PROCEDIMIENTO: Registro Único Empresarial y social Cámara Receptora

Transcripción

1 PROCESO: REGISTROS PÚBLICOS Empresarial y social Cámara Receptora. VERSIÓN: DIEZ PAG. 1 de 9 1. OBJETIVO: Establecer la metodología como Cámara responsable para realizar los trámites relacionados con el registro mercantil, registro de entidades sin ánimo de lucro y registro único de proponentes, en virtud de la implementación del Registro Único Empresarial RUES. 2. ALCANCE: Aplica para inscripción de actos y documentos del registro mercantil y del registro de entidades sin ánimo de lucro, renovaciones del registro mercantil y de las entidades sin ánimo de lucro, así como los actos relacionados con el registro único de proponentes; de igual forma, aplica para la expedición de certificados y control de homonimia. 3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES 3.1 RUES: Registro Único Empresaria y Social, es una red nacional que integra y centraliza el registro mercantil, el registro de entidades sin ánimo de lucro y el registro único de proponentes que administran las 57 Cámaras de Comercio, lo que permite que los comerciantes, entidades sin ánimo de lucro y proponentes se identifiquen con un número único nacional y que la obligación de suministrar información se cumpla mediante el diligenciamiento de un solo formulario, ofreciendo información confiable y oportuna para la toma de decisiones comerciales y económicas. A través del RUES se puede: Solicitar y recibir certificados en línea de Registro Mercantil, registro de entidades sin ánimo de lucro, y del registro único de proponentes de todas las Cámaras de Comercio del país. Verificar y controlar la homonimia a nivel nacional. Realizar matrículas, renovaciones o cancelaciones. Inscribir los actos y documentos sujetos a registro. Inscribir, actualizar, modificar o cancelar el registro de proponentes. 3.2 Cámara Receptora: Es la Cámara de Comercio que recibe los documentos y la solicitud de tramite del usuario. 3.3 Cámara Responsable: Es la Cámara de Comercio que debe gestionar el trámite de acuerdo a su responsabilidad jurídica en relación con el usuario. 3.4 CERTIFIRMA: Aplicativo que permite: Firmar el documento digitalmente para ser enviado a la cámara responsable. Extraer el documento digital enviado por la cámara de comercio receptora. 3.5 Número Interno: Código de 29 dígitos que permite identificar las transacciones RUES a nivel nacional. 3.6 Número Único de Consulta: Número que permite realizar seguimiento del estado de la transacción RUES desde Sirep o a través de Internet. 3.7 Estado de Trámite: Es la etapa en la cual se encuentra el trámite de la transacción solicitada por el usuario, la cual puede ser consultada a través de la opción Consulta Ruta RUES de Sirep, o a través de Internet. Se identifican de la siguiente manera:

2 PROCESO: REGISTROS PÚBLICOS Empresarial y social Cámara Receptora. VERSIÓN: DIEZ PAG. 2 de 9 No. ESTADO 01 Radicado en nodo central sin imágenes. 02 Radicado en Cámara responsable sin imágenes. 03 Imágenes listas en Cámara receptora. 04 Radicación imágenes en nodo central. 05 Radicación imágenes en Cámara responsable. 06 Rechazo radicado en nodo central sin imágenes. 07 Rechazo radicado en Cámara receptora sin imagen. 08 Imágenes de rechazo listas en Cámara responsable. 09 Radicación imágenes de rechazo en nodo central. 10 Radicación imágenes de rechazo en Cámara receptora. 11 Transacción cerrada por Cámara responsable. 12 Transacción anulada Cámara receptora. 13 Reingreso de imágenes. 14 Transacción rechazada por Cámara receptora. 4. RESPONSABILIDADES El responsable será el administrativo archivo virtual. 5. FLUJOGRAMA

3 PROCESO: REGISTROS PÚBLICOS Empresarial y social Cámara Receptora. VERSIÓN: DIEZ PAG. 3 de 9 INICIO 1. INFORMAR SOBRE LOS SERVICIOS 2. VERIFICAR INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS 3. DILIGENCIAR DATOS BÁSICOS 4. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Y/O FORMULARIOS 5. INGRESO DOCUMENTOS Y/O FORMULARIOS 6. ENTREGAR COPIAS 7. RECOGER DOCUMENTO 9. DIGITALIZAR 10. VERIFICAR IMÁGENES 11. ENVIAR IMÁGENES 12. ARCHIVO

4 PROCESO: REGISTROS PÚBLICOS Empresarial y social Cámara Receptora. VERSIÓN: DIEZ PAG. 4 de VERIFICAR EN SIREP 14. DESCARGAR CARTA DE DEVOLUCIÓN 15. DESARCHIVAR DOCUMENTOS. 16. ENVIAR NOTIFICACION. 17. REINGRESO 18. RECHAZO DE LA TRANSACCIÓN FIN 6. PROCEDIMIENTO

5 PAG. 5 de 10 1 Solicitar turno. ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO El usuario debe solicitar el turno en el punto destinado para tal fin y esperar para ser atendido. El usuario pasa a la caja correspondiente para entregar el documento y/o formulario. informador Base de datos Digiturno. 2. Verificar Información y Documentos 3. Diligenciar Datos Básicos Se verifica que los datos estén completos, sin tachones ni enmendaduras de acuerdo al trámite solicitado por el usuario. Es necesario tener en cuenta los requisitos establecidos particularmente por alguna de las Cámaras de Comercio del país y en caso de ser matricula se debe realizar el control de homonimia. En caso de encontrarse un nombre muy similar de una Empresa ya registrada, se le solicita al usuario diligenciar el formato de Advertencia de Nombres Similares de Empresas, con el fin de dejar constancia de la similitud de nombres. Se diligencian los datos básicos para notificación de RUES en el link virtual transacción RUES (htlp://epenagos/datosrues/) para contactarlo en caso necesario. Caja Caja Formato de Advertencia de Nombres Similares de Empresas. Formato CAE Datos básicos para notificación de RUES. 4. Recibir documentos y/o formularios. Se determina si el trámite a realizar corresponde a una matrícula de persona natural o jurídica, renovación persona natural o jurídica o documento sujeto a registro. Caja Documentos Para el caso de matricula persona natural, se le solicita al

