UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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- Mercedes Villalobos Chávez
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1 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 6 C09.19 Contratos Interadministrativos 2 18 X X Se conserva como parte de la memoria institucional de Solicitud del servicio la UIS Respuesta a la solicitud Propuestas Minuta del convenio Pólizas Pago de Estampillas (si aplica) Publicación de Gaceta (Si aplica) Acta de inicio Factura de Anticipo Factura o cuenta de cobro Acta o informes técnicos (Si aplica) Acta de suspensión (Si aplica) Acta de reiniciación (Si aplica) Actas de Entrega Parcial (Si aplica) Factura o Cuenta de Cobro Parcia (Si aplica) Contrato adicional (Si aplica) Acta de Recibo Final Factura o Cuenta de Cobro Final Acta de liquidación Correspondencia
2 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 2 de: 6 C10. CONVENIOS C10.03 Convenios de Prestación de Servicios 2 18 X X Se conserva como parte de la memoria institucional Solicitud de Servicio de la UIS Carta de aceptación Minuta del Convenio Informes Actas de avance Facturas C10.11 Convenios Interadministrativos 2 18 X X Se conserva como parte de la memoria institucional Solicitud del servicio de la UIS Respuesta a la solicitud Propuestas Minuta del convenio Propuestas Pólizas Pago de Estampillas (si aplica) Acta de inicio Factura de anticipo Factura o cuenta de cobro
3 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 3 de: 6 Acta o informes técnicos (Si aplica) Acta de suspensión (Si aplica) Acta de reiniciación (Si aplica) Actas de Entrega Parcial (Si aplica) Factura o Cuenta de Cobro Parcia (Si aplica) Convenio adicional (Si aplica) Acta de Recibo Final Factura o Cuenta de Cobro Final Acta de liquidación Correspondencia D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X X Se conserva como parte de la memoria institucional de la UIS P11 PROYECTOS P11.02 Proyectos de Investigación con Financiación Externa 1 4 X X Los tipos documentales de la Serie Contratación se Propuesta aprobada regiran por el Estatuto de Contratación de la UIS. Aval Institucional Preconcepto ético (Si aplica) Concepto ético (Si aplica) Contrato y/o Convenio (si aplica)
4 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 4 de: 6 Contrato encargo fiduciario (Si aplica) Memorando de elaboración de contrato (Si aplica) Pólizas (si aplica) Documentos entidad externa (Si aplica) Aval Dirección de Relaciones Exteriores (Si aplica) Aval Consejo Unidad o Académico (Si aplica) Acta o carta de inicio (Si aplica) Solicitud de asignación de código presupuestal Respuesta de asignación de código presupuestal Solicitud de adición presupuestal Factura de desembolso (si aplica) Acta de Comité (si aplica) Comunicaciones Contrato de Prestación de Servicios (si aplica) Contrato de Suministro (si aplica) Orden de Compra (si aplica) Copia Orden de Compra al Exterior (si aplica) Orden de Prestación de Servicios (si aplica) Copia Orden de Prestación de Servicios al Exterior(si aplica) Orden de Trabajo (si aplica) Solicitud de Pasajes (si aplica)
5 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 5 de: 6 Orden de Consultoría (si aplica) Copia de Orden de Pago Manual al Exterior (si aplica) Gastos de Viaje (Si aplica) Auxiliaturas Estudiantiles (si aplica) Traslado de Rubros(Si aplica) Traslado de Fondos(Si aplica) Reconocimiento apoyo económico Estudiantes de Posgrado (si aplica) Formulario de Solicitud Copia Acto Administrativo Orden de Pago Manual Pagaré Carta de Instrucción Acuerdo de Confidencialidad (si aplica) Formulario de solicitud de pago Certificado Pago de Salud Reconocimiento apoyo económico Jóvenes Investigadores (si aplica) Propuestas aprobadas Convenio suscrito con Fiduprevisora Resolución(es) que avalan los pagos de apoyos económicos
6 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 6 de: 6 a los jóvenes investigadores Contratos suscritos entre los jóvenes investigadores, el tutor y el VIE Pagarés firmados Órdenes de pago manual Autorización del tutor Soporte de salud ARL Informe financiero y técnico (Si aplica) Evaluación de los informes (Si aplica) Solicitud de Prórroga/Ampliación (si aplica) Respuesta a la Solicitud de Prórroga/Ampliación (si aplica) Otro Sí al Contrato y/o Convenio (si aplica) Acta de Liquidación Evaluación final de proyecto (si aplica) Solicitud de reintegros (si aplica)
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UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO Pág. 1 de: 15 A02 ACTAS A02.97 Actas de Comité de Propiedad Intelectual 3 7 X X A02.98 Actas de Reunión de Extensión 3 7 X
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UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 1 de: 19 A02 ACTAS A02.30 Actas de Comité Operativo de Investigación y 3 7 X X Extensión A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas
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Pág. 1 de: 7 A02 ACTAS A02.03 Actas de Claustro de Profesores 3 7 X X A02.99 Actas Reunión de Profesores 3 7 X X A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor
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UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE IDIOMAS Pág. 1 de: 9 A01 ACREDITACIÓN A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X Cronograma de actividades Informes proceso de autoevaluación
