GUÍA PARA EL REGISTRO DE DOCUMENTOS RADICADOS

Transcripción

1 Página 1 de 6 Revisó Dir. Certificación y Gestión Documental Clasificador de Correspondencia Aprobó Rector Fecha de aprobación Noviembre 29 de 2007 Resolución N OBJETIVO Definir los lineamientos para la digitalización y registro de los documentos radicados en la Universidad Industrial de Santander. 2. ALCANCE Aplica a todos los documentos radicados en la Dirección de Certificación y Gestión Documental. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Correspondencia: Son todas las comunicaciones que no generan tramite para la Universidad. Se consideran como tal: - Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la Universidad a título personal, citando o no el título del funcionario. - Aquellas dirigidas a un funcionario de la Universidad, cuando éste no ocupa un cargo administrativo. - Aquellas dirigidas a un Jefe de una UAA sin especificar el cargo que ocupa en la Universidad. Correspondencia Despachada: Es aquella que se produce en la Universidad para ser enviada entre Unidades Académicas Administrativas (UAA) o fuera de la Universidad, como por ejemplo: comunicaciones oficiales, revistas, afiches de eventos, seminarios, entre otros. Correspondencia Recibida: Es la comunicación que se recibe en la Universidad por entidades públicas, entidades privadas y personas naturales; es la que generan los empleados de la Universidad con destino a alguna UAA. Registro de documentos: Es el procedimiento por medio del cual la Universidad ingresa en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la (s) dependencia (s) competente (s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. UAA: Unidad Académica y/o Administrativa. 4. CONTENIDO DE LA GUÍA 4.1 REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA DESPACHADA Y/O RECIBIDA RADICADA Ingresa al servidor

2 Página 2 de 6 Realiza la conexión al servidor: Inicio / ejecutar / dirección (IP del servidor) donde reposa la base de datos que va a contener los documentos digitalizados de la correspondencia despachada y/o recibida Ingresa al Software Ingresa al software, (Docuware), registrando los datos de usuario solicitados por el sistema Registra los datos Busca la opción de archivo y escoge administrador de bandejas (Las bandejas están nombradas por los días de la semana lunes, martes, miércoles etc.). Elige la bandeja según el día al que corresponda el conjunto de documentos a digitalizar.

3 Página 3 de 6 Escanea los documentos correspondientes. Nota: Para folios como afiches, plegables, folletos, diplomas, empastados, expedientes, cd s, cassettes y todo aquel documento que por su tamaño, organización, volumen y/o presentación no se ajuste a los parámetros del escáner no se realiza esta acción.

4 Página 4 de 6 Ingresa los documentos escaneados a la base de datos del sistema DOCUWARE (El registro de almacenamiento se diligencia teniendo en cuenta los campos obligatorios que se presentan. Cuando no se escanee algún folio se debe dejar constancia en la casilla de Observaciones). Correspondencia Recibida Correspondencia Despachada

5 Página 5 de 6 De ser necesario alguna modificación en los datos registrados, se dirige al archivador, elige la opción recuperar y realiza la búsqueda del documento para efectuar los cambios necesarios. Correspondencia Recibida Correspondencia Despachada

6 Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Noviembre 29 de 2007 Creación del documento 02 Marzo 09 de 2009 Modificación al contenido-actualización al punto de la Guía. 03 Julio 18 de 2014 Actualización de las imágenes del software DocuWare versión 5.