TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO

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1 TABLA DE RETENCIÓN Página 1 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 100 PERSONERA MUNICIPAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité Directivo. Acta.. ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité Comunicaciones. Acta.. ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión Revisión por la Dirección. Acta.. ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión Veeduría a Curaduría. Acta.. proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico. proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico. proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico. proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se

2 TABLA DE RETENCIÓN Página 2 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 100 PERSONERA MUNICIPAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión Personería al día. Acta.. ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión de Participación y/o comisión. Acta.. ACTOS ADMINISTRATIVOS. Acuerdos. Proyecto de Acuerdo. Acuerdos X X proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico ACTOS ADMINISTRATIVOS. Resoluciones. Resolución X X proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico.

3 TABLA DE RETENCIÓN Página 3 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 100 PERSONERA MUNICIPAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES COMUNICACIONES OFICIALES. Circulares. Circular.. COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados Internos. Comunicado. Respuesta.. Cumplido el término de retención en el Archivo Central, proceder a del 10% de las circulares normativas y se transfiere al archivo Histórico, las circulares informativas se proceden a eliminar. proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.

4 TABLA DE RETENCIÓN Página 4 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 100 PERSONERA MUNICIPAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Derechos de Petición Recibidos. Anexo Memorandos. Memorando. Anexo. proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso. Cumplido el término de retención en el Archivo Central, proceder a de los 10% de los memorandos más relevantes y se transfiere al archivo Histórico, los demás se proceden a eliminar.

5 TABLA DE RETENCIÓN Página 5 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 100 PERSONERA MUNICIPAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Despachos Comisorios. Despacho Comisorio. Comunicado. Anexo. Respuesta. A partir de que se cumpla la comisión de práctica de pruebas o de notificación, efectuadas por solicitud y para apoyo de otras entidades, y agotados los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar el comunicado y soporte de envió y lo demás proceder a eliminar toda vez que los documentos generados en este proceso se remiten a las entidades que le solicitan este apoyo a la Personería en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales INFORMES. Informes Organismos de Control. Procuraduría. Comunicado. Informe. 1 4 X X digitalizar y transferir al Archivo Histórico.

6 TABLA DE RETENCIÓN Página 6 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 100 PERSONERA MUNICIPAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES INFORMES. Informes Organismos de Control. Rendición de Cuentas a la Comunidad. Comunicado. Informe. INFORMES. Informes Organismos de Control. Defensoría del Pueblo. Comunicado. Informe. INFORMES. Informes Organismos de Control. Contraloría Municipal de Envigado. Comunicado. Informe. 1 4 X X 1 4 X X 1 4 X X digitalizar y transferir al Archivo Histórico. digitalizar y transferir al Archivo Histórico. digitalizar y transferir al Archivo Histórico.

7 TABLA DE RETENCIÓN Página 7 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 100 PERSONERA MUNICIPAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES INFORMES. Informes Organismos de Control. Archivo General de la Nación Archivo Histórico de Antioquia. Comunicado. Informe. INFORMES. Informes Organismos de Control. Concejo Municipal de Envigado Informe.. INFORMES. Informes Organismos de Control. Departamento Administrativo de la Función Pública DAF. Informe.. INFORMES. Informe de Derechos Humanos. Informe. 1 4 X X 1 4 X X 1 4 X X 1 4 X X X digitalizar y transferir al Archivo Histórico. digitalizar y transferir al Archivo Histórico. digitalizar y transferir al Archivo Histórico. digitalizar. AGN. Acuerdo , ART 18. Una vez cumplido el tiempo de retención

8 TABLA DE RETENCIÓN Página 8 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 100 PERSONERA MUNICIPAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES en el A.C. trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto ) por ser DDHH PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Comunicación Pública. Plan de Medios de Comunicación. Prensa. Televisión. Radio PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Comunicación Pública. Plan de Comunicación Organizacional. Boletín Interno Publicaciones en cartelera. Correo electrónico. Página web. Redes sociales. 1 8 X X 1 4 X X proceder a digitalizar y seleccionar el boleten de más impacto y transferir al archivo Histórico, los demás se Nota: Si esta en formato electrónico, se custodia en su formato original y se trasfiere al Archivo Histórico. proceder a digitalizar y seleccionar el boleten de más impacto y transferir al archivo Histórico, los demás se Nota: Si esta en formato electrónico, se custodia en su formato original y se trasfiere al Archivo Histórico.

