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1 Código : E-GC-P01 Versión: 7 Página 1 de 6 1. FINCION Este procedimiento establece los criterios y requisitos a seguir para la suscripción, ejecución y control de convenios de cooperación interinstitucional de tipo nacional e internacional y/o contratos interadministrativos, para la prestación de servicios de extensión e investigación. 2. ALCANCE Aplica a todas las facultades y dependencias de la Universidad que realicen convenios con entidades públicas o privadas nacionales o internacionales. Inicia con la idea o iniciativa del convenio y termina con la liquidación y archivo del expediente. 3. ESTRUCTURA 3.1 GENERALIDAS El proceso RELACIONES INTERNACIONALES Y COOPERACION INTERINSTITUCIONAL recepciona solicitudes y proyectos de convenios tanto de las unidades académico administrativas internas, como de instituciones externas. Revisa que no exista un convenio previamente firmado con la misma institución y con el mismo objeto, y controla que se adjunten los requisitos establecidos para cada tipo de convenio. Todo convenio y/o contrato a suscribirse por la universidad contará previamente según su naturaleza, con aval del Director de Extensión universitaria, Director de investigaciones, Director de Oficina de relaciones internacionales, y Decanos para pasantías. Lo anterior con el fin de controlar y realizar seguimiento a la ejecución de estos. FINICIONES Cooperación: La cooperación consiste en el trabajo en común llevado a cabo por parte de un grupo de personas o entidades hacia un objetivo compartido, generalmente usando métodos también comunes, a cambio de trabajar de forma separada en competición. Convenio: Es un documento suscrito entre dos instituciones en el que manifiestan la voluntad y compromiso de desarrollar en forma planificada actividades de interés común sin fines de lucro. Expresa la confianza y buena voluntad entre las partes comprometidas para desarrollar actividades de cooperación mutua. Convenio Marco: Propone objetivos generales y deja abierta la posibilidad de desarrollar actividades de cooperación en diversas áreas entre las instituciones. Convenio Específico: Tiene como objetivo desarrollar programas o proyectos puntuales. Unidad Gestora o Iniciadora: Esta cumple con proponer la idea del convenio y/o contrato. Puede ser una entidad externa que hace el ofrecimiento, un servidor público docente o no de la Uptc, una Facultad, Escuela, Centro de Investigación y Extensión y/o una Dependencia (Dirección de Extensión Universitaria, Dirección de Investigaciones, Decanos y Directivos.) Según resolución 2682 de 2004 Unidad responsable: La Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional, será la encargada del procedimiento de los convenios, el perfeccionamiento del mismo, junto con los requerimientos y las condiciones para su posterior legalización, Según resolución 2682 de 2004 Unidad Decisoria:.Todo compromiso que adquiera la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia deberá ser decidido y firmado por el representante legal, que es el Rector de la misma. Previo concepto de la Oficina Jurídica. Según resolución 2682 de 2004 Unidad De Control: Cumple con una misión de control, verificación y seguimiento sobre el desarrollo y ejecución del convenio, esta será por parte de la unidad responsable y la unidad gestora o ejecutora, por un delegado de la oficina de evaluación independiente, y por el coordinador y/o supervisor delegado mediante acto administrativo por la Universidad para tal fin, quienes velarán por su estricto cumplimiento. Según resolución 4313 de 23 de octubre de 2012 Unidad de Apoyo: Está conformada por aquellos procesos que actúan en red, con el fin de apoyar la legalización y ejecución de los convenios, contratos que adquiera la Universidad. Proceso Gestión Normativa, Proceso Gestión Financiera, Proceso Gestión de Adquisición Bienes y Servicios. Se incluye por su interacción en el procedimiento Unidad Ejecutora: Realiza ordenación de gasto, acompañamiento de tipo administrativo y financiero al Supervisor y/o coordinador quien cumple las actividades de realizar informes, actas y documentos elaborados a medida que se ejecuta el contrato. Resolución 063 de 2012.

