Solicitud de vacaciones no colectivas PRO FECHA PUBLICACIÓN 11/11/2015 MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 Talento Humano

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1 Talento Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Solicitud de vacaciones no colectivas Descripción de actividades Solicitud de vacaciones no colectivas DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Solicitud de vacaciones no colectivas Talento Realizar la solicitud de vacaciones no colectivas a través del portal de Autoservicio de la Dirección de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional. 2. ALCANCE Desde que se ingresa la solicitud al portal de Autoservicio hasta que se aprueba la novedad en. El registro de vacaciones compensadas en dinero no se solicita en el Autoservicio. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices 3.2. Lineamientos Las vacaciones no colectivas son periodos de descanso de mínimo seis días que pueden tomar profesores y empleados entre los meses de enero a noviembre, previo acuerdo con su jefe. Estos periodos se cuentan de lunes a viernes. Las solicitudes deben auto gestionarse a través del Autoservicio autenticándose con usuario y contraseña. La radicación de la solicitud debe hacerse con mínimo 20 días de anticipación al inicio del periodo de vacaciones, de tal forma que se garantice que el pago de las vacaciones se realice dentro de la nómina del mes que inicia las vacaciones no colectivas. El solicitante es responsable de garantizar que a más tardar en los siguientes dos días de haber registrado la solicitud, su jefe inmediato ingrese al Autoservicio y la apruebe. El jefe inmediato debe tener la competencia de utilidad en dentro de la estructura organizativa. Para los casos en los que el jefe inmediato no se encuentre disponible para realizar la aprobación de la solicitud, se debe notificar a GHDO la ausencia y la suplencia, con el fin de que el encargado pueda hacer dicha aprobación. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso Jefe de Bienestar y Administración del Talento 4.2. Responsabilidades Empleado: Acordar con anticipación los días a tomar con el jefe inmediato. Notificar a GHDO los casos en los que se presente suspensión por incapacidad u otro tipo de las vacaciones. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Talento Jefe Inmediato: Ingresar al Autoservicio para aprobar o rechazar la solicitud de vacaciones. Gestor de Nomina: En los casos de suspensión de las vacaciones por incapacidad u otro tipo hacer la modificación de los días disfrutados en si corresponde. Gestionar que las solicitudes aprobadas oportunamente en, se hayan pagado correctamente y asegurar que las reportadas extemporáneamente se paguen en la siguiente nómina. Asesorar a los empleados y/o profesores durante las etapas del proceso. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Solicitud de vacaciones no colectivas 5.2. Descripción de actividades Solicitud de vacaciones no colectivas ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de tramitar la solicitud de vacaciones a través del Autoservicio Profesores y empleados de la Universidad Aprobación o rechazo de la solicitud Profesores y empleados de la Universidad 1 2 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Solicitar vacaciones Ingresar respuesta Una vez se tiene claro el periodo de vacaciones a disfrutar se debe ingresar al autoservicio con el fin de hacer la solicitud. Posterior a la radicación de la solicitud se genera un correo de notificación al jefe inmediato para que este la apruebe. Una vez se notifica al jefe inmediato sobre la solicitud de aprobación, se debe entrar al autoservicio con el fin de ingresar la respuesta de la misma. Posterior a esto se genera un correo de notificación al solicitante con la respuesta de la solicitud. ado Jefe inmediato Autoservicio Autoservicio Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Talento 3 Crear novedad En el caso en el que se apruebe la solicitud, se crea automáticamente la novedad en, a través de los infotipos 2001 y Validar novedad Se debe validar la novedad vs el pago de las vacaciones. Gestor de Nomina 5 Disfrutar vacaciones Disfrutar las vacaciones en el periodo solicitado. ado 6 Notificar a GHDO En caso de que se presente algún tipo de novedad de suspensión por incapacidad u otro tipo que haya impedido que se disfrutaran todo los días de vacaciones, se debe notificar a GHDO. ado/ Jefe Inmediato Notificación de suspensión o incapacidad. 7 Ajustar días por disfrutar Se debe hacer el registro de los días pendientes por disfrutar en, a través del infotipo Gestor de Nomina 6. DEFINICIONES Vacaciones no colectivas: Son periodos de descanso remunerado de mínimo seis días que pueden tomar profesores y empleados entre los meses de enero y noviembre. Autoservicio: Herramienta de autogestión de los diferentes servicios que ofrece la Dirección de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8. INDICADORES 9. RIESGOS OPERATIVO CALIDAD DE SERVICIO Problemas técnicos de ingreso al autoservicio. SEGURIDAD Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Talento ADMINISTRATIVO LEGAL 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 06/10/ Publicación 11/11/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ María Paula Sánchez Ingeniero de Procesos 06/10/2015 REVISÓ Ivonne Quiroga Gestor de Nómina 09/10/2015 APROBÓ Sandra Calderón Jefe de Bienestar y Administración del Talento 04/11/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 5