9 TABLA DE RETENCIÓN Página 9 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 100 PERSONERA MUNICIPAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Comunicación Pública. Cartillas institucionales. 1 4 X X transferir al Archivo Histórico PLANES Y PROGRAMAS. Programas de Auditorias. Auditorias de Certificación de Calidad Icontec. Programa. Informe de auditoría.. X se seleccionarán los informes finales para su transferirla al Archivo Histórico, lo demás proceder a eliminar. Nota: Conservar permanentemente los Certificados de Calidad y trasferir al Archivo Histórico REGLAMENTOS, MANUALES Y S. Manual de Funciones. Resolución aprobación manual de funciones. 2 5 X X digitalizar y transferir al Archivo Histórico.

10 TABLA DE RETENCIÓN Página 10 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité de Contratación. Acta. Propuestas económicas.. ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité Ética. Acta ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión de Participación y/o comisión. Acta.. COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados Internos. proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico. proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico. proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se a del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se

11 TABLA DE RETENCIÓN Página 11 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES COMUNICACIONES OFICIALES. del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se Derechos de Petición Recibidos. Seguimiento Derechos de Petición. del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso. del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se

12 TABLA DE RETENCIÓN Página 12 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso Despachos Comisorios. Despacho Comisorio Notificaciones Pruebas Declaraciones A partir de que se cumpla la comisión de práctica de pruebas o de notificación, efectuadas por solicitud y para apoyo de otras entidades, y agotados los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar el comunicado y soporte de envió y lo demás proceder a eliminar toda vez que los documentos generados en este proceso se remiten a las entidades que le solicitan este apoyo a la Personería en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales CONTRATOS. Contrato de Arrendamiento. Estudios Previos Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal 1 20 X X proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo

13 TABLA DE RETENCIÓN Página 13 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Certificado Disponibilidad Presupuestal Invitación contratación directa arrendamiento de inmueble Propuesta Económica Escritura publica Certificado de libertad y Tradición Certificado Antecedentes Judiciales Certificado del Boletín Fiscal Contraloría Certificado Antecedentes Disciplinarios Procuraduría Acta de evaluación contratación directa arrendamiento de inmueble Resolución que determina la modalidad contractual, arrendamiento de inmueble. Solicitud Registro Disponibilidad Presupuestal Registro Disponibilidad Presupuestal Contrato Acta de Designación de Interventora y/o Supervisión Acta de Inicio Informe de Interventoría y/o Supervisión Acta de Pago Actas de Adición y/o Modificación Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación de las tipologías documentales.

14 TABLA DE RETENCIÓN Página 14 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Cesión o suspensión y reinicio de Contrato Acta de liquidación, si fuere el caso CONTRATOS. Contrato de Compraventa. Estudios previos Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal Certificado Disponibilidad Presupuestal Cotización Análisis precios del mercado Conformación comité asesor Invitación publica Propuestas económicas Acta de cierre Informe de evaluación Aceptación de la oferta Designación de supervisor y/o interventor Solicitud disponibilidad presupuestal Registro disponibilidad presupuestal Acta de inicio Informe de Interventoría y/o Supervisión 1 20 X X proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación de las tipologías documentales.

15 TABLA DE RETENCIÓN Página 15 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Acta de Pago Actas de Adición y/o Modificación Cesión o suspensión y reinicio de Contrato Acta de liquidación, si fuere el caso CONTRATOS. Contrato de Seguros y/o pólizas. Seguro de Vida. Póliza todo riesgo X X proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación de las tipologías documentales.

