921:',5,,!.9.,,, SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC)

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1 e e 921:',5,,!.9.,,, MACROPROCESO. GESTIÓN DE RECURSOS DE LI5 ENTIDAD VERSION 2 0 PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN Fecha 28 / 07 / 2011 ANEXO 8 - TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página 1 de 11 OFICINA PRODUCTORA OFICINA DE CAPACITACIÓN, PRODUCCIÓN DE TECNOLOGIA Y COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL Hola 1 de 11 Fecha de Aprobación 2 de abril de 2014 Versión 4 1 RE rhncion GESTION ACCIONES DE COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL 6 4 X Pierde su valor administrativo y disciplinario Dejar una muestra seleccionar aleatonamente un Proceso de Selección para Capacitación Internacional y una Pasantía de Funcionare de Otra EFS por cada año de producción documental, los demás documentos se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente PROCESOS DE SELECCIÓN PARA CAPACITACION INTERNACIONAL Inscripciones recibidas Publicación de resultados Comunicaciones oficiales relacionadas con procesos de selección para capacitación internacional PASANTIAS DE FUNCIONARIOS DE OTRAS EFS Comunicaciones oficiales relacionadas con pasantías funcionanos de otras EFS PROCESOS DE COOPERACION CON ENTIDADES INTERNACIONALES ACTAS Comunicaciones Oficiales de OLACEFS, INTOSAI y otras EFS Comunicaciones Oficiales de Otras Organizaciones Internacionales ACTAS DE COMITE INSTITUCIONAL DE CAPACITACION X Porque la documentacion que conforma esta sene documental hace parte de la memoria Institucional Acta del Comite Institucional de Capacitados Comunicaciones oficiales relacionadas con el acta del Comité Institucional de Capacitación ACTAS DE COMITÉ INTERNO DE SEGUIMIENTO X Porque la documentacion que conforma esta sene documental hace parte de la memoria Institucional Acta del Comite Interno de Seguimiento Comunicaciones oficiales relacionadas con el acta del Comité Interno de Seguimiento ACTAS DE ENTREGA DE DEPENDENCIA 5 5 X Porque son de caracter historie hacen parte de la memora institucional Acta Copia de inventario fisico Relacion del Talento Humano Copa Registros del SIREF (Documento Electronico) Relación de carga laboral por Equipo y/o Funcionario Copia del informe de gestión Comunicaciones oficiales relacionadas con actas de entrega de dependencia ACTAS DE ENTREGA DE DOCUMENTOS POR NOVEDADES DE PERSONAL 5 5 x Se eliminan porque pierden su valor administrativo, disciplinano valores pnmanos y no tiene valores secundarios Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Actas de entrega de documentos - GRE AX-07 Formato unce de inventario documental - GRE AX-04 Certificador - GRE AX-23 Cerhficacion - GRE AX-24 Comunicaciones oficiales relacionadas con actas de entrega de documentos por novedades de personal ACTAS DEL CONSEJO ACADEMICO X Porque la documentacion que conforma esta serie documental hace parte de la memoria Institucional Acta del Consejo Academice Comunicaciones oficiales relacionadas con el acta del Consejo Academice

2 :10 9 CONTRALOR, MACROPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACION Fecha 28 / 07 / 2011 ANEXO 8 - TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Pagina 2 de 11 OFICINA PRODUCTORA OFICINA DE CAPACITACIÓN, PRODUCCION DE TECNOLOGIA Y COOPERACION TÉCNICA INTERNACIONAL Hola 2 de 11 Fecha de Aprobacion 2 de abril de 2014 Version 41 CODIGO GESTION RE l'incido DisFosicioN s M O Cr E ACTAS DEL CONSEJO DE INVESTIGACION ACADEMICA X Porque la documentacien que conforma esta serie documental hace parte de la memoria Institucional Acta del Consejo de Investigacion Academice Comunicaciones oficiales relacionadas con el acta del Consejo de Investigacion Academice ACTAS DE GRUPOS DE INVESTIGACIÓN X Porque la documentación que conforma esta sene documental hace parte de la memoria Institucional COMISIONES Actas de Grupos de Investigación Acta del Consejo de Investigación