2 Código : E-GC-P01 Versión: 7 Página 2 de 6 REQUISITOS 1- SUSCRIPCIÓN CONVENIOS MARCO: Documentación que certifique la representación legal (Fotocopia de cédula y acta de posesión o cámara de comercio), o copia del documento de identidad si es una persona natural. Minuta de convenio. CONVENIOS Y/O CONTRATOS ESPECÍFICOS CON RECURSOS: Formato SIGMA E-GC-P01-F01, completamente diligenciado y firmado. Minuta de convenio. Documentos que certifiquen la representación legal (Fotocopia de cédula y acta de posesión o cámara de comercio), o copia del documento de identidad si es una persona natural. Propuesta que incluya cronograma y presupuesto, avalada técnica y financieramente por la Dirección de Extensión Universitaria o por la Dirección de Investigaciones. Certificado de disponibilidad presupuestal ( si aplica) CONVENIOS ESPECÍFICOS PARA LAS PRÁCTICAS EN LA MODALIDAD OPCION GRADO Los convenios específicos para las prácticas reguladas en la Resolución No. 016 de 2009 del Consejo Académico, los firmará el Decano de cada Facultad siguiendo el procedimiento de convenios, de acuerdo a la resolución 4313 de 2012 Formato SIGMA E-GC-P01-F01, completamente diligenciado y firmado. Documentos que certifiquen la representación legal (Fotocopia de cédula y acta de posesión o cámara de comercio), o copia del documento de identidad si es una persona natural Minuta de Convenio Cronograma de actividades,plan de trabajo a desarrollar Seguro estudiantil copia de la estampilla que va al respaldo del carnet. Fotocopia recibo de matricula Carta de aceptación de la empresa con visto bueno del Comité de Currículo 2- ADICIONES O MODIFICACIONES EN VALOR Y/O EN TIEMPO: Minuta de adición del convenio ( adición en valor o en tiempo) Certificado de disponibilidad presupuestal ( si aplica ) Justificación de la adición o modificación Plan de Manejo presupuestal ( si aplica) 3- LIQUIDACION Minuta acta de liquidación Informe financiero ingresos y gastos ( SIAFI-Centro de Costos) En caso de que el representante legal de la contraparte no sea el mismo se debe anexar los documentos de Representación Legal de la persona facultada para suscribir convenios o contratos No. 1 PENNCIA Unidad Gestora o Iniciadora: (Dirección de Extensión, Dirección de Investigaciones, Decanos, Directivos)/UPTC SCRIPCIÒN ACTIVIDAS Propone idea o iniciativa de convenio Marco o específico Radica en la Unidad de Relaciones Externas y convenios, según requisitos establecidos en generalidades, con la viabilidad y aval financiero y técnico del convenio Convenios específicos para las prácticas en la modalidad opción grado. Los decanos tendrán la Facultad de firmar los convenios, para desarrollar practicas de extensión contenidas en el literal b, articulo 1, de la resolución 16 del 2009, remitiendo con sus anexos a la Unidad Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional/UPTC. 2 Unidad responsable: Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional/UPTC Envía proyecto de convenio con los soportes a la Oficina Jurídica para que emita concepto

3 Código : E-GC-P01 Versión: 7 Página 3 de 6 3 Unidad de Apoyo: Proceso Gestión Normativa/UPTC 4 Unidad Decisoria Rectoría -Asesor/UPTC 5 Unidad responsable: Unidad Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional/UPTC Revisa la pertinencia de suscripción del convenio, si es viable jurídicamente y cuenta con los soportes requeridos en el procedimiento se envía a rectoría para firma. Adicionalmente atendiendo a la resolución 4313 de 23 de octubre de 2012, proyecta Resolución Rectoral de designación de responsable del convenio en donde se especificará además las funciones como supervisor y/o coordinador según resolución 0063 de enero de 2012, y envía para firma. Si la oficina jurídica en su concepto no da el aval, se devuelve a la Unidad de Relaciones