Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES...

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Adquisición de recursos bibliográficos físicos Descripción de actividades - Adquisición de recursos bibliográficos físicos Diagrama de flujo - Adquisición de recursos bibliográficos electrónicos y revistas impresas Descripción de actividades - Adquisición de recursos bibliográficos electrónicos y revistas impresas DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Ejecutar la adquisición de recursos bibliográficos, desde la toma de la decisión de la adquisición hasta la recepción del material. 2. ALCANCE El proceso inicia con la identificación de proveedores de los recursos a comprar, y finaliza una vez se haya recibido el material. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices PDI Liderazgo Académico: 1.7.1: Aumentar la cantidad y calidad de los recursos bibliográficos orientados al proceso de investigación y al fortalecimiento de la docencia Lineamientos LIN Lineamientos Gestión de Colecciones: Numeral: 4. Compra y suscripción. Dentro de la negociación con el proveedor se debe asegurar que el proveedor entregue los registros Marc de las colecciones. Los libros que sean adquiridos en compra y traigan sellos, códigos de barras, rótulos y fichas de préstamo de otras instituciones, y haya sido autorizado su ingreso al sistema y a la colección, deben ser remitidos en primer lugar desde Gestión de Colecciones al Auxiliar encargado del mantenimiento de la colección, para que allí retiren estos elementos y posteriormente sean enviados a Análisis. Gestión de Colecciones solicitará al proveedor suministrar los registros MARC de las colecciones que se adquieran, con el fin de que el Área Administrativa adecúe dichos registros de acuerdo al Manual de Análisis de Recursos Bibliográficos y procese su cargue masivo en la base de datos de Symphony 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso COORDINADOR COLECCIONES - SBI Responsabilidades Director Sistema Bibliotecas: Enviar correos electrónicos a proveedores, Facultades y/o Departamentos Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Coordinador Gestión de Colecciones: En el proceso de negociación y compra se le debe solicitar al proveedor suministrar los registros MARC de las colecciones que se adquieren, con el fin de que el Área Administrativa adecúe dichos registros y procese su cargue masivo a la base de datos de Symphony. Auxiliar Gestión de Colecciones - Compras: Se debe llevar un registro en el Formato reporte de compras de las diferentes etapas del proceso. Actualizar el estado de la compra en el formato de Reporte de compras y en el Consolidado de cambios de estado de solicitudes en Symphony y remitir el último reporte al Técnico de Soporte. Auxiliar Gestión de Colecciones - Análisis contable y financiero: Realizar la entrada de mercancía del material bibliográfico adquirido. Notificar al proveedor los datos necesarios para garantizar el pago. Radicar todos los soportes de compra en la oficina de contabilidad. Técnico Soporte: Actualizar las solicitudes en Symphony de acuerdo con la información registrada en el formato Consolidado cambios de estado de solicitudes Symphony. En cuanto a las adquisiciones de recursos electrónicos, se debe hacer la solicitud a la DSIT de incluir la URL del recurso en el EZ Proxy. Gestor de Gestión de Colecciones: Apoyar y verificar la compra y disponibilidad de material en formato electrónico. 5. DEFINICIONES Contrato: es un acuerdo de voluntades elaborado por la Oficina Jurídica de la Universidad, donde se manifiesta de común acuerdo la suscripción o adquisición de un bien o servicio, entre la institución y sus proveedores. E-book: Un libro electrónico, libro digital, ciberlibro, también conocido como e-book, ebook, o ecolibro, es una versión electrónica o digital de un libro o un texto. También suele denominarse así al dispositivo usado para leer estos libros, que es conocido también como e-reader o lector de libros electrónicos. Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Licencia: es un contrato estándar mediante el cual la Universidad recibe de un proveedor/ editor el derecho de uso, de copia, de distribución y estudio de un servicio, normalmente de carácter no tangible o intelectual, pudiendo darse a cambio del pago. Recursos bibliográficos físicos: Libros, audiovisuales, partituras, mapas y revistas impresas. Suscripciones: contrato por un periodo determinado de tiempo, en el cual se paga el uso, más no la propiedad de un producto o el acceso a un servicio, que puede ser una Bases de datos, revistas electrónicas, entre otros. Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico. Tablero de control Sis Bibliotecas: Herramienta que permite el registro, control y actualización de las suscripciones y adquisiciones de recursos electrónicos y revistas impresas. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Decisión de recursos bibliográficos a adquirir. Gestión de Colecciones, Vicerrectoría Académica, Facultades y Departamentos Recursos bibliográficos y lista de material adquirido (plantilla de entrega de material bibliográfico en compra) Análisis de Información 6.1. Diagrama de flujo - Adquisición de recursos bibliográficos físicos 6.2. Descripción de actividades - Adquisición de recursos bibliográficos físicos ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Hacer el ingreso de requisición de compra en el sistema Los delegados de las unidades académicas realizan el ingreso de las requisiciones. Gestión de Colecciones revisa las requisiciones ingresadas en el portal y en cargues masivos. DELEGADO FACULTAD Symphony Reporte de administrador de portal web con solicitudes nuevas Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 2 Identificar proveedores del recurso Se identifican qué proveedores (nacionales e internacionales, que tengan disponibilidad del material y que cumplan con las políticas de compra del área), ofrecen el recurso. 3 Solicitar cotizaciones de recursos bibliográficos Se solicita una cotización del material. En caso de que no haya un proveedor único se solicitan máximo tres cotizaciones. FOR Formato de cotizaciones para compras nacionales 4 Revisar cotizaciones Una vez se reciben las cotizaciones por parte de los proveedores, se revisan los siguientes criterios: costo, tiempo de entrega y calidad del servicio. En caso de que se sobrepase el costo, o haya dudas sobre la calidad y el tiempo, se valida con el solicitante. 5 Decidir proveedor Se decide con qué proveedor se va a realizar la compra de material. FOR Formato de compras y reclamaciones 6 Verificar condiciones de compra de Tesorería Se debe verificar si la compra que se va a realizar será al mismo proveedor y si el número de transacciones previstas con una misma tarjeta de crédito supera las tres (3) transacciones- 7 Notificar a Tesorería A través de correo electrónico se envía la Notificación de compra con tarjeta de crédito al área de egresos con copia al jefe de Tesorería. La notificación debe contener información básica de la Notificación compra tarjeta de crédito Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 transacción, número de tarjeta de crédito, entidad bancaria, proveedor y monto. 8 Gestionar el pago al proveedor Para el caso de compras internacionales, se ejecuta la compra a través de la página web del proveedor. La compra se realiza con una tarjeta de crédito o transferencia electrónica. 9 Generar orden de compra Se genera la orden de compra en SAP y se ejecuta el proceso de Liberaciones. SAP 10 Enviar solicitud a proveedor Para los casos de las compras nacionales, se le debe enviar una solicitud de compra al proveedor a través de correo electrónico. FOR Formato de orden de compra 11 Hacer reclamación por demora En caso de que haya demoras en la recepción del material, se realiza la reclamación correspondiente a través de correo electrónico. FOR Formato de compras y reclamaciones Factura 12 Recibir material y factura Se recibe el material y la factura correspondiente. FOR Formato de compras y reclamaciones FOR Formato recepción material bibliográfico de transportadoras 13 Verificar mercancía Se verifica que el material recibido esté en condiciones físicas óptimas para ser usado por los usuarios. Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 14 Hacer reclamación sobre estado del material En caso de que el material esté defectuoso se debe realizar la reclamación correspondiente al proveedor, para que se realice un nuevo envío. Este reclamo se realiza a través de correo electrónico y otros medios. FOR Formato de compras y reclamaciones 15 Ejecutar entrada de mercancía Se ingresa a SAP y se ejecuta la entrada de mercancía validando la llegada del material. ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO - SAP 16 Informar al proveedor Se le comunica el número de entrada de la mercancía al proveedor para que posteriormente se remita a CxP y radique su factura. Esta actividad se realiza para proveedores nacionales únicamente. ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO - 17 Registro del material en la plantilla de entrega de material bibliográfico en compra Se registra en la plantilla de entrega de material bibliográfico en compra el material bibliográfico adquirido. ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO - FOR Plantilla de entrega de material bibliográfico en compra 18 Modificar orden de compra Para las facturas que incluyen el costo adicional por el flete, se debe modificar la orden de compra en SAP. SAP 19 Ejecutar la entrada de mercancía Se ingresa a SAP y se ejecuta la entrada de mercancía validando la llegada del material. ANÁLISIS CONTABLE Y SAP Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 FINANCIERO - 20 Radicar factura de transporte en CxP Se radica la factura de transporte en Cuentas por Pagar. ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO - Factura 21 Ejecutar la entrada de mercancía Se ingresa a SAP y se ejecuta la entrada de mercancía validando la llegada del material. ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO - SAP 22 Cruzar información Para las compras realizadas con tarjeta de crédito, una vez se reciban los extractos, se realiza un cruce de información entre el extracto y la totalidad de las facturas. Extractos Bancarios 23 Consolidar y enviar soporte a Contabilidad Se consolidan los soportes de factura de crédito y se envían a Contabilidad. El soporte incluye el extracto y las facturas. ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO - Extractos BancariosFacturaFOR Formato de conciliación bancaria 24 Cargar facturas Contabilidad valida la información de las facturas remitida por Gestión de Colecciones y procede a gestionar los pagos correspondientes. CONTABILIDAD SAP Factura 6.3. Diagrama de flujo - Adquisición de recursos bibliográficos electrónicos y revistas impresas Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 6.4. Descripción de actividades - Adquisición de recursos bibliográficos electrónicos y revistas impresas ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Identificar a proveedores del recurso Se identifican qué proveedores ofrecen el recurso. GESTOR COLECCIONES Solicitar cotizaciones de recursos bibliográficos-1 Se solicita una cotización del material. En caso de que no haya un proveedor único se solicitan máximo tres cotizaciones. COORDINADOR COLECCIONES - SBI Revisar las cotizaciones Una vez se reciben las cotizaciones por parte de los proveedores, se revisan los siguientes criterios: costo, tiempo de entrega y calidad del servicio. En caso de que se sobrepase el costo, o haya dudas sobre la calidad y el tiempo, se valida con el solicitante. GESTOR COLECCIONES Cotización(es) 4 Tomar decisión de compra Para el caso Paquetes e-book, la decisión de compra la toma la Vicerrectoría de Asuntos Académicos. VICERRECTORÍA ACADÉMICA 5 Decidir comprar Para el caso de recursos diferentes a Paquetes e-book, Gestión de Colecciones decide si se va a realizar la compra o no y a qué proveedores. COORDINADOR COLECCIONES - SBI Generar y enviar contrato a proveedor Una vez se tengan definidas las decisiones de compra, y en caso de que el tipo de acuerdo con el proveedor sea un contrato, se debe generar y enviar el mismo por correo electrónico. Gestión de Colecciones le informa a la Dirección Jurídica ciertos requerimientos que se deben incluir en el contrato. Jurídica es el responsable de generarlo. DIRECCIÓN JURÍDICA 1. Contrato 2. Formato de solicitud de legalización Dirección de Planeación y Evaluación 9

