Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Diversificación de Ingresos Gestión de Donaciones Consecución de Donaciones Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Configuraciones para registro de Descripción de actividades Configuraciones para registro de CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 9 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 Diversificación de Ingresos Gestión de Donaciones Consecución de Donaciones 1. OBJETIVO Configurar en el sistema el segmento, objetos de costo (centro de costo, ordenes internas y elementos PeP) y operaciones principales y parciales para la línea de Apoyo, con el fin de registrar información de las donaciones y donantes. 2. ALCANCE El proceso inicia con la solicitud de creación del segmento y finaliza con la actualización de la base de datos de donaciones de la Dirección de Desarrollo, y las configuraciones realizadas en el sistema. 3. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1.1. Diagrama de flujo - Configuraciones para registro de 1.2. Descripción de actividades Configuraciones para registro de ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud de creación del segmento y del objeto de costo Dirección de Desarrollo y Unidades Académicas Configuraciones realizadas y actualización de bases de datos de donaciones de Dirección de Desarrollo Dirección de Desarrollo, Apoyo y Unidades Académicas Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Configuraciones para registro de Diversificación ACTIVIDAD de Ingresos DESCRIPCIÓN Gestión de Donaciones RESPONSABLE SISTEMA Consecución DOCUMENTOS de Donaciones Validar parámetros del proyecto Corregir información junto con la Unidad Traslado del proyecto de simulación a productivo Solicitar creación del segmento Para las donaciones destinadas a segmentos operacionales (Ej. donaciones entregadas a proyectos de las Unidades Académicas), se reciben por correo electrónico solicitudes de pasar a productivo el proyectos creado por parte de las Unidades. Se valida que la información registrada en el sistema sea consistente y que esté completa. Actualmente en el módulo PS de no existe un perfil específico para el registro de donaciones para proyectos por lo cual se tipifican bajo el concepto de ingresos varios. El centro de costo asignado depende del uso que se le pretenda dar a los recursos. En caso de que se identifique algún error en la información registrada en el sistema, se debe contactar a la Unidad para realizar la correspondiente corrección. Se realiza el traslado del proyecto de simulación a productivo para que quede habilitado y activo en el sistema. Por correo electrónico la Dirección de Desarrollo y/o Apoyo, envían debidamente diligenciados los siguientes formatos: 1. Hoja de vida del segmento, convenio vigente u otrosí firmado por el donante y la Universidad. Formato de administración de Datos Maestros de TEA creación de segmento. Proyectos Proyectos Proyectos Administrativo y (módulo PS) (módulo PS) (módulo PS) Página TEA Formato de solicitud de creación de segmento Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Diversificación de Ingresos Se crea el segmento Gestión de Donaciones Consecución de Donaciones siguiendo según el formato. 5 Crear el segmento Se ingresa a la transacción F.01, se confirma el número consecutivo, se ingresa al ambiente mandante 100 y se ingresa a una transacción SPRO para crea el segmento y a la transacción SE10 para hacer la liberación del número de orden de creación de segmento. Analista Contable (transacción F-01) 6 Realizar transporte y notificar Con colaboración del DSIT se hace el transporte correspondiente para que pase a producción. Analista Contable 7 Informar a Dirección de Desarrollo Se le comunica por correo electrónico a la Dirección de Desarrollo que están habilitados para solicitar la creación del Objeto de Costo y de Orden Interna. Analista Contable 8 Solicitar configuración de centro de costo/beneficio Se ingresa a la página de TEA y se descarga el formato de creación de centro de costo. Se diligencia el nodo (centro de costo) agrupador, el nombre requerido para el centro de costo (es acordado dentro del convenio de y de acuerdo con los lineamientos NOMBRE PROGRAMA APELLIDO DOANATE), el fondo, segmento, tipo de centro de costo (), y justificación de por qué se requiere realizar la apertura. El formato se envía por correo electrónico a Presupuesto. Administrativo y Página TEA Formato de solicitud de creación de centro de costo 9 Crear el centro de costo y notificar Una vez se recibe el formato de solicitud de creación del centro de costo, internamente en el área de Presupuesto, un asigna un CO que maneja módulos para la (Presupuesto) Consecutivo de centro de costo creado Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Diversificación de Ingresos creación en el sistema Gestión del de Donaciones Consecución de Donaciones centro de costo solicitado. Una vez creado el centro de costo, el sistema arroja un número consecutivo asignado al centro de costo creado, el cual se le informa a la Dirección de Desarrollo por correo electrónico. 