Práctica libre PRO FECHA PUBLICACIÓN 23/04/2015 MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 Gestión de Estudiantes Bienestar de estudiantes Deportes

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1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos Lineamientos de solicitud del servicio Lineamientos de entrega del servicio Lineamientos de modificación y cancelación del servicio Lineamientos de costos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Práctica libre Descripción de actividades Práctica libre DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN ANEXOS... 8 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Brindar escenarios e implementos deportivos, así como asesoramiento en los ejercicios realizados en el gimnasio a la comunidad uniandina. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud del usuario y termina cuando se la práctica libre se ha realizado. Se prestaran escenarios e implementos para la práctica libre de: Natación Tenis de campo Squash Golf Futbol tenis Voleibol Baloncesto Futbol sala Billar Tenis de mesa Voleibol playa 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices No aplica 3.2. Lineamientos Lineamientos de solicitud del servicio El horario de recepción de solicitudes es el siguiente: TIPO DE RECEPCIÓN Personal Correo electrónico Teléfono HORARIO Lunes a viernes: 6:00 am a 8:00 pm, sábados: 8:00 am a 2:00 pm Lunes a viernes: 8:00 am a 5:00 pm, sábados: 9:00 am a 12:00 pm Lunes a viernes: 6:00 am a 8:00 pm, sábados: 8:00 am a 2:00 pm Para las prácticas libres de: tenis de campo, squash, golf, fútbol tenis se debe solicitar al correo practicalibre@uniandes.edu.co, al teléfono Ext , o personalmente en la recepción del primer piso. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Para las prácticas libres de natación se debe solicitar al correo al teléfono Ext. 5109, o personalmente en la recepción del cuarto piso. Las personas que pueden realizar la solicitud son: Profesores, estudiantes y empleados Lineamientos de entrega del servicio El horario de entrega del servicio es de lunes a viernes de 6:00 am a 8:00 pm y sábados de 8:00 am a 2:00 pm. Para práctica libre de natación el usuario máximo 15 minutos antes del inicio de la actividad en la recepción del piso 4, para reclamar la llave del casillero y cambiarse. El turno se pierde si el usuario no se encuentra en la recepción, transcurridos 16 minutos a partir del inicio de la hora de la reserva. Para práctica libre de natación el usuario debe ingresar al área de piscina a tiempo de la reserva. Para práctica libre de tenis de campo, squash, golf y fútbol tenis, el usuario debe reclamar los implementos 5 minutos antes de la práctica en la recepción del piso 1. El turno se pierde si el usuario no se encuentra en la recepción transcurridos 5 minutos a partir del inicio de la hora de la reserva. El usuario se deberá comprometer a: tratar de manera respetuosa al personal y usuarios del Centro Deportivo, cuidar y hacer buen uso de las instalaciones, entregar los escenarios e implementos en las horas acordadas, cumplir con el reglamento de uso de la piscina, cumplir con los lineamientos y reglamentos del Centro Deportivo, pagar las multas que genere el mal uso de los espacios e implementos y pagar la pérdida de los implementos. El Centro Deportivo se compromete a: prestar un servicio de calidad al usuario, prestar los escenarios asociados a la práctica libre de acuerdo a disponibilidad, mantener y prestar escenarios e implementos en óptimas condiciones, dar a conocer al usuario los lineamientos y reglamentos del Centro Deportivo y de la Universidad asociados al servicio y tratar de manera respetuosa y amable a los usuarios. Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Lineamientos de modificación y cancelación del servicio El horario de recepción de solicitudes es el siguiente: Horario recepción de solicitudes PERSONAL De lunes a viernes: 8:00 am a 5:00 pm y sábados de 8:00 am a 2:00 pm CORREO ELECTRÓNICO De lunes a viernes: 8:00 am a 5:00 pm y sábados de 9:00 am a 12:00 pm TELÉFONO De lunes a viernes: 8:00 am a 5:00 pm y sábados de 8:00 am a 2:00 pm Para práctica libre de natación se debe cancelar o modificar la reserva 30 minutos antes del inicio de la práctica. Personalmente en la recepción del piso 4; en la extensión 5109 o enviado un mail a piscina@uniandes.edu.co. Para práctica libre de tenis de campo, Squash, golf y fútbol tenis se debe cancelar o modificar la reserva 30 minutos antes del inicio de la práctica. Personalmente en la oficina de préstamos piso 1, en la extensión o enviado un mail a practicalibre@uniandes.edu.co Lineamientos de costos Este servicio no tiene costo 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso Planeación y Gestión del Espacio Físico 4.2. Responsabilidades Coordinador del Centro Deportivo Autorizar ciertas actividades y procesos Auxiliar de deportes Atención a los usuarios Asignación de espacios e implementos para la práctica libre Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo - Práctica libre 6.2. Descripción de actividades Práctica libre ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de