Planeación de la Escuela de Verano CISO PRO FECHA PUBLICACIÓN 28/08/2017

Transcripción

1 Planeación de la Escuela de Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Planeación de la Escuela de Descripción de actividades - Planeación de la Escuela de DOCUMENTOS DE REFERENCIA RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 6 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 Planeación de la Escuela de 1. OBJETIVO Definir el tema para la Escuela de Verano de la de Ciencias Sociales así como los profesores invitados a participar. 2. ALCANCE El proceso inicia con la definición del tema por parte del Consejo de y finaliza con la recepción de la documentación de los profesores invitados requerida para iniciar los trámites logísticos y administrativos. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Lineamientos La definición de la Escuela de Verano debe iniciarse en el mes de septiembre del año anterior y en diciembre del mismo año se deben tener definidos el tema, perfil y número de invitados, las fechas de realización de la escuela y los nombres de los profesores invitados. Los departamentos académicos tendrán un mes para presentar las propuestas de los profesores a la Escuela de verano, posterior a la definición del tema y del perfil y número de invitados en el Consejo de. No es obligatorio que todos los departamentos presenten profesores invitados todos los años. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Académico Dirección 4.2. Responsabilidades Académico Dirección : Garantizar que en los comités de septiembre del Concejo de CISO, se discuta y defina el tema de la Escuela de Verano y el número y perfil de el(los) invitado(s). Informar a los departamentos toda la información que deben solicitarle al profesor invitado. Departamentos: Realizar la búsqueda de profesores invitados que puedan aportar al tema definido. Presentar los profesores invitados ante el Consejo de cumpliendo con los tiempos estipulados. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Planeación de la Escuela de Punto de contacto con el profesor invitado: Profesor o Coordinador que actúa como intermediario entre la Dirección Académica y el profesor invitado para facilitar la comunicación. 5. DEFINICIONES Escuela de Verano: Definición La Escuela de Verano de la de Ciencias Sociales ofrece cada año cursos presenciales cortos con profesores invitados internacionales de altísima calidad durante los meses de junio y julio. Los cursos están dirigidos a estudiantes de posgrado y últimos semestres de pregrado (tanto uniandinos como de otras universidades), y a profesionales interesados en actualizar sus conocimientos en Ciencias Sociales. El objetivo es ofrecer a los estudiantes oportunidades de ampliar sus perspectivas de las Ciencias Sociales, brindarles la posibilidad de aprender de reconocidos profesores vinculados a universidades extranjeras y facilitar la internacionalización de los programas generando oportunidades para construir redes. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo Planeación de la Escuela de 6.2. Descripción de actividades - Planeación de la Escuela de ENTRADA Cronograma Escuela de Verano PROVEEDOR Dirección Académica SALIDA Lista de profesores invitados Centro de Servicios Compartidos CLIENTE Dirección Académica Relaciones Externas CISO 1 2 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Incluir tema en Consejo de Solicitar a Departamentos propuestas de En septiembre del año anterior a la Escuela de Verano, la Dirección Académica debe incluir en la agenda del Consejo de la definición del tema de la Escuela de Verano del año siguiente y el perfil y número de invitados. En Consejo de puede solicitarle a los Departamentos propuestas de temas para la escuela, si Académico Dirección Consejo de Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Planeación de la Escuela de temas Presentar propuestas de temas Definir tema de Escuela de Verano Presentar propuestas de posibles profesores invitados Evaluar propuestas de profesores y definir invitados Extender invitación formal así lo requiere. Se presentan las propuestas de temas ante el Consejo de. En el Consejo de se discute y define el tema para la Escuela de Verano, si es el caso, teniendo en consideración las propuestas por parte de los Departamentos. Una vez definido el tema de la Escuela de Verano, los departamentos tienen un plazo de un mes para realizar la búsqueda de los profesores invitados potenciales a participar en la Escuela de Verano. Deben presentar la hoja de vida de los candidatos ante el Consejo de. Se revisan las propuestas de los candidatos y se definen los profesores invitados que participarán en la Escuela de Verano, así como los honorarios. El punto de contacto del profesor invitado en cada departamento, debe enviarle el formato carta de invitación formal en la cual se le indica que será contactado por el CSC para los trámites administrativos y se detallan los procesos internos de la universidad e información relevante como monto de honorarios (incluye viáticos), se le informa que la Universidad paga el tiquete y hotel por los días del curso (llegando a Bogotá un día antes y yéndose un día después), las fechas de los cursos, mínimo de horas, franjas horarias, el perfil de los estudiantes, el esquema de cursos, esquema de notas, fecha de entrega de notas, promedio de estudiantes, entre otros. Departamentos Consejo de Departamento Consejo de Punto contacto profesor invitado Propuestas temas Escuela de Verano Acta Consejo de Hoja de vida del candidato propuesto Formato carta de invitación Escuela de Verano En la carta se solicita al profesor invitado confirmar su participación dentro de los 15 días siguientes a la recepción de la invitación y si acepta participar, se solicita indique las fechas del curso. Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Planeación de la Escuela de Consolidar información de visitantes y cursos Solicitar creación de órdenes internas al CSC Enviar carta de instrucciones a Departamentos Esta carta es un formato estándar elaborado por la Dirección Académica. Se consolida la información de los profesores que participarán en la Escuela de Verano. Se solicita al Centro de Servicios Compartidos la creación de las órdenes internas. Al punto de contacto en cada departamento, se le envía la carta de instrucciones en la cual se le solicita al profesor invitado: 1) Envío del programa de su curso, a más tardar un mes después de recibida esta comunicación, siguiendo las indicaciones del contenido mínimo de los programas de la Universidad y 2) envío de la información necesaria para dar inicio a los trámites administrativos y logísticos como hospedaje, transporte, itinerario, etc. Académico Dirección Gestor Académico Dirección Académico Dirección Formato carta de Instrucciones En la carta de instrucciones se especifican los plazos para el envío de la documentación requerida directamente al CSC: copia del pasaporte, formato de giros al exterior, formato lavado de activos y financiación del terrorismo. 11 Remitir carta de instrucciones a profesores invitados El punto de contacto de cada departamento es responsable de remitir la carta de instrucciones al profesor invitado. Punto contacto profesor invitado Formato carta de Instrucciones 12 Enviar lista de profesores invitados Se consolida y envía al CSC el listado de profesores de la Escuela de Verano, las fechas de viaje, la Orden Interna, el correo del profesor invitado, las opciones de hoteles habilitadas y honorarios autorizados. Gestor académico Dirección Documentación 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Planeación de la Escuela de Programas Formato conducentes carta a de Título instrucciones profesores invitados Formato carta invitación Escuela de No aplica. Verano 8. RIESGOS ADMINISTRATIVO Demoras en la definición del tema o de los profesores invitados de la Escuela de Verano. Demoras en la recepción de la documentación de los profesores invitados. Demoras en la confirmación de participación por parte de los profesores invitados. 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 02/05/2017 Publicación 28/08/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera de Procesos 02/05/2017 REVISÓ Catalina Muñoz Rojas Lesly Garzón a Académica Dirección Gestor Administrativo Decanatura Ciencias Sociales 10/07/ /07/2017 APROBÓ Catalina Muñoz Rojas a Académica Dirección 23/08/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 6