DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Transcripción

1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos Lineamientos de solicitud del Lineamientos de entrega del Lineamientos de modificación y cancelación del Lineamientos de sanciones y/o multas RESPONSABILIDADES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Servicio de Pausas Activas Descripción de actividades - Servicio de Pausas Activas DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN ANEXOS... 8 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Prestar el de pausas activas a la comunidad uniandina, durante cursos o sesiones de trabajo con intensidad horaria de tres o más horas continuas. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud del usuario y termina cuando se realiza el informe de calidad del, el trasteo haya sido realizado. Se dispondrán de dos (2) instructores para prestar este 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices No aplica 3.2. Lineamientos Lineamientos de solicitud del El horario de recepción de solicitudes es de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm El canal de recepción y respuesta de solicitudes se realiza a través de la cuenta gimnasio@uniandes.edu.co Para solicitar el el usuario debe diligenciar el Formato Solicitud de Pausa activa Las personas que pueden realizar la solicitud son: Decano, Director, Jefe, o coordinadores y otros con copia a Decano, Director o Jefe Lineamientos de entrega del El horario de entrega del es de lunes a viernes de 8:00 am a 8:00 pm y sábados de 8:00 am a 1:30 pm Se debe tratar de manera respetuosa al personal y usuarios del Centro Deportivo. Se debe recibir al instructor de deportes en la entrada del salón o sala. Se debe cumplir con los tiempos de las pausas. Se debe Informar al docente de la clase de la actividad, para que sea receptivo. Se debe Cancelar oportunamente en caso de cancelación de la pausa activa. Se debe informar a los solicitantes la importancia de la actividad y su compromiso con la misma Lineamientos de modificación y cancelación del El horario de recepción de solicitudes es de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm El canal de recepción y respuesta de solicitudes se realiza a través de la cuenta: gimnasio@uniandes.edu.co. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 La cancelación o modificación del se debe realizar dos días antes de la prestación del. Las personas que pueden realizar la solicitud son: Decano, Director, Jefe, o coordinadores y otros con copia a Decano, Director o Jefe Lineamientos de sanciones y/o multas En caso de no cancelar el con más de un día de anterioridad, el usuario será suspendido de solicitar el por un mes. 4. RESPONSABILIDADES Coordinador del Centro Deportivo Establecer la relación con las unidades académicas Gestor del recurso Coordina el recurso para la pausa activa Envía la información al solicitante Ejecutor de la pausa Realiza la pausa activa 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo - Servicio de Pausas Activas 5.2. Descripción de actividades - Servicio de Pausas Activas ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de realizar una pausa activa Solicitante Pausa activa realizada Solicitante 1 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Solicitar El decano, director, Jefe, o coordinador y otros con copia a decano, director o Jefe diligencia el formato de solicitud pausa activa y lo envía al correo electrónico gimnasio@uniandes.edu.co, indicando el lugar y la hora de la pausa activa Solicitante Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 2 Revisar disponibilidad Se revisa la disponibilidad de instructores capacitados para realizar pausas activas Supervisor de gimnasio 3 Notificar al solicitante que el recurso no está disponible Se le notifica al solicitante que no hay recursos disponible la hora solicitada para realizar la pausa activa Supervisor de gimnasio 4 Confirmar Se le confirma al solicitante el lugar y hora donde se realizara la pausa activa, además del nombre de los instructores y sus respectivos números telefónicos Supervisor de gimnasio 5 Cancelar Por medio de correo a la cuenta gimnasio se le dice que cambio se cancela Solicitante 6 Modificar el Se envía un correo a la cuenta gimnasio@uniandes.edu.co, indicando la modificación al Solicitante 7 Prestar El instructor realiza la pausa activa en el lugar y la hora prevista por el solicitante Instructores de deportes 8 Hacer informe de Se diligencia un informe donde se indican las eventualidades de la pausa activa o si todo transcurrió de acuerdo a lo planeado Instructores de deportes Informe de pausa activa 6. DEFINICIONES Pausa activa: breve interrupción en el trabajo realizado, no mayor a 10 minutos, basada en ejercicios de estiramiento de intensidad moderada coordinados con una correcta respiración para que la persona se reactive física e intelectualmente logrando un mayor rendimiento. Servicio básico: Servicio mínimo que debe recibir el usuario y se presta de forma masiva. No genera costo para el usuario. (Ejemplo: Aseo, jardinería) Servicio estándar: Servicio que está al nivel de los requerimientos de la Universidad, que se encuentra definido de forma estándar para todos los usuarios del mismo y algunas veces genera costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de mensajería) Servicio Premium: Servicio que requieren los usuarios y supera el estándar definido por la Universidad. Requiere personalización y genera un costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de monta carga) Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Levantamiento del : Pausas Activas 8. INDICADORES PORCENTAJE DE REALIZACIÓN Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND Auxiliar de deportes Medir el porcentaje de realización de pausas activas FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Contabilizar las solicitudes recibidas y confirmadas del correo gimnasio@uniandes.edu.co. Asimismo esta información se corrobora con el informe de pausas activas Porcentaje (# Pausas activas realizadas )/( # Pausas activas solicitadas)*100% # Pausas activas realizadas, # Pausas activas solicitadas Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Informe de pausas activas, correo: gimnasio@uniandes.edu.co Por universidad Anualmente Observaciones PORCENTAJE DE SATISFACCIÓN DEL SERVICIO FICHA DEL INDICADOR Código del indicador Responsable del indicador IND Auxiliar de deportes Objetivo Medir la satisfacción de los solicitantes Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables A partir de la Encuesta de satisfacción, revisando las estadísticas se cuantifican las encuestas que hayan tenido Muy satisfecho o Satisfecho, además del total de encuestas realizadas Porcentaje (Servicio Muy satisfecho o Satisfecho )/( total de encuestas)*100% Servicio Muy satisfecho o Satisfecho : total de encuestas calificadas como Muy satisfecho o Satisfecho, total de encuestas Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Resumen estadístico de la encuesta, la encuesta está disponible en: Por universidad Anualmente Meta 98% Observaciones PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND Auxiliar de deportes Medir el cumplimiento del tiempo de respuesta de la solicitud de reserva FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones A partir de la Encuesta de satisfacción, revisando las estadísticas se cuantifican las la encuestas donde se afirma que el tiempo de respuesta de la solicitud fue el adecuado, además del total de encuestas realizadas Porcentaje (Servicios a tiempo )/(total de encuestas)*100% Servicio a tiempo: total de encuestas donde el encuestado afirmó que el tiempo de respuesta de la solicitud de reserva fue el adecuado, total de encuestas Fuente de datos Granularidad Periodicidad Resumen estadístico de la encuesta, la encuesta está disponible en: Por universidad Anualmente Meta 98% Observaciones Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 9. RIESGOS OPERATIVO No aviso de cambios en los horarios de la pausa activa CALIDAD DE SERVICIO No cumplimiento del por trato inadecuado del usuario al funcionario del Centro Deportivo Compromiso y participación de las personas involucradas en la pausa activa 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 18/03/ Publicación 23/04/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Nicolás Montaño Ingeniero de procesos 18/03/2015 REVISÓ Alberto Poveda Coordinador de procesos 15/04/2015 APROBÓ Diana Dalmau Coordinadora Centro Deportivo 15/04/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 12. ANEXOS ANEXO 1 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE PAUSAS ACTIVAS 1. TIPO DE SERVICIO: Básico Estándar X Premium 2. POBLACIÓN ATENDIDA: Toda la comunidad Uniandina 3. RECURSOS QUE SOPORTAN EL SERVICIO: Rol en la prestación del Facilitador de la práctica libre Interventor entre las Unidades/Depen dencia y C.D Descripción del rol Atención a los usuarios, asignación de los espacios e implementos para la práctica libre. Autoriza ciertas Autoriza ciertas actividades actividades y procesos. procesos Cargo Auxiliar de Deportes Coordinador Coordinador C.D. del Centro Deportivo Cantidad SOPORTE TECNOLÓGICO CON EL QUE CUENTA EL SERVICIO Totalmente automatizado Automatizado X Ninguno Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 5. EVIDENCIA DE LA CONFORMIDAD CON EL SERVICIO: En la solicitud existe un espacio para la evaluación del. Y en digital siempre queda registro mensual. Papel Archivo digital No existe X 6. OPORTUNIDADES DE MEJORA EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Estadísticas práctica libre por escenario deportivo 7. DEFINICIÓN SOPORTE TECNOLÓGICO: 1. Totalmente automatizado: Auto. 2. Automatizado: que utiliza un medio tecnológico, pero requiere un gestor. 3. Ninguno Dirección de Planeación y Evaluación 9