16 TABLA DE RETENCIÓN Página 16 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES CONTRATOS. Contrato de Prestación de Servicios. Estudios previos Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal Certificado Disponibilidad Presupuestal Certificación de No existencia de personal Invitación contratación y condiciones mínimas Propuesta económica Certificación de aptitud laboral Certificado de existencia y representación legal Acta de evaluación de contratación Certificado de idoneidad y experiencia Certificado de inhabilidades e incompatibilidades Actas de conformación del comité asesor y evaluador resolución de adjudicación Certificado de afiliación a seguridad social Certificado de procuraduría contraloría DAS Solicitud registro disponibilidad presupuestal Registro disponibilidad presupuestal 1 20 X X proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación de las tipologías documentales. Los contratos que tengan relación con investigaciones en DH se custodiaran permanentemente.

17 TABLA DE RETENCIÓN Página 17 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Contrato Acta de Designación de Interventora y/o Supervisión Informe de Gestión/Contratistas Informe de Interventoría y/o Supervisión Acta de Pago Actas de Adición y/o Modificación Cesión o suspensión y reinicio de Contrato Acta de liquidación, si fuere el caso CONTRATOS. Contrato de Suministros. Estudios previos Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal Certificado Disponibilidad Presupuestal Designación del comité asesor y evaluador Invitación publica Estudios previos Propuestas económicas Publicación de la verificación de requisitos y evaluación en SECOP Publicación de la aceptación de la oferta Resolución de adjudicación Publicación de adjudicación en el SECOP 1 20 X X proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación de las tipologías documentales.

18 TABLA DE RETENCIÓN Página 18 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Acta de designación de supervisor y/o interventor Acta de inicio Acta de supervisión y/o ejecución Acta final y/o liquidación. CONTRATOS. Contrato y/o convenio Interadministrativo. Estudios previos Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal Certificado Disponibilidad Presupuestal Certificación de No existencia de personal Invitación contratación y condiciones mínimas Propuestas económicas Certificado de existencia y representación legal Acta de evaluación de contratación, Certificado de idoneidad y experiencia, Certificado de inhabilidades e incompatibilidades, Actas de conformación del comité asesor y evaluador, resolución de adjudicación Certificado de afiliación a seguridad social, 1 20 X X proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación de las tipologías documentales.

19 TABLA DE RETENCIÓN Página 19 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Certificado de procuraduría contraloría DAS, Solicitud registro disponibilidad presupuestal, Registro disponibilidad presupuestal, Contrato, Acta de Designación de Interventora y/o Supervisión Informe de Gestión/Contratistas Informe de Interventoría y/o Supervisión Acta de Pago Actas de Adición Modificación Cesión o suspensión y reinicio de Contrato, Acta de liquidación. PROCESOS Actuaciones Judiciales. Solicitud Pronunciamiento digitalizar y trasferir al Archivo Histórico.

20 TABLA DE RETENCIÓN Página 20 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES PROGRAMAS. Veeduría Ciudadana. Inscripción veeduría. Acta de constitución. Registros del proceso de elección de los veedores. Registro de las veedurías ciudadanas Copias de las constancias de registro de las veedurías. Consolidado de registro de veedurías ciudadanas. del 10% por polo de interés los demás proceder a eliminar y transferirla al Archivo Histórico PLANES Y PROGRAMAS. Plan Presupuestal. Movimiento presupuestal. Plan de compras y contratación. 1 5 X X digitalizar y transferir al Archivo Histórico.

21 TABLA DE RETENCIÓN Página 21 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES ACTAS. Acta de Comité. Acta de Comité Capacitación y Bienestar Laboral. Acta ACTAS. Acta de Reunión. Comité Paritario de Vigía de Salud Ocupacional. Acta Solicitudes. Inspecciones de seguridad. ACTAS. Acta de Reunión. Acta de Reunión de participación y/o comisión. Acta COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados Internos. proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico. del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico. del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico. a del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se

22 TABLA DE RETENCIÓN Página 22 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES COMUNICACIONES OFICIALES. Derechos de Petición Recibidos. del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se Nota: Los comunicados relacionados con la Unidad de Victimas serán conservados en su totalidad y trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto ) por ser DDHH. Aplica para la Serie Comunicados Oficiales. del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se

23 TABLA DE RETENCIÓN Página 23 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Seguimiento Derechos de Petición. del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso. proceder a eliminar ya que este expediente no genera tramite Notificaciones de Juzgados. 1 1 X Nota: Las notificaciones donde se relacione en el tramite a la Unidad de Victimas, una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto ) por ser DDHH.

