UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD COGUI PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES

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1 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD COGUI PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES Página 1 de 25 Código:GD-P01 Versión:10 1. OBJETIVO Dar trámite y controlar las Comunicaciones Internas y Externas que se emiten y se reciben en la Universidad del Magdalena. Describir las actividades y los responsables que intervienen en el seguimiento post-entrega de las Comunicaciones Oficiales Internas y Externas de la Universidad del Magdalena, a fin de verificar que se dé curso a los trámites correspondientes de acuerdo al contenido y dentro de los plazos acordados. 2. ALCANCE Se ejecuta para centralizar el proceso de filtro de comunicaciones oficiales recibidas y enviadas, radicar y entregar un consolidado de las mismas. Tales comunicaciones son recibidas de lunes a viernes, en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. y las cuáles son distribuidas en un corte de distribución diario a las 03:30 pm. Este corte se realiza para el trámite de comunicaciones que serán entregadas a todas las dependencias ubicadas en la Sede Central, y a las dependencias que se encuentran por fuera del Campus Universitario. Por otro lado, para el caso del envío de comunicaciones oficiales externas a través de servicio de mensajería especializada y correo certificado, según sea el caso, se tramitarán aquellas que sean recibidas hasta las 4:30 pm de lunes a viernes, los documentos que lleguen posteriormente serán tramitados en el día hábil siguiente. Inicia con la recepción de la comunicación y finaliza con la digitalización de las planillas de registro. Se incluyen además en el procedimiento las actividades de evaluación del Servicio Prestado y Evaluación del Servicio No Conforme. Se incluye dentro de este procedimiento el trámite para anulación de Comunicaciones Oficiales, el cual inicia con la solicitud de anulación, y finaliza con el archivo del formato de anulación, las comunicaciones anuladas y sus copias. 3. RESPONSABLE El responsable de la adecuada aplicación de este documento es el profesional especializado responsable del de la Universidad del Magdalena. Los responsables (Cargo o Rol) de la ejecución de las actividades están identificados en el ítem 5 Descripción de este procedimiento. Elaboró Revisó Aprobó Melina Sofía Mercado G. Responsable del Grupo de Gestión 22/10/2013 Eira Rosario Madera Reyes Asesora de Calidad de la Calidad 07/11/2013 Pedro Eslava Eljaiek Vicerrector Académico Delegado de funciones Rectorales 13/11/2013

2 4. GENERALIDADES Este procedimiento define los pasos necesarios para elaborar y dar trámite a las comunicaciones internas, y para el trámite de las comunicaciones externas enviadas, asimismo el trámite para las externas recibidas en la Universidad del Magdalena. 4.1 Glosario de Términos: Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. (Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación). Contenedor: Elemento que sirve para contener documentos que van a ser enviados a través de correo o mensajería especializada, pueden ser de diversos materiales y formas: sobres de Manila, sobres para cartas, cajas metálicas y de cartón, cilindros, etc. Cortes: Se refiere a las horas en las que se termina el acopio de comunicaciones oficiales, a fin de ser distribuidas en las dependencias respectivamente donde se encuentren dirigidas. CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. OFICINAS REMITENTES: Son el conjunto de s de la Institución que en un momento determinado asumen el rol de emisor o remitente de un mensaje escrito, considerado como comunicación oficial. RADICACIÓN: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. (Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación). REGISTRO: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad ingresa en su sistema manual o automatizado de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) (s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de Código: GD-P01 Versión: 10 Página 2 de 25

