TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 Pagina 1 de ACTAS F 2 8 X X Actas de Comité de Bajas Actas Lista de asistencia (cuando aplique) F 2 8 X X Dentro de las posibilidades investigativas que ofrece esta serie, se encuentra el poder realizar trabajos de tipo historico, como fuente primaria para investigaciones sobre la entidad, asi como investigaciones de tipo institucional para la recostruccion de procesos, procedimientos y actividades de la entidad BOLETINES F 2 8 X X Almacén Boletines de bienes de consumo Boletines de bienes activos fijos Boletines de bienes de consumos controlados F 2 8 X X Dentro de las posibilidades investigativas que ofrece esta serie, se encuentra el poder realizar trabajos de tipo historico, como fuente primaria para investigaciones sobre la entidad, asi como investigaciones de tipo institucional para la recostruccion de procesos, procedimientos y actividades de la entidad

2 Pagina 2 de COMPROBANTES Comprobante de Inventario por Funcionario Factura Certificación de recibo a satisfacción Comprobantes de Ingresos Factura Certificación de recibo a satisfacción Comprobantes de Salida Solicitud Comprobantes de Traslado Solicitud Se eliminan ya que constituyen el registro desagregado de las operaciones contables que se consolidan en los libros ontables Diario, Mayor y Balance. En concordancia con lo establecido por Ley 962 de 2005 Art. 28, Código de Comercio Art. 48, 49, 53 y 54. El fundamento legal definitivo para acogerse este término lo preceptúa el artículo 30 de la Ley 734 del 2002, HISTORIAS F 1 20 X X Historia de Inmuebles Escrituras Planos Certificados Boletín nomenclatura Pago de impuestos y valorizaciones Historias Vehículos Factura de compra Tarjetas de propiedad Pago de impuestos Mantenimiento Certificados Seguro obligatorio Formatos F 1 20 X X F 2 6 X X Esta serie se conservara totalmente, por tratarse de documentos que pueden mostrar procediemientos de valor juridico contable para la entidad Esta serie se conservara totalmente, por tratarse de documentos que pueden mostrar la adquisición de los vehiclos se cosnervara totalmente como imagen hasta que que establezca una nueva adquisición de vehiculo

3 Pagina 3 de INFORMES E 2 8 X Informe Interno de Gestión Informes administrativos Plan de acción, metas y actividades Informes de avances E 2 8 X Indicadores de gestión Oficio s INVENTARIOS Inventario de Eliminación Documental Actas de procedimiento de eliminación. Acta de aprobación de eliminación Inventario documental para eliminación Inventario General de Documentos Archivo Central Esta serie se conservara totalmente y se seleccionara el 20% de la muestra representativa, puesto se evidencia la actuación administrativa de la entidad, que eventaulamente puede ser testimonio de las fucniones de cada area Inventario general de la Dependencia Inventario Transferencias Primarias

4 Pagina 4 de MANTENIMIENTO Solicitudes Chequeo Estructura Física Edificio Registro Seguridad Seguimiento Servicio Cafetería Aseo Estado de Extintores PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES F 2 4 X Esta serie no representa ningun valor juridico puesto que se trata de mantenimientos locativos Plan Anual de Adquisiciones Plan anual de adquisiciones Soportes plan anual de adquisiciones Esta serie por presentar la adquisición de elementos para la entidad, se seleccionará una muestra representativa del 20% por que puede evidenciar las actuaciones administrativas de la Plan Institucional de Archivos (Pinar) Plan institucional. Cronograma. Oficio Programa de Gestión Documental Oficios s Cronograma Diagnostico en gestión Documental y administración de archivos. encuentra la posibilidad de desarrollar investigaciones de tipo històrico sobre la evoluciòn orgàniza y de los procesos de la encuentra la posibilidad de desarrollar investigaciones de tipo històrico sobre la evoluciòn orgàniza y de los procesos de la POLIZAS DE SEGUROS Pólizas Comunicaciones F 2 4 X Se conservara por los tiempos estipulado, el procedimeinto se eliminara por no tener valores secundarios, se presentara ante el comité institucional de desarrollo adminsitrativo

5 Pagina 5 de TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Cuadro de clasificación documental Tablas de retención documental Sistema integrado de gestión Normograma Informes encuentra la posibilidad de desarrollar investigaciones de tipo històrico sobre la evoluciòn orgàniza y de los procesos de la TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Transferencias Primarias Oficio Acta Cronograma de transferencia documentos primarios Inventario documentaltransferencia secundarias tecnicas para la preservacion de Transferencias Secundarias Acta de entrega de transferencia documentos secundarios Inventario documental Registro de solicitud Acuerdo del suscriptor tecnicas para la preservacion de.