24 TABLA DE RETENCIÓN Página 24 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Despachos Comisorios. Despacho Comisorio Notificaciones Pruebas Declaraciones A partir de que se cumpla la comisión de práctica de pruebas o de notificación, efectuadas por solicitud y para apoyo de otras entidades, y agotados los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar el comunicado y soporte de envió y lo demás proceder a eliminar toda vez que los documentos generados en este proceso se remiten a las entidades que le solicitan este apoyo a la Personería en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales INFORMES Informes de Vigilancia. Proceso de Elección Popular. Registro. Informe. Registro electrónico y/o fotográfico 1 8 X X transferirla al Archivo Histórico los informes electorales, los demás se

25 TABLA DE RETENCIÓN Página 25 de 65 OFICINA PRODUCTORA: SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES 202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL HISTORIAS. Historias Laborales. Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo. Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo Documentos de identificación Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo Acta de posesión Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Penales Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios Declaración de Bienes y Rentas Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso) Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación 1 99 X X X se digitalizan, se seleccionan aquellas Historias Laborales que por sus valores históricos y culturales sean de importancia institucional, los demás se proceden a eliminar dejando una muestra del 10%. Nota: Para esta unidad documental se recomienda su permanencia en el archivo de gestión un año después de concluido el proceso. Las historias laborales de funcionarios que han tenido gran trayectoria dentro de la institución serán conservadas en su totalidad. NOTA: Esta unidad documental es administrada por la alcaldía de envigado, al igual que las prestaciones sociales.

26 TABLA DE RETENCIÓN Página 26 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario Evaluación del Desempeño. Registro de capacitaciones. Licencias y/o permisos. Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad. PLANES Y PROGRAMAS. Programa atención a Víctimas del conflicto armado interno. Notificación Resolución de Registro Único de Victimas Notificación Resolución No Inclusión Registro Único de Victimas. Resolución X X X X Su consulta es reservada solo la administración y el implicado puede acceder al expediente. digitalizar, trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto ) por ser DDHH. Por ser de reserva, solo la administración tendrá acceso a su consulta y el implicado.

27 TABLA DE RETENCIÓN Página 27 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES PLANES Y PROGRAMAS. Programa atención a Víctimas del conflicto armado interno. F-UAV-001 Formato Registró Único de Víctima. Formulario. Certificado de la Declaración. Registro envió. Registro de Atenciones FUD 1 15 X X X X digitalizar, trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto ) por ser DDHH. Nota: Se conservará el comunicado y la constancia de envió de las declaraciones, la guía de correo y el FUD comprobante de la declaración remitidos a la Unidad para la Atención integral a las Victimas y el registro de atenciones en formato electrónico. Por ser de reserva, solo la administración tendrá acceso a su consulta y el implicado PLANES Y PROGRAMAS. Programa atención a Víctimas del conflicto armado interno. Eventos a Víctimas del Conflicto Armado Interno. Programación. Registro asistencia Registro electrónico y/o fotográfico 1 5 X X del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar.

28 TABLA DE RETENCIÓN Página 28 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES PLANES Y PROGRAMAS. Plan de Capacitación y Bienestar Laboral. Plan de capacitación. Diagnostico. Plan de capacitación. Certificado de Capacitación. PLANES Y PROGRAMAS. Plan de Capacitación y Bienestar Laboral. Programa de inducción y re inducción. PLANES Y PROGRAMAS. Plan de Capacitación y Bienestar Laboral. Plan de Bienestar Laboral e Incentivos. PLANES Y PROGRAMAS. Plan de Capacitación y Bienestar Laboral. Comunicaciones. Solicitudes. Permisos. del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar. del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar. del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar. del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar.

