Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Planeación y Ejecución de Eventos en el Descripción de actividades - Planeación y Ejecución de Eventos en el DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES S CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Enunciar las actividades llevadas a cabo para la planeación, ejecución y cierre de los eventos llevados a cabo en el complejo de Vivienda Universitaria con el objetivo de promover la sana convivencia, la integración y del desarrollo personal de los residentes. 2. ALCANCE El proceso contempla desde la planeación de los eventos a realizar para el semestre académico, hasta la elaboración de un informe del evento realizado. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices Manual de vida en comunidad Lineamientos De acuerdo con el tipo de evento aplicación de metodología PHVA aprobada con antelación por parte de la jefe de vivienda universitaria. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Vivienda Universitaria 4.2. Responsabilidades Planear y ejecutar los eventos a ser realizados en el complejo, teniendo en cuenta la logística necesaria para la realización del mismo. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo - Planeación y Ejecución de Eventos en el 5.2. Descripción de actividades - Planeación y Ejecución de Eventos en el ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Resultados encuesta de interés Residentes Vivienda Universitaria Evento realizado en el complejo Uniandina residente en Vivienda Universitaria ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Planeación y Ejecución de Eventos en el de convivencia envía por medio de correo electrónico planeación de actividades de Planeación de Resultados de integración y formación para ajuste eventos para el encuestas de y aprobación. La planeación debe semestre académico interés incluir: objetivo, actividades, metodología, recursos, logística y presupuesto. Realizar convocatoria para asistencia a actividades Informar detalles del evento al operador de vivienda Gestionar compras y/o contrataciones (sí aplica) Solicitud de ingreso de personas a Seguridad ( sí aplica) Enviar encuesta de satisfacción Elaboración de informe de cierre de actividad Diseño y envío de comunicado por medio de correo electrónico, publicación física y mensaje virtual con antelación convocando a los residentes a cada actividad. Por medio de correo electrónico se informa al operador de la vivienda universitaria los requerimientos para la realización del evento o actividad. convivencia envío de correo electrónico a gestor y auxiliar administrativo de vivienda universitaria para realizar cotizaciones, compra y pago de la misma Envío de correo electrónico a seguridad del complejo con antelación para autorizar el ingreso de las personas que apoyarán la realización del evento. Diseñar estrategia de evaluación de la actividad para conocer la percepción y retroalimentación de los participantes. Envío por medio de correo electrónico de informe de la actividad a la jefe de vivienda universitaria. administrativo y logístico Correo electrónico, Facebook, twitter, Página web vivienda -Solicitud de adecuación de espacio. -Solicitud herramientas de trabajo. -Actividad. -Estimación de confirmados. Correo electrónico Encuesta Informe de cierre. 6. DEFINICIONES No aplica. INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 PRO-XX-X-XX-XX +Nombre del proceso Nombre Orden alfabético- numérico Ordenar de lo más general a lo más específico y luego alfabéticamente. PRO-XX-X-XX-XX +Nombre del proceso Orden alfabético- numérico Nombre 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8. INDICADORES NOMBRE DEL INDICADOR Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND-XX-X-XX-XX Encargado de buscar la mejora del indicador Establecer lo que se busca medir con el indicador FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Corresponde a los pasos a seguir para obtener el indicador (EJ: se debe descargar el archivo x y filtrar la información por x ) Puede ser en días, meses, horas, porcentaje, unidades, etc. Corresponde a la operación matemática que soporta el indicador. Describir lo que indica el numerador y el denominador Restricciones del indicador Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Observaciones Corresponde al origen de donde se extraen los datos para generar el indicador Nivel al que se va a obtener el indicador (por estudiante, por universidad etc.) Corresponde a la periodicidad con que se genera el indicador (diario, semanal, mensual, semestral, anual). Meta del indicador Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 9. S OPERATIVO CALIDAD DE SERVICIO SEGURIDAD ADMINISTRATIVO LEGAL 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración dd/mm/aaaa 0 Publicación dd/mm/aaaa 11. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Angélica Ávila 09/10/2017 REVISÓ Camilo Hernando Méndez Morales Ingeniero de Procesos 09/10/2017 APROBÓ 01/12/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 5