REGISTROS PÚBLICOS. Este procedimiento aplica en el área Jurídica que maneja los procesos relacionados con los registros públicos.

Transcripción

1 Pagina: 1 de 6 1. OBJETO Administrar el proceso de los Registros Públicos conforme a los requisitos y términos establecidos por la ley, siguiendo los lineamientos contemplados por los organismos de control, con el propósito de satisfacer las necesidades de los interesados. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica en el área Jurídica que maneja los procesos relacionados con los registros públicos. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Matricula mercantil: Es un medio de identificación del comerciante y de su establecimiento de comercio, así como medio de prueba de existencia de uno y de otro. 4. CONDICIONES GENERALES Por disposición legal, los comerciantes, sean personas naturales o jurídicas, están obligadas a matricularse en el Registro Mercantil que lleva la Cámara de Comercio y matricular allí mismo su establecimiento de comercio. La matrícula se debe renovar anualmente, dentro de los tres primeros meses del año. En caso de no ejercer actividad comercial alguna, debe cancelar su Matrícula Mercantil. También están obligados a registrar en su propio interés y en el de terceros, actas, libros y que la ley señala tales como: constitución, reforma, disolución y liquidación de sociedades, apertura de agencias y sucursales, enajenación y cancelación de establecimiento de comercio; contratos de prenda, reserva de dominio, agencia comercial, concordatos, poderes, permisos de funcionamiento a las sociedades comerciales, libros de comercio, embargos, secuestros, sucesiones, entre otros. Deberán inscribirse en el registro mercantil: 1. Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de formas nacionales o extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades; 2. Las capitulaciones matrimoniales y las liquidaciones de sociedades conyugales, cuando el marido y la mujer, o alguno de ellos sea comerciante; 3. La interdicción judicial pronunciada contra comerciantes, las providencias en que se imponga a estos la prohibición de ejercer el comercio; los concordatos preventivos y los celebrados dentro del proceso de quiebra; la declaración de quiebra y el nombramiento de síndico de esta y su remoción; la posesión de cargos públicos que inhabiliten para el ejercicio del comercio, y en general, las incapacidades o inhabilidades previstas en la ley para ser comerciante; 4. Las autorizaciones que, conforme a la ley, se otorguen a los menores para ejercer el comercio, y la revocación de las mismas; 5. Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de bienes o negocios del comerciante; 6. La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración; Directora Registros públicos y formalización Coordinador de calidad Presidente Ejecutivo INTRANET / DOCUMENTOS SGC/ PROCESO DE REGISTROS PUBLICOS/ PROCEDIMIENTOS ELABORÓ REVISÓ APROBÓ UBICACIÓN DEL DOCUMENTO

2 Pagina: 2 de 6 7. Los libros de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles; 8. Los embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta a registro mercantil; 9. La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades comerciales, así como la designación de representantes legales y liquidadores, y su remoción. Las compañías vigiladas por la Superintendencia de sociedades deberá cumplir, además de la formalidad del registro, los requisitos previstos en las disposiciones legales que regulan dicha vigilancia, y 10. Los demás actos y cuyo registro mercantil ordene la ley. Para la ejecución del proceso de registros públicos se utiliza el programa SIREP, el programa Dockflow, docuware, internet, software, varios y la normatividad vigente. Los registros públicos corresponden a una función pública delegada por el estado y comprende el registro mercantil, registro de proponentes y registro de entidades sin ánimo de lucro. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 REGISTROS PUBLICOS 1. En turnar al cliente según solicitud de servicio Informador Digiturno Ver Instructivo Manejo de Digiturno. P-RP-03 Para la inscripción o devolución de ESAL y mercantil Recibe al cliente, orienta y en turna dependiendo el tipo de solicitud. Si la solicitud es para revisión previa de se remite a abogado asistente de registros público, si cumple con los requisitos direcciona para el pago de impuesto de registro. 2. Atender la Solicitud Instructivo RUE P-RP-02 Trámite de certificados P-RP-03 Para la inscripción o devolución de ESAL y mercantil P-RP-04 Para inscripción de proponentes y actualización de certificados de registro P-CE-01 Capacitación P-AF-01 Afiliación Identifica la necesidad para prestar el servicio requerido; Asesoría CAE ò Asesoría Empresarial y/o la realización de los siguientes trámites: 1. Venta de formularios, cartillas o boletines respectivos para registro mercantil, proponentes o E.S.A.L. 2. Capacitaciones 3. Alquiler de auditorio 4. Conciliaciones 5. Certificados 6. Inscripción y/o actualización 7. Depósito de estados financieros 8. Solicitudes trámites RUE (según instructivo). 9. Cancelación de matriculas 10. Cobro de cuotas de afiliación. 11. Publicaciones, boletines y folletos 12. Otros pagos Se realizará el trámite respectivo conforme a los procedimientos y a la normatividad vigente.