3 respuesta (Si lo amerita), entre otros. (Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación). SELLO DE RADICACIÓN: Es el sello que estampa el número de radicación de cada documento tramitado a través del sistema de Filtro Centralizado de Correspondencia, así como también la fecha y la hora de su trámite. VOUCHER: Es la colilla que se tramita y sirve como constancia del trámite de envío de comunicaciones oficiales, a través de empresas de mensajería especializada. Las comunicaciones oficiales generadas por este procedimiento se tramitan y administran de acuerdo con el procedimiento GD-P01 Procedimiento para el Control de Comunicaciones Oficiales. 5. DESCRIPCIÓN 5.1 Trámite de Comunicaciones Oficiales Internas N o Funcionario Público / Remitente Funcionario Público / Remitente Elaborar comunicación interna: Elabora la comunicación con base en los parámetros establecidos en el GD-I03 Instructivo Para La Elaboración De Comunicaciones Oficiales Escritas. Nota: sólo están autorizados para remitir comunicaciones internas los funcionarios públicos adscritos a la Universidad del Magdalena, la cual debe ir bajo firma manuscrita, en caso de no poder firmar el documento se debe utilizar el correo institucional como medio de comunicación oficial. Solicitar Número de Radicado: Se debe solicitar por vía telefónica a la recepción de la Universidad el número de radicado y la hora asociada a éste, y consignarla de forma legible en la comunicación. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 3 de 25

4 N o Mensajero / Grupo de Gestión Auxiliar de Archivo / Auxiliar de archivo / Recolectar: Realiza un recorrido de recolección de comunicaciones internas en el cual recibe los documentos registrados en una planilla de entrega a mensajeros donde debe dejar firmada una constancia de hora y fecha de recibido, asimismo cualquier novedad que se presente en el campo observaciones. Dicho recorrido se realiza una vez al día en el horario de 10:30 am a 12:00 m; en cuatro sectores a saber: Bloque administrativo (segundo y primer piso) Facultades y programas (Edif. Sierra Nevada y Ciénaga Grande) Resto del Campus Universitario s fuera del campus, para el caso del Instituto de Educación a Distancia y formación para el trabajo, el Centro de Desarrollo Agrícola y Forestal y el Centro de Desarrollo Pesquero y Acuícola, a través de su personal y la Dirección de Prácticas Profesionales, Centro de Postgrados y educación continua, mediante el mensajero interno, son las únicas dependencias que radican sus comunicaciones internas en la recepción de la Universidad. Registrar Comunicaciones: Registra todas las comunicaciones recolectadas por los mensajeros, en la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales, según el instructivo GD- I01 Instructivo para el Registro de Comunicaciones Oficiales; simultáneamente realiza una estricta verificación de firmas manuscritas, números de radicación, fechas y asuntos, notificando al mensajero cualquier novedad para que sea subsanada. Clasificar: Clasifica las comunicaciones por dependencias. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 4 de 25

5 N o Mensajero / Grupo de Gestión Auxiliar de archivo / Mensajero / Grupo de Gestión Mensajero interno/ Mensajero interno/ Organizar carpetas de distribución: Organizar las comunicaciones oficiales dentro de las carpetas correspondientes a cada una de las rutas mencionadas en la Actividad 3, hacia donde son remitidas. Imprimir planillas: Imprime las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales, anexando los documentos radicados y los entrega al mensajero interno de acuerdo al corte establecido. Nota: existe un corte de impresión a la 03:30 pm en el cual se imprimen dichas Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales. Verificar Planillas de Registro: Verifica que la información consignada en la planilla de registro coincida con la comunicación referenciada. En caso de haber inconsistencias se debe rectificar la información en la Actividad 04. Entregar las comunicaciones oficiales dentro del campus: Entrega la comunicación al destinatario dentro del campus universitario y le solicita que firme la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales siguiendo los lineamientos del instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad. Pase a la Actividad 13. Entregar las comunicaciones oficiales fuera del campus: Entrega la comunicación al destinatario fuera del campus universitario y le solicita que firme la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales siguiendo los lineamientos del instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad. Pase a la Actividad 13. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 5 de 25

