21.1 MANEJO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Transcripción

1 Página: 1 DE 21.1 MANEJO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA OBJETIVO Establecer la reglamentación que permita la adecuada administración documental en materia de trámite interna y externa, y su correspondiente archivo en la Entidad. ALCANCE El presente procedimiento comprende desde la recepción de la correspondencia en la ventanilla Única de la Alcaldía de San Pedro Valle para que sea se registrada en el libro radicador y en el Registro de Peticiones, hasta el direccionamiento de las mismas a las áreas interesadas y la entrega de estas a cada una de las dependencias. RESPONSABLE Secretaria General y auxiliar administrativo de Ventanilla Única TERMINOS Y DEFINICIONES CORRESPONDENCIA: Es la comunicación escrita impresa en papel o por correo electrónico, entre las dependencias de la Administración Municipal y el exterior de la misma, llámense oficios, cartas, permisos o cualquier denominación del documento y que requiera ser tramitada por la Administración Municipal. CORRESPONDENCIA OFICIAL: Cuando el asunto compete a la entidad y puede ser de conocimiento general. CORRESPONDENCIA OFICIAL CONFIDENCIAL: Cuando el asunto compete a la entidad y sólo puede ser conocido por el personal autorizado. MEMORANDO: Es una comunicación escrita de carácter interno. Se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad. CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es de carácter oficial, se cursa entre la Administración Municipal y otras entidades oficiales, empresas particulares y/o

2 Página: 2 DE personas naturales, vía correo aéreo, terrestre, electrónico, fax, o cualquier otro medio que se implante en la entidad. CORRESPONDENCIA INTERNA: Son las comunicaciones oficiales producidas entre las dependencias de la Administración Municipal, se denominan Memorandos. VENTANILLA UNICA: La unidad de correspondencia, es la unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales, esta unidad debe cumplir con las fases de recepción, distribución y trámite del Programa de Gestión Documental. NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: La numeración de los actos administrativos deben ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativo que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. (Acuerdo No. 060 del 30 de Octubre de 2001) CONSECUTIVO: Que se sigue o sucede sin interrupción y es único. TERMINOS PARA DAR RESPUESTA: El código contencioso administrativo y la ley 962 de 2005 art 10 y 14 establecen los términos y para dar respuesta oportuna a las peticiones respetuosas que formulen los particulares, contado a partir del día siguiente del recibido de la comunicación así derecho de Petición: quince (15) días hábiles; solicitud de información: Diez (10) días hábiles; Consulta. Treinta (30) días hábiles. Las demás peticiones respetuosas que soliciten los administrados o usuarios se resolverán o contestaran dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Cuando ni fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo se deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta. Los requisitos de los organismos de control o de tribunales y Juzgados se atenderá oportunamente en el plazo establecido en la solicitud correspondiente. Teniendo en cuenta que las tutelas y las Citaciones se entregan inmediatamente

3 Página: 3 DE POLITICAS DE OPERACIÓN El recibo y trámite de la correspondencia recibida estará centralizado en el Área de Ventanilla Única, el tramite lo hará la Administrativa autorizada para cumplir dicha actividad. Por tal motivo ningún funcionario público de otra dependencia podrá recibir, atender o entregar directamente documentos que no hayan sido previamente radicados. La radicación se realizará en los libros de radicación de Correspondencia y en el software de gestión documental, que permite registrar la información. El libro radicador se genera diariamente y debe ser firmado por los funcionarios responsables de recibir las comunicaciones oficiales en cada dependencia. Se debe generar el reporte de la correspondencia recibida, diligenciar en el libro radicador de la correspondencia recibida, de acuerdo a la dependencia de destinación de la correspondencia. Se entrega la copia del documento al usuario. Esta debe tener el número de fecha de recibido, quien recibe y registrarlo en el libro radicador para realizar el seguimiento. Existen dos formas de recibir la correspondencia: una es por medio de empresas de mensajería y la otra es por personas naturales. Para la primera solo se realiza la actividad de registrar, anexar la guía y distribuir. Para la segunda, el documento se recibe, se le pone la fecha, quien recibe, se radica y se entrega copia. Comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de 0001 (cero cero cero uno) utilizando sistemas manuales mecánicos o automático. Los documentos que no ingresen por el lugar de centralización de correspondencia no se considerarán documentos oficiales y se hará responsable el funcionario que lo reciba arbitrariamente. Los documentos que se reciban vía fax deberán ser radicados. Los fax que se reciban en otras dependencias deberán ser enviados al lugar donde se centralizará la correspondencia para su radicación correspondiente. La correspondencia de carácter personal deberá ser entregada al funcionario al cual fue remitida sin radicarla en el libro.