3 Pagina: 3 de 6 3. Recepción de 3.1. Recepción para deposito de estados financieros 3.2 Recepción para Inscripción de. Sello radicador de Sello radicador de Al recibirse la solicitud se hace una revisión previa de forma para efectos de liquidación, generando el respectivo recibo de caja e identificando el documento con el código de barras cuando este aplique. Para el caso de inscripción, renovación y/o actualización de proponentes se radicara el documento registrando la cantidad de folios recibidos en el formulario. Si la solicitud es para depósito de estados financieros, el Cajero coloca sello radicador de donde se indica la clase de estado financiero que se deposita, el número de folios de los mismos, lugar, fecha y hora del depósito. Si la solicitud es para inscripción de el coloca sello donde se radica la solicitud, indicando fecha, clase de documento y el número de folios que recibió. Dicho sello no se debe colocar sobre formularios presentados para trámite. Surtido el procedimiento de Constitución y legalización de empresas se procede a: Personas naturales: Diligenciar el pre RUT (si no lo trae) Diligenciamiento de formularios a través del portal CAE, Digitar la matricula en el SIREP, Genera el certificado, el RUT y el pago. 3.3 Recepcionar, liquidar, actualizar datos de matrículas, constituciones, renovaciones persona natural y establecimiento de comercio Abogado de Registros Públicos P-RP-06 Procedimiento Para Constitución Y Legalización De Empresas Personas jurídicas Revisión previa de abogado Diligenciar el pre RUT (si no lo trae) Diligenciamiento de formularios, Digitar la matricula en el SIREP, Generar pago Continúa para estudio del documento y determinar la viabilidad de la inscripción. Apertura de establecimiento de comercio, agencias y/o sucursales Establecimiento de comercio Revisión cumplimiento de requisitos Diligenciamiento de formularios y anexo CAE Ingreso y Digitación de matrícula en el SIREP, Generar pago y expedir certificado Abogado de Registros Públicos Agencia y sucursal Revisión previa de abogados si cumple con los requisitos direcciona para el pago de impuesto de registro. Diligenciamiento de formularios y anexo CAE. Generar pago Continúa para estudio del documento y determinar la viabilidad de la inscripción.