6 N o Auxiliar de archivo / Auxiliar de archivo / Mensajero interno/ Coordinador de Gestión de Archivos/ Auxiliar de Archivo / Entregar las comunicaciones oficiales al Instituto de Educación a Distancia y formación para el trabajo Entrega las comunicaciones al mensajero del Instituto de Educación a Distancia y formación para el trabajo, con una copia de las planillas de registro y le solicita que firme la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales siguiendo los lineamientos del instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad. Remitir Comunicaciones al Centro de Desarrollo Pesquero y Acuícola Remite por mensajería especializada las comunicaciones con una copia de las planillas de registro como constancia de recibido a conformidad queda el voucher de mensajería. Filtrar: En caso de que la comunicación oficial no sea recibida por el funcionario y/o dependencia receptora porque considera que el asunto no es de su competencia, se registra en la planilla a qué dependencia o funcionario es filtrada la comunicación. Verificar planillas: Recibe las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales y verifica que todos los registros estén debidamente firmados por los destinatarios, así como la que ha sido filtrada a otras dependencias, lo cual avala con su firma. Escanear: Digitaliza las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales. Esta actividad la realiza cada dos semanas. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 6 de 25

7 N o Auxiliar Administrativo/ Profesional Especializado Responsable del Profesional Especializado Responsable del Archivar planillas de radicación: Archiva las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales y la Planilla Interna de control de entrega de comunicaciones oficiales siguiendo los lineamientos del Acuerdo 042 de 2001 del Archivo General de la Nación. Evaluar el Servicio Prestado: Evalúa el Servicio Prestado a través de la aplicación del Formato Encuesta de Evaluación del Servicio a los Usuarios con herramientas y metodologías adecuadas a la prestación del Servicio. Nota: Esta información debe ser consolidada y analizada en un informe de evaluación del servicio prestado. Evaluar Servicio No Conforme: Identifica No Conformidades en la prestación del servicio y procede a ejecutar lo establecido en el procedimiento MC-P05 Procedimiento para el Control del Servicio No Conforme. 5.2 Trámite de Comunicaciones Oficiales Externas Recibidas N o. 01 Secretaria Recepcionista / Grupo de Gestión Recibir comunicación: Recibe y verifica la comunicación remitida a cualquier dependencia de la Institución. Comunicación oficial externa recibida: procedente de estudiantes, contratistas, otras entidades y en general, cualquier persona natural o jurídica. En este caso, se toma como referencia al instructivo GD-I06 Instructivo para la recepción de comunicaciones oficiales. Siga Actividad 02. De no cumplirse lo establecido en los anteriores Instructivos, la comunicación es devuelta inmediatamente al remitente, explicándole los motivos de la no aceptación, para que este las corrija, por lo que el proceso termina. En caso contrario, Siga Actividad 03. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 7 de 25

8 N o Secretaria Recepcionista / Grupo de Gestión Secretaria Recepcionista / Grupo de Gestión Secretaria Recepcionista / Grupo de Gestión Secretaria Recepcionista / Grupo de Gestión Secretaria Recepcionista/Grupo de Gestión Mensajero interno/grupo de Gestión Direccionar comunicación: Revisar el destinatario y contenido de la carta, luego direccionar la comunicación hacia el funcionario o dependencia administrativa correspondiente. Radicar: Aplica el sello de radicación al original y a las copias que se suministren y devuelve una de éstas al remitente. Registrar novedades: En caso de presentarse alguna novedad con la comunicación, diligencia el Formato de Novedades. Para esta actividad remítase al Instructivo GD-I06 Instructivo para la recepción de comunicaciones oficiales. Nota: Las posibles novedades son: enmendaduras, anexos enviados por correo electrónico, radicado repetido, anexos incompletos en radicación externa recibida entre otras. Enviar por fax: Si la comunicación oficial tiene carácter Urgente se envía a través de fax, correo electrónico o se entrega inmediatamente en la dependencia, con el fin de agilizar los trámites. Diligenciar Planilla Interna de control de entrega de comunicaciones oficiales: Se consolidan en la Planilla Interna de control de entrega de comunicaciones oficiales las comunicaciones oficiales, registrando los números de radicados inicial y final del corte, justo antes de continuar con su traslado al. Trasladar comunicaciones oficiales: Revisa la Planilla Interna de control de entrega de comunicaciones oficiales para constatar que se encuentran registrados los rangos de comunicaciones que se dispone a recibir. Firma la planilla y lleva las comunicaciones oficiales internas y externas recibidas a la Oficina del. Esta actividad la realiza cada veinte minutos durante todo el día. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 8 de 25