4 Página: 4 DE Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la reserva justificada y firma del funcionario que recibió y/o radico la correspondencia. Revisión de las comunicaciones. Las comunicaciones de origen oficial o particular que ingresen a la Administración Municipal deberán ser revisadas para verificar su destinatario, los anexos y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, se está dirigida a la entidad se procederá a la radicación de la misma. De igual forma se realizara con las comunicaciones producidas por el municipio. Comunicaciones sin firmas y sin nombre de! responsable. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable de su contenido, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. Su control se deberá efectuar de conformidad con las normas en la materia. Cuando un funcionario reciba a nombre de la Administración Municipal un documento en una entidad pública como la Gobernación, deberá dirigir dicho documento a la ventanilla única para su centralización de manera inmediata. DESCRIPCION Actividad Descripción Responsable Registro 1.. Recibir la correspondencia Inicio En el área de Ventanilla Única, se realizara la recepción de la correspondencia interna y externa a la administración Municipal. La Recepción consiste en recibir y revisar (verificar firma, dirección, numero de anexos, etc.) todos los documentos que ingresen a Administración Central Administrativo

5 Página: 5 DE Municipal, los cuales serán recepcionados en Ventanilla Única 2.Radicacion de El Administrativo deberá radicar el Libro Correspondencia documento recibido con sello radicador de recibido y deberá asentarlo en el libro radicador de correspondencia recibida externa y en el software de gestión documental. Administrativa de Ventanilla Única Radicador Corresponde ncia Recibida El usuario se quedara con copia del documento con Externa sello de recibido por ventanilla única, y si fuere entregado por agencia de mensajería, se debe Software colocar sello radicador en la guía de correo. La Gestión Administrativa dela Ventanilla Única quedara con el original del oficio que enviara a la Documental dependencia a la que va dirigida. 3. Distribución de Tras ser radicada la correspondencia en Libro Correspondencia administrativo la entregara a la dependencia correspondiente, donde funcionario de la dependencia destinataria deberá firmar el libro radicador de correspondencia Externa con hora y fecha de recibido del documento. Administrativa de Ventanilla Única - Administrativa Radicador Corresponde ncia Recibida Externa de cada Dependencia 4. archivo Al ser recibido el documento por la dependencia correspondencia encargada, el Administrativo de la Dependencia, o el funcionario competente archivara el documento en la carpeta correspondiente según su asunto, después de haberle dado la respuesta al Administrativo de la Dependencia documento 5. publicación La Administrativa de Ventanilla Única, diligenciara el registro Único de Derechos de Archivo Administrativo Registro Petición, el cual se reportara al Técnico Operativo de Ventanilla Único de Sistemas, quien lo publicará en la página Web Única Técnico

6 Página: 6 DE de la Alcaldía Municipal, a fin de que el usuario pueda consultar los plazos de respuesta de su requerimiento. Operativo del Área de Sistemas Derechos de petición CONTROL DE REGISTROS Nombre Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición responsable lugar y Archivo forma de archivo Gestión Libro Auxi liar Lugar: ventanilla Archivador 2 El iminació radicador Administrativ única en madera. n corresponde ncia o Ventanilla Forma: física Única Archivo Auxi liar Lugar: ventanilla Clave de Comput 2 El iminació Registro Administrativ única acceso. ador n Único Derechos de petición o Ventanilla Única Forma: magnética DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL

7 Página: 7 DE Nombre del Fecha de Entidad que lo Descripción documento expedición expide externo Ley 594 Julio 14 de Archivo general Por la cual se dicta la ley general de 2000 de la nación archivos y se dictan otras disposiciones. Acuerdo de octubre de 2001 Archivo general de la nación "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas" Resolución de Alcaldía Por el cual se establecen los septiembre municipal procedimientos para el manejo de las de 2010 de PedroValle San comunicaciones oficiales en la Alcaldía Municipal de San Pedro Valle. Consti tución 1991 Estado Se garantiza a toda persona la Política colombiano libertad de expresar y di fundi r su de Artículo Colombia pensamiento y opiniones, la de 20 informar y recibi r información veraz e imparcial. Decreto 2609 Diciembre Por el cual se reglamenta el Artículo V 14 de Archivo General de la Ley 594 de 2000, parcialmente

8 Página: 8 DE 2009 de la Nación los Artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado Proyectado CARGO: TECNICO ADMINISTRATIVO FIRMA Aprobado por CARGO: SECRETARIA GENERAL FIRMA