UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - COGUI

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1 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - COGUI PROCEDIMIENTO PARA LA COORDINACIÓN DE VISITAS POR ESTUDIOS SOCIOECONÓMICOS Y RELIQUIDACION DE MATRICULAS EN CASOS ESPECIALES Página 1 de 10 Código: BU-P12 Versión:01 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento a través del cual se verifican las condiciones y estrato socioeconómico de los estudiantes que solicitan visita domiciliaria para la modificación del estrato socioeconómico y para reliquidación de matriculas de casos especiales. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción de la solicitud y finaliza con la notificación al estudiante del concepto de la visita realizada para los casos de estudios socioeconómicos. Para la reliquidación de matriculas por casos especiales el procedimiento comienza con el recibimiento de la solicitud y finaliza con la presentación del informe al Consejo Académico. Aplica para todos los estudiantes de pregrado de la modalidad presencial de la Universidad del Magdalena. 3. RESPONSABLE El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente procedimiento es el Director de de la Universidad del Magdalena. 4. GENERALIDADES Las reliquidaciones de matriculas de casos especiales están dirigidas a los estudiantes que presenten las solicitudes para que se les estudie el caso, según los criterios de reliquidación de matrículas contemplado en la Resolución Rectoral No. 139 de febrero de Elaboró Revisó Aprobó Karin Rondón Payares Responsable del Proceso de Fecha: 20/08/2009 Emperatriz Zapata Zapata Asesora de Calidad Grupo de Gestión de la Calidad Fecha: 20/08/2009 Ruthber Escorcia Caballero Rector Fecha: 20/08/2009

2 Las visitas domiciliarias por estudios socioeconómicos están dirigidas a estudiantes que las solicitan, para que se les modifique el estrato socioeconómico que reposa en los registros de la Universidad del Magdalena. Para los casos en los que se compruebe que existe falsedad en la información suministrada por el estudiante, se notificara a la Dirección de programa para que se adelanten las medidas pertinentes del caso; según lo reglamentado en el Manual Estudiantil y se le reportará a las autoridades competentes la presunta comisión de conductas punibles. Las comunicaciones oficiales generadas por éste procedimiento, se tramitan y administran siguiendo el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales. 5. DESCRIPCION 5.1 VISITAS POR ESTUDIO SOCIOECONOMICO: No Secretaria / Director / Recibir Solicitud: Recibe la solicitud a través del formato BU-F05 Formato para Solicitud de Estudio Socioeconómico, diligenciado por el estudiante. Revisar Solicitud: Revisa la solicitud y la asigna a la trabajadora social quien es la directa responsable de verificar la autenticidad de la documentación entregada por el estudiante. Programar visitas: Programa las visitas domiciliarias para realizarse tres veces por semana, y se ordenan de acuerdo a los sectores residenciales reportados en las solicitudes de los estudiantes. Solicitar Transporte: Solicita a Rectoría el transporte, enviando el GI-F07 Formato de Solicitud de Vehículos debidamente diligenciado, anexando a este cronograma de visitas. Código: BU-P12 Versión: 01 Página 2 de 10

3 No Rector / Rectoría Director / Aprobar Transporte: Aprueba o niega el transporte solicitado teniendo en cuenta la disponibilidad, firmando el GI-F07 Formato de Solicitud de Vehículos y se envía a la Oficina de Servicios Generales para continuar con el Procedimiento GI-P06 Procedimiento para la Prestación del Servicio de Transporte. Nota: En caso de negarse el transporte por no haber disponibilidad se envía nuevamente a bienestar universitario para gestionar la contratación del transporte por orden de servicio. Verificar la solicitud: Verifica la solicitud enviada por el estudiante realizando la visita a la dirección reportada, en la cual se diligencia el formato BU-F22 Formato para Informe de Visitas de Estudio Socioeconómico (estudio de caso). Elaborar Informe: Elabora un informe donde se describe la situación del estudiante en base a lo observado en la visita domiciliaria para ser presentando al Director de. Revisar Informe: Revisa el informe, y lo remite por comunicación interna al grupo de Admisiones y Registro, donde se envían los reportes de las visitas realizadas, para los casos donde aplique la modificación del estrato socioeconómico. Nota: Para los casos en los que se compruebe que existe falsedad en la información suministrada por el estudiante, se notificará a la Dirección Académica del Programa para que se adelanten las medidas pertinentes del caso; según lo estipulado en el Reglamento Estudiantil y de Normas Académicas. Código: BU-P12 Versión: 01 Página 3 de 10

4 No. 09 Notificar al Estudiante: Notifica al estudiante el concepto emitido en la visita realizada, donde se comunica si ha sido aprobado o no la modificación del estrato socioeconómico. 5.2 VISITAS POR RELIQUIDACION DE MATRICULAS EN CASOS ESPECIALES: No Secretaria / Director / Recibir Solicitud: Recibe la solicitud a través del BU-F23 Formato para solicitud de Reliquidación de Matrículas en Casos Especiales, diligenciado por el estudiante. Revisar Solicitud: Revisa la solicitud y la asigna a la trabajadora social quien es la directa responsable de verificar la autenticidad de la documentación entregada por el estudiante. Programar Visitas: Programa las visitas domiciliarias para realizarse tres veces por semana, y se ordenan de acuerdo a los sectores residenciales reportados en las solicitudes de los estudiantes. Solicitar Transporte: Se solicita a Rectoría el transporte, enviando el GI-F07 Formato de Solicitud de Vehículos debidamente diligenciado, anexando a este cronograma de visitas. Código: BU-P12 Versión: 01 Página 4 de 10