9 N o. Controlar: Auxiliar de Archivo / Auxiliar de Archivo / Auxiliar de archivo / Auxiliar de Archivo / Mensajero interno / Auxiliar de Archivo / Revisa la Planilla Interna de control de entrega de comunicaciones oficiales para constatar que se encuentran registrados los rangos de comunicaciones que se dispone a recibir y firma la planilla. Registrar: Registra en la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales la información concerniente a las comunicaciones recibidas, según el instructivo GD-I01 Instructivo para el Registro de Comunicaciones Oficiales. Clasificar: Clasifica las comunicaciones por dependencias. Escanear comunicaciones externas recibidas: Escanea cada una de las comunicaciones externas recibidas y sus anexos, para conservar copia magnética. Nota: Para esta actividad se toma como referencia al instructivo GD-I01 Instructivo para el Registro de Comunicaciones Oficiales. Organizar carpetas de distribución: Organizar las comunicaciones oficiales dentro de las carpetas correspondientes a cada una de las rutas de distribución. Enviar correo electrónico: Si la dependencia destinataria está ubicada fuera del Campus Universitario, se envía por correo electrónico el documento. También se envía por correo electrónico el documento a las dependencias que previa y expresamente, lo soliciten. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 9 de 25

10 N o Auxiliar de Archivo / Mensajero interno/ Auxiliar de Archivo / Mensajero interno/ Mensajero interno/ Imprimir planillas: Imprime las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales, anexando los documentos radicados y los entrega al mensajero interno de acuerdo al corte establecido. Nota: existe un corte de impresión a la 03:30 pm en el cual se imprimen dichas Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales. Verificar Radicados: Verifica que los radicados que están registrados en las planillas correspondan a los documentos físicos dispuestos en la carpeta de distribución. Controlar radicación y registro Verifica el trámite dado a cada radicado dentro del corte diario, estableciendo sí las comunicaciones han sido: anuladas, entregadas dentro del corte de distribución o entregadas por libro. Entregar las comunicaciones oficiales dentro del campus: Entrega la comunicación al destinatario dentro del campus universitario y le solicita que firme la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales siguiendo los lineamientos del instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad. Pase a la Actividad 21. Entregar las comunicaciones oficiales fuera del campus: Entrega la comunicación al destinatario fuera del campus universitario y le solicita que firme la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales siguiendo los lineamientos del instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad. Pase a la Actividad 21. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 10 de 25

11 N o Auxiliar de archivo / Auxiliar de archivo / Mensajero interno/ Coordinador de Gestión de Archivos/ Auxiliar Administrativo/ Auxiliar Administrativo/ Entregar las comunicaciones oficiales al IDEA Entrega las comunicaciones al mensajero del Instituto de Educación a distancia y formación para el trabajo, con una copia de las planillas de registro y le solicita que firme la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales siguiendo los lineamientos del instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad. Remitir Comunicaciones al Centro de Desarrollo Pesquero y Acuícola Remite por mensajería especializada las comunicaciones con una copia de las planillas de registro como constancia de que se ha recibido a conformidad queda el voucher de mensajería. Filtrar: En caso de que la comunicación oficial no sea recibida por el funcionario y/o dependencia receptora porque considera que el asunto no es de su competencia, se registra en la planilla a qué dependencia o funcionario es filtrada la comunicación. Verificar: Recibe las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales y verifica que todos los registros estén debidamente firmados por los destinatarios, así como la que ha sido filtrada a otras dependencias, lo cual avala con su firma. Escanear: Digitaliza las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales. Esta actividad la realiza cada dos semanas. Archivar planillas de radicación: Archiva las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales y la Planilla Interna de control de entrega de comunicaciones oficiales siguiendo los lineamientos del Acuerdo 042 de 2001 del Archivo General de la Nación. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 11 de 25