10 Canal de recepción de incidente: Correo: Administración Centro Deportivo: Personal. Teléfono: Ext 2234 /2256/2238 ANEXO 2 GESTIÓN DE INCIDENTES Tipo de incidente Atención no adecuada al usuario Problemas de salud Problema en la entrega del Descripción Equivocación en la asignación del espacio asociado a la práctica libre. Riesgos asociados a la actividad física y el deporte El responsable en la Facultad, Departamento o Unidad Administrativa no recibe al Instructor de Deportes en el salón Prioridad/ Tiempo de respuesta Alta/ Inmediato Alta/ inmediato Alta/ inmediato Protocolo Reporte del inconveniente y solución 1. El auxiliar de deportes asignó en forma equivocada un espacio asociado a la práctica libre. 2. El auxiliar de deportes se disculpa, le ofrece otras alternativas de práctica libre y reporta el incidente a la coordinadora administrativa. 1. Centro Deportivo reporta al área médica el incidente del usuario. 2. El médico del C.D. se desplaza al lugar del incidente y revisa al paciente. 3. El médico desplaza al consultorio o remite a la clínica al paciente El Instructor de Deportes llama al número celular del responsable en la Facultad, Departamento o Unidad Administrativa Plan de contingencia Ninguno En caso de no localizar al médico del C.D. se debe llamar al brigadista del C.D. en su ausencia reportar el incidente en la línea de emergencia *000 o El Instructor se desplaza de acuerdo al plan B. Dirección de Planeación y Evaluación 10

11 y le informa que se encuentra en el lugar. El responsable en la facultad se desplaza al sitio de encuentro. Dirección de Planeación y Evaluación 11