Documento Técnico y Diccionario de Datos Software de Archivo y Gestión Documental

Transcripción

1 DOCUMENTO TECNICO Y DICCIONARIO DE DATOS SOFTWARE DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL 1 Contenido 1 Contenido Introducción Conceptos Descripción Modelo Cliente - Servidor Requerimientos técnicos para el uso del sistema de información Diccionario de datos Tablas Archivadores Asociados Bitácora Campos_Radicación Cargos Consecutivos Departamentos Documentos Empleados Entidad_Productora Expediente_Archivador Expedientes Expedientes_Documentos Expedientes_Prestamos Flujo_Documental Mensajes_Cargue_Asociados... 14

2 Menús Movimientos_Documentos Municipios Novedades Parámetros Perfiles Perfiles_Menú Perfiles_Usuario Permisos Procesos Series_Documentales SubSeries_Documentales Sucursales Sucursales_Unidades Temp_Asociados TipoContenido_TiposDocumentales Tipos_Contenido Tipos_Documentales Tipos_Menú TRD Unidades_Funcionales Usuarios Versiones_documentos... 20

3 2 Introducción El presente manual Técnico del Software de Archivo y Gestión Documental tiene como objetivo explicar los recursos que se utilizaron para la creación del sistema, así como la instalación de cada uno de estos. También se hace referencia a los módulos y tablas de las que está compuesto el software 3 Conceptos 3.1 Descripción Modelo Cliente - Servidor Una aplicación Cliente / Servidor típica, es aquella donde hay un servidor de Base de Datos al que varios usuarios (clientes) consultan en forma simultánea. Tanto el proceso cliente como el proceso servidor pueden correr en la misma máquina o estar en distintas máquinas comunicadas a través de una red. Cuando el proceso cliente necesita alguna información, hace una petición de esta al proceso servidor, el cual retornará la información adecuada, bien en forma de tablas o bien como un código de error. En la mayoría de los casos, tanto el cliente como el servidor hablan lenguajes distintos haciendo virtualmente imposible el proceso de comunicación entre ellos. Para superar tal escollo, existen técnicas para el intercambio de información. Una de estas es ODBC (Open DataBase Connectivity), que funciona a modo de traductor entre el lenguaje hablado por el proceso cliente y el lenguaje que habla el proceso servidor. 4 Requerimientos técnicos para el uso del sistema de información El sistema de información de Archivo y Gestión Documental es una aplicación clienteservidor por lo tanto para el servidor de base de datos se debe tener en cuenta lo siguiente: * Procesador Intel XEON de 2 Ghz (3 Ghz o superior recomendable) * 4 Gb de RAM o superior * 500 Gb de espacio de disco disponible en la unidad en la que se almacenará la información de documentos digitalizados (Recomendable, instalar en unidad diferente a sistema operativo)

4 * Unidad de CD-ROM o puertos USB * Monitor SVGA o de resolución superior Conexión a internet Visibilidad IP entre todos los nodos de la red o por lo menos todos al nodo central en donde se instalará la base de datos del sistema. Entre las diferentes redes se tengan abiertos los puertos 135, 139, 1433 y 445 destinados para la configuración y funcionamiento del sistema. Los canales de comunicación deben contar con un ancho de banda de por lo menos 256Kbps. Requisitos de sistema operativo El Software de Archivo y Gestión Documental es compatible con los siguientes sistemas operativos de Servidor Windows Server 2003 SP1 Windows Server 2003 R2 Windows Server 2008 Requisitos de componentes de sistema Para el correcto funcionamiento del sistema, es necesario instalar los siguientes componentes a nivel de servidor SQL Server 2008 o superior Versión Express, Estándar o Enterprise Microsoft Framework 4.5 Windows installer 3.1 Internet Information Service 6.0 o superior Este servicio convierte a una PC en un servidor web para Internet o una intranet, es decir que en las computadoras que tienen este servicio instalado se pueden publicar páginas Web tanto local como remotamente. Los servicios de Internet Information Services proporcionan las herramientas y funciones necesarias para administrar de forma sencilla un servidor web seguro. Para configurar el Internet Information Services debe realizar el siguiente proceso: 1.-Dirigirnos a Panel de Control.

