PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

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1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA DE VIGENCIA: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA VIGENCIA VERSIÓN Elaboración Primera Versión Yolanda Ramírez Suárez CONTROL DE APROBACIÓN REVISADO: Vo.Bo.: APROBADO: Cargo: Subdirectora de Gestión Corporativa y Control Disciplinario Cargo: Asesor de Planeación y Sistemas Cargo: Director General 1 de 32

2 TABLA DE CONTENIDO PAGINA 1. INTRODUCCIÓN 2. ALCANCE 3. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO 4. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 5. REQUISITOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 5.1. NORMATIVOS 5.2. TÉCNICOS 5.3. ADMINISTRATIVOS 5.4. FISICOS 5.5. ECONÓMICOS TECNOLÓGICOS 6. PLANEACIÓN 6.1. DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE CALIDAD PRODUCCIÓN DOCUMENTAL RECEPCIÓN DOCUMENTAL DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL TRÁMITE DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL CONSULTA DOCUMENTAL 2 de 32

3 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y MODELOS DE GESTIÓN PRESUPUESTO Y FUENTES DE FINANCIACIÓN TALENTO HUMANO ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL BIBLIOTECA O CENTRO DE DOCUMENTACIÓN UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ALMACENAMIENTO GENERAL MOBILIARIO Y SISTEMA DE ALMACENAMIENTO SEGURIDAD 6.2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PRODUCCIÓN DOCUMENTAL RECEPCIÓN DOCUMENTAL DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL TRÁMITE DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL CONSULTA DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS 3 de 32

4 ARCHIVOS DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL 7. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD 7.1. METAS A CORTO PLAZO 7.2. METAS A MEDIANO PLAZO 7.3. METAS A LARGO PLAZO 4 de 32

5 1. INTRODUCCIÓN. Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, sobre la elaboración de programas de gestión de documentos en las entidades públicas o las privadas que cumplan funciones públicas y Decreto 2609 de 2012, Capítulo II, artículo 10, Obligatoriedad del programa de Gestión Documental, el Instituto Distrital de Turismo diseña este Programa De Gestión Documental, como instrumento de apoyo para el desarrollo de sus procedimientos de Correspondencia, Archivo de Gestión y Central. La gestión documental, entendida como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación; supone la definición de una serie de lineamientos que apliquen en la administración de las comunicaciones oficiales, los actos administrativos y todos los documentos generados en cumplimiento de las funciones del INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO para lograr agilidad, eficiencia en el desarrollo de las actividades que sustenten y una óptima toma de decisiones al interior del Instituto. 2. ALCANCE El Programa de Gestión Documental se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos, y teniendo en cuenta la obligación de adopción y aplicación de las Tablas de Retención Documental, permitiendo gestionar la documentación en el IDT para asegurar su manejo eficaz y eficiente que admita la toma oportuna de decisiones. 3. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO. El Programa de Gestión Documental se encuentra dirigido a todo el personal de planta y contrato del Instituto Distrital de Turismo involucrado en los procesos de Gestión Documental y será de riguroso cumplimiento y aplicabilidad. 4. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL El Instituto Distrital de Turismo se compromete a garantizar en forma permanente la debida organización y conservación de sus documentos, como un activo y derecho de la comunidad y patrimonio de la ciudad, desde los principios y las técnicas modernas de la administración de documentos y con el debido cumplimiento de la normatividad legal impartida por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la entidad, como también las directrices y metodologías establecidas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través de la Dirección Distrital del Archivo de Bogotá. Lo 5 de 32

6 anterior con el fin de apoyar con niveles de eficiencia y transparencia la gestión administrativa del Instituto. 5. REQUISITOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 5.1. NORMATIVOS Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que el Instituto responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por el Archivo de Bogotá, así como las demás normas aplicables a la entidad. A continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión documental: Constitución Política de Colombia. Artículo 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Ley 190 de Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos. Ley 270 de Estatutaria de la administración de justicia. Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Ley 527 de Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de Código Disciplinario Único. Artículo DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. 6 de 32

