Dirección de Planeación y Evaluación 1

Transcripción

1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Reintegro de bienes y/o activos fijos Descripción de actividades - Reintegro de bienes y/o activos fijos DOCUMENTOS DE REFERENCIA CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 4 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Garantizar el correcto reintegro de bienes y/o activos fijos en desuso al almacén general, para una disposición adecuada. 2. ALCANCE El proceso inicia con el reporte de reintegro de un bien en desuso, y finaliza con la recepción de los bienes reintegrados en el General de la universidad. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices Política de Compras y 3.2. Lineamientos Este proceso en condiciones ideales tiene un tiempo de ejecución de 15 días hábiles. Para la disposición final de equipos de laboratorio, u otros equipos que presenten un valor considerable en libros, se deberá solicitar a las unidades o laboratorios, un comunicado (correo electrónico) con copia al jefe del área, en el que manifieste las razones por las cuales el equipo ha sido reintegrado al General. Adicionalmente, se tendrá en cuenta otros aspectos como la fecha de capitalización, años de uso, costo histórico, porcentaje de vida útil y estado final del equipo. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Jefe Compras y 5. DEFINICIONES Reintegro: El proceso mediante el cual los bienes y/o activos fijos de la universidad ingresan nuevamente al almacén general. Bienes y/o activos fijos en desuso: Bienes y/o activos fijos que se dejan de utilizar. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo Reintegro de bienes y/o activos fijos 6.2. Descripción de actividades - Reintegro de bienes y/o activos fijos ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de reintegrar bienes en desuso Unidad Académica, Unidad Administrativa Recepción de los bienes reintegrados en el General Unidad Académica, Unidad Administrativa. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 1 Diligenciar el Formato de Reporte de Novedades La Unidad Académica o Administrativa diligencia el formato Reporte de Novedades de. En el formato se debe diligenciar si se requiere apoyo del departamento de Seguridad y Servicios Básicos para el traslado físico de los bienes. Unidad Académica / Unidad Administrativa FOR Reporte Novedades de 2 Enviar reporte por correo electrónico El formato Reporte de Novedades de debe ser enviado como archivo adjunto a la cuenta de correo electrónico moviacti@uniandes.edu.co, con copia al Jefe Inmediato que autoriza la novedad. Unidad Académica / Unidad Administrativa 3 Enviar correo a Seguridad y Servicios Básicos Los Reportes de Novedades en los cuales se solicita apoyo del departamento de Seguridad y Servicios Básicos, son reenviadas por correo electrónico a dicha área con el asunto Novedades de Activos Fijos No. XXX, según el consecutivo asignado. 4 Coordinar traslado La Dependencia de Seguridad y Servicios Básicos programará el servicio en un tiempo máximo de (3) tres días hábiles. A continuación se realizará el traslado del total de bienes a reintegrar, revisando que la cantidad y descripción de los bienes relacionados sea igual a la cantidad de bienes trasladados. En caso de identificar alguna diferencia se informará al área de la novedad para la respectiva retroalimentación con la Unidad solicitante. Administrador de Servicios 5 Recibir y validar el bien o activo fijo reintegrado En el momento de la recepción de los bienes, el General revisa Reporte de Novedades de vs bienes recibidos físicamente (cantidades). 6 Informar novedad En caso de inconsistencia entre los bienes relacionados, el área de informa a la novedad identificada para la respectiva retroalimentación con la Unidad solicitante. / 7 Revisar los equipos de cómputo Sí los bienes reintegrados corresponden a equipos de cómputo, equipos audiovisuales, equipos de laboratorio, mobiliario y/o, libros; se solicitará la respectiva verificación o revisión a las áreas especializadas que administran este tipo de bienes al interior de la Universidad. / Área Especializada 8 Revisar estado físico de los bienes El General revisa el estado de los bienes y los clasifica para venta por lote, subasta, donación o reutilización. 9 Confirmar recepción de la novedad El General envía correo electrónico a moviacti@uniandes.edu.co con la confirmación de la novedad de reintegro y/o el listado de bienes reintegrados. Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 10 Actualizar la información en el sistema Cuando el área de recibe correo de confirmación por parte del General, procede a identificar dentro del listado de bienes aquellos que son activos fijos y actualiza la información de estos (transacción AS02). Modifica los datos de centro de costo, responsable y ubicación física con los datos del General - Bodega Reintegrados. SAP-AM 11 Cierre periódico de inventario genera periódicamente un reporte de los bienes reintegrados para efectos de control. SAP-AM 12 Informar confirmación de la realización del proceso El área de confirmará mediante correo electrónico desde la cuenta de correo moviacti@uniandes.edu.co la realización del proceso a los responsables o áreas involucradas. 13 Informar al área de Mantenimiento Mensualmente se envía al área de Mantenimiento un reporte de las novedades de reintegro de activos fijos que hayan tenido relación con activos sujetos a clase de mantenimiento. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS FOR Reporte Novedades de PRO Reutilización de activos PRO Venta por lote o individual PRO Subasta PRO Bienes entregados por donación 8. CONTROL DE CAMBIOS EXTERNOS No aplica. VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 07/03/ Publicación 23/04/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Nicolás Montaño Ingeniero de Procesos 07/03/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 REVISÓ Alberto Poveda Coordinador de Procesos 10/03/2015 APROBÓ Paola García Jefe de Compras y 14/04/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 5