10 Una parte integral del contrato es la cotización enviada por el proveedor inicialmente. 7 Revisar contrato Se verifica que el contrato cumpla con los requisitos necesarios. PROVEEDOR (ES) 8 Hacer comentarios y enviar a Biblioteca En caso de que el contrato necesite ajustes, se hacen los comentarios correspondientes y se le notifica al Sistema de Bibliotecas por medio de correo electrónico. PROVEEDOR (ES) 9 Firmar y enviar a Biblioteca con factura y pólizas Una vez el proveedor esté de acuerdo con lo estipulado en el contrato, debe firmar el contrato y enviárselo a la Universidad, junto con la factura. PROVEEDOR (ES) 1. Contrato 2. Factura 3. Pólizas 10 Gestionar firma del contrato Se tramita la firma del contrato. DIRECCIÓN JURÍDICA Contrato 11 Revisar Licencia Una vez se recibe la licencia por parte del proveedor, Gestión de Colecciones hace una pre revisión de parámetros y envía la Licencia a la Dirección Jurídica para su validación por medio de correo electrónico. GESTOR COLECCIONES Licencia 12 Hacer comentarios a Licencia y enviar al Proveedor En caso de que se necesiten ajustes en la licencia, se hacen los comentarios correspondientes y se le envía al proveedor por medio de correo electrónico. DIRECCIÓN JURÍDICA 13 Hacer ajustes a Licencia y reenviar a Biblioteca Se deben hacer los ajustes requeridos a la Licencia. PROVEEDOR (ES) 14 Gestionar firma y reenviar al proveedor En caso de que la Licencia no necesite ajustes, se gestiona la Firma de la Dirección Jurídica de la Universidad y se le envía al Proveedor por correo electrónico. DIRECCIÓN JURÍDICA Dirección de Planeación y Evaluación 10

11 15 Firmar Licencia aprobada y enviar a Biblioteca con factura Se firma la licencia aprobada y se envía a Biblioteca junto con la factura en físico. PROVEEDOR (ES) 1. Factura 2. Licencia 16 Generar la orden de compra En SAP se registra la compra a realizar, se hacen las liberaciones y se genera una orden de compra. GESTOR COLECCIONES SAP 17 Aceptar servicio En SAP se realiza la aceptación de servicios. ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO - SAP 18 Radicar factura física en Tesorería Cuando el proveedor es local y el tipo de recurso adquirido es diferente a revistas, se debe hacer la radicación de la factura directamente en Tesorería. PROVEEDOR (ES) Factura 19 Radicar factura en Tesorería Cuando el proveedor no es local, la radicación de la factura la hace Gestión de Colecciones en Tesorería. ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO - Factura 20 Pagar a proveedores y remitir soporte de pago Se realiza el pago a los proveedores y se remite el soporte. TESORERÍA Soporte de pago 21 Activar el servicio Una vez el proveedor reciba el soporte de pago, se debe activar el servicio. PROVEEDOR (ES) 22 Verificar el servicio Se debe validar que el servicio esté funcionando correctamente previo registro en el servidor EZ Proxy. GESTOR COLECCIONES Hacer reclamación del servicio En caso en que haya errores en el funcionamiento del servicio, se debe hacer la reclamación correspondiente. COORDINADOR COLECCIONES - SBI Dirección de Planeación y Evaluación 11

12 24 Corregir el servicio y notificar Se hacer las correcciones necesarias y se le notifica al Sistema de Biblioteca a través de correo electrónico. PROVEEDOR (ES) 25 Remitir a Análisis de Información Se registra la compra del material electrónico y se avisa a Análisis de Información para continuar con el proceso. GESTOR COLECCIONES FOR Formato de adquisición de libros electrónicos 26 Registrar en Tablero de control Se registra el servicio/producto en el Tablero de Control. GESTOR COLECCIONES Aprobar servicio Una vez se valida que el servicio está funcionando correctamente, se aprueba. COORDINADOR COLECCIONES - SBI Registrar en el Tablero de Control Se registran en el Tablero de Control las publicaciones seriadas adquiridas. GESTOR COLECCIONES Registrar en plantilla Se registra en la plantilla la adquisición de las publicaciones seriadas. PUBLICACIONES SERIADAS Y DONACIONES - FOR PE de Publicaciones Seriadas Impresas 30 Remitir material a Auxiliar de Análisis Se remite las publicaciones seriadas en físico a Análisis de Información para continuar con el proceso. PUBLICACIONES SERIADAS Y DONACIONES - 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Dirección de Planeación y Evaluación 12