7 Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. Decreto 147 de Reglamenta la Ley 527 de Decreto 2578 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. Decreto 2609 de Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de Acuerdo AGN 060 de 2001 (Art. 3, 5, 8,11 y12). Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas. Acuerdo AGN 039 de Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. Acuerdo AGN 042 de Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas TÉCNICOS Es importante contar con los instrumentos técnicos tales como manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, Organigrama institucional y tablas de retención documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: Contar con el Comité Interno de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones Centralización de la recepción y envío de la correspondencia (adecuación de la oficina de recibo y despacho de correspondencia, establecimiento de la Unidad de Correspondencia). Definición de procedimientos de Gestión Documental. Tener debidamente aprobadas por el Comité Interno de Archivo del Instituto las tablas de retención documental. 7 de 32

8 Tablas de Retención Documental Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión y central del Instituto, éstas, deben ser aprobadas y adoptadas para la implementación del Programa de Gestión Documental. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión y central se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el responsable del archivo de la dependencia generadora de la información ADMINISTRATIVOS El programa de gestión documental (PGD) integra todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración en atención a las siguientes consideraciones: La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor FISICOS Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y 8 de 32

9 medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo ECONÓMICOS. La gestión de documentos debe contar con el presupuesto necesario para cumplir con los lineamientos para la producción, recepción, organización, almacenamiento, custodia de la documentación y proyectos encaminados al fortalecimiento de la función archivística, igualmente el proceso de gestión documental debe regirse por la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental TECNOLÓGICOS El programa de gestión documental (PGD) tendrá como principio la modernización para lo cual la alta gerencia propiciará el fortalecimiento de la función archivística del Instituto, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior del Instituto, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones, garantizando la habilidad de transferir y utilizar la información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas de intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados. 6. PLANEACIÓN 6.1. DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL El Instituto Distrital de Turismo, entidad adscrita a la Secretaría de Desarrollo Económico, que tiene como misión promover el turismo en Bogotá para que la capital sea una fuente de desarrollo constante y un destino turístico importante para el país. El análisis comprende a los procesos Archivisticos, el modelo de gestión aplicado, la asignación de responsabilidad, los recursos, talento humano del Instituto basados en el contexto de sistema de calidad el cual debe contemplar todas las actividades del proceso de gestión Documental requiere para su correcto funcionamiento y que el Instituto requiere del proceso, en concordancia con la normatividad archivística vigente PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE CALIDAD. Dentro del mapa de procesos del Instituto se encuentra el Proceso de Gestión Documental, caracterizado como un proceso de apoyo a los procesos misionales y los estratégicos y éste a su vez evaluado por el proceso de control y seguimiento. 9 de 32

10 Actualmente dentro del Proceso de Gestión Documental se encuentran aprobados dos procedimientos Procedimiento de Correspondencia y Procedimiento de Gestión Documental (Control de Registros). Estos dos procedimientos están diseñados como diagrama de flujo, se observa que en el procedimiento de Gestión Documental falta documentar las actividades referentes a los aspectos Archivisticos enunciados en la norma. La responsabilidad de Control del Proceso está a cargo de la Subdirección de Gestión Corporativa y financiera y Control Disciplinario no se encuentran definidas las funciones en el Manual de funciones del Instituto. El proceso de Gestión Documental no tiene indicadores de gestión PRODUCCIÓN DOCUMENTAL La producción documental tiene que ver con el diseño de formatos, redacción de documentos, control de producción de documentos, en el Instituto se encuentran radicados en el SIG y la tipología documental está controlada mediante el Listado Maestro de Documentos. En el IDT falta incluir los formatos referentes a informes, transmisión de fax, sobres, constancias y certificaciones. No hay medidas de control por dependencias para el uso de fotocopias, ni establecimiento de personas autorizadas para el uso de las fotocopiadoras, lo que evita el ahorro del papel y otros recursos. No se tiene establecida la unidad de correspondencia tal como lo determina el Acuerdo 060 de 2001, ni existen las funciones específicas para correspondencia. No existen instrucciones documentadas sobre la radicación de documentos vía fax, o correo electrónico. El IDT no posee un instructivo o reglamento para el tratamiento archivístico de los correos electrónicos ni su disposición final. El control de este tipo de comunicaciones no está centrado en el proceso de Gestión Documental, lo que dificulta medir y controlar acertadamente la Gestión Documental. El sistema de correspondencia CORDIS requiere ajustes. El instructivo ni el procedimiento contemplan instrucciones para los casos de comunicaciones anónimas o sin firmar. El Acuerdo 060 de 2001 dice que estos elementos se deben contemplar en el proceso de recepción de comunicaciones oficiales. 10 de 32