Externas y convenios, informando sobre los posibles cambios del convenio. Punto de control. Asesor verifica el cumplimiento de requisitos anexos al convenio y pasa para firma. Firma el convenio y resolución rectoral (si aplica) se envía a la Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional Legalización Una vez firmado el convenio se procede a colocar número interno y fecha y remite original a la entidad externa. Envía copias a las unidades internas (Unidad de apoyo, Proceso Gestión Financiera), Unidad Gestora y ejecutora del convenio y la persona responsable del convenio, para que inicie su ejecución. 6 Unidad ejecutora Punto De Control (Dirección de Extensión, Dirección de Ejecución financiera Investigaciones, Decanos, Directivos) /UPTC Tramita y avala la solicitud de apertura de centro de costos para el manejo presupuestal del convenio, ante Unidad de Apoyo proceso de gestión financiera Si aplica, tramitar el acta de inicio. Asesorar, apoyar al supervisor en el desarrollo y correcta ejecución del cronograma en aspectos técnicos-, administrativos y financieros, en la adquisición de bienes y servicios 7 Supervisor Docente /Uptc Ejecución técnica Cumple las actividades de elaboración y administración de tipo administrativo, informes técnicos, actas y documentos referentes al convenio, según resolución 0063 de enero de Unidad de Apoyo Apertura de cuenta bancaria, cuando se requiera Proceso Gestión Financiera/UPTC Realizar Apertura centro de costos Unidad Administrativa y Financiera. Mediante sistema SIAFI reportes periódicos definidos en alcance y periodicidad en el convenio. Generación de reportes trimestrales SIAFI por centro de Costos de ingresos y gastos y envía a la Unidad Ejecutora para seguimiento. 9 Unidad de Apoyo Proceso Gestión de Adquisición Bienes y Tramitar las pólizas e impuesto de timbre, cuando se requiera. Servicios/UPTC Tramite de solicitudes conforme el Procedimiento de compras y servicios A-AB-P01 10 Unidad ejecutora (Dirección de Extensión, Dirección de Investigaciones, Decanos, Directivos) /UPTC La Unidad ejecutora y el supervisor del convenio, envía informes de avance técnicos y financieros de manera semestral hasta su terminación, a la Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional Si son convenios sin costo beneficio, envía la Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional un informe final de la ejecución del convenio. 11 Unidad De Control (Unidad responsable, Unidad gestora o ejecutora, Delegado de la Oficina de evaluación independiente, y Coordinador y/o Supervisor) Punto De Control Seguimiento y control Convoca a reuniones semestrales por la Unidad responsable, para analizar el cumplimento de los convenios en ejecución. 12 Supervisor Una vez finalice el término de ejecución del convenio gestiona el

4 Código : E-GC-P01 Versión: 7 Página 4 de 6 Docente /UPTC 13 Unidad Gestora o Iniciadora: Dirección de Extensión, Dirección de Investigaciones, Decanos, Directivos/UPTC 14 Unidad de Apoyo: Proceso Gestión Normativa/UPTC 15 Unidad Decisoria Rectoría -Asesor/UPTC 16 Unidad responsable: Unidad Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional/UPTC 17 Unidad responsable: Unidad Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional/UPTC acta de terminación y/o liquidación con la entidad externa, para lo cual debe adjuntar: Informe Técnico y Acta de liquidación y radica en la unidad ejecutora Liquidación Solicita a la unidad de apoyo Gestión financiera reporte financiero final (SIAFI-Centro de Costos) y reporte de Ingresos tesorería Remite a la Unidad de Apoyo: (Proceso Gestión Normativa) el acta de liquidación del convenio con los anexos para trámite, con copia a la Unidad responsable para que emita concepto de viabilidad. Revisa, si es viable jurídicamente, y envía documentos para