29 TABLA DE RETENCIÓN Página 29 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Acción de Tutela. Acción Tutela Notificación. 1 5 X X X X X digitalizar, seleccionar las que impliquen temas de DDHH y transferirlas al AGN o A. General ente territorial (Decreto ). Las demás tutelas seleccionar una muestra del 10% de las acciones de tutela más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Derecho de Petición. Derecho de Petición. Notificación. 1 5 X X X digitalizar, seleccionar las que impliquen temas de DDHH y transferirlas al AGN o A. General ente territorial (Decreto ). Las demás Peticiones seleccionar una muestra del 10% de las acciones de tutela más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.

30 TABLA DE RETENCIÓN Página 30 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Habeas Corpus Habeas corpus Notificación. MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Incidente de Desacato Incidente desacato Notificación. 1 5 X X 1 5 X X X X X proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico. digitalizar, seleccionar las que impliquen temas de DDHH y trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto ). Los demás incidentes de desacato seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.

31 TABLA DE RETENCIÓN Página 31 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Interposición de Recurso de Reposición y en Subsidio de Apelación. Interposición de Recurso de Reposición y en Subsidio de Apelación. Notificación. MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Demanda de Interdicción. Demanda de interdicción. Notificación. MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Impugnación fallo de Tutela Impugnación fallo de tutela Notificación. 1 5 X X X X 1 5 X X 1 5 X X X digitalizar, seleccionar las que impliquen temas de DDHH y trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto ). Los demás recursos de reposición seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico. proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico. proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.

32 202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL TABLA DE RETENCIÓN Página 32 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES MECANISMOS DE PROTECCION DERECHOS FUNDAMENTALES. Incidente de Desacato. Incidente de Desacato Notificación 1 5 X X X digitalizar, seleccionar las que impliquen temas de DDHH y trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto ). Los demás incidentes de desacato seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.

33 TABLA DE RETENCIÓN Página 33 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 203 PERSONERA DELEGADA CIVIL Y FAMILIA SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES ACTAS. Actas de Reunión. Acta de reunión participación y/o comisión Acta.. COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados Internos. COMUNICACIONES OFICIALES. del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se a del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se

34 TABLA DE RETENCIÓN Página 34 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 203 PERSONERA DELEGADA CIVIL Y FAMILIA SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Derechos de Petición Recibidos. Seguimiento Derechos de Petición. del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso. del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.

35 TABLA DE RETENCIÓN Página 35 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 203 PERSONERA DELEGADA CIVIL Y FAMILIA SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Notificaciones de juzgados de familia. Notificaciones. Registro electrónico. del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico de las notificaciones se trasfiere al archivo central Notificaciones e intervención ante la fiscalía general de la nación y juzgados penales. Actas de destrucción. Allanamientos. Audiencias. Archivo de procesos. Vigilancia. Registro Electrónico del 10% de las actuaciones más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico de las notificaciones se trasfiere al archivo central.

36 TABLA DE RETENCIÓN Página 36 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 203 PERSONERA DELEGADA CIVIL Y FAMILIA SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Despachos Comisorios. Despacho Comisorio Notificaciones Pruebas Declaraciones A partir de que se cumpla la comisión de práctica de pruebas o de notificación, efectuadas por solicitud y para apoyo de otras entidades, y agotados los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar el comunicado y soporte de envió y lo demás proceder a eliminar toda vez que los documentos generados en este proceso se remiten a las entidades que le solicitan este apoyo a la Personería en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales PLANES Y PROGRAMAS. Programa de visitas y verificación de los derechos. Acta de visita revisión procesos juzgados de familia. Acta. Registro Electrónico del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico de las notificaciones se trasfiere al archivo central.

37 TABLA DE RETENCIÓN Página 37 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 203 PERSONERA DELEGADA CIVIL Y FAMILIA SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES PLANES Y PROGRAMAS. Programa de capacitación en derechos humanos. Capacitación a entidades y establecimientos públicos educativos. Registro de Asistencia Registro electrónico y/o fotográfico PLANES Y PROGRAMAS. Eventos. Eventos Personeros Estudiantiles Registro de Asistencia Registro electrónico y/o fotográfico PLANES Y PROGRAMAS. Eventos. Eventos de Formación a la comunidad Registro de Asistencia Registro electrónico y/o fotográfico 1 4 X X 1 4 X X 1 4 X X del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico y fotográfico de las notificaciones se trasfiere al archivo central. del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico y fotográfico de las notificaciones se trasfiere al archivo central.