11 En cuanto a la información electrónica está documentada la reglamentación respecto a la utilización de internet dentro del Manual de Políticas para administración y uso de las tecnologías de la información, pero no esta integrado dentro del proceso de Gestión Documental. No existen lineamientos sobre página web para que el proceso de Gestión Documental pueda cumplir con su función, debe contemplar los flujos documentales que se producen a través de los diferentes canales de envío de comunicaciones RECEPCIÓN DOCUMENTAL El proceso archivístico de recepción de documentos se ocupa de la verificación y control de las comunicaciones y documentos que llegan a una entidad, a través de diferentes medios como son el correo postal, correo electrónico, fax, página web. No se tiene establecida la unidad de correspondencia tal como lo determina el Acuerdo 060 de 2001, No se evidencia definición de responsabilidad en el Manual de Funciones específicas para correspondencia. La página web no posee el vínculo directo para envío de PQRS sino que debe realizarse la búsqueda a través del link Contáctenos esto dificulta la comunicación de los ciudadanos en su necesidad de enviar un mensaje sobre este asunto. El horario de atención al público no figura en la página web, en referencia al Artículo 15 del Acuerdo 060 de 2001, el cual debe estar en lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL La Distribución documental es un proceso archivístico que incluye todas aquellas actividades encaminadas a garantizar que los documentos lleguen a su destino y destinatario. La distribución por lo tanto es interna y externa. No se encuentra documentada en el Manual de Funciones la definición de responsabilidad. El sistema de clasificación para distribución de comunicaciones externa recibidas no está establecido, es importante establecer el sistema de distribución y documentarlo, con el fin de procurar la continuidad, poderlo medir, evaluar y mejorar su aplicación. El procedimiento de correspondencia no contempla todos los medios de distribución de comunicaciones oficiales (personal, correo postal, correo electrónico, fax, página web, apartado aéreo, trámite en línea) según el Acuerdo de 32

12 TRÁMITE DOCUMENTAL El trámite documental encierra todas aquellas operaciones de que es objeto un documento, desde su producción o recepción, hasta que ha cumplido el propósito para el cual fue creado, incluyendo su ubicación en la carpeta de serie correspondiente y su registro de finalización de trámite en el sistema. Este proceso se aplica a comunicaciones externas e internas. No se encuentra documentada en el Manual de Funciones la definición de responsabilidad. No se tienen identificados los tipos de trámite lo que reduce el conocimiento de la gestión de la entidad y la trazabilidad no se puede realizar por tipo de trámites. No se evidencia el procedimiento de la compilación de antecedentes y compilación de información, por lo que las respuestas a la misma pregunta se ven obligadas a repetir el mismo procedimiento y duplicar recursos ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL El proceso archivístico de organización documental está compuesto por actividades técnicas y administrativas orientadas a la identificación, clasificación, ordenación y descripción de los documentos que produce la entidad. Se inicia en la fase de producción o recepción y finaliza en el Archivo Central cuando se aplica su disposición final. Inexistencia de Tablas de Retención Documental, en consecuencia la clasificación, ordenación y descripción se están llevando con técnicas inadecuadas. Inexistencia de indicadores de gestión y niveles de cumplimiento, lo que no permite medir el cumplimiento de objetivos en cuanto a la organización documental. Las medidas de control para la actualización del sistema de clasificación documental no se han dado por cuanto no existen TRD. Está documentada la actividad respecto a la foliación pero no existen medidas de control para que se lleve a cabo en los archivos de gestión. No se encuentra documentada en el Manual de Funciones la definición de responsabilidad. 12 de 32

