Pago de solicitud de documentos a proveedor PRO FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016

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1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo: Pago de solicitud de documentos a proveedor Descripción de actividades: Pago de solicitud de documentos a proveedor DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACION... 7

2 1. OBJETIVO Ejecutar las actividades necesarias para realizar el pago de documentos solicitados a proveedores. 2. ALCANCE El proceso inicia con la solicitud para adquirir documentos de ciertos proveedores, y finaliza con la notificación al usuario sobre la disponibilidad del documento. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices: PDI o o 2.2. Establecer redes de cooperación e interacción con bibliotecas del país y del mundo. 2.3 Desarrollar nuevos servicios y garantizar una evolución permanente de los servicios actuales de acuerdo con las necesidades de los grupos de interés. Reglamento Sistema Bibliotecas Lineamientos: El presupuesto mínimo de vouchers IFLA para cada año es de 140 euros. Un voucher IFLA color verde equivale a 8 euros. Medio voucher IFLA color rojo equivale a 4 euros. El presupuesto mínimo para el cupo en la British Library es de 80 dólares. Estatutos IFLA Reglas y procedimientos IFLA 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: JEFE SERVICIOS - SBSER Responsabilidades : Coordinador Desarrollo Colecciones: Tramitar los pagos solicitados e informar a Sala Virtual. Gestor Servicios de Información: Gestionar el trámite de cobro con el proveedor y desarrollo de colecciones.

3 Proveedor: Enviar los documentos solicitados por la biblioteca, una vez sean cancelado su correspondiente valor. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo: Pago de solicitud de documentos a proveedor 5.2. Descripción de actividades: Pago de solicitud de documentos a proveedor ENTRADA SALIDA CLIENTE Solicitud de adquisición de documento. Usuario: estudiante, profesor, empleado Documentos disponibles en Sala Virtual. Usuario: estudiante, profesor, empleado. No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Enviar documento a Sala Virtual Los proveedores de documentos Cisti, Bireme y/o British, envían el documento solicitado a Sala Virtual a través de correo o plataforma. 2 Enviar factura mensual de artículos suministrados Se envían la factura de todos los artículos suministrados. Factura Cisti o Bireme 3 Solicitar pago de factura a Desarrollo de Colecciones Una vez se recibe la factura mensual de los recursos suministrados, se remite la factura a Desarrollo de Colecciones solicitando el pago correspondiente. 4 Pagar factura y enviar soporte a Sala Virtual Se gestiona el pago de la factura y se envía el soporte a Sala Virtual Soporte de pago Cisti o Bireme 5 Cruce de cuentas Se cruza la información del soporte con el material solicitado. 6 Informar a usuario la disponibilidad de documento Se notifica al usuario por correo electrónico, que el documento solicitado se encuentra disponible para su descarga.

4 7 Notificar valor del documento en vouchers IFLA El proveedor a través de correo electrónico notifica el valor del documento en vouchers IFLA. 8 Validar si hay suficiente cupo o vouchers suficientes Para el proveedor British, se valida si hay cupo suficiente en la cuenta. Para otros proveedores, se valida si hay vouchers suficientes para cubrir la compra de documentos, según el valor informado por el proveedor. 9 Descontar monto del cupo Para el caso de compras a British, en caso de que haya cupo suficiente, el proveedor descuenta el monto de la compra del cupo. 10 Enviar documento a Sala Virtual-1 Envía por correo físico, los documentos solicitados a Sala Virtual. 11 Notificar a Desarrollo de Colecciones falta de cupo En caso de que no haya cupo suficiente en la cuenta con British, se notifica por correo electrónico a Desarrollo de Colecciones, la falta del cupo. 12 Solicitar factura a proveedor Por correo electrónico se le solicita al proveedor (British) la factura por el valor del cupo a adquirir 13 Realizar transferencia Una vez se recibe la factura, se procede a realizar la transferencia de dinero correspondiente. 14 Enviar comprobante de pago a proveedor y notificar a Sala Virtual Se envía el comprobante de la transferencia al proveedor y se le notifica a Sala virtual por correo electrónico. Comprobante de pago 15 Recargar cuenta Una vez el proveedor recibe el comprobante de pago, se recarga la cuenta con el cupo solicitado.

5 16 Solicitar compra de vouchers Cuando no hay vouchers IFLA suficientes para realizar el pago a otros proveedores, se envía por correo electrónico a Desarrollo de Colecciones una solicitud para adquirir vouchers. 17 Ejecutar compra de vouchers IFLA Se comunica por correo electrónico al proveedor de vouchers IFLA, la intención de realizar una compra por el valor necesario. 18 Expedir y enviar factura de compra de vouchers Se expide y se envía la factura de la compra de vouchers, por el valor solicitado. Factura de vouchers IFLA 19 Pago de factura Con base en la factura, se realiza el pago de los vouchers IFLA. 20 Enviar vouchers en físico Se envían los vouchers comprados por correo físico. 21 Recibir y remitir vouchers a Sala Virtual Se reciben los vouchers en físico y se remiten a Sala Virtual. 22 Pago de documento en vouchers Se ejecuta la compra de los documentos solicitados con vouchers IFLA. 6.DEFINICIONES Bireme : Es el Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud, que trabaja de manera colaborativa para satisfacer las necesidades de información en el área de la salud. British Library : Biblioteca Nacional del Reino Unido que provee documentos por compra, a través de una plataforma en línea. Cisti British Library : Biblioteca Nacional del Reino Unido que provee documentos por compra, a través de una plataforma en línea.

6 Pago de solicitud de documentos a proveedor MACROPROCESO Recursos Académicos NIVEL 1 Recursos Bibliográficos NIVEL 2 Servicios de Información Bibliográfica Symphony : Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico. Voucher IFLA : Mecanismo de pago en forma de cupón, utilizado para realizar las transacciones internacionales interbibliotecarias, por la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) No aplica. Estatutos IFLA: ISO-9001_2008 Pago de documentos a proveedores externos 2014 PDI: Sistema de Bibliotecas REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECAS Reglas y procedimientos IFLA Tutoriales solicitud British Library:: =com_content&task=view&id=18&itemid=46 8. INDICADORES FICHA DEL INDICADOR Artículos efectivamente adquiridos Código del indicador IND Responsable del indicador Gestor de Servicios de Información Objetivo Identificar cuantos de los artículos solicitados fueron efectivamente adquiridos. Método de Medición Se divide el número de artículos comprados durante el periodo de medición por el número de artículos solicitados para compra durante el mismo periodo. Unidad de Medida Porcentaje Fórmula [#artículos comprados/#total de artículos solicitados]*100%

7 Variables Numerador: Número de artículos comprados durante el periodo a evaluar Denominador: Número total de artículos solicitados para compra durante el periodo a evaluar. Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad No aplica. Registro y control de compra de artículos en Sala Virtual No aplica. Anual Meta 95 % Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO El envío de una cantidad diferente a la establecida por la compra del documento. CALIDAD DE SERVICIO Demoras en los tiempos de respuesta de los proveedores, que no permitan entregar el documento requerido por el usuario de manera oportuna. SEGURIDAD Perdida de algún voucher IFLA en el transcurso del envío. LEGAL La solicitud de un documento que no tenga copyrigth. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 13/05/ APROBACION Publicación 12/01/2016 NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Ingeniera de Procesos 13/05/2015

8 REVISÓ Ricardo Florez Jefe Servicios 03/11/2015 APROBÓ Ricardo Florez Jefe Servicios 03/11/2015