5 2.-Dar clic en Programas y características 3.-Ahora se da clic en Activar o desactivar las características de Windows

6 4.- Esperamos un momento a que se llene la lista y buscamos Internet Information Services, se activa dando clic en el pequeño cuadro de su izquierda. Presionamos Aceptar Para verificar que la instalación fue satisfactoria entramos a Panel de control > Herramientas administrativas

7 Y si no aparece Administrador de Internet Information Services (IIS) entonces ya ahora si se arma. Por último para estar 100% seguros que funcionan, abre una ventana de Internet Explorer 8 y en la barra de direcciones escribimos

8 5 Diccionario de datos Modelo de Integración de Tablas

9 5.1 Tablas Archivadores El objetivo de la tabla de archivadores es poder almacenar la información del numero total de archivadores, sus divisiones y capacidad aproximada por división, es decir, poder reflejar lo físico en el software Asociados La tabla de Asociados contiene la relación de todos los asociados de la empresa, independientemente del estado en el cual se encuentren en el sistema de la cooperativa, es decir, para el sistema de Archivo y Gestión Documental no es importante si el asociado esta Activo o Retirado, sin embargo, si muestra esta información durante el proceso de digitalización.

10 5.1.3 Bitácora En la tabla de bitácora se almacena toda la información de los eventos ocurridos con la información en cada uno de los módulos del sistema en relación a los datos que manejan Campos_Radicación Esta tabla permite definir los tipos de datos que se van a manejar en el proceso de radicación de documentos y los tipos de datos (numérico, alfa-numérico, fecha) asociados a cada valor. De esta manera, el sistema permite manejar de manera parametrizada varios valores en cada radicación Cargos Contiene la tabla de Cargos de la empresa

11 5.1.6 Consecutivos Permite administrar los consecutivos para mantener un orden y control al almacenar la información Departamentos Contiene la información de los departamentos de Colombia según codificación DANE Documentos Toda la información de cada radicado quedará almacenada en esta tabla, en ella se encuentra la información mas importante acerca de cada documento, quien lo creó, fecha, hora, la ubicación del documento Empleados

12 Esta tabla contiene la relación de empleados y su información general, a partir de esta tabla se pueden crear o relacionar los usuarios del sistema ya que cada usuario deberá estar asociado a un empleado Entidad_Productora En esta tabla se almacena la información general de la empresa Expediente_Archivador Esta tabla guarda la información de los expedientes y los datos de ubicación dentro del archivo, tales como número del archivador, división y posición dentro de la misma. Esto facilita el acceso en determinado momento a cualquier expediente Expedientes En esta tabla se almacenan los registros de expediente para cada asociado cargado, debe existir un solo registro para cada asociado, esta información es muy importante ya que a partir de estos

13 datos se realiza la organización de la información, el almacenamiento de documentos digitalizados de manera organizada. los Expedientes_Documentos Esta tabla, una de las más importantes en el proceso de digitalización, almacena el registro de cada digitalización de un documento, mantiene el código del tipo documental, serie, sub serie, el número de folios, fecha, hora, usuario del sistema, código del empleado y una descripción Expedientes_Prestamos Esta tabla guarda información sobre todos los préstamos de los expedientes, el funcionario que solicitó el expediente, en que fecha, hora, la fecha de devolución Flujo_Documental

14 En esta Tabla queda almacenada la definición del flujo que debe tener un documento una vez se radica, se especifica por cuales áreas debe pasar el documento durante su ciclo de vida Mensajes_Cargue_Asociados Contiene de manera parametrizada los mensajes que muestra el sistema durante el proceso de cargue del archivo de Asociados Menús Esta tabla es del Sistema y mantiene la relación de todos los Menús del Sistema, correspondientes al árbol de navegación de las funcionalidades de cada módulo Movimientos_Documentos Permite mantener un registro del flujo dado a un documento durante su ciclo de vida, saber que usuarios consultaron el documento, en que momento y a que hora Municipios

