SOFTWARE PARA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DOCUMENT

Transcripción

1 SOFTWARE PARA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DOCUMENT El sistema está compuesto por dos grandes módulos: administrador y producción. El administrador le permite configurar las series documentales, definir usuarios, permisos sobre las series documentales, consultar el Log de transacciones y al manejo de parámetros de la aplicación. Igualmente permite definir los diferentes procesos de Work Flow, control de correspondencia, administración de formularios y cold. El módulo de producción tiene las opciones de indización, escaneo, consultas y trámite de los flujos. Tanto el módulo administrador como el de producción son totalmente estandarizados. El sistema en cada uno de sus módulos cuenta con las siguientes opciones: NUEVO: Se utiliza cuando vamos a ingresar registro nuevo. EDITAR: Se utiliza para agregar o modificar algún dato. REFRESCAR: Se utiliza cuando se modifica un dato o cada vez que guarde los cambios. Dé clic en el botón refrescar para que actualice los datos y los visualice. MENU: Muestra todas las opciones del programa. IMPRIMIR: Se utiliza para imprimir los datos. SALIR: Se utiliza para salir de la opción donde esté y regresar al menú. Módulo administrador. Las principales opciones del módulo administrador se describen a continuación: 1. Administración de usuarios: esta opción permite capturar Nombre del usuario, Login, Contraseña, , Imagen Firma digitalizada, Grupo de serie (para asignación de permisos sobre series), Perfil administrador (asigna roles de administrador al usuario), Activo (para activar o desactivar un usuario). Estos datos pueden verse en la figura siguiente: Después de ingresados los datos de clic en el icono Guardar que aparece en la parte superior de la pantalla, automáticamente los datos quedaran ingresados.

2 2. Administración de perfiles: Se utilizan para definir grupos de permisos sobre las series y subseries documentales, posteriormente pueden ser asociados a los usuarios evitando la asignación manual de permisos a cada usuario y sobre cada serie. 3. Permisos sobre series documentales: Esta opción permite al administrador ingresar permisos manualmente. 4. Rutas: Esta opción permite definir el sitio de almacenamiento de las imágenes, ya sea como un campo en la base de datos o carpetas del servidor. Esta utilidad es de gran importancia en el momento de aplicar los tiempos de retención establecidos para las series documentales ya que con el fin de liberar espacio en el servidor las series que cumplan con su tiempo pueden ser reubicadas en dispositivos externos (CD, DVD, otros equipos de la red). 5. Administración de documentos: Nos permite acceder a datos referentes a cantidad de imágenes en el sistema discriminados por series, por ruta, etc. 6. Radicados: El sistema permite automatizar el uso de los radicados para documentos como memorandos, correspondencia recibida o enviada, etc. De esta forma podemos hacer uso de la opción de radicado automático en los documentos digitalizados, pueden definirse tantos radicados como requiera su entidad. 7. Series documentales: Esta es una de las utilidades más importantes del sistema, en ella se pueden definir las series y subseries adaptadas totalmente a los requerimientos de su entidad. Igualmente este módulo nos diferencia de los demás productos que actualmente se encuentran en el mercado. En el Usted puede definir la estructura de las series en forma de árbol de acuerdo a sus necesidades, un ejemplo se muestra en la siguiente figura: La definición de las series documentales se basa en formularios, sobre los cuales se pueden colocar controles como son: texto, cuadro de chequeo checkbox, listas desplegables, lista expandidas, cuadro con formato de fecha, grid, texto multilíneas:

3 administrador. Cada control tiene sus propiedades con las cuales parametriza definiendo tipo de dato (carácter, numérico, fecha, booleano), campo obligatorio, longitud, conexión a bases de datos para extractar información, nombre del campo, ocultar datos a ciertos usuarios, campos de solo consulta, etc. De esta forma la serie documental tendrá los campos y apariencia definida por el usuario Cada serie documental tiene asociado área, tiempo de retención en el archivo de gestión, tiempo de retención en archivo central y disposición final tipo de documento (original o copia), observación para la disposición final. Con la colaboración de funcionarios de sistemas usted puede recuperar información de otras bases de datos lo cual reduce enormemente el trabajo de los funcionarios del centro de documentos. Para ello los funcionarios del departamento de sistemas definen una conexión por medio de ODBC a la base de datos externa y una sentencia SQL para acceder a los datos, como sigue: 8. Log de transacciones: El sistema almacena todas los movimientos (modificaciones, eliminación, digitalización, etc.) o actividades realizadas por los usuarios (Nombre usuario, Serie documental, Movimiento, fecha y hora, Páginas, Observaciones). 9. Procesos: Permite definir los diferentes procesos que harán parte del work flow.