12 N o Profesional Especializado Responsable del Profesional Especializado Responsable del Evaluar el Servicio Prestado: Evalúa el Servicio Prestado a través de la aplicación del Formato Encuesta de Evaluación del Servicio a los Usuarios con herramientas y metodologías adecuadas a la prestación del Servicio. Nota: Esta información debe ser consolidada y analizada en un informe de evaluación del servicio prestado. Evaluar Servicio No Conforme: Identifica No Conformidades en la prestación del servicio y procede a ejecutar lo establecido en el procedimiento MC-P05 Procedimiento para el Control del Servicio No Conforme. 5.3 Trámite de Comunicaciones Oficiales Externas a Enviar N o Mensajero Interno / Grupo de Gestión Auxiliar Administrativo/ Recolectar comunicaciones: Realiza un recorrido de recolección de comunicaciones internas en el cual recibe los documentos registrados en una planilla de entrega a mensajeros en donde debe dejar firmada una constancia de hora y fecha de recibido, asimismo cualquier novedad que se presente en el campo observaciones, y verifica que la comunicación oficial externa a enviar esté elaborada conforme a los lineamientos establecidos en el instructivo GD-I03 Instructivo para la elaboración de comunicaciones oficiales escritas, (en original y el número de copias). Radicar: Aplica el sello de radicación de comunicaciones externas enviadas al original y al número de copias correspondientes. Verifica los términos de la comunicación, que pueden ser: a) De trámite urgente, siga a la Actividad 03. b) Trámite normal, siga a la Actividad 07. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 12 de 25

13 N o Auxiliar Administrativo/ Auxiliar Administrativo / Auxiliar Administrativo/ Auxiliar Administrativo/ Registrar: Consigna todos los datos del soporte de trámite de las comunicaciones oficiales externas a enviar en la planilla de radicación diseñada para tal fin, según lineamientos establecidos en el instructivo GD-I01 Instructivo para el Registro de Comunicaciones Oficiales. Escanear: Escanea la comunicación oficial de trámite urgente. Registrar en libro: Registra la comunicación en el Libro de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas de trámite urgente. Para esta actividad pueden presentarse dos situaciones: a) La oficina remisora decide encargarse de la distribución de la comunicación. Siga Actividad 06. b) La comunicación oficial de trámite urgente va a ser distribuida por el mensajero interno. Siga Actividad 07 literal c y Actividad 09. Entregar comunicación: Solicita firma del remitente en el Libro de radicación de comunicaciones externas enviadas y entrega la comunicación. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 13 de 25

14 N o. 07 Auxiliar Administrativo/ Tramitar envío: a) Para el caso de que las comunicaciones vayan a ser distribuidas por la empresa de mensajería especializada, diligencia el voucher de envío en forma sistematizada a través de un software denominado SISCLI digitando con los datos del destinatario que aparecen en el sobre y/o contenedor y anota el número de soporte de envío en la copia de la comunicación oficial externa enviada por la oficina. Nota: para el desarrollo de esta actividad remítase a la guía GD-G02 Guía para el Trámite de Comunicaciones Oficiales Externas a Enviar. Sigue a la Actividad 08. b) Si las comunicaciones van a ser distribuidas por correo certificado, diligencia la Planilla de imposición de envíos con los datos del destinatario que aparecen en el sobre y/o contenedor y anota el número de soporte de envío en la copia de la comunicación oficial externa enviada por la oficina. Nota: para el desarrollo de esta actividad remítase a la guía GD-G02 Guía para el Trámite de Comunicaciones Oficiales Externas a Enviar. Sigue a la Actividad 08. c) En el caso de que los documentos a entregar sean trasladados por uno de los mensajeros de la Universidad, se imprime la Planilla de Radicación de comunicaciones externas enviadas. Una vez realizado el segundo intento y no es posible la entrega, el mensajero debe comunicar dicha novedad al responsable del trámite de las comunicaciones externas enviadas, el cual debe informar al destinatario, mediante correo electrónico, la novedad en la entrega de la comunicación. Si luego de tres intentos no es posible la entrega, se notifica a la dependencia remitente, acerca de la novedad presentada, solicitando así la autorización por correo electrónico para proceder a enviarlo a través de la empresa de mensajería especializada. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 14 de 25

