Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Servicios Institucionales Parqueaderos Públicos y Privados Tabla de Contenido 1 OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades específicas DEFINICIONES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Descripción de actividades Cierre de Caja Parqueaderos Públicos DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN ANEXOS... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 Servicios Institucionales Parqueaderos Públicos y Privados 1 OBJETIVO Realizar el cierre de caja de los dos (2) puntos ubicados en el Parqueadero Público del Edificio Julio Mario Santodomingo y del punto ubicado en el Edificio Mario Laserna. 2 ALCANCE El proceso contempla desde la generación del reporte de facturación del sistema bytouch, el conteo físico de dinero y su correspondiente consignación en la entidad bancaria o depósito en la caja fuerte según corresponda al finalizar el turno. 3 NORMATIVIDAD 3.1 Directrices 3.2 Lineamientos 4 RESPONSABILIDADES 4.1 Responsable del Proceso Administrador de Negocios 4.2 Responsabilidades específicas Administrador de Negocios: Control y seguimiento a los reportes de facturación generados por bytouch Administrativo: Reportar las novedades del cierre de caja haciendo uso de la Planilla de Gestor Financiero: Verificar que los reportes coincidan con la consignación, revisión de novedades y archivo por 3 años. 5 DEFINICIONES Base de Caja: Corresponde a la cantidad de dinero establecida con la que cada turno debe iniciar su operación. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Servicios Institucionales Parqueaderos Públicos y Privados 6 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1 Descripción de actividades Cierre de Caja Parqueaderos Públicos ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de realizar el cierre de caja Cierres de caja archivados Gestor Financiero y Administrador de Negocios 1 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Generación de tirilla de cierre Generar e imprimir la tirilla de cierre generada por el sistema bytouch. bytouch Tirilla de cierre 2 Realizar conteo físico de acuerdo a la Tirilla de cierre y diligenciar Planilla de recepción de Realizar el conteo manual de dinero de acuerdo a lo reportado por el sistema y validarlo con la tirilla. En caso de existir faltantes o sobrantes debe reportarlos en la sección de observaciones de la Planilla de. Planilla de 3 Realizar control de base de caja Se debe asegurar una base de $ al momento de realizar el cierre de caja para el turno siguiente y dejarlo en el cajón monedero 4 Armar bolsa de cierre Como parte de su cierre de turno, el debe adjuntar la Planilla diligenciada a la Tirilla de cierre. En la bolsa debe incluir esto, el dinero y guardarlo en la caja fuerte de la taquilla SD. - Tirilla de cierre - Planilla de 5 Solicitar acompañamiento de seguridad Si el corresponde al turno asignado que debe realizar la consignación bancaria, debe solicitar acompañamiento a la Jefatura de Seguridad y Servicios Básicos. 6 Realizar consignación (si aplica) El Administrativo del turno de 7:00 a.m. a 3:00 p.m. debe en el horario de 10:00 am a 11:00 am realizar la consignación del dinero correspondiente al turno de 6:00 a.m. a 2:00 p.m. de ese día, y los del día anterior de los turnos de 3:00 p.m. a 10:30 p.m. y el suyo de 7:00 ByTouch - Comprobante de consignación Uniandes - Recibo de consignación bancario Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Servicios Institucionales Parqueaderos Públicos y Privados am a 3:00 pm. Para esto, debe generar el Recibo de consignación, ir al banco a consignar, y en cada paquete anexar el Comprobante de consignación Uniandes y el Recibo de consignación bancario. Estos documentos deben llevarse a la taquilla del SD. 7 Verificar documentos de cierre El Gestor financiero se apoya en la Aprendiz Administrativo Financiero para que de 11:00 am a 12:00pm recoja los documentos de cierre en la taquilla del SD, los verifica y valida las novedades con la Administradora de Negocios, para luego proceder a archivarlos. Gestor Financiero- - Tirilla de cierre - Planilla de - Comprobante de consignación Uniandes - Recibo de consignación bancario 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) Planilla de EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad). 8 INDICADORES. 9 RIESGOS OPERATIVO Mal conteo de dinero que tenga como consecuencia sobrantes o faltantes 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 10/10/2016 Publicación 01/12/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Servicios Institucionales Parqueaderos Públicos y Privados ELABORÓ Angélica Rodríguez Ingeniera de Procesos 10/10/2016 REVISÓ Karol Tapias Administrador de Negocios 31/10/2016 APROBÓ Jimena Hernández Jefe de 29/11/ ANEXOS Dirección de Planeación y Evaluación 5