UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 11 A01 ACREDITACIÓN A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X Cronograma de actividades Informes proceso de autoevaluación Informe final de autoevaluación Informe de evaluación interna Informe de evaluación externa Documentos de comentarios de la Institución a la evaluación externa Concepto del Consejo Nacional de Acreditación Acto Administrativo de aprobación A02 ACTAS A02.19 Actas de Comité de Internado 3 7 X X A02.34 Actas de Consejo de Escuela 3 7 X X A02.52 Actas Comité Reforma Curricular 3 7 X X

2 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 2 de: 11 A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación B02 BOLETINES B02.03 Boletines Informativos Medinotas 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo C04 CIRCULARES C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo C05 CONCEPTOS C05.01 Conceptos Especializados para Juzgados 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud Concepto C09 CONTRATACIÓN

3 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 3 de: 11 C09.01 Contratos de Arrendamiento 2 18 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Solicitud Minuta del contrato (si aplica) Factura Copia de la consignación u orden de pago Formato de pago derechos de autor Correspondencia C09.02 Contratos de Consultoría 2 18 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Minuta del contrato Pólizas Informe inicial Informe de avances Adicionales (Otro sí) Informe Final C09.05 Contratos de Obra 2 18 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Minuta del contrato

4 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 4 de: 11 Pólizas Recibo de impuesto de timbre Paz y salvo departamental Recibo de publicación en la Gaceta Certificado de la Cámara de Comercio Acta de inicio Informes de Interventoría Adicionales (Otro sí) Acta de entrega de obra Acta de liquidación del contrato C09.06 Contratos de Prestación de Servicios 2 18 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Minuta del contrato Pólizas Recibo de impuesto de timbre Paz y salvo departamental Recibo de pago de estampillas Recibo de publicación en la Gaceta Certificado de la Cámara de Comercio

5 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 5 de: 11 C09.08 Orden de Compra 3 7 X X Cotizaciones Pólizas (si aplica) Factura C09.10 Orden de Pago 3 7 X X Factura C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 7 X X Factura o cuenta de cobro Fotocopia de afiliación a salud y pensión Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C09.12 Orden de Trabajo 3 7 X X Cotizaciones Pólizas

6 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 6 de: 11 Acta de inicio Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión Acta de reiniciación Acta de liquidación Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C10 CONVENIOS C10.03 Convenios de Prestación de Servicios 2 0 X Solicitud del servicio Carta de aceptación Minuta del convenio Informes Actas de avance Facturas D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X X Se conserva como parte de la memoria institucional de la UIS E02 ELECCIONES

7 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 7 de: 11 E02.02 Elecciones de Representante de Docentes al Consejo de 1 0 X La información esta condensada en los actos administra- Escuela tivos de nombramiento Listado de Docentes Acta de Escrutinio Carta de remisión del Acta al Decanato E02.06 Elección de Representante de Estudiantes al Consejo de 1 0 X La información esta condensada en los actos administra- Escuela tivos de nombramiento Lista de estudiantes Acta de escrutinio Carta de remisión del Acta al Decanato E05 EVENTOS E05.01 Eventos Académicos 5 15 X X Inscripciones Programación Solicitud de Patrocinio Avisos Publicitarios Fotos del evento Videos del evento

8 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 8 de: 11 G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Acuerdos de pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud cobro jurídico (Si aplica) I01 INFORMES I01.02 Informes a Entes de Control 2 3 X Se elimina porque la información está registrada en el Solicitud consecutivo de correspondencia despachada Respuesta I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión I01.11 Informes de Laboratorio 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato

9 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 9 de: 11 P03 PLANES P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P09 PROGRAMAS P09.07 Programas de Educación no Formal 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Programas Formatos hojas de vida Formularios de inscripción Recibos de pago o consignación Listado de inscritos Carta de remisión de listados de graduados a la Dirección de Admisiones y Registro Académico P09.18 Programas de Especialidades Médicas 1 10 X X (Proceso de selección y admisión) Convocatoria a inscripciones

10 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 10 de: 11 Avisos de difusión en hospitales y universidades Recibo de pago de inscripción Formulario de inscripción Fotocopia del diploma Certificado de rural Notas Acta de evaluación de las hojas de vida de los aspirantes Formato de prueba psicotécnica Cuadro de asignación de cupos Copia Acta de Consejo de Escuela con lista de admitidos Copia del programa del curso de inducción R01 REGISTROS R01.03 Registro de Afiliación a EPS (Especialidades Médicas) 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Formato R01.04 Registro de Afiliación de Estudiantes para el Cubrimiento 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo de Responsabilidades Formato

11 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 11 de: 11 R01.19 Registro de Notas de Rotación 2 0 X X Formato R09 ROTACIÓN DE ESTUDIANTES 1 9 X X Carta de solicitud de rotación a la entidad u hospital Respuesta a la solicitud Notas del año de rotación de internos y/o residentes