13 El personal ordena los expedientes pero no identifica cual es el sistema de ordenación que está utilizando y no existen instrucciones para hacerlo según sus necesidades, esto puede producir cambios en la ordenación de los expedientes cuando rote el personal, fomentando la desorganización documental. En el archivo central no existe inventario documental en medio magnético, por lo tanto la consulta de esa documentación no se puede hacer en línea ni integrar con los inventarios de las transferencias. Por otra parte los archivos de gestión no tienen inventario documental, lo que significa que en el momento de las transferencias al Archivo Central, se realiza reproceso. No se evidencia control en la actualización de los inventarios documentales, los archivos de gestión requieren mantenerse inventariados por seguridad y para consulta, ayudan a detectar duplicidad de documentos y agilizan las transferencias primarias, por lo tanto el control de esta actividad es necesario. No se evidencia el cumplimiento de la norma con respecto a que Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública, según el Acuerdo 039 de 2002, lo que dificulta la continuidad de la gestión pública y además puede acarrear pérdidas de patrimonio documental y entorpecer la evidencia de la transparencia de la gestión CONSULTA DOCUMENTAL El proceso archivístico de consulta documental es el conjunto de actividades que facilitan el acceso a los documentos e información de una entidad por parte de los ciudadanos en ejercicio de esos derechos, y por parte de los servidores de la misma entidad, como recurso para el ejercicio de sus funciones. Ausencia de indicadores de gestión y niveles de cumplimiento, lo que impide medir la consulta de usuarios internos y externos realizan, datos que son importantes para incrementar la medición de la gestión de la entidad, alimentar los inventarios y las TRD. No existe identificación de tiempos de respuesta, lo que es importante para incrementar la medición de la gestión de la entidad. Medidas de control y condiciones de acceso. Las llaves del depósito de archivo central no están a cargo del profesional responsable del proceso de gestión documental, lo cual debilita la seguridad de los documentos. No existe propuesta de servicio de consulta en lo concerniente a acceso y consulta de los documentos. 13 de 32

14 No se encuentra documentada en el Manual de Funciones la definición de responsabilidad. No hay disponibilidad de inventarios documentales, esta falencia impide el control de los documentos en su fase activa. Inexistencia del reglamento de Archivo DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Dentro de los procesos de la gestión archivística, la disposición final de los documentos se establece a través de la valoración de los documentos y se refleja en la Tabla de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. No se evidencia indicadores de gestión y niveles de cumplimiento para la disposición final de los documentos dado que no hay TRD. No se encuentra documentada en el Manual de Funciones la definición de responsabilidad. Faltan las TRD lo cual impide la disposición final de los documentos para archivo de gestión y central, lo que puede producir con el tiempo fondo documental acumulado ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y MODELOS DE GESTIÓN La administración de archivos según definición del AGN, son todas aquellas estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Dentro de la administración de los archivos distritales se debe seguir el modelo de gestión SIGA o Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo que la Alcaldía Mayor ha establecido para todas las entidades distritales a través del decreto 514 de 2006, en cumplimiento de la Ley general de archivos. No se han identificado todas las funciones de la administración archivística que se debe desarrollar. No existen indicadores de gestión para el cumplimiento de objetivos de la administración documental y de archivos, por lo cual no se puede medir los niveles de cumplimiento en este aspecto. Los documentos físicos no tienen esquema de seguridad. 14 de 32