13 FOR Formato de cotizaciones para compras nacionales FOR Formato de compras y reclamaciones FOR Formato de orden de compra FOR Formato de conciliación bancaria FOR Formato de recepción de material de transportadoras FOR Planilla Entrega de Material Bibliográfico en Compra FOR Planilla Entrega de Publicaciones Seriadas Impresas FOR Formato de adquisición de libros electrónicos LIN Lineamientos de Gestión de Colecciones MAN Manual de procedimientos de adquisición de recursos bibliográficos INF Informe anual de Gestión de Colecciones PDI: Sistema de Bibliotecas PRO Análisis de recursos bibliográficos PRO Cargue masivo de recursos electrónicos No aplica. 8. INDICADORES EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - ADQUISICIÓN RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS Código del indicador IND FICHA DEL INDICADOR Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Coordinador de Gestión de Colecciones Ejecutar el presupuesto asignado al Sistema de Bibliotecas para material bibliográfico y Bases de Datos Elaboración de un reporte desde Analisys de BO en SAP. Porcentaje Ejecución presupuestal (Partida presupuestal) 100 Variables Numerador: Partida presupuestal ejecutada Dirección de Planeación y Evaluación 13

14 Denominador: Partida presupuestal asignada al Sistema de Bibliotecas durante el año vigente Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Restricciones del indicador No aplica SAP No aplica. Anual 100% de presupuesto ejecutado. Observaciones MATERIAL BIBLIOGRÁFICO ADQUIRIDO LUEGO DE LA REVISIÓN DE BIBLIOGRAFÍAS Código del indicador Responsable del indicador IND Coordinador de Gestión de Colecciones FICHA DEL INDICADOR Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Verificar el cumplimiento en la adquisición de material bibliográfico que no se encuentra en las colecciones del Sistema de Bibliotecas de acuerdo a la revisión de las bibliografías de los cursos académicos, con el fin de dar cumplimiento a la demanda de los usuarios. Se realiza una comparación entre el listado de bibliografías solicitadas en cargue masivo y los pedidos que han cambiado el estado en Symphony de NEW a otros estados, para determinar el número de títulos que no han sido adquiridos en el tiempo establecido. Para realizar esta medición se tomará como fecha inicial, la registrada en el cargue masivo. Porcentaje #Títulos tramitados en el tiempo establecido #Títulos solicitados para compra desde la revisión 100 Numerador: Número de títulos de material bibliográfico que han iniciado su proceso de trámite de adquisición en el tiempo esperado, como resultado del proceso de revisión de bibliografías. Denominador: Número de títulos de material bibliográfico solicitados en compra, luego de realizar la revisión de bibliografías. Se entiende como títulos tramitados, los pedidos que han cambiado el estado en Symphony de NEW a otros estados. El tiempo esperado para la compra de material bibliográfico solicitado como resultado del proceso de revisión de bibliografías es de 45 días hábiles. Sin embargo el inicio del proceso no garantiza que el material Dirección de Planeación y Evaluación 14

15 Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta No Aplica llegue físicamente a la colección en 45 días ya que depende de factores externos. Formato de revisión de bibliografías, Sistema Symphony No Aplica Bimestral 80% Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO - Hacer registro erróneo de compra en SAP - Demoras en pago a proveedores que generen retrasos en activación del servicio - Compras duplicadas de material - Adquisición de material que no cumpla con las políticas establecidas. - Retrasos en los tiempos de nacionalización del material. CALIDAD DE SERVICIO - Demoras en el ingreso de material a la colección - Material defectuoso (páginas faltantes) LEGAL - Incumplimiento de contratos y/o licencias 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 04/05/2015 Publicación 05/07/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 15

16 1 Elaboración 31/01/ Publicación Elaboración Publicación 06/04/ /11/ /11/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante INGENIERO PROCESOS (T) - PROY /01/2017 REVISÓ Sandra Naranjo COORDINADOR COLECCIONES - SBI /03/2017 APROBÓ Angela María Mejia DIRECTOR SISTEMA BIBLIOTECAS - SBI /03/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 16