15 Contiene la relación de todos los municipios de Colombia con la codificación definida por el DANE, la información contenida en esta tabla no puede ser modificada por el sistema Novedades Esta tabla mantiene el registro de los diferentes cambios que se realizan durante el sistema a la información de Tablas de Retención Documental Parámetros Esta es una tabla del Sistema, una de las más importantes ya que en ella se encuentran los parámetros necesarios para el óptimo funcionamiento del mismo, tales como la ruta donde se almacenará la información de documentos digitalizados, claves encriptadas, unidades de mapeo etc Perfiles En esta tabla se mantiene la información de los diferentes perfiles de usuario creados por el administrador del sistema Perfiles_Menú

16 Mantiene la relación de todos los menús del sistema asociados a cada de usuario perfil Perfiles_Usuario Esta tabla mantiene la relación de cada perfil y los usuarios del sistema asociados a ese perfil Permisos Esta tabla del Sistema aloja los tipos de permisos que son asignados en cada una de las funcionalidades de cada módulo (consultar módulo, nuevo, modificar, eliminar etc.), estos permisos se adjudican a cada perfil de usuario Procesos Permite especificar de manera general cada uno de los procesos definidos por la empresa, el objetivo de manejar esta información es poder reflejar luego por cada proceso y teniendo en cuenta los documentos registrados en el sistema, las áreas etc., el flujo que pueda tener un documento correspondiente a un proceso específico, en él se reflejará como interactúa un documento con las diferentes dependencias Series_Documentales Almacena todas las Series Documentales correspondientes a la definición de Tablas de Retención Documental de la empresa. Cada vez que se graba una Serie Documental, se almacena información en la Tabla de TRD con datos adicionales como tiempos de retención y tratamiento

17 SubSeries_Documentales Almacena todas las Sub Series Documentales correspondientes a la definición de Tablas de Retención Documental de la empresa. Cada vez que se graba una Sub Serie Documental, se almacena información en la Tabla de TRD con datos adicionales como tiempos de retención y tratamiento Sucursales En esta tabla quedan almacenadas todas las sucursales de la empresa y la información más importante de cada una Sucursales_Unidades Esta tabla permite asociar una o varias unidades (áreas) a una sucursal específica de la empresa, esto facilita el manejo de la información por sucursales en caso tal que la empresa tenga cobertura en diferentes ciudades y departamentos

18 Temp_Asociados Almacena la información de los asociados que se cargan, los registros de todos los asociados se ingresan primero de manera temporal en esta tabla para poder realizar algunas validaciones sobre información duplicada y otros criterios antes de guardarla en la tabla de Asociados para garantizar la calidad de la información TipoContenido_TiposDocumentales Esta tabla permite asociar cuales tipos documentales estarán ligados a un tipo de contenido específico Tipos_Contenido Almacena una agrupación de contenidos que necesiten definirse para darle un tratamiento específico, por ejemplo, Asociados ya que es el enfoque principal del Sistema Tipos_Documentales La definición de esta tabla esta basada en la estructura de las tablas de retención documental en su último nivel, es decir, se almacenarán todos los tipos documentales (unidad documental o documento) correspondientes a una Serie y/o Sub Serie Documental

19 Tipos_Menú En esta tabla se encuentran los Menús que componen el árbol de navegación del Sistema, es decir, Archivo, Gestión Documental, Administración y Tareas TRD Esta tabla permite guardar los datos de las Tablas de Retención Documental para cada Serie Documental y Sub Serie Documental, datos como el tiempo en años de la retención del documento en archivo central, de gestión, indicadores de eliminación, digitalización, selección y conservación total Unidades_Funcionales Se registra información de cada una de las áreas de la empresa y la dependencia entre ellas reflejando el organigrama real Usuarios

20 Mantiene información de cada uno de los usuarios creados en el Sistema, la relación de usuario empleado y las claves de acceso, estas claves se guardan encriptadas para proteger la información Versiones_documentos Esta tabla almacena información de las diferentes versiones de cada documento y las observaciones de cada cambio de versión