4 Pagina: 4 de 6 Renovación Mercantil: Si el cliente trae diligenciado el formulario se ingresa por SIREP de lo contrario se diligencia a través del SII y se genera el pago. Renovación De Proponentes P-RP-06 Revisión cumplimiento de requisitos Constitución y Ingresar información a través de SII legalización de Generar pago empresas. Continúa para estudio del documento y 3.3 Recepcionar, liquidar, actualizar datos de matrículas, constituciones, renovaciones persona natural y establecimiento de comercio determinar la viabilidad de la inscripción. Expedición de copias Si la solicitud es para expedición de copias simples se procede a generar el respectivo recibo de caja, imprime y entrega Auxiliar Operaciones de Registros 3.4 Trámite respectivo P-RP-02 P-RP-03 P-RP-04 P-RP-05 P-RP-06 Ruta de I-RP-01 Instructivo RUE Para copias certificadas el cajero recibe la solicitud, liquida e informa al cliente el tiempo de entrega. El asesor de registros publico imprime y solicita la certificación por parte del abogado de registros para su posterior entrega al cliente. Se realiza el trámite respectivo para cada tipo de documento: Procedimiento para tramite de certificados Procedimiento para inscripción o devolución de de Registro Mercantil y E.S.A.L. Procedimiento para Inscripción, Actualización y Renovación de Proponentes. Procedimiento para recursos de reposición y/o en subsidio de apelación y revocatoria directa. Procedimiento para Constitución y Legalización de Empresas Depura, codifica, escanea e indexa la información del documento a inscribir y sus anexos, enviándolo al expediente digital respectivo o abriendo un nuevo expediente que seguirá en medio magnético. Cuando la solicitud recae sobre la inscripción de un libro del empresario, solo se escanea e indexa el oficio remisorio donde consta la solicitud y los datos del libro a inscribir. 4. Escanear, indexar y asignar (reparto) Escaneador Si la solicitud es para trámites del RUE el funcionario debe aplicar lo establecido en el respectivo instructivo. Organiza por archivadores los escaneados e indexados para posterior archivo y control de calidad. El sistema hace el reparto de manera automática y registra el trámite en la ruta de. Para depósito de estados financieros no se hace reparto y se radican en el libro de estados financieros. Todo documento deberá ser escaneado antes de pasar a revisión por abogado de registros.

5 Pagina: 5 de 6 5.Archivar escaneados e indexados Auxiliar de Libros Tabla de retención de R-RP-02 Libro de estados financieros Los físicos los legaja en libros y almacena en cajas para esperar la definitiva del trámite de inscripción o eventual devolución, genera la tabla de contenido del libro desde el sistema, valida el contenido y confirma el escaneo y la indexación de las imágenes en el programa. A los documento se les aplicará la tabla de retención para el tiempo de conservación física de los establecidos en ella. 5.2 TRAMITE DE CERTIFICADOS 5.1. CERTIFICADOS DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL, DE MATRICULAS, DE PROPONENTES, DE LIBROS, NEGATIVOS Y RUE. ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTO OBSERVACION 1. Liquidar, recibir pago y generar certificado. 2. Entregar del Certificado Atendiendo la clase de certificado liquida, recibe el pago, genera el recibo de caja entregando original del mismo al cliente e imprime el certificado. NOTA: para certificados RUE tener en cuenta que de las ESAL no se expiden. Entrega el certificado con el original de recibo de pago y coloca el sello de entregado. 5.2 CERTIFICADO ESPECIAL Y DE PRENDAS ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTO OBSERVACION 1. Recibir solicitud, liquidar y recibir pago. 2. Escanear de la solicitud Escaneador 3. Elaborar el certificado Digitador Certificado Recibe la solicitud del cliente estableciendo la clase de certificado que desea, liquida, recibe el pago y entrega recibo de caja. Escanea la solicitud y envía al digitador responsable para realizar el tramite respectivo. Elabora el certificado tomando como base la información del respectivo registro y del expediente digitalizado e indexado. 4. Revisar el certificado Abogado de Registros Públicos Certificado Si encuentra inconformidades en el certificado lo devuelve al Digitador para ser corregido. Si lo encuentra conforme lo firma y envía al funcionario responsable de entregarlos. 5. Entregar el certificado Digitador Solicita al cliente el recibo de pago y entrega el certificado.

6 Código: P-RP-02 Página: 6 de 6 6. DOCUIMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS P-RP-02 Procedimiento de trámites de certificados P-RP-03 Procedimiento para Inscripción o Devolución de Documentos de RM y ESAL P-RP-04 Procedimiento para Inscripción, Actualización y Renovación de Proponentes P-RP-05 Procedimiento para Recursos de Reposición y/o en Subsidio de Apelación y de Revocatoria Directa P-RP-06 Procedimiento para Constitución y Legalización de Empresas N/A Tabla de retención de N/A Instructivo RUE R-RP-02 Libro de estados financieros R-AF-04 Control Entrega de Certificados a Afiliados N/A Instructivo manejo de digiturno