15 N o Auxiliar Administrativo / Mensajero interno/ Grupo de Gestión Mensajero Interno / Grupo de Gestión Auxiliar Administrativo/ Profesional Especializado Responsable del Grupo de Gestión Profesional Especializado Responsable del Grupo de Gestión Entregar comunicaciones a distribuidores de comunicaciones: Entrega a la empresa contratista los sobres u otros tipos de contenedores, los registros de envío diligenciados, y recibe los soportes de envío a conservar por el. Entregar las comunicaciones oficiales a los destinatarios: Lleva la comunicación hasta el destinatario final y solicita que firmen la planilla respectiva siguiendo los lineamientos del instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad. Devolver soporte de trámite a las dependencias Entrega el soporte del documento a la dependencia remitente en durante el próximo ciclo de recolección de comunicaciones internas. Archivar soportes: Archiva los vouchers, planillas y demás soportes de envío en orden cronológico para verificaciones y consultas posteriores. Evaluar el Servicio Prestado: Evalúa el Servicio Prestado a través de la aplicación del Formato Encuesta de Evaluación del Servicio a los Usuarios con herramientas y metodologías adecuadas a la prestación del Servicio. Nota: Esta información debe ser consolidada y analizada en un informe de evaluación del servicio prestado. Evaluar Servicio No Conforme: Identifica No Conformidades en la prestación del servicio y procede a ejecutar lo establecido en el Procedimiento MC-P05 Procedimiento para el Control del Servicio No Conforme. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 15 de 25

16 5.4 Trámite de anulación de números de radicación para Comunicaciones Oficiales Internas. N o Coordinador de Gestión de Comunicaciones/ Coordinador de Gestión de Comunicaciones/ Profesional Especializado Responsable del Grupo de Gestión Auxiliar de Archivo / Recibir solicitud: Recibe la solicitud de anulación de comunicación oficial interna, para lo cual la dependencia remisora presenta diligenciado el Formato de Anulación de Comunicación. Verificar: Verifica el contenido del Formato de Anulación observando que se encuentre totalmente diligenciado. Revisar: Revisa el Formato de Anulación de Comunicación y firma el formato aceptando la anulación. Archivar: Archiva los soportes siguiendo los lineamientos del Acuerdo 042 de 2001 del Archivo General de la Nación. 6. MARCO LEGAL Tipo de Norma Constitución Política de Colombia Ley Decreto Acuerdo Entidad que Emite Asamblea Nacional Constituyente Congreso de la República Presidencia de la República Archivo General de la Nación Nº Identificación Fecha de Expedición (DD/MM/AAAA) N/A 20/07/ /07/ /02/ /10/2001 Descripción de artículos, capítulos o partes de la Norma que aplican al documento Por la cual se expide la Constitución Política. Articulo 23 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Artículos 21, 22, 23 y 26. Por el cual se reglamenta el servicio postal. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 16 de 25

17 Tipo de Norma Acuerdo Entidad que Emite Archivo General de la Nación Nº Identificación Fecha de Expedición (DD/MM/AAAA) /10/2002 Descripción de artículos, capítulos o partes de la Norma que aplican al documento Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de Imagen del ICONTEC. Listado de Acrónimos de la Universidad del Magdalena. Manual de Procesos y Procedimientos de la Universidad del Magdalena. 8. REGISTROS Código Formato Identificación Nombre Planilla Interna de Control de Entrega de Comunicaciones Oficiales Planilla de radicación de Comunicaciones Oficiales Internas y externas recibidas Planilla de radicación de Comunicaciones Oficiales Externas Libro de Radicación de Comunicaciones de trámite urgente Libro de Radicación de Comunicaciones Oficiales Internas y externas recibidas Libro de Radicación de Mensajeros Externos Almacenamiento (Archivo de gestión) Tiempo de Lugar y Medio Retención Coordinación del (Físico) Coordinación del (Magnético y Físico) (Magnético y Físico) (Físico) (Físico) (Físico) 1 Año 1 Año 1 Año 1 Año 1 Año 1 Año Protección Responsable de Archivarlo Coordinación del Coordinación del Recuperación (clasificación para consulta) Disposición Código: GD-P01 Versión: 10 Página 17 de 25