5 No Rector / Rectoría Aprobar Transporte: Aprueba o niega el transporte solicitado teniendo en cuenta la disponibilidad, firmando el GI-F07 Formato de Solicitud de Vehículos y se envía a la Oficina de Servicios Generales para continuar con el Procedimiento GI-P06 Procedimiento para la Prestación del Servicio de Transporte. En caso de negarse el transporte por no haber disponibilidad se envía nuevamente a bienestar universitario para gestionar la contratación del transporte por orden de servicio. Verificar Solicitud: Verifica la solicitud enviada por el estudiante realizando la visita a la dirección reportada, en la cual se diligencia el formato BU-F22 Formato para Informe de Visitas de Estudio Socioeconómico (estudio de caso). Elaborar Informe: Elabora un informe donde se describe la situación del estudiante en base a lo observado en la visita domiciliaria para ser presentando ante el comité de Reliquidación de Matriculas para Casos Espéciales. Nota: Para los casos en los que se compruebe que existe falsedad en la documentación presentada por el estudiante, el Director de notificará a la Dirección de Programa para que se adelanten las medidas pertinentes del caso; según lo estipulado en el Reglamento Estudiantil y de Normas Académicas. Código: BU-P12 Versión: 01 Página 5 de 10

6 No Comité Reliquidación para Matriculas en Casos Especiales / Director / Estudiar Solicitud: Estudia las solicitudes de reliquidación de matriculas de casos especiales y el informe de visitas domiciliarias y establece si se aprueba o se niegan dichas solicitudes. Nota: El número de periodos aprobados para la reliquidación de matriculas para casos especiales no debe ser mayor a dos (2) periodos académicos, por lo que dicha reliquidación solo será válida por un periodo máximo de dos (2) semestres académicos. Notificar a Estudiante: Notifica al estudiante la decisión tomada en el comité de reliquidación para casos especiales Presentar Informe al Consejo Académico: Presenta informe semestral al Consejo Académico, de los casos especiales de reliquidación de matriculas tratados en el comité para casos especiales. 6. MARCO LEGAL Tipo de Norma Entidad que lo genera Nº Identificación Fecha de Expedición Descripción Acuerdo Académico Universidad del Magdalena de Noviembre de 2006 Manual de Reglamento Estudiantil y de Normas Académicas Acuerdo Superior Universidad del Magdalena de Marzo del 2003 Art 166, Las faltas que atenten contra el patrimonio y buen nombre de la Universidad se sancionaran con el debido proceso al que diere lugar. Código: BU-P12 Versión: 01 Página 6 de 10

7 Tipo de Norma Entidad que lo genera Nº Identificación Fecha de Expedición Descripción Resolución Rectoral Universidad del Magdalena de Febrero de 2009 Por la cual se establecen y se reglamentan los criterios de reliquidación de matriculas de estudiantes de pregrado presencial en casos especiales 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NO APLICAN PARA ESTE PROCEDIMIENTO 8. REGISTROS IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN Código Formato Nombre Lugar y Medio Tiempo de Retención Responsable de Archivarlo RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN BU-F05 Formato para Solicitud de Estudio Socioeconómico Archivo de Desarrollo Humano / Físico 1 Año Trabajadora Social / Fecha Archivo Central BU-F22 BU-F23 N/A Formato Para Informe de Visitas de Estudio Socioeconómico Formato para solicitud de Reliquidación de Matrículas en Casos Especiales Informe de Visitas Archivo de Desarrollo Humano / Físico Archivo de Desarrollo Humano / Físico Archivo de Desarrollo Humano / Físico 1 Año 1 Año 1 Año Trabajadora Social / Trabajadora Social / Auxiliar Administrativo / Fecha Fecha Fecha Archivo Central Archivo Central Archivo Central Código: BU-P12 Versión: 01 Página 7 de 10

8 IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN Código Formato Nombre Lugar y Medio Tiempo de Retención Responsable de Archivarlo RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN N/A Comunicación al Estudiante Archivo de Desarrollo Humano / Digital Permanente Trabajadora Social / Fecha No Aplica El diligenciamiento de este ítem, se ejecuta de acuerdo al Procedimiento MC-P02 Procedimiento para el Control de Registros. 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES. VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN No aplica para este procedimiento por ser su primera versión. 10. ANEXOS Código: BU-P12 Versión: 01 Página 8 de 10

9 10.1 Flujograma Visitas por Estudio Socioeconómico: INICIO BU-F05 Formato para solicitud de estudio socioeconómico Secretaria / Recibir Solicitud Director / Revisar Solicitud Programar visitas Solicitar Transporte GI-F07 Formato de Solicitud de Vehiculos Rector / Rectoría Aprobar Transporte Verificar la solicitud BU-F22 Formato para informe de visitas de estudio socioeconómico Elaborar informe Informe de Visitas Director / Revisar Informe SI Director / Falsedad? NO Notificación de la situación Notificar Al Estudiante FIN Código: BU-P12 Versión: 01 Página 9 de 10

10 10.2 Flujograma Visitas por Reliquidación en Casos Especiales Código: BU-P12 Versión: 01 Página 10 de 10