Academice Comunicaciones oficiales relacionadas con el acta de Grupos de Investigacion AVALES 5 0 Solicitud Programa de estudios Copia de evaluación del desempeño Aval o Carta de presentacion Comunciaciones oficiales relacionadas con avales COMISIONES DE ESTUDIOS AL INTERIOR DEL PAIS POR FUNCIONARIO 5 15 X Comunicaciones oficiales relacionadas con comisiones de estudios al interior del pais Resolucion Convenio Paliza de Cumplimiento y/u otras garantes Oficio de aprobación de garantes Publicación Diario Oficial Informe Parcial Informe Comisión Liquidación Convenio COMISIONES DE ESTUDIOS EN EL EXTERIOR POR FUNCIONARIO 5 15 X Comunicaciones oficiales relacionadas con comisiones de estudios en el extenor Resolución Convenio Polea de Cumplimiento y/u otras garantes Oficio de aprobación de garantes Publicación Diario Oficial Informe Parcial Informe Comisión Liquidación Convenio COMISIONES DE SERVICIOS AL INTERIOR DEL PAIS 5 3 Comunciaciones oficiales relacionadas con comisiones de servicios al intenor del país Resolución Informe de Comisión Cumplido de Comisión COMISIONES DE SERVICIOS EN EL EXTERIOR 5 3 Comunciaciones oficiales relacionadas con comisiones de servicios en el exterior Resolución Informe de Comisión Cumplido de Comisión Porque la informacion ha perdido su valor administrativo No Nene valores secundanos Se elimina siguiendo lo X establecido en el Manual de Procedimientos vigente Dejar una muestra, seleccionar aleatonamente dos carpetas de Comision de Estudios en el Interior, por cada dos años de producción documental, los demás documentos se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Pierde su valor administrativo y disciplinario Dejar una muestra, seleccionar aleatonamente dos carpetas de Comisión de Estudios en el Extenor, por cada dos años de producción documental, los demás documentos se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Pierde su valor administrativo y disciplinario, Porque la información ha perdido su valor administrativo No Nene valores secundanos Se elimina siguiendo lo ^ establecido en el Manual de Procedimientos vigente s, Porque la información ha perdido su valor administrativo No tiene valores secundanos Se elimina siguiendo lo A establecido en el Manual de Procedimientos vigente

3 e CONTRALORIA MACROPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACION ANEXO 8 -TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL echa ZOT1 Página 3 de 11 OFICINA PRODUCTORA OFICINA DE CAPACITACIÓN, PRODUCCIÓN DE TECNOLOGIA Y COOPERACION TÉCNICA INTERNACIONAL Hola 3 de 11 Fecha de Aprobación 2 de abnl de 2014 Versión 41 SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES COMISIONES PARA ATENDER INVITACIÓN 5 3 Comunciaciones oficiales relacionadas con comisiones para atender invitación Invitación Resolución Inofrme de Comision Cumplido de Comisión SOLICITUDES DE COMISIONES NO APROBADAS 2 0 Solicitud Programa de estudios Copia de evaluación del desempeño Aval o Carta de presentación Comunaaaones oficiales relacionadas con solicitudes de comisiones no aprobadas _ RETENCION GESTIÓN v Porque la información ha perdido su valor administrativo No tiene valores secundarios Se elimina siguiendo lo ^ establecido en el Manual de Procedimientos vigente v Pierde su valor disciplinario y administrativo, se elimina porque solo soportan la etapa de gestión No tiene valores ^ secundanos Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente COMUNICACIONES INFORMATIVAS 5 0 X Porque posee valor pnmano de apoyo y son comunicaciones de carácter informativo, no tienen valores secundanos Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Comunicaciones oficiales de carácter informativo CONTROL DE ASISTENCIA 5 5 Planilla Control de Asistencia Diana Se elimina porque pierden su valor disciplinario y administrativo y demás valores pnmanos no tiene valores x secundanos Se elimina porque el consolidado de la información que constituye esta sena documental es