15 Aparte de la política de realizar copias de seguridad semanalmente, no existe dentro del proceso de gestión documental ninguna otra alusión al manejo archivístico de los documentos electrónicos PRESUPUESTO Y FUENTES DE FINANCIACIÓN El Decreto 514 de 2006 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C:, en su artículo 18 ordena: Disponibilidad de Recursos. Cada entidad es responsable de generar las acciones y recursos requeridos para la implementación de los sistemas internos de gestión documental y archivo SIGA en sus sistema administrativo, para lo cual deberán incluirlo en el Plan de Presupuesto anual en cada una de las entidades. La función archivística y de gestión documental del IDT no cuenta con presupuesto ordinario anual, el presupuesto asignado solo cubre los gastos de funcionamiento que provienen del presupuesto ordinario de la Subdirección de Gestión Corporativa, lo que limita grandemente el desarrollo archivístico de la entidad. No se designó ninguna partida de gastos de inversión, no hay proyectos para el área de gestión documental. No se hacen estudios de retorno de la inversión. Sin ellos no se puede reconocer los beneficios obtenidos para justificar nuevos proyectos y mejores presupuestos para gestión documental. No se evidencian criterios para la designación de presupuesto a la función archivística. Sin ellos no se pude distribuir adecuadamente el presupuesto para la administración documental TALENTO HUMANO El Acuerdo 060 de 2001 del AGN y el Decreto Distrital 514 de 2006, son claros en ordenar que la unidad de correspondencia debe contar con personal suficiente y debidamente capacitado. El Acuerdo dice que la dependencia responsable del SIGA, debe contar con el personal profesional y técnico requerido de acuerdo al volumen de producción documental, los servicios que deben ser prestados, las unidades de información y los niveles de archivo que existan en la entidad. No se encuentra definido el grupo de personal en términos de cantidad, perfil laboral, dedicación, remuneración, funciones. La ausencia de esta información produce consideraciones erróneas en el momento de la selección y contratación del personal. 15 de 32

16 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN El Decreto 514 de 2006 establece en su ARTÍCULO 4: Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA): toda entidad de la administración Distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). Dicho Subsistema estará conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad. La Situación en el DT es la siguiente: ARCHIVOS DE GESTIÓN No se evidencia instrucciones documentadas para el manejo de los archivos de gestión, los servidores no conocen el manejo técnico de los mismos. La responsabilidad del proceso de gestión documental no está definida dentro de las funciones de la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario, quien lidera el proceso ARCHIVO CENTRAL No existe reglamento de archivo, no se dispone de sala de consulta ni área de procesos técnicos y el depósito es compartido con el almacén. El área no tiene seguridad, la chapa de la puerta está dañada, no cuenta con el mobiliario necesario para la organización de los archivos BIBLIOTECA O CENTRO DE DOCUMENTACIÓN No existe biblioteca o centro de documentación por lo cual se hace necesario estructurarla en cumplimiento del Decreto UNIDAD DE CORRESPONDENCIA No se encuentra estructurada por lo cual se hace necesario organizarla en cumplimiento del Decreto 514 y determinar las funciones y responsabilidades ALMACENAMIENTO GENERAL MOBILIARIO Y SISTEMA DE ALMACENAMIENTO En el Archivo Central se encuentra un mueble de tipo rodante en buen estado de conservación, en las oficinas hay muebles empotrados. 16 de 32

17 Las unidades de almacenamiento utilizadas son cajas X200, y carpetas yute. En el archivo central no hay el mobiliario suficiente para la organización de los documentos y archivos SEGURIDAD La documentación que se encuentra en el Archivo Central se encuentra en un espacio restringido para funcionarios y visitantes del Instituto, sin embargo el personal de almacén cuenta con ingreso permanente al espacio por encontrarse allí el servicio de baño. La puerta del archivo central no cuenta con ningún tipo de seguridad, la chapa se encuentra en mal estado, lo que no garantiza la seguridad de los documentos LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para efectos de conceptualización del programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): 1. Producción de documentos 2. Recepción de documentos, 3. Distribución de documentos, 4. Trámite de documentos, 5. Organización de documentos, 6. Consulta de documentos, 7. Conservación de documentos 8. Disposición final de documentos PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Definición: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Actividades La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada dependencia. 17 de 32

