Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Eventos de Promoción Descripción de actividades - Eventos de Promoción DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES S CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Establecer los pasos para la llevar a cabo las actividades y eventos de promoción de la Vivienda Universitaria entre los miembros de la comunidad Uniandina. 2. ALCANCE El proceso contempla desde la definición de las actividades de promoción que se van a llevar a cabo por parte del, su ejecución, hasta la realización del informe de la actividad realizada. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices 3.2. Lineamientos 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso 4.2. Responsabilidades Programar las actividades que se van a llevar a cabo para el evento de promoción con base en las necesidades de la Oficina de Vivienda para el año en curso. Llevar a cabo las actividades de logística requeridas para la realización de las actividades planeadas. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo - Eventos de Promoción 5.2. Descripción de actividades - Eventos de Promoción ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Programación del evento de promoción mercadeo Actividades para promocionar Vivienda Universitaria Vivienda Universitaria Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 1 Eventos de promoción ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Realizar el calendario de actividades. 2 Realizar propuesta. 3 Validar propuesta Construir mensaje y piezas para evento. Solicitar apoyo para montaje de Stand. Tramitar contratación de estudiantes. Consecución de materiales de apoyo en Bodega. Realizar informe de evento mercadeo, procede a construir calendario de actividades académicas por semestre académico. Tendrá comunicación con los gestores de mercadeo de las diferentes facultades y departamentos de la Universidad para la construcción del mismo. Es necesario actualizar el calendario cada semestre para tener claridad de las actividades a realizar. Se realiza propuesta de evento, la propuesta se construye de acuerdo a la necesidad de la facultad y características del evento. La propuesta se le envía primero al Jefe de Vivienda para validar y autorizar, con la confirmación del Jefe de Vivienda Uniandes se le comparte a la facultad. Mercadeo realiza la diagramación y construcción del mensaje y la pieza de diseño para promoción del evento, se le envía al Jefe de Vivienda para autorización y publicación en diferentes plataformas. El Mercadeo debe garantizar que el stand y todo el apoyo promocional este ubicado en el lugar del evento, debe coordinar con Casa Limpia el montaje y desmontaje del mismo. Mercadeo debe reportar al Auxiliar administrativo el evento y cuantas vacantes estarán disponibles para reportar en la plataforma de Labores Ocasionales, se escogerán a los estudiantes por disponibilidad de horario. Mercadeo debe reportar con mínimo 3 días de anticipación al Departamento de seguridad y servicios Básicos ae.pena233@uniandes.edu.co para coordinar el traslado del material (Stand, material pop y apoyos promocionales. Mercadeo debe realizar reporte fotográfico y si se puede video para realizar informe con estadísticas de visita, interesados /Jefe Vivienda Universitaria Calendario de actividades Propuesta Propuesta Pieza Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 etc. 6. DEFINICIONES No aplica 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) PRO-XX-X-XX-XX +Nombre del proceso Orden alfabético- numérico EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Nombre Ordenar de lo más general a lo más específico y luego alfabéticamente. PRO-XX-X-XX-XX +Nombre del proceso Orden alfabético- numérico Nombre 1. INDICADORES NOMBRE DEL INDICADOR Código del indicador IND-XX-X-XX-XX FICHA DEL INDICADOR Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Encargado de buscar la mejora del indicador Establecer lo que se busca medir con el indicador Corresponde a los pasos a seguir para obtener el indicador (EJ: se debe descargar el archivo x y filtrar la información por x ) Puede ser en días, meses, horas, porcentaje, unidades, etc. Corresponde a la operación matemática que soporta el indicador. Variables Limitaciones Describir lo que indica el numerador y el denominador Restricciones del indicador Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Corresponde al origen de donde se extraen los datos para generar el indicador Nivel al que se va a obtener el indicador (por estudiante, por universidad etc.) Corresponde a la periodicidad con que se genera el indicador (diario, semanal, mensual, semestral, anual). Meta del indicador Observaciones 2. S OPERATIVO CALIDAD DE SERVICIO SEGURIDAD ADMINISTRATIVO LEGAL 3. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración dd/mm/aaaa 0 Publicación dd/mm/aaaa 4. APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ NOMBRE CARGO FECHA Diana Franky Camilo Hernando Méndez Morales Gestor 11/08/2017 Ingeniero de Procesos 09/10/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 APROBÓ Angela Carrillo Jefe Vivienda Universitaria 01/12/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 6