38 TABLA DE RETENCIÓN Página 38 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 203 PERSONERA DELEGADA CIVIL Y FAMILIA SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES PLANES Y PROGRAMAS. Eventos. Día internacional de los derechos humanos. Registro de Asistencia Registro electrónico y/o fotográfico MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Acción Popular. Acción Popular. Notificación. MECANISMOS DE PROTECCION DERECHOS FUNDAMENTALES. Demanda de Interdicción. Demanda de interdicción Notificación 1 4 X X 1 5 X X 1 5 X X del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico y fotográfico de las notificaciones se trasfiere al archivo central. proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de las acciones populares más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico. proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de las demandas de interdicción más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.

39 TABLA DE RETENCIÓN Página 39 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 204 PERSONERA DELEGADA VIGILANCIA CONDUCTA OFICIAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión de Participación y/o comisión. Acta.. COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados Internos. COMUNICACIONES OFICIALES. Derechos de Petición Recibidos. proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se a del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se

40 TABLA DE RETENCIÓN Página 40 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 204 PERSONERA DELEGADA VIGILANCIA CONDUCTA OFICIAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso Seguimiento Derechos de Petición. del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.

41 TABLA DE RETENCIÓN Página 41 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 204 PERSONERA DELEGADA VIGILANCIA CONDUCTA OFICIAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Despachos Comisorios. Despacho Comisorio Notificaciones Pruebas Declaraciones A partir de que se cumpla la comisión de práctica de pruebas o de notificación, efectuadas por solicitud y para apoyo de otras entidades, y agotados los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar el comunicado y soporte de envió y lo demás proceder a eliminar toda vez que los documentos generados en este proceso se remiten a las entidades que le solicitan este apoyo a la Personería en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales INFORMES Informes de Vigilancia. Visitas Administrativas. Programa de Visitas Administrativas Notificación Visita Administrativa Plan Visitas Administrativas Lista de Chequeo Visitas administrativas Acta Visita Administrativa Informe de Visita Administrativa. Una vez concluida la vigilancia administrativa y cumplido el tiempo de se digitaliza, selecciona un muestreo aleatorio del 10% para transferir al Archivo Histórico; los demás documentos proceder a eliminarlos ya que los originales se pueden recuperar en los archivos de las entidades vigiladas.

42 TABLA DE RETENCIÓN Página 42 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 204 PERSONERA DELEGADA VIGILANCIA CONDUCTA OFICIAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación documental PROCESOS Quejas. Recepción de Queja Indagación preliminar Remisión de Queja ente competente PROCESOS Quejas Policivas. Recepción de Queja Indagación preliminar Versión libre Declaración Juramentada. Auto Petición de prueba del 10% por polo de interés y trasferir al Archivo Histórico, los demás proceder a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación documental. del 10% por polo de interés y trasferir al Archivo Histórico, los demás proceder a eliminar.

43 TABLA DE RETENCIÓN Página 43 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 204 PERSONERA DELEGADA VIGILANCIA CONDUCTA OFICIAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Remisión de Queja ente competente Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación documental. PROCESOS Procesos Disciplinarios. Es conformada por la Queja Apertura de la indagación preliminar Notificación auto de apertura indagación preliminar Citación para versión libre Recepción de la versión libre Citación declaración juramentada Recepción declaración juramentada Proferir auto de petición de prueba Inicio investigación disciplinaria Comunicación auto de investigación Citación declaración versión libre Recepción declaración versión libre Decretar pruebas de oficio si es necesario y practicarlas Cierre investigación disciplinaria Solución del recurso de reposición 1 8 X X retención en el Archivo Central del 10% por polo de interés y trasferir al Archivo Histórico, los demás proceder a eliminar. Nota: Se custodiaran los procesos de mayor relevancia. Ley 734 de 2002, articulo 30.