18 Los formatos y procedimientos, son los regulados y aplicados de acuerdo al Decreto 213 de Mayo 24 de 2007, "Por medio del cual se adoptan el Manual de Identidad Visual "Bogotá sin Indiferencia", el Manual de Identidad Visual Corporativa de la administración Distrital y el Manual de Estilo "Producción y elaboración de actos administrativos" de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., adoptados por el Sistema Integrado de Gestión de la entidad. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Definición: Conjunto de operaciones de verificación y control que la CGN realiza para la recepción de nuevos documentos, que son remitidos por una persona natural o jurídica. Existe una persona que recepciona la correspondencia, cuyo horario es de 7:30 a.m. a 5:00 p.m. Radicación: La radicación de comunicaciones se realiza a través del sistema de CORDIS, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas, el cual asigna un número consecutivo en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación. Actividades Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro, con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se reciben a través medios tales como: mensajería, correo tradicional. Identificación de medios de recepción: mensajería externa e interna, correo tradicional Recibo de documentos oficiales: se radican en el sistema CORDIS en el momento de la recepción del documento. Verificación numero de folios, copias, anexos, firmas dentro del documento y sus anexos si aplica: que ingresan con el documento que se radica. Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha de recibo o de envío. Ingreso al sistema de registro. Programa CORDIS Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: nombre de la persona y / o entidad remitente o destinataria, nombre de la dependencia competente, número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos. 18 de 32

19 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Definición: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Actividades La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribución de documentos externos Identificación de empresa o persona a quien va dirigido el documento, de acuerdo a la competencia (interno en el documento) Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos recibidos (para la oficina productora). 2. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a cada dependencia competente Registro de control de entrega de documentos internos (planilla de entrega que contenga, No. Radicado de oficina y firma de quien recibe) 3. Distribución de documentos enviados Verificación de recibidos y distribución de los mismos para su disposición final. Organización mensajería externa (incluido dentro de registro control de entrega de documentos, de quien haga las veces de mensajero) TRÁMITE DE DOCUMENTOS Definición: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Actividades En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. 19 de 32

20 De acuerdo con la normatividad existente, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para dar el trámite oportuno y las respuestas a las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de: 1. Recepción de solicitud o trámite Identificación el documento. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias (quien es el responsable del cumplimiento del trámite, según manual de funciones). 2. Respuesta Proyección y preparación de la respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto (radicación y envió de la respuesta). Entrega del recibido a la oficina que realizo el trámite para su disposición y conservación final ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Definición: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. Actividades El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de: 1. Clasificación documental. Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad Acciones: Aplicación de la tabla de retención. Conformación de series y subseries documentales. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención. Control en el tratamiento y organización de los documentos (desprendimiento de material metálico, para una mejor conservación). Foliación Actualización de los inventarios documentales 20 de 32

21 1. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas cajas en el orden previamente acordado. Acciones: Revisar nuevamente las unidades documental que le corresponde; series, subseries y tipos documentales. Determinación de los sistemas de ordenación (cronológica de enero a diciembre). 2. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la consulta. Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retención Documental, la cual actúa como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en los archivos. Para estos efectos, la retención de documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención. La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes dentro del archivo, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas productoras, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, demarcando claramente las estanterías, las cajas, tratando de instalar la guía de consulta al lado de cada estantería, para su consulta. Acciones: Organización y entrega de transferencias documentales (Formato único de inventario documental). Aplicación de la disposición final de las TRD CONSULTA DE DOCUMENTOS Definición: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Actividades La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos (cumpliendo 21 de 32

22 los requisitos para cada caso). Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, escrita, por correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes (formatos para control de préstamos). La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices. Las actividades básicas en esta fase son: Formulación de la consulta Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. Estrategia de búsqueda Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de información. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos. Respuesta a consulta Atención y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo (contar con sitios para la consulta, y con la tecnología necesaria para la expedición de copias y demás utilización de medios, como escáner, fax, internet.) CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Definición: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Actividades En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados 22 de 32