firma. En caso contrario devuelve, con las observaciones respectivas Asesor revisa acta de liquidación y pasa para firma. Una vez firmado lo remite a la Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional y envía las copias respectivas a las Unidades gestoras pertinentes, para dar a paz y salvo al supervisor. Archiva Expediente De acuerdo con la Tabla de Retención Documental. Punto de control CONVENIOS INTERNACIONALES PENNCIA No. 18 Unidad responsable: Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional/UPTC 19 Unidad de Apoyo: Proceso Gestión Normativa/UPTC 20 Unidad Decisoria Rectoría -Asesor/UPTC 21 Unidad Gestora o Iniciadora: Dirección de Extensión, Dirección de Investigaciones, Decanos, Directivos, 22 Unidad responsable: Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional/UPTC SCRIPCIÒN ACTIVIDAS Radica minuta de convenio Entidad gestora o externa elabora la minuta de convenio. Dos originales en español y dos en la respectiva lengua ( Ingles, Francés, Alemán, Mandarín, otros) Envía a jurídica para respectivo concepto de viabilidad Revisa jurídicamente y pasa a firma. Punto de control El asesor de rectoría revisa los documentos y legalidad del convenio. Rector firma el convenio y se envía a la Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional La Unidad gestora con las unidades académicas debe realizar ejecución y desarrollo de convenio, donde la Unidad académica debe presentar el plan de estudios a la Universidad del Extranjero. Punto de control Una vez lo apruebe la Universidad del Extranjero se dará a conocer los parámetros del convenio para los intercambios de Estudiantes. Archiva Expediente De acuerdo con la Tabla de Retención Documental 4. MARCO LEGAL TIPO NORMA EXTERNA INTERNA NUMERO FECHA NOMIANCIÒN INTIFICACI EXPEDICIÒN ÒN RESOLUCIÒN X POR EL CUAL SE ESTABLECE EL PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN LA FORMALIZACION, EJECUCION Y TERMINACION LOS CONVENIOS QUE SUSCRIBE LA ELEMENTO MECI 2.1.2, 2.2.2,1.2.2

5 Código : E-GC-P01 Versión: 7 Página 5 de 6 UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA COLOMBIA RESOLUCION X /10/2012 POR LA CUAL SE COMPLEMENTA EL ARTICULO TERCERO LA RESOLUCION AGOSTO 2004 Y SE ROGA LA RESOLUCION Y LA No L 19 ABRIL RESOLUCION X POR LA CUAL SE REGLAMENTA LAS MODALIDAS TRABAJO GRADO PARA LOS ESTUDIANTES PREGRADO LA UPTC RESOLUCION X /01/2012 POR MEDIO LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL SUPERVISION E INTERVENTORIA LOS CONTRATOS LA UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA COLOMBIA REGISTROS No. INTIFICACIÒN ALMACENAMIENTO PROTECCIÒN RECUPERACIÒN TIEMP Código formato Nombre Lugar de Archivo Medio de archivo Responsable de Archivo O RETE NCIÒ N 1 E-GC- P01-F01 SOLICITUD CONVENIO 2 No aplica MINUTA CONVENIO 3 No aplica MINUTA ACTA INICIO 4 No aplica MINUTA ACTA TERMINACIÓN DISPOSICI ÒN 6. DOCUMENTOS REFERENCIA DOCUMENTO MANUAL CALIDAD MOLO ESTANDAR CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005 NORMA TECNICA CALIDAD EN LA PUBLICA NTCGP 1000:2004 PROCEDIMIENTO: ELABORACION Y CONTROL DOCUMENTOS SISTEMA SARROLLO ADMINISTRATIVO SISTEDA SISTEMA INTEGRADO ACAMICO-ADMINISTRATIVO SIGMA 7. PUNTOS CONTROL ACTIVIDAD METODO FRECUENCIA RESPONSABLE 04 Revisar minuta y documentos anexos CADA VEZ QUE SE INICIE LA ASESOR RECTORIA 06 Controlar, verificar y realizar seguimiento, sobre el desarrollo y CADA VEZ QUE SE INICIE LA PROFESIONAL EJECUTORA UNIDAD

6 Código : E-GC-P01 Versión: 7 Página 6 de 6 ejecución de convenio 17 Verificar que el expediente contenga la totalidad de los documentos antes de archivar CADA VEZ QUE SE INICIE LA 20 Revisar minuta y documentos anexos CADA VEZ QUE SE INICIE LA 22 Verificar que el expediente contenga CADA VEZ QUE SE INICIE LA la totalidad de los documentos antes de archivar LA ASESOR RECTORIA LA