18 Código Formato Identificación Nombre Libro de Radicación de Comunicaciones Oficiales Externas Enviadas Vouchers de envío de correspondencia Planilla para la Imposición de envíos Encuestas de Evaluación del Servicio Informe de Evaluación del Servicio Imágenes Digitales de las Comunicaciones Formato de novedades de radicación Formato de Anulación Almacenamiento (Archivo de gestión) Tiempo de Lugar y Medio Retención (Físico) (Magnético y Físico) (Magnético y Físico) (Físico) (Físico) (Magnético) (Físico) (Físico) 1 Año 1 Año 1 Año 1 Año 1 Año 2 Años Archivo de Gestión: 1 año Archivo Central: 2 años Archivo de Gestión: 1 año Archivo Central: 2 años Protección Responsable de Archivarlo Coordinador de Gestión de Comunicaciones/ Recuperación (clasificación para consulta) Servicio Disposición Eliminar El diligenciamiento de este ítem, se ejecuta de acuerdo al procedimiento MC-P02 Procedimiento para el Control de Registros. 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN 06 13/05/2009 Píe de pagina 07 20/08/ Alcance 3. Responsable 4.Generalidades 5.1. Trámite de comunicaciones oficiales internas y recepción de comunicaciones oficiales externas Se modificaron los Responsables en la construcción del documento. Se agregaron cortes de entrega de Comunicaciones Oficiales. Se modificó el responsable de la aplicación del documento. En la Definición CORTES, se especificaron los ciclos de recepción de Comunicaciones Oficiales. En la Actividad No.11 se agregó la especificación no escanear Comunicaciones internas por directriz Rectoral. En la Actividad No.18 se suprimió la aplicación del sello de filtrado puesto que, la casilla dispuesta en la Planilla de radicación de Comunicaciones Oficiales Internas y externas recibidas lo reemplaza. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 18 de 25

19 VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN 08 10/12/ Trámite de comunicaciones oficiales externas a enviar Trámite de anulación de comunicaciones oficiales 10. Anexos 1. Objetivo 2. Alcance 5.1. Trámite de comunicaciones oficiales internas y recepción de comunicaciones oficiales externas 5.3. Trámite de Comunicaciones Oficiales Externas a Enviar 10. Anexos 09 21/10/2013 Todos Se agrega la actividad No. 09 Entrega del recibido del documento, ya que no se encontraba contemplada en el procedimiento. En la Actividad No.18 se suprimió la aplicación del sello de anulado puesto que, el Formato de Anulación cumple con esta función y se anexa a las Comunicación Oficial anulada. Se modificaron los flujogramas según los cambios efectuados en el procedimiento. Se ajustó el objetivo para quitar la parte de elaborar. Se modificó el número de corte que se realiza diariamente. Se dividió el Ítem, y se ajustaron todas las actividades pertenecientes a esta debido a que el proceso de Radicación y Distribución de Comunicaciones Oficiales Internas fue modificado. En la actividad No. 7 Tramitar envió se modificó el literal a) y el literal c). Se modificaron los flujogramas según los cambios efectuados en el procedimiento. Modificación de la denominación de las dependencias involucradas en el Procedimiento, en concordancia con el Acuerdo Superior 017 de 2011 y la Resolución Rectoral 0145 de ANEXOS Flujograma para el trámite de Comunicaciones Oficiales Internas Flujograma para el trámite de Comunicaciones Externas Recibidas Flujograma para el trámite de comunicaciones oficiales externas a enviar Flujograma para la anulación de Comunicaciones Oficiales. Código: GD-P01 Versión: 10 Página 19 de 25

20 10.1. Flujograma para el trámite de Comunicaciones Oficiales Internas INICIO Funcionario Público / Remitente Elaborar comunicación interna Comunicación interna Funcionario Público / Remitente Solicitar Número de Radicado Mensajero / Recolectar Auxiliar de Archivo / Registrar Comunicaciones Auxiliar de Archivo / Clasificar Mensajero / Organizar carpetas de distribución Auxiliar de Archivo / Imprimir planillas Mensajero / Verificar Planillas de Registro Mensajero / Entregar las comunicaciones oficiales dentro del campus Mensajero / Entregar las comunicaciones oficiales dentro del campus A Código: GD-P01 Versión: 10 Página 20 de 25