reportada mensualmente a la Gerencia de Talento Humano Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente CONTROL DE EQUIPOS INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA 5 0 x Porque la información ha perdido su valor administrativo No tiene valores secundanos Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente CONTROL DE EQUIPOS INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA AULAS VIRTUALES Y PRESENCIALES Formato de Registro de Participantes que utiliza los equipos de las aulas virtuales Préstamo de Elementos Devolutivos Comunicaciones oficiales relacionadas con el control de equipos infraestructura educativa aulas Mueles y presenciales CONTROL DE EQUIPOS INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA SISTEMA DE VIDEOCONFERENCIA Y WEB CASI Formato diano de Registro y Control Sistema de Videoconferenaa Formato de Registro de Participantes Sistema de Videoconferenaa Autorización de salida de elementos devolutivos Conferencias (Documento Electronico) Comunicaciones oficiales relacionadas con el control de equipos infraestructura educativa sistema de videoconferencia y Web Cast Copia digital de las conferencias se enviara a la Biblioteca CONVENIOS CONVENIOS DE COOPERACION INTERNACIONAL 5 5 X Porque la documentación que conforma esta subsene, hace parte de la memona institucional Antecedentes Convenio Comunicaciones oficiales relacionadas con convenios de cooperacion internacional CONVENIOS DE COOPERACION NACIONAL 5 5 X Porque la documentacion que conforma esta subserie hace parte de la memona institucional Antecedentes Estudios Previos Convenio Comunicaciones oficiales relacionadas con convenios de cooperacron nacional CDP Actas de Coordinacion Anexos

4 rco NTRALORIA MACROPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN Fecha 28 / 07 / 2011 ANEXO 8 - TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Pagina 4 de 11 OFICINA PRODUCTORA OFICINA DE CAPACITACION, PRODUCCIÓN DE TECNOLOGIA Y COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL Hola 4 de 11 Fecha de Aprobacion 2 de abril de 2014 Version 41 CODIGO GESTION RETENCION PASANTIAS NO REMUNERADAS 7 0 Antecedentes Convenio Informes del Convenio Comunicaciones oficiales relacionadas con pasantías no remuneradas S M O CT E Porque la información ha perdido su valor administrativo No tiene valores secundanos Se elimina siguiendo lo X establecido en el Manual de Procedimientos vigente DOCUMENTOS DE ORIGEN CIUDADANO 3 17 X Seleccionar los documentos de ongen ciudadano, en cada una de sus subsenes documentales, relacionados con Ley de Víctimas y Restitución de Tierras, los relacionados con concesiones y aquellos a hayan causado impacto a nivel nacional, los demás se eliminan porque pierde valores primanos legal administrativo, disciplinano, civil, penal y no tienen valores secundanos, se eliminan de acuerdo con el procedimiento vigente Las subsanes documentales en las cuales se produzcan o reciban documentos relacionados con Ley de Víctimas y Restitución de Tierras, se archivaran en carpetas independientes, con el fin de facilitar su disposición final DEREHOS DE PETICION TUTELAS Oficio contentivo de la petición y soportes Oficio de traslado a otras entidades o dependencia competentes Respuesta de trámite vio de fondo Oficio de remisión a Parhapaaon Ciudadana Comunicaciones oficiales relacionadas con el derecho de peticion Oficio de información de admisión de la tutela y soportes Oficio de respuesta y soportes Oficio de comunicación de la decisión de tutela y soportes Documento de cumplimiento a lo ordenado en el fallo de tutela Documento de impugnación de la decisión de tutela Trámite de incidente de desacato Oficio de pronunciamiento sobre el incidente de desacato Comunicación de decisión de la impugnación Documentos de cumplimiento a lo decidido en la impugnación y/o traslados Comunicaciones oficiales relacionadas con la tutela Fallo de tutela HISTORIAS ACADÉMICAS DE DOCENTES Y/0 INVESTIGADORES 