4 10. Flujo de procesos: Permite definir las rutas (trámites) que deben seguir los documentos. Se manejan atributos como: Responsable, descripción de la actividad (método), duración estimada en horas o fracciones de horas. Maneja paralelismos y permite representar decisiones las que son avaladas y tomadas por el usuario responsable, ubicación o estado de un trámite, tiempo presupuestado para desarrollar una actividad contra el tiempo real, Notificación de llegada de trámites por correo electrónico, manejo de colores en las actividades pendientes por evacuar, listados de los trámites y su estado. La creación de las rutas es totalmente gráfica como se muestra en la grafica siguiente. 11. Parámetros: En esta opción se cargan los datos iniciales con los cuales trabaja el sistema como son: formato de fechas, versión del software, ruta ejecutable, etc. 12. Especificaciones: Permite definir las características tanto de los productos como de los insumos que requiere una actividad. Esto se aplica al work flow 13. Tareas: las tareas son la serie de pasos que se debe realizar para cumplir con una actividad del work flow, cada tarea esta tiene definido un método. 14. Productos: Es el resultado de una actividad del work flow, tiene asociado unas especificaciones que permite verificar la calidad de la actividad.

5 15. Insumos: Se refiere a los elementos que deben entrar en una actividad del work flow, tiene asociado unas especificaciones que permite verificar la calidad de la actividad. 16. Fechas de flujo: Con el fin de hacer un adecuado seguimiento de los tiempos y fechas de vencimiento de las actividades del work flow, se definen las fechas no laborales (días de fiesta, sábados y domingos) 17. Cargos: se definen los cargos de la organización con el fin de asociarlos a los usuarios. Módulo de Indización. Éste módulo permite asociar las claves de búsqueda a cada documento digitalizado para su posterior consulta. Para esta opción se utiliza el formulario diseñado en el módulo Administrador, mencionado anteriormente. Nuestro módulo de indizamiento provee características que ayudan a disminuir la digitación de datos y por tanto el tiempo de indizamiento de los documentos; esto redunda en la buena calidad y consistencia de los datos. El sistema permite configurar accesos a bases de datos para extraer datos y llenar automáticamente los índices, evitando que el usuario los digite, minimizando los errores. Igualmente el uso de campos tipo Check box, Radio Buttons, Listas desplegables, apuntan a obtener unos datos de buena calidad y consistencia.

6 En este módulo usted puede: Borrar, copiar, mover, rotar, imprimir, enviar por correo electrónico, colocar sellos, anotaciones, Zoom, Enderezado de página, Lupa, navegar entre páginas del documento, firmar electrónicamente el documento, etc. Para todos lo anterior el usuario debe tener los permisos pertinentes. Módulo de Consulta. Éste módulo permite recuperar documentos de acuerdo a los criterios de búsqueda entrados por el usuario. Las búsquedas puede manejar operadores como mayor qué, menor qué, menor o igual a, mayor o igual, entre rangos, similar a... Para esta opción se utiliza el formulario diseñado en el módulo Administrador, mencionado anteriormente. Una pantalla típica de consulta es la siguiente: Igualmente el uso de campos tipo Check box, Radio Buttons, Listas desplegables. En este módulo usted puede: rotar, imprimir, enviar por correo electrónico, colocar sellos, anotaciones, Zoom, Enderezado de página, Lupa, navegar entre páginas del documento, firmar electrónicamente el documento, etc. Para todos lo anterior el usuario debe tener los permisos pertinentes. Módulo de Flujo de documentos o trámites. En este módulo el usuario puede tramitar las actividades pendientes por realizar. En el buzón de entrada aparecen las actividades que debe resolver y el tiempo presupuestado para cada actividad.

7 Dependiendo del tiempo presupuestado para realizar cada actividad y las diligenciadas, el sistema muestras en forma resaltada y en diferentes colores el estado de cada actividad (Rojo = pasada, Verde = a tiempo). Dentro de las opciones que usted puede realizar el sistema le permite: enrutar al siguiente usuario de la red (según la predefinición del flujo), devolver al usuario remitente, reenrutarlo al usuario o usuarios que desee y con fechas límites de respuesta (opcional), esto último para flujos no estructurados. En todos los casos de manejan atributos como: Descripción del trámite, actividad, tareas, Fecha y hora de llegada, fecha y hora de lectura, fecha y hora de límite de respuesta, fecha real de evacuación. Módulo Búsqueda textual. Éste módulo tiene como finalidad recuperar documentos a través de palabras o frases contenidas dentro de los archivos. La búsqueda textual opera sobre documentos tipo:.doc,.xls,.htm,.pdf,.txt. (Formato nativo, no convertido a imagen). El equipo donde estén dichos documentos almacenados debe tener instalado el Office Para ello se deben identificar los directorios donde van a estar almacenados estos documentos para indexarlos con el motor de indizamiento de la búsqueda textual. Módulo COLD. Esta herramienta permite la conversión en forma automática de los documentos, generados desde una aplicación Windows, a documento electrónico sin necesidad de utilizar el papel. La aplicación Windows al momento de lanzar una impresión de un reporte, listado o informe, no se direcciona a la impresora convencional si no que se direcciona a un dispositivo de software, que es el encargado de recibir la impresión y convertirla en imagen electrónica. Una vez convertida, desde el sistema Document se puede indexar y dejar disponible para consulta.