TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 TABLAS DE DOCUMENTAL Página 1 de 14 OFICINA PRODUCTORA: DESARROLLO Y ACTAS Actas del Consejo Municipal de Política Social- COMPOS- Citaciones Actas Anexos 2 5 X X Subserie de valoración primaria, una vez cumplidos los tiempos de retención se selecciona una muestra representativa del 10% de los documentos de Actas Actas de Reunión 2 4 X Formato F-MAM-001 Acta de Reunión Anexos si a ello hay lugar Una vez terminado el tiempo de retención en el archivo central es posible su eliminación por no poseer valores secundarios

2 TABLAS DE DOCUMENTAL Página 2 de 14 OFICINA PRODUCTORA: DESARROLLO Y COMUNICACIONES OFICIALES Comunicación Oficial de Solicitud 3 7 X Solicitud Respuesta Una vez terminado el tiempo de retención en el central es posible su eliminación por no poseer valores secundarios DERECHOS DE PETICIÓN 3 7 X Documentos con valoración primaria, una vez Solicitud física /electrónica finalizado el Tiempo de Retención se procede a su eliminación, puesto que no adquieren valores Respuesta secundarios que ameriten otra disposición X X Proyectos Cronogramas Informes

3 TABLAS DE DOCUMENTAL Página 3 de 14 OFICINA PRODUCTORA: DESARROLLO Y INFORMES Informes a Entes de Control y Vigilancia 2 3 X X Este documento posee valores primarios una vez Solicitud si a ello hay lugar cumplidos los tiempos de retención es posible su eliminación, siempre que se encuentren Informes en físico/electrónico preservados por otro medio de soporte y además son documentos que carecen de valores Anexos si a ello hay lugar secundarios Informes a Entes Estatales 2 3 X X Este documento posee valores primarios una vez Solicitud si a ello hay lugar cumplidos los tiempos de retención es posible su eliminación, siempre que se encuentren Informe Físico / Electrónico preservados por otro medio de soporte y además son documentos que carecen de valores Anexos si a ello hay lugar secundarios Informes de Ejecución del Plan de Desarrollo Solicitud si a ello hay lugar 2 5 X Este documento posee valores primarios una vez cumplidos los tiempos de retención es posible su eliminación, además son documentos remitidos a

4 TABLAS DE DOCUMENTAL Página 4 de 14 OFICINA PRODUCTORA: DESARROLLO Y Informe Físico / Electrónico Anexos si a ello hay lugar la Oficina de Planeación Municipal que al igual realiza la respectiva transferencia primaria Informes de y Resultados 2 5 X Solicitud si a ello hay lugar Informe Físico / Electrónico Anexos si a ello hay lugar Este documento posee valores primarios una vez cumplidos los tiempos de retención es posible su eliminación porque carecen de valores secundarios INTRUMENTOS DE CONTROL Instrumento de Control de Comunicaciones Recibidas Libro de registro de radicación de comunicaciones Recibidas 2 3 X Estos documentos poseen información referencial y pierden vigencia administrativa, no poseen valores secundarios y se pueden eliminar.

5 TABLAS DE DOCUMENTAL Página 5 de 14 OFICINA PRODUCTORA: DESARROLLO Y Instrumento de Control de Comunicaciones Despachadas Libro de registro de radicación de comunicaciones despachadas 2 3 X Estos documentos poseen información referencial y pierden vigencia administrativa, no poseen valores secundarios y se pueden eliminar Instrumento de Control de Registro de Control de Préstamo de Documentos Formato de Registro de préstamo de documentos 2 2 X, sin embargo sus características internas y de información hace necesario y posible su eliminación Instrumento de Control de Registro de Inventario Documental del. Formato de Inventario Documental 2 3 X, sin embargo sus características internas y de información hace necesaria su permanente actualización Instrumento de Control Registro de Inventario Documental para trasferencias primarias 4 2 X Documentos que evidencian las transferencias primarias al archivo central y que una vez cumplidos los tiempos de retención es posible su

6 TABLAS DE DOCUMENTAL Página 6 de 14 OFICINA PRODUCTORA: DESARROLLO Y Formato de Inventario Documental Copia Acta de Entrega eliminación, además el archivo central posee los originales de estos registros PROGRAMAS Programa Centros Vida 2 8 X X Formato Registro de Asistencia mensual Centros Vida COD. F-GSP-021 Comunicaciones Oficiales Anexos Programa de Deportes y Cultura 2 8 X X Alquiler de Escenarios Deportivos (Deporte y Cultura) Oficio de Envío de Pagos