6 PAG. 6 de 10 ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO usuario, el formulario RUES diligenciado, copia del RUT, se diligencian los formatos requeridos por cada Cámara, si aplican. En caso de matrícula de persona jurídica se le solicita al usuario el documento de constitución, Pre-RUT, formato requerido por cada Cámara, fotocopia de la cedula, formulario RUES; adicionalmente el recibo de pago del impuesto de registro y estampillas el cual debe ser recaudado directamente por la Cámara responsable, en caso de no existir convenio entre esta y la correspondiente Gobernación. Para las renovaciones se solicita el formulario RUES, completamente diligenciado. 5. Radicar Documentos Se procede a ubicar cuál es la Cámara responsable del trámite solicitado y se liquida de acuerdo a los activos reportados en el formulario por el usuario, o de acuerdo al trámite a realizar. Caja Formulario RUES o documento. Posteriormente se coloca el sello en el formulario o documento con la fecha, hora y firma de cajero.

7 PAG. 7 de 10 ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO 6. Entregar Copias. Se entrega original del recibo de pago. Si se trata de una renovación o matrícula, se entrega al usuario copia del formulario RUES. Caja Recibo de Pago 7. Recibir Documento El archivo virtual recibe los documentos de las Ventanillas o del CAE para realizar su digitalización. Virtual 8. Digitalizar El digitaliza los documentos y los almacena en el servidor de imágenes. Para el caso de Neiva, se graba en la carpeta de radicados en CCNEIVA y para la seccional de Pitalito y las sedes de Garzón y la plata, RUES_PITALITO / RUES_GARZON / RUES_LAPLATA respectivamente. Virtual Archivo Virtual Seccional y Sedes: El - Archivo virtual, les asignará número de Caja y Libro de archivo para posteriormente enviarlo a la principal. 9. Verificar Imágenes Se verifica que esté completa y debidamente escaneado el formulario o documento. - Archivo Virtual 10. Enviar imágenes Se ingresa a la aplicación Certifirma, opción firmar, selecciona la imagen desde la carpeta Radicados en CCNEIVA, Rues Pitalito, Rues Garzón o Rues La Plata, se firma digitalmente la imagen y se envía. Archivo Virtual

8 PAG. 8 de Archivar ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO 12. Verificar en SIREP 13. Descargar Carta de Devolución 14.Desarchivar Documentos Los formularios y documentos que son radicados en esta Cámara de Comercio son archivados en la carpeta correspondiente. Se verifica el estado de la transacción, la cual debe quedar enviada a la Cámara responsable. Si la Cámara de Comercio responsable ha devuelto el documento para ser subsanado, se descarga la carta de devolución a través de la aplicación CERTIFIRMA, la cual es archivada en la carpeta: Notas de Devolución otras Cámaras. La copia de la nota de devolución de la cámara responsable con su nota remisoria, debe ser entregada al de Archivo PQR junto con el documento que fue radicado por el usuario con destino a otra Cámara de Comercio. En las sedes la copia de la nota de devolución debe ser archivada virtualmente en la carpeta CARTAS DE DEVOLUCION OTRAS CAMARAS. - Archivo Virtual - Archivo Virtual Usuario Formularios y Documentos Carta de Devolución 15. Enviar Notificación Para el caso de las Sedes o Seccional, el Archivo Virtual envía la nota de devolución para que se entregue el documento al usuario. Se envía la nota remisoria al usuario para efectos de informarle que su trámite ha sido devuelto por la Cámara de Comercio responsable. PQR Carta de Devolución 16. Reingreso Luego de la notificación de devolución el usuario debe Usuario

9 PAG. 9 de 10 ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO acercarse a las instalaciones de la Cámara de Comercio de Neiva, solicitar el documento y/o formulario, realizar las correcciones o en dado caso solicitar asesoría jurídica, para mayor explicación. Una vez subsanadas las causales de devolución indicadas por la cámara responsable el usuario puede reingresar la transacción dentro de los dos meses siguientes al recibido de la nota de devolución por la cámara receptora. (Pasa a la actividad No. 2) 17. Rechazo de la Transacción Si el usuario no solicita el reingreso de la transacción, en los dos meses siguientes a la fecha de radicación de la nota de devolución realizada por la Cámara responsable, se solicita al cajero el rechazo (Estado 14) de la transacción a través del SIREP. Se imprime una copia del recibo de pago junto con la carta de devolución de la Cámara de Comercio responsable y se entrega como soporte al Departamento y Financiero, para la correspondiente devolución del dinero. 7. REGISTROS Base de datos digiturno. Formato de Advertencia de Nombres Similares de Empresas. Formato CAE. Datos básicos para notificación de RUES. Formulario RUES o documento. Documentos Carta de Devolución Recibo de Pago. Archivo Virtual. Archivo Virtual - PQR Recibo de Pago. Carta de Devolución.

10 PAG. 10 de 10 REVISÓ DIRECTOR DEPARTAMENTO JURÍDICO APROBÓ PRESIDENTE EJECUTIVO Por resolución No. 744 de 22 de septiembre de.