5 80 X Formulario de Inscnpaón Fotocopia de Certificación de Estudios (Formal y No Formal) Fotocopia de Certificación de Expenenaa Docente Fotocopia de Certificación de Expenenaa Profesional Constancias de Producción Intelectual Certificación de Conocimiento de Idiomas Consolidado Evaluación de Reacción Formato de Seguimiento Comunicaciones oficiales relacionadas con la histona académica de docente y/o investigador Dejar una muestra, efectuar una selección aleatona del 10% por cada cinco años de producción documental, los demás documentos se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Pierde su valor admisnitrativo, legal y disciplinan INFORMES INFORMES DE APOYO TÉCNICO 5 O Copia del informe de apoyo técnico (El informe de apoyo técnico onginal va en el expediente del Proceso de Responsabilidad Fiscal o a la Indagación Preliminar, segun sea el caso ) Comunicaciones oficiales relacionadas con la función de apoyo tecnico x Se elimina porque el informe onginal reposa en la Dependencia que solicito el apoyo técnico Para eliminar se debe seguir el procedimiento vigente

5 e CONTRAMARIA MACROPROCESO. GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD PROCESO. ADMINISTRAR DOCUMUS ACION ANEXO 8 - TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Fecha 28 f 01 / Página 5 de 11 OFICINA PRODUCTORA. OFICINA DE CAPACITACIÓN, PRODUCCIÓN DE TECNOLOGIA Y COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL Hola 5 de 11 Fecha de Aprobación. 2 de abnl de 2014 Versión. 41 GESTIÓN RETENCION OISPOSICION S M O CT E INFORMES DE AUDITORIA EXTERNA 5 10 X Porque la documentación que conforma esta subsane documental, hace parte de la memona inshtucional Informe de Auditoria Externa Comunicaciones oficiales relacionadas con el informe de auditoria externa INFORMES DE CONTROL INTERNO 5 10 X Porque la documentación que conforma esta subsane documental, hace parte de la memona institucional Informe de Control Interno Comunicaciones oficiales relacionadas con el informe de control interno INFORMES DE GESTIÓN 5 5 X Se conserva porque refleja las actividades que realiza la dependencia Hace parte de la memona institucional Informes de gestión Anexos Comunicaciones oficiales relacionadas con el informe de gestión INFORMES DE GESTIÓN DOCUMENTAL 5 O Informe de gestion documental - GRE AX-18 Anexos Consultas sobre gestión documental Solicitudes de actualización de tabla de retención documental Comunicaciones oficiales relacionadas con gestión documental INFORMES DE LIBRERiA 5 15 Solicitud de compra Factura de compra Relación de ventas dianas Consignación Recibo de caja Informe de librería Comunicaciones oficiales relacionadas con el Informe de librería y Se elimina porque el consolidado de ésta información reposa en la DIAC Para eliminar se debe seguir el ^ procedimiento vigente X Porque la información ha perdido su valor adminlslrahvo y contable Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente INVENTARIOS INVENTARIOS DE ELIMINACIONES DOCUMENTALES 5 5 X Se conserva totalmente porque hace parte de la histona institucional Formato unico de inventano documental - GRE AX-04 Copia control de visitas de gestión documental - GRE AX-09 Acta de eliminación documental - GRE AX-13 Acta de entrega de documentos al Fondo de Bienestar de la CGR - GRE AX-14 Informe de eliminación documental - GRE AX-12 Comunicaciones oficiales relacionadas con el inventano de eliminaciones documentales INVENTARIOS DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS 15 0 x Se elimina porque el consolidado de ésta información reposa en la DIAC Para eliminar se debe seguir el procedimiento vigente Formato unico de inventario documental - GRE AX-04 Copa control de visitas de geston documental - GRE AX-09 Reporte de errores en transferencias - GRE AX-10 Acta final de transferencias documentales - GRE AX-11 Comunicaciones oficiales relacionadas con el inventario de transferencias documentales primarias INVENTARIOS DOCUMENTALES O O X Se conserva en el Archivo de Gestion ya que es de actualizacion permanente Informe de Inventario General - GRE AX-05 - Documento Electrónico