realizar una práctica libre Práctica libre realizada 1 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Diligenciar y entregar formato de inscripción En caso que el solicitante no se encuentre inscrito en el Centro Deportivo, deberá diligenciar el formato 2 Solicitar servicio 3 Registrar carné Se solicita el servicio de uso de gimnasio personalmente o de práctica libre ya sea personalmente, telefónicamente o por correo electrónico Si el solicitante va a hacer uso del gimnasio, se registra el carné Auxiliar de gimnasio 4 Asesorar al solicitante Se le indica al solicitante los ejercicios recomendados Auxiliar de gimnasio 5 Uso de equipos Se utilizan las máquinas del gimnasio 6 Registrar carné y préstamo En caso que el solicitante tenga reserva, se registra el carné Auxiliar de gimnasio 7 Uso de implementos/ espacios Se utilizan los espacios reservados e implementos solicitados 8 Realizar devolución Se devuelven los implementos solicitados 6. DEFINICIONES Servicio básico: Servicio mínimo que debe recibir el usuario y se presta de forma masiva. No genera costo para el usuario. (Ejemplo: Aseo, jardinería) Servicio estándar: Servicio que está al nivel de los requerimientos de la Universidad, que se encuentra definido de forma estándar para todos los usuarios del mismo y algunas veces genera costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de mensajería) Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Servicio Premium: Servicio que requieren los usuarios y supera el estándar definido por la Universidad. Requiere personalización y genera un costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de monta carga) 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) PRO Multa Práctica libre EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Política para los usuarios del Centro Deportivo (Aprobado por el Comité Directivo, en la sesión N del 26 de mayo de 2010) Lineamientos y Reglamentos del Centro Deportivo Acuerdo de servicio: Práctica libre 8. INDICADORES No aplica 9. RIESGOS OPERATIVO Problemas en el sistema EZ Facility CALIDAD DE SERVICIO Atención no adecuada al usuario, trato inadecuado del usuario al funcionario del Centro Deportivo. LEGAL No cumplir con la normatividad de la Política para los usuarios del Centro Deportivo 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 11/03/ Publicación 23/04/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 11. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Nicolás Montaño Ingeniero de procesos 11/03/2015 REVISÓ Alberto Poveda Coordinador de procesos 13/04/2015 APROBÓ Diana Dalmau Coordinadora Centro Deportivo 15/04/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 12. ANEXOS 1. TIPO DE SERVICIO: Básico ANEXO 1 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE PRÁCTICA LIBRE Estándar X Premium 2. POBLACIÓN ATENDIDA: Toda la comunidad Uniandina 3. RECURSOS QUE SOPORTAN EL SERVICIO: Rol en la prestación del servicio Facilitador de la práctica libre Interventor entre las Unidades/Depen dencia y C.D Descripción del rol Atención a los usuarios, asignación de los espacios e implementos para la práctica libre. Autoriza ciertas Autoriza ciertas actividades actividades y procesos. procesos Cargo Auxiliar de Deportes Coordinador Coordinador C.D. del Centro Deportivo Cantidad SOPORTE TECNOLÓGICO CON EL QUE CUENTA EL SERVICIO Totalmente automatizado Automatizado X Ninguno Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 5. EVIDENCIA DE LA CONFORMIDAD CON EL SERVICIO: En la solicitud existe un espacio para la evaluación del servicio. Y en digital siempre queda registro mensual. Papel Archivo digital No existe X 6. OPORTUNIDADES DE MEJORA EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Estadísticas práctica libre por escenario deportivo 7. DEFINICIÓN SOPORTE TECNOLÓGICO: 1. Totalmente automatizado: Autoservicio. 2. Automatizado: servicio que utiliza un medio tecnológico, pero requiere un gestor. 3. Ninguno Dirección de Planeación y Evaluación 9

10 Canal de recepción de incidente: Correo: Administración Centro Deportivo: Personal. Teléfono: Ext 2234 /2256/2238 ANEXO 2 GESTIÓN DE INCIDENTES Tipo de incidente Atención no adecuada al usuario Problemas de salud Descripción Equivocación en la asignación del espacio asociado a la práctica libre. Riesgos asociados a la actividad física y el deporte Prioridad/ Tiempo de respuesta Alta/ Inmediato Alta/ inmediato Protocolo Reporte del inconveniente y solución 1. El auxiliar de deportes asignó en forma equivocada un espacio asociado a la práctica libre. 2. El auxiliar de deportes se disculpa, le ofrece otras alternativas de práctica libre y reporta el incidente a la coordinadora administrativa. 1. Centro Deportivo reporta al área médica el incidente del usuario. 2. El médico del C.D. se desplaza al lugar del incidente y revisa al paciente. 3. El médico desplaza al consultorio o remite a la clínica al paciente Plan de contingencia Ninguno En caso de no localizar al médico del C.D. se debe llamar al brigadista del C.D. en su ausencia reportar el incidente en la línea de emergencia *000 o Dirección de Planeación y Evaluación 10