21 A Auxiliar de Archivo / Entregar las comunicaciones oficiales al Instituto de Educación a Distancia y formación para el trabajo Auxiliar de Archivo / Remitir Comunicaciones al Centro de Desarrollo Pesquero y Acuícola Mensajero interno / Filtrar Coordinador de Gestión de Archivos/ Verificar planillas Auxiliar de Archivo / Escanear Auxiliar de Archivo / Archivar planillas de radicación Profesional Especializado Responsable del Grupo de Gestión Evaluar el Servicio Prestado Profesional Especializado Responsable del Grupo de Gestión Evaluar Servicio No Conforme FIN Código: GD-P01 Versión: 10 Página 21 de 25

22 10.2. Flujograma para el trámite de comunicaciones oficiales externas recibidas. INICIO Secretaria Recepcionista / Recibir comunicación Secretaria Recepcionista / Radicar Secretaria Recepcionista / Registrar novedades Secretaria Recepcionista / Enviar por fax Secretaria Recepcionista / Diligenciar planilla interna de control de entrega de comunicaciones oficiales Planilla Interna de control de entrega de comunicaciones oficiales Secretaria Recepcionista / Trasladar comunicaciones oficiales Auxiliar de Archivo / Controlar Auxiliar de Archivo / Registrar Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales Auxiliar de Archivo / Clasificar Auxiliar de Archivo / Escanear comunicaciones externas recibidas Mensajero interno / Organizar carpetas de distribución Auxiliar de Archivo / Enviar correo electrónico A Código: GD-P01 Versión: 10 Página 22 de 25

23 A Auxiliar de Archivo / Imprimir planillas Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales Mensajero interno / Verificar radicados Auxiliar de Archivo / Controlar radicación y registro Mensajero interno / Entregar las comunicaciones oficiales dentro del campus Mensajero interno / Entregar las comunicaciones oficiales fuera del campus Auxiliar de Archivo / Entregar las comunicaciones oficiales al IDEA Auxiliar de Archivo / Remitir Comunicaciones al Centro de Desarrollo Pesquero y Acuícola Mensajero interno / Filtrar Coordinador de Gestión de Archivos/ Verificar Auxiliar de Archivo / Escanear Auxiliar de Archivo / Archivar planillas de radicación Profesional Especializado Responsable del Grupo de Gestión Evaluar el Servicio Prestado Formato Encuesta de Evaluación del Servicio a los Usuarios Profesional Especializado Responsable del Grupo de Gestión Evaluar Servicio No Conforme A Código: GD-P01 Versión: 10 Página 23 de 25

24 10.3. Flujograma para el trámite de comunicaciones oficiales externas a enviar. INICIO Mensajero / Recolectar comunicaciones Auxiliar administrativo / Radicar NO Es de tramite urgente? SI Auxiliar administrativo / Registrar Auxiliar administrativo / Escanear Auxiliar administrativo / Registrar en el libro Auxiliar administrativo / Entregar comunicación Auxiliar administrativo / Tramitar envío Auxiliar administrativo / Entregar comunicaciones a distribuidores de comunicaciones Mensajero interno/ Entregar las comunicaciones oficiales a los destinatarios Mensajero interno/ Devolver soporte de tramite a las dependencias Auxiliar administrativo / Archivar soportes Profesional Especializado Responsable del Grupo de Gestión Evaluar el servicio prestado Formato Encuesta de Evaluación del Servicio a los Usuarios Profesional Especializado Responsable del Grupo de Gestión Evaluar servicio No conforme FIN Código: GD-P01 Versión: 10 Página 24 de 25

25 10.4. Flujograma para la anulación de Comunicaciones Oficiales. INICIO Coordinador de Gestión de Comunicaciones/ Grupo de Gestión Recibir solicitud Formato de anulación de comunicación Coordinador de Gestión de Comunicaciones/ Grupo de Gestión Verificar Profesional Especializado Responsable del Grupo de Gestión Revisar Auxiliar de Archivo / Archivar FIN Código: GD-P01 Versión: 10 Página 25 de 25