6 CONTRALORIA MACROPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN Fecha 28 / 07 / 2011 ANEXO 8 - TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Pagina 6 de 11 OFICINA PRODUCTORA OFICINA DE CAPACITACION, PRODUCCIÓN DE TECNOLOGIA Y COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Hola 6 de 11 Fecha de Aprobacion 2 de abril de 2014 Version 41 GESTION RETENCION INVENTARIO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 5 0 Comunicaciones oficiales relacionadas con el inventario de matenal bibliografico Inventano de Matenal Bibliográfico Inventario de Matenal Bibliográfico por Cante Inventano de Matenal Bibliográfico por donación Inventario de Publicaciones Penodicas Estudios de necesidades de la colección Listado de melenal de compras Suscnpciones con instituciones (canje) INVENTARIO DE MATERIAL DE LIBRERÍA 5 0 Inventano de Material de Iibreria Comunicaciones oficiales relacionadas con el mventano de metenal de librería S M O CT E X Se elimina dado que la información solo soporta la etapa de gestión No tiene valores secundanos Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente X Porque la información ha perdido su valor administrativo No tiene valores secundanos Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente INVESTIGACIONES ACADÉMICAS Y PRODUCCIÓN DE TECNOLOGÍA 4 5 X Porque la documentación que conforma cada subsene documental hace parte de la memona Inshtuaonal PROTOCOLOS DE INVESTIGACIÓN Protocolos de Investigación Comunicaciones oficiales relacionadas con protocolos de investigación PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Formato de Presentation de Proyectos de Inveshgacion Comunicaciones oficiales relacionadas con proyectos de investigación Instrumentos de recolección de información Pnmana Informe de Resultados LIBROS RADICADORES DE COMUNICACIONES OFICIALES 5 0 X Porque pierde valores pnmanos son de apoyo y de carácter informativo No tiene valores secundanos Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Libros Radicadores de Comunicaciones Oficiales (Documento físico o electrónico - SIGEDOC) NOVEDADES DE PERSONAL 5 0 Formato de permisos Copia de incapacidad Permisos de ingreso a la Institución Comunicaciones oficiales horas extras solicitud Comunicaciones oficiales horas extras cumplidos Comunicaciones oficial remitiendo evaluaciones Comunicaciones oficial remitiendo concertaciones Comunicaciones oficiales remitiendo certificaciones de nómina Comunicaciones oficiales sobre novedades de personal y administración del talento humano X Documentos que pierden valor disciplinano y administrativo Se elimina porque el consolidado de la información que constituye esta serie documental, es reportada mensualmente a la Gerencia de Talento Humano y las novedades especiales reposan en la Serie Historia Laboral en Talento Humano Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente PLANES 6 6 X Porque la documentación que conforma cada subsene documental hace parte de la memona Institucional DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Diagnóstico de Necesidades Comunicaciones oficiales relacionadas con el diagnóstico de necesidades de capacitación PLAN DE ACCIÓN Plan de acción Comunicaciones oficiales relacionadas con el plan de acción Informe Plan de Accion e

