Actualización de perfiles y privilegios a usuarios PRO FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016

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1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo: Actualización de perfiles y privilegios a usuarios Descripción de actividades: Actualización de perfiles y privilegios a usuarios DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACION... 6

2 1. OBJETIVO Actualizar los perfiles y los privilegios de usuarios en el Sistema de Bibliotecas. 2. ALCANCE El proceso inicia con la solicitud para la actualización del perfil, y finaliza una vez se haya realizado la actualización en el sistema. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices: PDI o 1.1 Identificar y suplir las necesidades de los procesos académicos y de investigación en cuanto a recursos bibliográficos. Reglamento Sistema Bibliotecas 3.2. Lineamientos: Es necesario que las personas que realicen este procedimiento tengan acceso a Banner. Consulta registro empleados por DSIT (verificación de contrato laboral vigente). SAP Invitados especiales según información enviada por Gerencia del Campus. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: JEFE SERVICIOS - SBSER Responsabilidades : Auxiliar Biblioteca: Apoya la actualización de registros de acuerdo a las normas y políticas establecidas por el Sistema de Bibliotecas en el sistema Symphony, previa autorización del Gestor de Información a cargo del área. Coordinación de Servicios de Información: Verifica en la herramienta Banner, registro de empleados DSIT (SAP), Invitados especiales, para ejecutar el proceso de actualización de perfiles, garantizando que los usuarios con matrícula vigente o permiso especial, puedan acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas. Gestores de Servicios de Información:

3 Valida información del solicitante en las diferentes herramientas de actualización de perfiles (banner, SAP) garantizando se facilite material bibliográfico a usuarios con matrícula vigente. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo: Actualización de perfiles y privilegios a usuarios 5.2. Descripción de actividades: Actualización de perfiles y privilegios a usuarios ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud de actualización de perfiles y privilegios a usuario. Decano de cualquier Facultad, o su secretaria, o la Gerencia del Campus. Privilegios de usuario actualizados en el sistema. Usuarios externos: egresados o invitados especiales; Usuarios internos: estudiantes, profesores, directivos o empleados No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Enviar solicitud 2 3 Validar al estudiante en el sistema Actualizar privilegios del usuario La solicitud para la actualización del perfil la pueden hacer el Decano de cualquier Facultad, o su secretaria. Igualmente, la Gerencia del Campus puede enviar solicitudes por correo electrónico o impresas, para invitados especiales a través de un formato de solicitud que incluye nombre de quien solicita, nombre del invitado, identificación del invitado con número de pasaporte, correo uniandes y rango de tiempo del privilegio. Las solicitudes se envían por correo electrónico. En caso de que la solicitud corresponda a un usuario estudiante, se debe validar si está habilitado en el sistema. Esta actividad también la puede realizar el Se actualizan las fechas de registro (privilegios) en el sistema. Esta actividad también la puede realizar el Symphony Symphony Correo y formato en Excel 4 Verificar estudiante en Banner Se busca en el sistema Banner la existencia del usuario. Esta actividad también la puede realizar el Banner

4 5 Solicitar y validar recibo de pago de matrícula En caso de que el usuario no se encuentre o no esté actualizado su registro en Banner, se le solicita un soporte del recibo del pago de la matrícula para garantizar que efectivamente el estudiante está inscrito a la Universidad. Esta actividad también la puede realizar el Recibo de pago 6 Consultar vigencia del contrato En SAP se valida la vigencia del contrato con la Universidad para los empleados y profesores. En caso de que el contrato esté vigente, se procede a actualizar las fechas de privilegios. De lo contrario, el proceso finaliza. Esta actividad también la puede realizar el Coordinador de Servicios o un Auxiliar de Servicios de la Biblioteca. SAP 7 Crear a usuario invitado en el sistema Con base en la información del formato de solicitud, se crea al usuario invitado en el sistema Symphony. Esta actividad también la puede realizar el Symphony Formato de solicitud de invitados Por correo electrónico se le notifica al solicitante que el usuario ha sido creado satisfactoriamente. 8 Notificar al solicitante Una vez se acabe el tiempo del privilegio, el sistema Symphony automáticamente elimina los privilegios del usuario. Esta actividad también la puede realizar el Coordinador de Servicios o un Auxiliar 6. DEFINICIONES Banner: Herramienta de consulta suministrada por la oficina de Admisiones y Registro donde se

5 Actualización de perfiles y privilegios a usuarios MACROPROCESO Recursos Académicos NIVEL 1 Recursos Bibliográficos NIVEL 2 Servicios de Información Bibliográfica consulta el estado de matrícula de un estudiante. Esta herramienta permite observar los niveles de perfiles de los estudiantes y sirven como comprobación para su actualización en sistema Symphony. Invitado: Usuario externo convidado para realizar alguna actividad académica o de investigación en la universidad durante un tiempo limitado. Perfil: Clasificación de usuarios establecida por el Reglamento de Servicios del Sistema de Bibliotecas, (académico, investigativo, administrativo) que le permite obtener, durante un rango de tiempo, servicios del Sistema de Bibliotecas en sus diferentes modalidades. Privilegio: Rango de tiempo asignado que establece el privilegio institucional de acuerdo al nivel académico o administrativo, para hacer uso de los servicios ofrecidos por el Sistema de Bibliotecas. SAP: Herramienta de consulta suministrada por la Dirección de Servicios de Información y Tecnologías (DSIT) donde se consulta el inicio y terminación de contratos laborales de los empleados de la universidad. Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) No aplica. Formato Instructivo Verificación de Usuarios en Banner ISO-9001_2008 PDI: Sistema de Bibliotecas REGISTRO DE NOTAS FINAL REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FICHA DEL INDICADOR 8. INDICADORES SOLICITUDES DE CAMBIO DE PERFIL EN SYMPHONY Código del indicador IND

6 Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Coordinador de Servicios de Información. Medir las actualizaciones y registros manuales de usuarios que requieran cambio de perfil en el sistema Symphony. Elaborar un reporte para detectar cambios de perfil y actualización de privilegios durante un período académico. Obtenido el reporte, determinar el nivel académico (pregrado, Pos-grado, Directivos, Empleados, visitantes) que tiene mayor tendencia a ser actualizados, para advertir a las dependencias, las inconsistencias presentadas en el reporte y así corregirlas lo más pronto posible. Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Fuente de datos Granularidad Porcentaje [# de actualizaciones de registro de perfiles/# de registros académicos validados] * 100% Numerador: Número de actualizaciones solicitadas por usuarios en un periodo determinado. Denominador: Número de registros académicos validos registrados en Symphony que no presentan fallas de actualización. Semestral. Sistema Symphony, : reporte revisión en ítem cambio de perfil Se debe obtener información por los niveles académicos y laborales (pregrado, Pos-grado, Directivos, Empleados, visitantes) Periodicidad Cada semestre al finalizar. Meta 90% Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO Error al establecer la fecha de los privilegios activos para un usuario. CALIDAD DE SERVICIO Disminución del número de préstamos por error en la asignación de perfil. Afectar el nivel de satisfacción con los servicios al no acceder a los mismos. SEGURIDAD Modificar los datos personales y privilegios de los usuarios sin autorización.

7 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 13/05/2015 Publicación 12/01/ APROBACION NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera Procesos 13/05/2015 REVISÓ Ricardo Florez Jefe Servicios 03/11/2015 Alberto Monsalve Coordinador Servicios 03/11/2015 APROBÓ Ricardo Florez Jefe Servicios 03/11/2015