de Afiliaciones y Novedades SUBGERENCIA FINANCIERA Área Finanzas Grupo Presupuesto Grupo Contabilidad Grupo de Crédito y Cartera Área de Tesorería - Front Office Grupo Negociación Grupo Pagaduría SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Unidad de Control Disciplinario Interno Área Talento Humano Área Contratación Grupo Supervisión de Contratos Área Gestión Documental Área Servicios Administrativos Grupo de Servicios Generales Almacén 5520

16 Anexo 2. Glosario Archivo General de la Nación (AGN): Es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos. Archivo de gestión (AG): Es aquel donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución de los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las solicitan. Archivo central (AC): Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo histórico (AH): Aquél al que se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por la decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación Documental: Labor mediante la cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. Comité de archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comunicación oficial: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Consulta de documentos: Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

17 Depuración. Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es análogo a la selección natural. Disposición final: Acción a realizar después de terminar el tiempo en el Archivo Central. La disposición final se identifica mediante las siguientes letras: CT=Conservación Total, E=Eliminación, D=Digitalización y S=Selección. Documento: Información registrada cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Documento electrónico de archivo: Información en soporte informático registrada, producida o recibida en el inicio, en el proceso o en la resolución de una actividad de una institución o de un particular, y que consta del contenido, del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la actividad de valor probatorio. Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Eliminación: Destrucción de los documentos que ya no se utilizan en una organización, se puede realizar en diferente forma, pero la más adecuada es por medio de la destructora de documentos. Expediente: Conjunto de documentos ordenados en una carpeta, la cual tiene la pestaña rotulada. Fondo documental: Es la totalidad de la documentación producida y recibida en una institución en el desarrollo de sus funciones o actividades. El fondo suele identificarse con el archivo central o histórico de la entidad cuando la documentación es conservada por ella misma, por ejemplo; Instituto Nacional de Salud; sin embargo, cuando la documentación es transferida a otra unidad para su conservación, ésta adquiere la categoría de un fondo más de la entidad que lo recibe y lo conserva. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Ordenación de expedientes: Los expedientes son unidades archivísticas en las que se reúne el conjunto de documentos relacionados con un mismo asunto que sirvan como antecedente y fundamento de la actuación administrativa, los cuales se deben organizar sucesivamente en el orden en que se producen las actuaciones administrativas que dan lugar a su producción. Organización de archivos: Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales para revelar su contenido: dichas

18 acciones están encaminadas a clasificar, ordenar y describir, los documentos que conforman un archivo. Rótulo: Papel engomado que se fija en una pestaña de una guía o carpeta y sobre el cual aparece el encabezamiento. Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación, por medio de muestreo. Serie documental: Conjunto de documentos de tipo homogéneo que hacen referencia a un mismo asunto o tema los cuales son reunidos y mantenidos por las dependencias las cuales tienen como responsabilidad su custodia. Sigla: Es el conjunto de letras, números, signos o combinados, empleados para identificar en forma abreviada organismos, comandos, unidades o dependencias, se usan especialmente en el encabezamiento de la correspondencia y en el texto de los mensajes. Subserie documental: Es una división hecha a algunas series por razones de funcionalidad, volumen de documentos y por tener tipos documentales con contenidos diferentes a su estructura original. Tipo documental: Es la unidad mínima donde se registra información la cual hace parte de una serie o subserie de una oficina o dependencia. Tabla de retención documental: Es un listado codificado de series, subseries y tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia (de riguroso cumplimiento) en cada fase de archivo. Tablas de valoración documental: Listado de series o asuntos a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en el archivo central como su disposición final. Transferencia documental: La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del Sistema. Transferencias primarias: Son los traslados de documentos del archivo de gestión al central, sin alteración de sus propiedades, para su conservación y cuya frecuencia de uso ha disminuido en el proceso de atención de trámites. En estas transferencias se tienen en cuenta las vigencias y valores primarios de los documentos. Transferencias secundarias: Es el traslado de documentos del archivo central al histórico luego de cumplido el tiempo de retención de los documentos en la fase de archivo central. Todos aquellos documentos que tienen valor histórico podrán ser objeto de transferencia secundaria a un archivo permanente o definitivo, que bien puede estar ubicado en un depósito de la misma dependencia del archivo central, o en casos especiales, en depósitos diseñados para la custodia y consulta del archivo histórico. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo. Unidad documental: Es una pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser unidades documentales entre otras un acta, comunicación oficial, informe.

19 Valoración documental: Es el proceso por el cual se establecen los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de determinar el tiempo que éstos deben permanecer en el archivo de gestión y en el archivo central y los que deben pasar al archivo histórico para conservación permanente. Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto. Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Anexo 3. Marco Normativo Ley 594 del 14 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 060 del 30 de octubre 2001 del Archivo General de la Nación Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo 038 del 20 de septiembre de 2002 del Archivo General de la Nación Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Acuerdo 038 del 20 de septiembre de 2002 Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de (Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos y establece el Formato Único de Inventario Documental) Ley 872 del 30 de diciembre de 2003 Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios Circular 004 del 6 de junio de 2003 Organización de las historias laborales. (Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación Resolución 648 del 13 de noviembre de 2008, Por la cual se adopta el Manual de Obligaciones Generales, Requisitos y Competencias de los Trabajadores Oficiales

20 y se complementan las competencias de los empleados públicos de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía. Circular Externa 038 del 29 de septiembre de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia Modificación a la Circular Externa 014 de Circular Externa 014 del 19 de mayo de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia Instrucciones relativas a la revisión y adecuación del Sistema de Control Interno. Resolución 273 del 20 de mayo de 2011 Por la cual se crean grupos internos de trabajo y se establecen sus funciones y se dictan otras disposiciones. Decreto No del 3 de diciembre de 2012 "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión (Modelo Integrado de Planeación y Gestión). Decreto No del 10 de enero de 2012 "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública". Decreto 1515 DE 2013 Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones. Decretos 1900 del 6 de Septiembre de 2013 "Por el cual se modifica la estructura de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, se determinan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 004 de 2013 "Por el cual se Reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental" Resolución N 035 del 6 de Febrero de 2014 Por la cual se crean unas áreas y se reorganizan los grupos internos de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, se establecen sus funciones y siglas, se dictan otras disposiciones y se deroga la resolución N 459 de Resolución No 010 de 18 Enero de 2016 Por la cual se organiza el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía.

21 Ley 1712 de Ley de transparencia y del derecho al acceso a la información Pública Nacional Modelo MECI 1000:2005 numeral 2. Subsistema de Control de Gestión. Norma NTC GP numeral 4.2 Gestión Documental