7 e SD CONTRALOR la MACROPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN ANEXO 8 - TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Fecha 28 / 07 / 2011 Página 7 de 11 OFICINA PRODUCTORA OFICINA DE CAPACITACIÓN, PRODUCCIÓN DE TECNOLOGIA Y COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL Hola 7 de 11 Fecha de Aprobación 2 de abnl de 2014 Versión PLAN GENERAL DE CAPACITACIÓN Plan General de Capacitación Comunicaciones oficiales relacionadas con el plan general de capacitación PROGRAMA ANUAL DE CAPACITACIÓN Programa Anual de Capacitación Comunicaciones oficiales relacionadas con el programa anual de capacitación Informes del Programa Anual de Capacitación PROYECTO DE INVERSIÓN Proyecto de Inversión Comunicaciones oficiales relacionadas con el proyecto de inversión Informe Proyecto de Inversión PROCESO DE CRÉDITOS EDUCATIVOS CON CONTRAPRESTACION DE SERVICIOS GESTION RE IINGION PROCESO DE SELECCIÓN CRÉDITO EDUCATIVO CON CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS 5 0 Se elimina dado que la informacion ha perdido su valor administrativo adicional a esto los resultados de la y convocatona quedan recopilados en la seno de Actas del Conste Institucional de Capacitación, las cuales son de 's Conservación Total No tiene valores secundarios Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos Agente Publicacion de resultados Comunicaciones oficiales relacionadas con el proceso de seleccion crecido educativo con contraprestación de servicios Informes de Créditos Educativos CREDITOS EDUCATIVOS CON CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS 5 15 X Formulario Carta Justificación Crédito Fotocopia do la Cedula de Ciudadania Constancia Universidad Promedio de Notas Prospecto Programa Académico Convenio de Contraprestación de Servicios y garantías Certificado Pago de Universidad Certificacion Bancana Orden de Desembolso Acta Liquidacion del Convenio Comunicaciones oficiales relacionadas con el crédito educativo con contraprestacion de servicios En caso de adicion Carta Justificacion Credito Adicion del Convenio Inicial SOLICITUDES NO APROBADAS DE CREDITOS EDUCATIVOS 2 0 Dejar una muestra, seleccionar aleatonamente cinco carpetas de Creddos Educativos con Contraprestación de Servicios, por cada año de production documental, los demos documentos se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Porque la informacion ha perdido su valor administrativo No tiene valores secundarios Se elimina siguiendo lo X establecido en el Manual de Procedimientos Agente Solicitudes no aprobadas de creditos educativos PROCESO DE SELECCIÓN DE DOCENTES Y/0 INVESTIGADORES 5 5 Porque la informacion ha perdido su valor administrativo adicional a esto la informacion de esta serie queda X recopilada en las carpetas de cada uno de los docentes y/o investigadores No tiene valores secundarios Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Publicacion de resultados Comunicaciones oficiales relacionadas con el proceso de seleccion de docentes y/o investigadores

8 CONTRALORIA MACROPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN ANEXO 8 -TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CODIGO GRE AX-08 Fecha 28 / Pagina 8 de 11 OFICINA PRODUCTORA OFICINA DE CAPACITACION, PRODUCCION DE TECNOLOGÍA Y COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL Hola 8 de 11 Fecha de Aprobación 2 de abnl de 2014 Versión 41 CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION GESTION PROGRAMAS ACADÉMICOS ACTIVIDADES Y EVENTOS DE CAPACITACION COMPLEMENTARIOS 5 15 X Porque la documentación que conforma esta subsane documental hace parte de la mamona Instducional Inscnpuones recibidas Formato Mano de Registro y Control de Eventos Académicos Registro de Participantes Informe Final del Curso con No de Acta Comunicaciones oficiales relacionadas con actividades y eventos de capacitación complementamos DISEÑO DE CURSOS Y MATERIAL DIDÁCTICO 5 15 X Porque la documentación que conforma esta subsene documental hace parte de la mamona Institucional Plan de trabajo Comunicaciones oficiales relacionadas con el diseño de cursos y matenal didáctico Contenidos Académicos del Curso INFORME FINAL DE CURSOS PRESENCIALES 5 15 X Porque la documentación que conforma esta subsane documental hace parte de la memona Institucional Inscnpciones recibidas Formato Mano de Registro y Control de Eventos Académicos Registro de Participantes Consolidado de Asistencia Calificaciones Consolidado de la Evaluación de