MANEJO DEL MODULO NOVEDADES LOGISTICA

Transcripción

1 MANEJO DEL MODULO NOVEDADES LOGISTICA En éste módulo puede observar el instructivo para el manejo de la aplicación Novedades Logística desarrollado por IDL, el cual permite de manera más ágil y práctica hacer una reclamación por novedad al momento de la recepción de mercancía. 1. Ingrese al navegador con el usuario y contraseña asignado.

2 2. Al ingresar a la nueva ventana, encontrara tres opciones. Novedades en recepción de Mercancía: Esta opción le permitirá crear un nuevo caso según la novedad que se le presente. Seguimiento Solicitudes Cliente: Aquí podrá hacer la trazabilidad de los casos y saber el status de los mismos. Exportar Excel: En esta opción podrá exportar un informe de todos los casos creados, este informe lo puede bajar por rango de fechas si lo desea.

3 3. Para crear un caso de Novedad seleccione la opción. 4. Al ingresar a la nueva ventana encontrara los campos que debe diligenciar para la creación del caso.

4 5. En la parte superior izquierda visualizara DATOS DE LA SOLICITUD, donde va a diligenciar una información base. Nota: El número de guía a ingresar es único y directamente asignado por GM y la transportadora, el cual deberá ser digitalizado correctamente pues puede generar error y le impedirá avanzar en la creación del caso. Solo lo dejara avanzar en la novedad Trocado caja Completa. 6. Una vez ingresado de manera correcta el número de guía, el sistema automáticamente le indica la sucursal a la cual fue asignada.

5 7. Seleccione el tipo de novedad que presenta el material. Nota: El campo acción se llena automáticamente con Nota Crédito en todos los Tipos de Novedad a excepción de dos, Trocado Interno y Sobrante los cuales ya tiene que definir internamente que plan de acción desean seguir. Para continuar con el proceso es importante tenga en cuenta el siguiente cuadro, los cuales le ayudaran a comprender mejor el significado de cada novedad Tipo de Novedad Caja adulterada con faltantes Faltantes internos Faltante caja completa Trocado caja completa Trocado interno Sobrantes Avería sin reparación. Definición La caja llega adulterada, rota, violada y faltan componentes. Se requiere novedad en guía. La caja en la que llega esta perfecta, pero faltan componentes. La guía dice X cantidad de bultos y llegan menos. La marcación de la caja externa no coincide con el destino de entrega. La mezcla de faltante y sobrante. La caja llega con más unidades de las solicitadas. El material llega averiado sin posibilidad de repararlo. 8. Continúe ingresando los datos solicitados por el sistema al lado izquierdo; como lo son: número de transporte (este aparece automáticamente cuando ingresa el número guía) número de parte del repuesto con novedad, (por default se completa

6 la descripción,) ingrese la cantidad facturada, la cantidad con novedad y una breve observación con base en éste número de parte. 9. Una vez se ingresa la información y la observación, haga clic en agregar novedad. NOTA: Los pasos 8 y 9 los debe repetir con cada número de parte que desee registrar.

7 10. Para subir las fotos correspondientes a la novedad, haga clic en. Lo arroja a otra ventana donde puede subir las fotos y documentos que considere necesarios para la novedad. Seleccione el tipo de documento, cargué la foto, si lo desea ponga un comentario breve y. NOTA: Este proceso es obligatorio para poder terminar la novedad y lo debe repetir con cada foto, ya que no es posible subir varias a la vez. 11. Al terminar de subir las imágenes haga clic en regresar para volver a la ventana anterior donde podrá verificar que la referencia a reclamar está totalmente diligenciada, con el documento cargado y numero de solicitud asignado.

8 12. Teniendo ya toda la información registrada, escriba un comentario general detallando la novedad, luego proceda a seleccionar el nombre de la persona que realiza la solicitud y. NOTA: Antes de escribir el comentario final por favor verifique que las imágenes o documentos que requiera adjuntar estén completos, ya que si escribe cualquier observación y luego anexamos los documentos la información escrita se perderá y tendrá que redactar todo de nuevo. 13. Para asignar un solicitante, haga clic en, esta opción lo llevara a otra ventana donde diligenciara unos datos base del cargo, al finalizar haga clic en. Después de actualizar el registro haga clic en volver, para regresar a la página donde tiene la consulta, seleccione la persona que realizo la novedad y enviar.

9 14. Una vez enviada la consulta se despliega una nueva ventana llamada Seguimiento Solicitudes Cliente donde podrá verificar el estado de la solicitud que acaba de generar. 15. Para consultar el status de las Novedades generadas, haga clic en.

10 16. En esta ventana podrá verificar el estado de las novedades que estén en proceso de respuesta. NOTA: Para continuar con el proceso es importante tenga en cuenta el siguiente cuadro, el cual le ayudara a comprender mejor el significado de cada estado en que se encuentra su caso. Estado Cliente Contestado Cerrado Generar Factura En Proceso de Nota Crédito Análisis Transportadora Recoger Sobrante concesionario En proceso de Aprobación Recoger Material Salvamento Definir Responsabilidad Salvamento Pendiente Recepción Física Definición Tanto usuario GM como Transportadora ya contestaron, pendiente cierre por parte del concesionario. Usuario Concesionario cerro la consulta. Pendiente usuario GM genere factura. Pendiente usuario GM genere documentos y Nota Crédito. Usuario de la Transportadora se encuentra analizando el caso. Pendiente usuario Transportadora asigne número de guía con el cual recoge material. Usuario GM se encuentra analizando el caso para aprobarlo o rechazarlo. Pendiente usuario Transportadora asigne número de guía con el cual recoge material. Pendiente usuario GM defina responsabilidad del salvamento. Pendiente confirmación recepción material por usuario GM.

11 17. También encontrara un filtro de búsqueda, donde tendrá múltiples opciones para consultar sus casos.

12 18. Si el estado aparece como Contestado, haga clic en el número de solicitud, verifique la respuesta. 19. En caso de estar conforme proceda a cerrar la consulta de lo contrario haga el comentario del porque no está conforme y envié de nuevo.

13 20. Una vez cerrado el caso se desplegara una encuesta la cual debe diligenciar según su experiencia con la novedad. 21. Con esto damos por terminado el instructivo para el manejo de novedades logísticas en recepción de mercancía.