44 TABLA DE RETENCIÓN Página 44 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 204 PERSONERA DELEGADA VIGILANCIA CONDUCTA OFICIAL SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Formulación de los pliegos de cargos Comunicación de pliegos de cargos Notificación de los pliegos Fallo de primera instancia Comunicación fallo Notificación personalmente Recurso de apelación Admisión o inadmisión y controlar los registros.

45 TABLA DE RETENCIÓN Página 45 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 205 PERSONERA DELEGADA DERECHOS HUMANOS SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES ACTAS. Acta de Reunión. Acta de Consejo de Disciplina Cárcel Municipal de Envigado. Acta ACTAS. Acta de Reunión. Acta de Reunión de participación y/o comisión. Acta COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados Internos. Intervenciones comisarías de Familia del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico. del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico. a del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se a del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se

46 TABLA DE RETENCIÓN Página 46 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 205 PERSONERA DELEGADA DERECHOS HUMANOS SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES COMUNICACIONES OFICIALES. del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se Derechos de Petición Recibidos. Seguimiento Derechos de Petición. del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso. del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se

47 TABLA DE RETENCIÓN Página 47 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 205 PERSONERA DELEGADA DERECHOS HUMANOS SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso Despachos Comisorios. Despacho Comisorio Notificaciones Pruebas Declaraciones A partir de que se cumpla la comisión de práctica de pruebas o de notificación, efectuadas por solicitud y para apoyo de otras entidades, y agotados los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar el comunicado y soporte de envió y lo demás proceder a eliminar toda vez que los documentos generados en este proceso se remiten a las entidades que le solicitan este apoyo a la Personería en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales.

48 TABLA DE RETENCIÓN Página 48 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 205 PERSONERA DELEGADA DERECHOS HUMANOS SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES INSTRUMENTOS DE CONTRO Y REGISTRO. Registros. Intervención comisarías de familia del 10% de las intervenciones más relevantes, transferirla al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Visitas y Verificación de los Derechos. Acta de visita verificación de los derechos de los reclusos. Acta de verificación. PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Visitas y Verificación de los Derechos. Acta de visita centros gerontológicos. Acta de verificación. del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar. del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar.

49 TABLA DE RETENCIÓN Página 49 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 205 PERSONERA DELEGADA DERECHOS HUMANOS SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Visitas y Verificación de los Derechos. Acta de visita Institución Prestadora del Servicio (IPS) Acta de verificación. PLANES Y PROGRAMAS. Programa de visitas y verificación de los derechos. Acta de visita centros de emergencia. Acta de verificación. PLANES Y PROGRAMAS. Programa de visitas y verificación de los derechos. Acta de visita URI. Acta de verificación. PLANES Y PROGRAMAS. Programa de visitas y verificación de los derechos. Acta de visita estación de policía. Acta de verificación. del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar. del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico

50 TABLA DE RETENCIÓN Página 50 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 301 ABOGADO ASESOR SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité Administrativo. Acta.. ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión de Participación y/o Comisión. Acta.. COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados Internos. Comunicado. Respuesta.. digitalizar y transferir al Archivo Histórico. proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.

51 TABLA DE RETENCIÓN Página 51 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 301 ABOGADO ASESOR SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Derechos de Petición Recibidos. del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso Seguimiento Derechos de Petición. del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.

52 TABLA DE RETENCIÓN Página 52 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 301 ABOGADO ASESOR SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Despachos Comisorios. Despacho Comisorio Notificaciones Pruebas Declaraciones A partir de que se cumpla la comisión de práctica de pruebas o de notificación, efectuadas por solicitud y para apoyo de otras entidades, y agotados los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar el comunicado y soporte de envió y lo demás proceder a eliminar toda vez que los documentos generados en este proceso se remiten a las entidades que le solicitan este apoyo a la Personería en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales.

53 TABLA DE RETENCIÓN Página 53 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 302 ASESOR CONTROL INTERNO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité Coordinador de Control Interno. Acta.. ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión de Participación y/o Comisión. Acta.. COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados Internos. Comunicado. Respuesta.. proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico. proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.