Reaccion Informe Final del Curso con No de Acta Comunicaciones oficiales relacionadas con el informe final de cursos presenciales INFORME FINAL DE CURSOS VIRTUALES 5 15 X Porque la documentación que conforma esta subsane documental hace parte de la mamona Institucional Inscnpnones recibidas Registro de Participantes Calificaciones Consolidado de Evaluación de Reaccion Informe Final de Curso con No de Acta Comunicaciones oficiales relacionadas con el informe final de cursos virtuales PROPUESTAS Y OFERTAS ACADÉMICAS 1 0 X Propuestas y Ofertas Académicas Comunicaciones oficiales relacionadas con propuestas y ofertas académicas Se elimina por que es de carácter informativo No tiene valores secundarios Para la eliminación se debe seguir lo establecido en el Manual de Procedimientos Ingente PROYECTO ESCUELA DE ALTOS ESTUDIOS EN CONTROL FISCAL 6 10 X Porque la documentación que conforma esta sena documental hace parte de la mamona Institucional Proyecto Educativo Institucional Estructura de la Escuela Estatutos de la Escuela Asignación de recursos para la Escuela Procedimientos Reglamentos Acuerdos de Creación Modificación Programas Curnculares Comunicaciones oficiales relacionadas con el proyecto Escuela de Altos Estudios en Control Fiscal e

9 CONTRALORIA MACROPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD VERSION 2 0 PROCESO. ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN Fecha 28 / 07 / 2011 ANEXO 8 - TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página 9 de 11 OFICINA PRODUCTORA OFICINA DE CAPACITACIÓN, PRODUCCIÓN DE TECNOLOGIA Y COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL Hola 9 de 11 Fecha da Aprobacion 2 de abnl de 2014 Versión 41 SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES GESTION RETENCION REGISTROS DE CONTROL DE SERVICIOS DE REGISTRO DE CONTROL DE CONSULTA Formato de solicitud y registro del servicio de consulta - GRE AX-16 Comunicaciones oficiales relacionadas con registro de control de consulta REGISTRO DE CONTROL DE PRESTAMO Formato de solicitud y registro del servicio de préstamo - GRE AX-15 Comunicaciones oficiales relacionadas con registro de control de préstamo REGISTRO DE CONTROL DE REPROGRAFIA Formato de solicitud y registro del servicio de reprografia - GRE AX-17 Comunicaciones oficiales relacionadas con registro de control de reprografia y Se elimina porque pierde sus valores pnmanos y no posee valores secundanos Se elimina siguiendo lo establecido ''s en el manual de procedimientos vigentes REGISTROS DE CONTROL DE SERVICIOS DE BIBLIOTECA 3 0 x Se elimina dado que la información solo soporta la etapa de gestión No tiene valores sesundanos Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente REGISTRO DE CONTROL DE PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO Convenio Interbibliotecano Formato de Préstamos Interbibliotecanos Formato a la biblioteca prestamista Formato de Presentacion Funcionan Comunicaciones oficiales relacionadas con registro de control de prestamo interbibliotecano REGISTRO DE CONTROL DE PRÉSTAMO Y CONSULTA Formato de prestamo y consulta Comunicaciones oficiales relacionadas con registro de control de prestamo y consulta REQUERIMIENTOS DE SERVICIOS PARA CAPACITACION REQUERIMIENTOS DE FUNCIONAMIENTO 10 0 Comunicaciones oficiales relacionadas con requenmientos de funcionamiento Estudios y documentos previos Designacion de supervisión e Informes Copia del Acta de Liquidacion REQUERIMIENTOS DE INVERSION 10 0 Comunicaciones oficiales relacionadas con requenmientos de inversion Estudios y documentos previos Designacion de supervision e Informes Copia del Acta de Liquidacion REQUERIMIENTOS NO APROBADOS Y/O NO AUTORIZADOS 5 0 Comunicaciones oficiales relacionadas con requerimientos no aprobados y/o no autonzados SISTEMA DE INFORMACION BIBLIO Se elimina porque la informacion ha perdido su valor administrativo y disciplinario y los documentos originales X reposan en la Direccion de Recursos