PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN DE LIBROS

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Registrar los libros de las personas naturales y/o jurídicas, de acuerdo a las normas y reglamentación establecidas para tal fin. 2. ALCANCE Aplica todas las personas naturales o jurídicas que soliciten la inscripción de los respectivos libros de los cuales la ley exigiere esta formalidad. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Libros de Comercio: Recopilación de las actas elaboradas como resultado de las reuniones realizadas por cualquier órgano de administración. Formato de Solicitud de Inscripción de libros de Personas Naturales y Jurídicas: Documento diseñado por la entidad, que contiene las especificaciones necesarias para realizar la inscripción de un libro determinado, el cual debe ser diligenciado por el usuario y adjuntado al libro respectivo. SIREP: Sigla de Sistema Integrado de s Públicos, software de administración de los registros públicos de las Cámaras de Comercio a nivel nacional. Workflow: Flujo de trabajo en ingles, automatización de secuencia de acciones, actividades o tareas para la ejecución de un proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo. 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO 1. Recepción de libros y liquidación de los derechos de inscripción 2. Entrega de los libros para digitación ELABORADO POR: Se revisa de manera detallada el cumplimiento de los requisitos mínimos, verificando que se encuentre la solicitud y la certificación si es necesaria. Se realiza el cobro por liquidación automática del sistema, de acuerdo a las tarifas establecidas, se imprime el recibo de pago y se entrega al usuario para reclamar los libros posteriormente. El usuario diligencia el Formato de Inscripción de Libros Personas Naturales y Jurídicas RP-FRT-006 por si se presenta. Como este trámite no tiene código de barras los libros son entregados por el I asignado a Caja al MAURICIO ENRIQUE CAICEDO VERASTEGUI I asignado a Caja APROBADO POR: Recibo de Caja Formato de Inscripción de Libros Personas Naturales y Jurídicas RP- FRT-006 Control documentos recibidos - caja GERMAN RENE GARCIA VARIABLE A CONTROLAR Ver numeral 5.1. de este documento FECHA: 29 DE MAYO DE 2012 FECHA: 29 DE MAYO DE 2012

2 Página 2 de 5 ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO 3. Revisión 4. Devolución de libros (si aplica) de (Digitador). Se determina si el libro cumple con los requerimientos y se revisan los soportes. Después de revisar los libros, si hay alguna inconsistencia, se efectúa la. De lo contrario pasar a la actividad 8. de RP-FRT-010 VARIABLE A CONTROLAR 5. Elaborar oficio de. 6. Informar al usuario de la. 7. Entrega del oficio de y libros al usuario. 8. Colocación de sello en las hojas del libro 9. Inscripción 10. Entrega del libro al usuario 11. Digitalización de la solicitud Elabora el oficio de indicando las causales de El oficio es firmado por el Director Jurídico Se llama al usuario para informarle de la. Se entrega los libros con el oficio correspondiente al usuario. Se procede a sellar cada hoja del libro objeto de registro con el sello húmedo que contiene la firma del Director Jurídico. Se digitan los datos, que arroja el SIREP, en WORFLOW y se crea el sello virtual que se adhiere la solicitud de inscripción de libros. Se debe diligenciar el formato Una vez el usuario se acerca a reclamar los libro se le solicita el recibo de pago para sellarlo con entregado. Los documentos (Solicitud de Inscripción, Certificación y recibo de caja) son escaneados y relacionados en el software de digitalización. Director Jurídico y de s. de / archivo Oficio Control De Llamadas A Usuarios RP-FRT-018 Oficio de Libro del usuario Recibo de Caja 12. Armado de libro de archivo El digitalizador indica en el sistema de imágenes el libro físico donde fue archivado el documento.

3 Página 3 de 5 5. GENERALIDADES Dentro de lo estipulado legalmente para aquellas personas naturales o jurídicas, está contemplada la inscripción de Libros de Comercio ante la Cámara del domicilio principal de la persona. Dentro de los libros que deben inscribirse están: registro de accionistas, los de actas de asamblea y juntas de socios, órganos de administración de las ESAL. Una vez el usuario conoce sus obligaciones y desea cumplirlas hace la respectiva inscripción de libros ante la Cámara de Comercio. Los libros pueden ser: manuales o sistematizados REQUISITOS MÍNIMOS DE : Libros manuales: Nombre del propietario, Número de identificación tributaria (NIT) y nombre del libro (Formulario de inscripción de libros personas naturales y jurídicas). Libros Sistematizados: Nombre de la persona natural o jurídica, nombre del libro, Número de Identificación Tributaria (NIT), Código alfanumérico de máximo 5 caracteres y debe estar foliado. Se debe anexar al libro: la solicitud de inscripción (Formulario de inscripción de libros personas naturales y jurídicas) firmada por la persona natural, representante legal o revisor fiscal y la certificación si ya se había registrado el libro con anterioridad firmada por el contador o el revisor fiscal. 6. DIAGRAMA DE FLUJO I asignado a Caja de s INICIO Recepción de libros Formato de Inscripción de Libros Personas Naturales y Jurídicas RP-FRT-006 Liquidación inscripción de libros 1

4 Página 4 de 5 I asignado a Caja de s 1 Entrega de libros y anexos para digitación Control Documentos recibidos - caja RP- FRT-010 Revisión Devolución de libros No Si Oficio de Sellar cada hoja del libro Informar al usuario sobre la Inscripción Control De Llamadas A Usuarios RP-FRT-018 Entrega de libros al usuario Entrega de libros y oficio al usuario Digitalización de los documentos Armado de archivo de libro FIN FIN

5 Página 5 de 5 7. REFERENCIAS Código de Comercio. Título IV Capítulo I Circular Única: Resolución 10 de 2001 Decreto 2649 de 1993 Decreto Ley 019 de 2012 Manual del SIREP. Compendio de Normas para las Cámaras de Comercio de CONFECAMARAS. 8. ANEXOS Anexo1. Control de Documentos Recibidos - Cajas Anexo 2. Formato de inscripción de libros personas naturales y jurídicas, RP-FRT-006 Anexo 2. Entrega libros de Comercio, RP- Anexo 4. Control de llamadas a Usuarios, RP-FRT CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN DESCRIPCION FECHA 01 ORIGINAL 05 de Noviembre de En Términos y Definiciones se elimina la Libros de Contabilidad En la actividad 9 se incluye en el campo de responsables al Asistente de archivo En el numeral 5 Generalidades se modifica. En el numeral 7. Referencias, se incluye el Decreto Ley 019 de de Mayo de 2012