Alcaldía Municipal de Tabio OFICINA PRODUCTORA: Secretaria de Hacienda CODIGO OFICINA: 210 TIEMPOS DE RETENCIÓN

Transcripción

1 República de Colombia Departamento de Cundinamarca Alcaldía Municipal de Tabio Archivo General Central TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de Tabio OFICINA PRODUCTORA: Secretaria de Hacienda CODIGO OFICINA: 210 TIEMPOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL CODIGO SERIES, Subseries y Tipos Documentales Archivo Archivo de Central Gestión CT E S D M ACTAS 2 8 x del Consejo de Política Fiscal (COMFIS) Citación a Comité s de Anulación de cheques Cheques Anulados COMPROBANTES 2 18 X Consolidado de Predial Interface informe de recaudo del banco *Recibos de Caja Relación de Recaudo IP Consolidado de Recibos Universales Soporté de pago Relación de Universales Consignados Consolidado de industria y comercio Comprobante de Consignación Relación Banco * Consignación Bancaria Relación Recibos Universales Comprobante Interface Universales PROCEDIMIENTOS artículos 68,69 y 70 del Código de Comercio; se sugiere una vez cumplidos 10 años se someta a Comité de Archivo y se aplique el artículo 60 del mismo código, que dice que se pueden destruir los documentos a los 10 años, siempre y cuando se garantice su

2 Comprobantes Facturas de Predial Interfax de impuesto Predial Comprobante de pago *Acuerdos de Pago Comprobantes Recibos Universales Comprobante Interface Universales Comprobantes Declaración de Industria y Comercio Comprobante de Consignación Declaración de Industria y comercio Comprobantes de Egreso - Pagos Comprobante de Causación Cuenta de Cobro Factura Certificación de cumplimiento Recibos de Caja Asofamas Documentos Soporte Consolidado Asofamas Cuota FNG Soporte de Pago Transferencia Liquidación de Delineación de Construcción Liquidación Liquidación Alquiler de Maquinaria Liquidación Extensión de Horario Nomina Soportes Nomina Novedades de Nomina CONCILIACIONES 2 8 X Conciliaciones Bancarias Extracto Bancario Libro Contable (D) Notas Bancarias artículos 68,69 y 70 del Código de Comercio; se sugiere una vez cumplidos 10 años se someta a Comité de Archivo y se aplique el artículo 60 del mismo código, que dice que se pueden destruir los documentos a los 10 años, siempre y cuando se garantice su

3 COMUNICACIONES OFICIALES 2 18 X Correspondencia Interna Recibida Correspondencia Externa Recibida Correspondencia Interna Enviada Una vez concluida su etapa en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo General Central donde se seleccionara teniendo en cuenta la importancia de su contenido Correspondencia Externa Enviada DECLARACIONES TRIBUTARIAS 2 16 X Declaración de Retención en la Fuente Declaración Documentos Soporte CERTIFICADOS 2 8 X s de Ingresos y Retenciones s de Paz y Salvo s Varios ESTADOS FINANCIEROS 2 18 X Balance General Estado de Resultados Estado de Flujo de Efectivo Estado de Cambios en la Situación Financiera pueden destruir los Una vez cumplidos los periodos de Retención los documentos que forman parte de la serie se Eliminan por perder su valor administrativo. pueden destruir los Estado de Cambios en el Patrimonio

4 LIBROS 2 18 X Libro Auxiliar de Bancos Libro Auxiliar de Contabilidad Libro de Diario Libro de Presupuesto de Ingresos y Gastos Libro Mayor y Balances pueden destruir los INFORMES 2 8 X Informe de Gestión Informe Informe para los Organismos y Entidades Gubernamentales Informe Soporte del Envió PROCESOS 3 17 X Expedientes Inactivos de Impuesto Predial Expedientes Inactivos de Impuesto de Industria y Comercio Declaración de Sobre tasa a la Gasolina Declaración de Impuesto de Industria y Comercio Régimen Simplificado Declaración de Regalías ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS FISCALIZACION TRIBUTARIA Comunicación Persuasiva Requerimientos Ordinarios Resolución de Determinación de la deuda Mandamiento de Pago Citación Mandamiento de Pago Envió Mandamiento de Pago 2 8 X Una vez concluida su etapa en el Archivo General Central se selecciona una muestra representativa del 5% de cada una de los informes para transferir al Archivo Histórico como testimonio del trámite.

5 Acuerdos de Pago Acuerdo Resolución acuerdos de pago sin vigencia Requerimiento Resolución Citación Informe DOCUMENTOS SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE CALIDAD Copias de Seguridad- Back ups 2 18 X Una vez concluida su etapa en el Archivo General Central la serie se transfiere al Archivo Histórico para conservación dada la Importancia de su contenido. CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación Firma Responsable: Oficina Productora S: Selección Firma Responsable: D: Digital M: Microfilmación Jefe de Archivo * Los Tipos Documentales identificados con asterisco (*) son eventuales, es decir, que pueden o no producirse dentro del procedimiento respectivo. Fecha: Diciembre 30 de 2014 / Comité Interno de Archivo.