E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ" PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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1 E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ" CÓDIGO: PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL TRD: GD TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: UR 251 URGENCIAS CÓDIGO OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO ALFANUMÉRICO S DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL DEPENDENCIA SUB SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES UR ACTAS 2 20 X UR ACTAS TRIMESTRALES DE ENTREGA DE COPIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÒN GESTIÓN CENTRAL C.T E S D Las actas son conservadas totalmente. Una vez culminado el ciclo vital del documento se dispondrá del *Acta Trimestral de entrega de copias de seguridad de la información UR ACTAS DE REUNIONES GENERALES DE LA DEPENDENCIA *Citación *Acta No. *Control y registro de asistencia

2 E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ" CÓDIGO: PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL TRD: GD TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: UR 251 URGENCIAS CÓDIGO OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO ALFANUMÉRICO S DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL DEPENDENCIA SUB SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES GESTIÓN CENTRAL C.T E S D UR INFORMES 2 5 X Los informes serán conservados en el archivo de la entidad, y una vez vencido su plazo se seleccionará una muestra para conformar el patrimonio documental. UR INFORMES DE GESTIÓN DE LA DEPENDENCIA *Informe de Gestión de la dependencia UR INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 5 X Culminado su tiempo de retención, se digitaliza la serie y se elimina el soporte de papel UR CONTROLES DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS UR *Planilla control préstamo de documentos CONTROLES Y REGISTROS DE COMUNICACIONES INTERNAS RECIBIDAS *Planilla de control y registro de comunicaciones internas recibidas UR CONTROL Y REGISTRO DE REMISIONES *Planilla de control y Registro de Remisiones

3 E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ" CÓDIGO: PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL TRD: GD TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: UR 251 URGENCIAS CÓDIGO OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO ALFANUMÉRICO S DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL DEPENDENCIA SUB SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES GESTIÓN CENTRAL C.T E S D UR INVENTARIOS 1 5 X Culminado su tiempo de retención, se escanea la serie y se elimina el soporte de papel. UR INVENTARIOS DE CARRO DE PARO *Inventario de carro de paro UR INVENTARIOS DEL DE GESTIÓN *Inventario de archivo de gestión UR INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES *Inventario de Transferencias Documentales UR MANUALES 2 5 x UR MANUALES DE REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA *Manual de referencia y contrareferencia UR MANUALES Y PROTOCOLOS DE MANEJO DE URGENCIAS *Manual y protocolo de manejo de urgencias. UR MANUALES DE RIESGOS DISPOSITIVOS MEDICOS Y ODONTOLÓGICOS *Manual de riesgo dispositivos médicos y odontológicos. La serie documental se conserva en archivo central por cinco años y se elimina cuando adquiera la calidad de obsoleto. Se aconseja antes digitalizar como soportes de procesos. UR PLANES O PROGRAMAS 2 5 X UR PLANES DE MEJORAMIENTO DEL ÁREA *Plan de mejoramiento del área UR PLANES OPERATIVOS ANUALES *Plan Operativo Anual (POA) La serie documental se conserva en archivo central por cinco años y se elimina cuando adquiera la calidad de obsoleto. Se aconseja antes digitalizar como soportes de procesos. CONVENCIONES: CT: Conservación Total o Permanente E: Eliminación O: Original S: Selección D: Digitalización AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central AH: Archivo Històrico

4 E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ" CÓDIGO: PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL TRD: GD TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: UR 251 URGENCIAS CÓDIGO OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO ALFANUMÉRICO S DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL DEPENDENCIA SUB SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES GESTIÓN CENTRAL C.T E S D REVISADO POR: APROBADO POR: LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y PRESIDENTE COMITÉ

5 TRD: GD

6 TRD: GD Los informes serán conservados en el archivo de la entidad, y una vez vencido su plazo se seleccionará una muestra para conformar el patrimonio documental. Culminado su tiempo de retención, se digitaliza la serie y se elimina el soporte de papel

7 TRD: GD Culminado su tiempo de retención, se escanea la serie y se elimina el soporte de papel. La serie documental se conserva en archivo central por cinco años y se elimina cuando adquiera la calidad de obsoleto. Se aconseja antes digitalizar como soportes de procesos. LO TIENE LA JEFE La serie documental se conserva en archivo central por cinco años y se elimina cuando adquiera la calidad de obsoleto. Se aconseja antes digitalizar como soportes de procesos.

8 TRD: GD