54 TABLA DE RETENCIÓN Página 54 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 302 ASESOR CONTROL INTERNO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES COMUNICACIONES OFICIALES. Encuestas Autoevaluación del Control Clima organizacional. Necesidades y expectativas. 1 1 X X del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se INFORMES. Informes Organismos de Control Informes de Seguimiento. Plan de acción Requisitos Ley de trasparencia Gobierno en línea Objetivos de calidad Operatividad de comités Pormenorizado control interno Legalidad del software Austeridad del gasto Seguimiento plan anticorrupción Seguimiento y consolidado PQRS digitalizar y transferir al Archivo Histórico.

55 TABLA DE RETENCIÓN Página 55 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 302 ASESOR CONTROL INTERNO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES PLANES Y PROGRAMAS. Programas de Auditorias. Auditorías Internas de Calidad. Programa.. Informe de auditoría.. PROGRAMAS. Programas de Auditorias. Auditorias de Control Interno. Programa.. Informe de auditoría.. proceder a digitalizar y seleccionar el informe final de auditoría para transferir al Archivo Histórico, los demás documentos proceder a eliminarlos. proceder a digitalizar y seleccionar el informe final de auditoría para transferir al Archivo Histórico, los demás documentos proceder a eliminarlos.

56 TABLA DE RETENCIÓN Página 56 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 401 PROFESIONAL UNIVERSITARIA SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados Internos. COMUNICACIONES OFICIALES. Derechos de Petición Recibidos. a del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.

57 TABLA DE RETENCIÓN Página 57 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 401 PROFESIONAL UNIVERSITARIA SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Seguimiento Derechos de Petición. Quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones. Quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones. QRSF Respuesta Encuestas Encuesta satisfacción a clientes. Encuesta informe. 1 1 X X 1 1 X X del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso. del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se

58 TABLA DE RETENCIÓN Página 58 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 401 PROFESIONAL UNIVERSITARIA SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES Encuestas Encuesta satisfacción a usuarios visitantes. Encuesta informe. Encuestas Encuesta satisfacción a la comunidad. Encuesta informe. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registros. Registro de Mantenimiento a la Infraestructura. Diagnóstico de la infraestructura Plan de mantenimiento preventivo de la infraestructura Registro mantenimiento a la infraestructura. 1 1 X X 1 1 X X 1 2 X X del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se

59 TABLA DE RETENCIÓN Página 59 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 401 PROFESIONAL UNIVERSITARIA SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registros. Registro, Administración y Control de Insumos. Solicitud pedido. Planilla de entrega de insumos Informe de inventario. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGSITRO. Bases de Datos Sistema de Gestión de Integral. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGSITRO. Bases de Datos Programa SIP INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Bases de Datos BPMS Gestor Documental REGLAMENTOS, MANUALES Y S. Procedimientos. 1 2 X X 1 4 X X 1 4 X X 1 4 X X 1 3 X X del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se transferir al Archivo Histórico transferir al Archivo Histórico transferir al Archivo Histórico proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico.

60 TABLA DE RETENCIÓN Página 60 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 501 TECNICA OPERATIVA SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité de Archivo Acta.. COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados Internos. Comunicado. Respuesta.. COMUNICACIONES OFICIALES. Colecciones Facticias Libros Cd s Folletos - cartillas proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico. proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se

61 TABLA DE RETENCIÓN Página 61 de 65 OFICINA PRODUCTORA: 501 TECNICA OPERATIVA SERIE, SUBSERIE, UNIDAD Y TIPOS ES INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registros. Registro Préstamo de Expedientes Archivo Central Registro. PROGRAMA Programa de gestión documental. Formato Único de Inventario Documental. PROGRAMA Programa de gestión documental. Tablas de Retención Documental. 1 2 X 5 7 X X 3 6 X X proceder a eliminar. proceder a digitalizar ya que es un documento de consulta para verificar que expedientes se encuentra en custodia en el Archivo Central e Histórico. proceder a digitalizar y conservar en el Archivo Histórico, ya que determina los tiempos de custodia de los expedientes y su producción.