23 para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: Sensibilización y toma de conciencia. Prevención y atención de desastres. Monitoreo y control de condiciones ambientales (seguridad). Limpieza de áreas y documentos (solicitud de equipos para limpieza). Plan de manejo de control de plagas y roedores (Fumigaciones en seco). Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, re almacenamiento (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). Establecimiento de medidas preventivas (análisis de los riesgos, y el reporte oportuno) Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes, (copias de seguridad, escáner de documentos más consultados DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Definición: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental TRD. Actividades Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD, el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación, su reproducción a través de tecnologías y soportes (Microfilmación, electrónico, etc. cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, sin manipularla y poder obtener una mejor conservación del soporte papel; evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales lleve a su deterioro), en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, se debe tener en cuenta el decreto 2609/12 expedido por el Ministerio de la Cultura. La eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la ciencia, la historia y la cultura. 23 de 32

24 Selección de algunas muestras representativas, llegado el caso de eliminación masiva. Para definir la disposición final se debe tener en cuenta: Cuando se apliquen técnicas de conservación como el escáner, sería valido conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos. Actividades La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. Recepción de transferencias primarias. Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. Conservación y preservación de los documentos. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Aplicación de lo estipulado en la TRD. Valoración avalada por el Comité de Archivo. Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención, la cual se realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativos, para su conservación permanente, significa guardar una muestra por año, de la serie determinada. Aplicación de método elegido (Método ó formato para la realización del muestreo). Elección de otro método de conservación total y/o reproducción en otro medio. Otros medio de conservación Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. 24 de 32

25 Determinación de metodología y plan de trabajo. Fines en la utilización de la técnica. Control de calidad durante todo el proceso. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. Archivo electrónico y así acogerse a las directrices cero papel presidencial y decreto 2609/12 Ministerio de la Cultura. Determinación de la metodología y plan de trabajo. Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia. La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Además las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. Es importante que ninguna comunicación oficial podrá salir de la entidad por vía diferente a la de las unidades de correspondencia. En la unidad de correspondencia que se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Recepción, Distribución, Trámite, Conservación y Consulta de documentos. FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. 25 de 32

26 ARCHIVO DE GESTIÓN Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos ARCHIVO CENTRAL En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos. 7. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD METAS A CORTO PLAZO Para el Programa de Gestión Documental se establecen las siguientes actividades a realizar en un plazo de un año, a partir de la aprobación del Programa de Gestión Documental. 26 de 32

27 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE CALIDAD. Llevar a cabo la actualización de los procedimientos dentro del Proceso de Gestión Documental con su respectiva aprobación, documentando todas las actividades referentes a los aspectos Archivisticos enunciados en la norma y definiendo responsabilidades. Elaborar los respectivos indicadores de gestión del proceso de Gestión Documental. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Elaborar e incluir los formatos referentes a informes, transmisión de fax, sobres, constancias y certificaciones y todos aquellos que se requieran para el buen funcionamiento del IDT y radicarlos en el SIG. Implementar medidas de control para el uso de fotocopias para el ahorro del papel y otros recursos. Establecer la unidad de correspondencia tal como lo determina el Acuerdo 060 de 2001, con las funciones específicas para correspondencia. RECEPCIÓN, TRÁMITE AL Y DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL Establecer la unidad de correspondencia tal como lo determina el Acuerdo 060 de 2001, definiendo su responsabilidad específica para correspondencia. Elaborar un instructivo para el tratamiento archivístico de las comunicaciones oficiales con sus respectivos controles centralizado en el proceso de Gestión Documental, a fin de medir y controlar acertadamente la Gestión Documental documentando las instrucciones sobre la radicación de documentos vía fax, o correo electrónico, comunicaciones anónimas o sin firmar Evaluar el sistema de correspondencia CORDIS para establecer los ajustes ue requiera de acuerdo a lo estipulado en el Acuerdo 060. Gestionar con el área de competencia la publicación del horario de atención al público en la web, en referencia al Artículo 15 del Acuerdo 060 de 2001, el cual debe estar en lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos, y el vínculo directo para envío de PQRS. Documentar y establecer el sistema de clasificación para distribución de comunicaciones externas recibidas el sistema de distribución, con el fin de procurar la continuidad, poderlo medir, evaluar y mejorar su aplicación. Contemplar en la actualización del procedimiento todos los medios de distribución de comunicaciones oficiales (personal, correo postal, correo electrónico, fax, página web, apartado aéreo, trámite en línea) según el Acuerdo de 32