7 TABLAS DE DOCUMENTAL Página 7 de 14 OFICINA PRODUCTORA: DESARROLLO Y Oficio Informativo de Valor de la Solicitud Oficio de Liquidación de Sec. De Hacienda Copia de Consignación Organización de Eventos Deportivos Comunicaciones Actas de Reunión, COD. F-MC-001, para sorteo Oficios de Programación Oficio de Tablas de Posición Documento del Reglamento Oficio de Premiación Permisos a Escenarios Deportivos y Culturales Oficios de Solicitud

8 TABLAS DE DOCUMENTAL Página 8 de 14 OFICINA PRODUCTORA: DESARROLLO Y Copia de Consignación de Pago, si a ello hay lugar Formato de Préstamo de Escenarios Deportivos COD. F-CTR-002 Autorización de Préstamo de Escenarios Deportivos Formato de Préstamo de Escenarios Centro Cultural Daniel Mantilla Orbegozo COD. F-CTR-001 Préstamo de Material Bibliográfico Formato de Préstamo de Material Bibliográfico dentro de la Sala. COD. F-CTR-004 Formato de Préstamo de Material Bibliográfico a Domicilio COD. F.CTR-003 Reconocimientos Deportivo Estatutos del Club Deportivo Comunicación Oficial Acta de Constitución del Club / ultima acta de asamblea

9 TABLAS DE DOCUMENTAL Página 9 de 14 OFICINA PRODUCTORA: DESARROLLO Y Certificados de idoneidad del representante legal del club Documento de Identidad del Representante Legal Notificación Personal de Entrega del Reconocimiento Resolución del reconocimiento deportivo Programa Social Adulto Mayor 2 8 X X Actas de Reunión, F-MAM-001 Fichas de Retiro del Ministerio Certificaciones Soportes por Resolución Avisos Publicaciones Acta de Visita Domiciliaria, COD. F-DC-009

10 TABLAS DE DOCUMENTAL Página 10 de 14 OFICINA PRODUCTORA: DESARROLLO Y Acta de Visita Socioeconómica Ficha de Priorización del Ministerio Comunicaciones Oficiales Listados de Asistencia a Reuniones. COD. F-DC-004 Formato visita domiciliaria, F-DC-019 Formato de Discapacidad Ministerio de trabajo y salud Programa Social de Ayudas Técnicas 2 8 X X Solicitud si a ello hay lugar Formato de visita domiciliaria F-DC-019 Formato de Entrega de Ayudas Técnicas F-DC-003 Formato de Complemento alimentario F-DC-018

11 TABLAS DE DOCUMENTAL Página 11 de 14 OFICINA PRODUCTORA: DESARROLLO Y Registro Fotográfico Comunicaciones Oficiales Formato de Visita socio familiar COD. F-DC Programa Social de Discapacidad 2 8 X X Consentimiento Informado de caracterización Condición de Discapacidad. COD. F-DC-011 Encuesta de Localización y Caracterización. COD F-DC-012 Listado de Registro Para Localización y Caracterización. COD. F-DC-010 Formato de Visita Domiciliaria. COD F-DC- 019 Comunicaciones Oficiales Actas de Reunión, COD. F-MAM-001 Comité Municipal de Discapacidad

12 TABLAS DE DOCUMENTAL Página 12 de 14 OFICINA PRODUCTORA: DESARROLLO Y Planillas de Asistencia a Programas de Formación y Capacitación. COD.F-GSP-061 Libro de Avecindamiento Control de registro en el libro de avecindamiento F-DC Programa Social - Formación y Capacitación 2 8 X X Inscripción A Programas Actas de Reunión, COD. F-MAM-001 Formato a Programas de Formación y Capacitación COD-F-DC-007 Planilla de Asistencia a Programas de Formación y Capacitación. COD. F-DC-015 Informes Oficios Informativos

13 TABLAS DE DOCUMENTAL Página 13 de 14 OFICINA PRODUCTORA: DESARROLLO Y Programa Social Juventud 2 8 X X Formato Asistencia General COD. F-DC-004 Actas de Reunión COD. F-MAM-001 Comité de Juventud Comunicaciones Oficiales Autorización de préstamo salón de talleres oficina de la juventud y la mujer F-DC-024 Registro de procesos, practicas organizadas y espacios de participación de los jóvenes F- DC-025 Certificación no formal de participación en plataformas juveniles F-DC Programa Social Habitante de la Calle 2 8 X X Formato de Caracterización para Habitante de la Calle. COD. F-GSP-059 Formato general de asistencia F-DC-004

14 TABLAS DE DOCUMENTAL Página 14 de 14 OFICINA PRODUCTORA: DESARROLLO Y Registro Fotográfico Programa Social Programa Mujeres 2 8 X X Oficios de Invitación Listado de Asistencia Registro Fotográfico Informes Formato De Atención Personalizada COD.F-DC-002 Actas de Reunión, COD. F-MAM-001 Formato Visita de Supervisión COD F-DC-008