Fisicos Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Se elimina porque la informacion ha perdido su valor administrativo y disciplinario y los documentos originales X reposan en la Direccion de Recursos Fisicos Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Se elimina porque la información ha perdido su valor administrativo y disciplinario y los documentos originales X reposan en la areccion de Recursos Fisicos Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Información consolidada se elimina porque pierde su valor primario legal y administrativo y no posee valores X secundarios La conservacion de la informacion se realizará por medio de copias de seguridad las cuales quedaran en la Oficina de Sistemas Registro de material bibliografico (Documento Electronico) Registro de consultas recibidas (Documento Electronico) Registro de prestamos (Documento Electronico)

10 CONTRALORIA MACROPROCESO GESTION DE RECURSOS DE LA ENTIDAD PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACION Fecha 28 / 07 / 201 ANEXO 8 - TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Pagina 10 de 11 OFICINA PRODUCTORA OFICINA DE CAPACITACION, PRODUCCION DE TECNOLOGIA Y COOPERACION TÉCNICA INTERNACIONAL Hola 10 de 11 Fecha de Aprobacron 2 de abril de 2014 Version 41 HETENCION GESTION SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD 5 5 X Se conservan porque hacen parte de la memoria institucional ACCIONES DE MEJORA Comunicación oficial remitiendo la acción de mejora Formato propuesta de mejora continua y actualizacion de documentos APP F-01 Comunicaciones oficiales relacionadas con acciones de mejora ACTAS DE CIRCULO DE MEJORAMIENTO Actas de circulo de mejoramiento Anexos Comunicaciones oficiales relacionadas con actas de circulo de mejoramiento MANUALES DE S Manuales de Procedimientos de los Macroprocesos Procedimientos Instructivos Comunicaciones oficiales relacionadas con manuales de procedimientos, procedimientos e instructivos MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL (Solo para Macroprocesos) Formato "Mapa de Riesgos Institucional" - DET AX-01 Comunicaciones oficiales relacionadas con el mapa de nesgos institucional PLAN DE ACCIÓN Plan de accion Comunicaciones oficiales relacionadas con el plan de acción PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Plan de mejoramiento institucional Copia informe de auditorio Comunicaciones oficiales relacionadas con el plan de mejoramiento institucional SOLICITUDES DE AJUSTES AL PLAN GENERAL DE AUDITORIA 5 5 y Se elimina porque la información se consolida en la Oficina de Planeación Se elimina siguiendo el procedimiento 's vigente Solicitud de ajustes al Plan General de Auditoria Respuesta a solicitud Acta de comité sectorial

11 e e 99MTe.951/2 MACROPROCESO. GESTIÓN DE RECURSOS DE L j ENTIDAD PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN VFRSION 2.0 Fecha 28 / 07 / 2011 ANEXO 8 - TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página 11 de 11 DEPENDENCIkDESPACHO DEL VICECONTRALOR OFICINA PRODUCTORA OFICINA DE CAPACITACION, PRODUCCION DE TECNOLOGIA Y COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL Hola 11 de 11 Fecha de Aprobación 2 de abril de 2014 Version 41 GESTIÓN RE l'encion S m O CT E SUPERVISIÓN DE CONTRATOS 5 0 X Se elimina porque la documentation onginal reposa en el Contrato, en la Dirección de Recursos Físicos Se eliminan siguiendo lo establecido en el procedimiento vigente Certificaclones Copa de informes de supervisión Copia de Actas de supermion Comunicaciones oficiales relacionadas con supervisión de contratos Anexos SELECCIÓN MICROFILMACIÓN DIGITALIZACIÓN CONSERVACION TOTAL ELIMINACIÓN CONVENCIONES s M D CT E G 1 FIRMA BELA ALVEZ LESVIA DEL SOCORRO MOLINA QUINTERO Gerente de Geshon Administrativa y Financiera Directora de Imprenta, Archivo y Correspondencia - Secretan Comite Contralona General de la Republica Contraloría General de la Republica Alc-ai.ku GyeÁ; r`--te Mc. Le )4 \ "extocit.3rk