Código: INS003GDO Versión: 02. Fecha de Aprobación: Página 1 de 14

Transcripción

1 Fecha de Aprobación: Página 1 de 14 OBJETIVO Orientar al usuario interno del aplicativo ORFEO, sobre las actividades que debe realizar para la reasignación, visto bueno, devolución, archivo y consulta de documentos. NORMATIVIDAD Ley N 527 de 1999, Ley de Mensaje de datos, comercio electrónico y firmas digitales. Ley N 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos. Decreto N 1080 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Acuerdo N 027 de Archivo General de la Nación Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de Directiva Presidencial Nº 04 de 2012, Por la cual se establecen los criterios generales de eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública. RESPONSABLE Subdirección de Servicios Generales Grupo de Archivo y Correspondencia APLICACIONES ORFEO DEFINICIONES REASIGNAR: Actividad en la que se vuelve a asignar un registro de un usuario a otro, indicando como proceder. VISTO BUENO: Aprobación que da una autoridad o un superior a algún documento que se le ha presentado, después de revisarlo. ARCHIVAR: Acción de guardar o enviar sistemáticamente documentos de archivo a espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. TRAMITE: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. TRAZABILIDAD: Conjunto de procedimientos que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un documento o registro a través de sus trámites. INFORMAR: Comunicar destinatario. o copiar a, un documento o trámite a un usuario diferente al

2 Fecha de Aprobación: Página 2 de 14 USUARIO: Funcionario con autorización para ingresar, modificar y tramitar documentos o registros en un aplicativo o software, mediante un identificación y una clave de acceso. PERFIL: Conjunto de características y/o permisos asignados a un usuario para la operación de un aplicativo o software. DESCRIPCIÓN: CONTENIDO A. REASIGNACIÓN DE DOCUMENTOS... 3 B. VISTO BUENO PARA DOCUMENTOS... 7 C. DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS D. ARCHIVO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS... 12

3 Fecha de Aprobación: Página 3 de 14 A. REASIGNACIÓN DE DOCUMENTOS Esta tarea se realiza para enviar los registros al usuario que continuará con el trámite. Nota: A excepción de los usuarios con el perfil de jefe, los demás deben realizar esta actividad posterior a la aplicación de la TRD y creación o asignación de expediente, de lo contrario el aplicativo no le permitirá continuar. 1. Ingrese al módulo de carpetas, opción entrada. 2. Digite el número de radicado o búsquelo en el listado que se despliega y verifique datos. 3. Ingrese al registro dando click en del registro. 4. Seleccione la pestaña y de click en, en el campo

4 Fecha de Aprobación: Página 4 de Elija la opción Abrir con, o Guardar archivo, de la ventana emergente según el caso 6. Lea el documento y determine cual usuario debe continuar con el trámite y oprima,. Seleccione la dependencia y de click en

5 Fecha de Aprobación: Página 5 de Seleccione el usuario, si es el caso, a quien reasignara la actividad. 8. Describa las acciones a seguir de acuerdo con el registro. 9. Si requiere Informar a: (copiar a) seleccione la dependencia y funcionario correspondiente; si desea agendar oprima realizara seguimiento a la acción solicitada. y elija la fecha en la que

6 Fecha de Aprobación: Página 6 de Oprima para validar la acción, se evidenciará así: Nota: Tenga en cuenta que el sistema, a través de un correo electrónico, enviará un recordatorio al usuario destino.

7 Fecha de Aprobación: Página 7 de 14 B. VISTO BUENO PARA DOCUMENTOS La actividad se realiza para enviar los documentos al líder o jefe de la dependencia, que requieren de su revisión y/o aprobación. Aplica únicamente para documentos de salida o memorandos. Nota: Este trámite es posterior a la aplicación de la TRD y creación o asignación de expediente, de lo contrario el aplicativo no le permitirá continuar. 1. Ingrese al módulo de carpetas y elija la requerida. 2. Verifique que haya anexado el documento del cual requiere obtener visto bueno, en la pestaña documentos 3. Seleccione la opción Nota: recuerde que esta opción envía el registro al jefe o líder de la dependencia, a la cual usted está adscrito. 4. Solicite revisión, aprobación y/o visto bueno.

8 Fecha de Aprobación: Página 8 de Si requiere Informar a: (copiar a) seleccione la dependencia y funcionario correspondiente; si desea agendar oprima realizara seguimiento a la acción solicitada. y elija la fecha en la que 6. Oprima para validar la acción la cual se evidenciara así:

9 Fecha de Aprobación: Página 9 de Los documentos que el usuario tiene para conceder visto bueno, se visualizan en esta carpeta

10 Fecha de Aprobación: Página 10 de 14 C. DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS Esta actividad se realiza para devolver los registros al usuario remitente Nota: La devolución de documentos aplica para radicaciones erradas, vistos buenos o trámites de la comunicación. 1. Ingrese al módulo de carpetas y elija o 2. Seleccione el registro que desea devolver e ingrese por fecha de radicado 3. Seleccione la opción

11 Fecha de Aprobación: Página 11 de Describa el motivo por el cual devuelve el documento. 5. Oprima para validar la acción la cual se evidenciara así: 6. Los documentos que el usuario tiene devueltos, se visualizan en esta carpeta

12 Fecha de Aprobación: Página 12 de 14 D. ARCHIVO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS Esta acción se ejecuta para archivar los registros de forma permanente, una vez se han finalizado todos los trámites sobre el mismo Nota: El permiso para archivar expedientes, solamente lo tiene el funcionario de la dependencia que administre el archivo. Nota: Los registros archivados irán a un repositorio llamado Archivo Virtual y allí podrán ser consultados pero no modificados (mover, reasignar, TRD, crear o asignar expediente, etc.). 1. Ingrese al módulo de carpetas y elija entrada. 2. Seleccione el registro que desea archivar e ingrese por fecha de radicado 3. Seleccione la opción 4. Describa la ubicación del documento físico en su dependencia (AZ, carpeta, caja, estante, depósito, etc.).

13 Fecha de Aprobación: Página 13 de Oprima para validar la acción la cual se evidenciara así: 6. Para consultar los documentos archivados oprima la opción consultas 7. Digite el criterio de búsqueda y oprima 8. Elija el registro e ingrese por fecha de radicado

14 Fecha de Aprobación: Página 14 de La aplicación visualizará el registro consultado CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Creación del documento Actualización de íconos, imágenes, cambio en redacción de algunas actividades ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Equipo de Trabajo Proceso de Gestión Documental Fernando Méndez Díaz Líder Proceso Gestión Documental Adolfo León Atehortúa Cruz Rector