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 11 A02 ACTAS A02.11 Actas de Comité de Gestión Integrado 3 5 X X A02.32 Actas de Revisión por la Dirección 3 5 X X A08 ASOCIACIONES INSTITUCIONALES 3 5 X Se elimina porque
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 7 A02 ACTAS A02.14 Actas de Comité de Departamento 3 7 X X A02.21 Actas de Comité de Posgrado 3 7 X X A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 11 A01 ACREDITACIÓN A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X Cronograma de actividades Informes proceso de autoevaluación Informe final de autoevaluación
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TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE INGENIERÍA DE PETRÓLEOS Pág. 1 de: 9 A01 ACREDITACION A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X Cronograma de actividades
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 7 A02 ACTAS A02.11 Actas de Comité de Gestión Integrado 3 7 X X A02.27 Actas de Comité Fiduciario 3 7 X X A02.32 Actas de Revisión por la Dirección 3 7 X X A02.82 Actas de
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 6 A05 ARCHIVO GRAFICO DE PLANTA FISICA P 0 X Conservación total en los equipos de Planeación con Planos Digitales respaldo en la nube Memorias de cálculo Digitales A06 AUXILIATURAS
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 6 A02 ACTAS A02.23 Actas de Comité de Sostenibilidad del Sistema 5 5 X X Contable (Cartera) A02.39 Actas de Depuración de Recaudos (Estampillas) 3 7 X X A06 AUXILIATURAS
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UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: INSTITUTO DE LENGUAS Pág. 1 de: 8 A02 ACTAS A02.65 Actas de Confidencialidad 2 3 X X A02.70 Actas Académicas 2 3 X X A02.71 Actas Administrativas 2 3 X X A06 AUXILIATURAS
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 6 CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES A02 ACTAS (AÑOS) A02.13 Actas de Comité de Control Interno 3 7 X X Actas en donde la DCIEG participa por delegación de la
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 9 A02 ACTAS A02.45 Acta de Comité Primario 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo A02.46 Actas de Coordinadores 3 7 X X A02.47 Acta de Reunión de Grupo 3 0 X
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UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE ENFERMERÍA Pág. 1 de: 10 A01 ACREDITACION A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X Cronograma de actividades Informes proceso de autoevaluación
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Pág. 1 de: 9 A02 ACTAS A02.11 Actas de Comité de Gestión Integrado 3 5 X X A02.32 Actas de Revisión por la Dirección 3 5 X X A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 6 A02 ACTAS A02.23 Actas de Comité de Sostenibilidad del Sistema 5 5 X X Contable (Cartera) A02.39 Actas de Depuración de Recaudos (Estampillas) 3 7 X X A06 AUXILIATURAS
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 5 A02 ACTAS A02.02 Actas de Calificación Definitiva P 0 X Documentos de carácter permanente A02.08 Actas de Comité de Admisiones 3 7 X X A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 7 A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación
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Pág. 1 de: 11 A01 ACREDITACION A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X Cronograma de actividades Informes proceso de autoevaluación Informe final de autoevaluación Informe de evaluación
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Pág. 1 de: 7 A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación C04 CIRCULARES
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TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 1 de: 14 A02 ACTAS A02.12 Actas de Comité de Conciliación P 0 X X A02.33 Actas de Consejo Académico P 0 X X A02.38 Actas de
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UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Pág. 1 de: 5 A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de
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UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE POSGRADOS Pág. 1 de: 10 A01 ACREDITACION A01.05 Acreditación de los Programas de Posgrado 7 3 X X A02 ACTAS A02.56 Actas Coordinación de Posgrados 3 7 X
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 5 A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación
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UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: COORDINACIÓN DE POSGRADOS Pág. 1 de: 14 A01 ACREDITACIÓN A01.05 Acreditación de los Programas de Posgrados 10 0 X A02 ACTAS A02.56 Actas Coordinación de Posgrados 3 7
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Pág. 1 de: 7 A01 ACREDITACION A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado P 0 X X Estos documentos se consideran Archivos Especiales Informe de autoevaluación y reposaran en la Oficina de Vicerrectoría
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Hoja 1 de 8 ACTAS 2 18 X X Refleja historia institucional Actas Consejo Académico Actas Actas Consejo Directivo Actas Consejo Directivo Actas de Grado Actas Actas de Posesion Personal Administrativo Fondos
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Pág. 1 de: 7 C04 CIRCULARES C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo C09 CONTRATACIÓN C09.14 Convocatoria Pública 2 18 X X Solicitud licitación o convocatoria
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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