10 Solicitar configuración de orden interna Se ingresa a la página de TEA y se descarga el formato para la creación de Orden Interna, se ingresa el número consecutivo del centro de costo enviado previamente por Presupuesto. En el formato se especifica el tipo de orden, el nombre de la orden interna y la justificación de por qué se requiere la creación de la orden interna. Una vez diligenciado el formato, se envía por correo electrónico a Presupuesto. Administrativo y Página TEA Formato de solicitud de creación de orden interna 11 Atender solicitud Una vez se recibe el formato de solicitud de creación de orden interna, internamente en el área de Presupuesto, un asigna un CO que maneja módulos para la creación en el sistema de la orden interna solicitada Una vez creada la orden interna, el sistema arroja un número consecutivo, el cual se le informa a la Dirección de Desarrollo por correo electrónico. (Presupuesto) 12 Actualizar base de datos con Objeto de Costo y orden interna en Banner Se crea el fondo en Banner y se le asigna la orden interna y el Centro de costos, para poder realizar el registro de las donaciones en Banner. Administrativo y Banner Base de Donaciones Registradas 13 Solicitar configuración de línea de AF Se realiza una solicitud por correo electrónico indicando las operaciones parciales y Apoyo Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Configuraciones para registro de Diversificación de Ingresos principales dependiendo Gestión del de Donaciones Consecución de Donaciones convenio, la línea de financiación del estudiante beneficiario y si la asignación es por porcentaje o por valor. Generar y enviar archivo de configuraciones en Excel Validar si existe operación principal Crear operación principal Crear operación parcial 18 Asignar signos Se diligencia un cuadro en Excel especificando las configuraciones que se deben hacer de acuerdo a lo solicitado por Apoyo. Se indica el nombre de las operaciones (principales y parciales), la asignación de cuentas contables, las cuentas asociadas y las contrapartidas. Este archivo se envía por correo electrónico a los miembros del Parametrizaciones. Con base en la información del archivo en Excel de configuraciones, se ingresa a al mandante 100 para verificar si la operación principal existe. En caso de que la operación principal no exista, se crea en el sistema. Se crea en el sistema la operación parcial. Para el caso de la línea de financiación Préstamos se crea la operación tanto para una nota crédito como una nota débito. Para el caso de Becas, se crea únicamente la operación para una nota crédito. Para las notas crédito se asigna el signo positivo y para las notas débito se asigna el signo negativo. Coordinador Contabilidad ( Archivo de configuraciones Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 Configuraciones para registro de Diversificación de Ingresos Se configuran en el sistema Gestión de Donaciones Consecución de Donaciones las cuentas contables del libro mayor. Para el caso de la Configurar línea de financiación Becas cuentas de No se diligencia la tabla ingreso/gasto y débito, únicamente la tabla débito/crédito crédito. Las cuentas contables se regularizan siguiendo la numeración Registro de operación NCR que genera NDB automáticamen te Validar si cuenta de provisión solicitada existe Registrar cuenta de provisión Validar configuración de cuenta del diferido Registrar cuenta del diferido Liberar orden de transporte Transferir orden a mandante de Si la línea de financiación que se está configurando es de Préstamo se crea una tabla en la que se configura la nota crédito. Al momento de hacer esta configuración, el sistema automáticamente genera la nota débito. Se debe validar si la cuenta provisión indicada en el archivo de configuraciones existe en el sistema o no. En caso de que la cuenta de provisión no exista se registra en el sistema según lo indicado en el archivo de configuraciones. Si la línea de financiación que se está configurando es de Becas se debe validar si la cuenta del diferido indicada en el archivo de configuraciones existe en el sistema o no. En caso de que la cuenta del diferido solicitada no esté creada en el sistema se procede ingresarla en el sistema según lo indicado en el archivo de configuraciones. En el sistema se libera la orden de transporte. En el sistema se ingresa al mandante 300 para Notificación de registro de Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 Diversificación prueba y de Ingresos Gestión de Donaciones Consecución de Donaciones notificar transferir las configuraciones realizadas previamente, al ambiente de prueba. 300) operaciones parciales y principales Una vez realizada esta operación, se notifica por correo electrónico a los miembros del Parametrización para que Presupuesto continúe con el proceso. 27 Asignar reglas de derivación Con base en el cuadro enviado por Tesorería en donde se incluyen las cuentas contables del libro mayor asignadas y las operaciones principales y parciales registradas, se ingresa al sistema a la tabla de reglas de derivación y se registran las operaciones, la posición presupuestal y la línea de posgrado o pregrado indicada por Apoyo. (Presupuesto módulo FM-derive) Notificación de asignación de reglas de derivación Una vez asignadas las reglas de derivación, se notifica por correo electrónico a todos los miembros del Parametrización. 28 Ingresar operaciones en tablas de financiación En el módulo FICA, en las tablas de financiación, se ingresan las operaciones parciales y principales configuradas previamente siguiendo un criterio de prioridad. Se especifica si es por porcentaje o valor. Esto se realiza para que en el momento de la liquidación de matrículas Apoyo pueda aplicar los descuentos a las liquidaciones de las matrículas de estudiantes beneficiarios. Matrículas (Facturación- (módulo FICA) Notificación de tablas de financiación listas Una vez se complete esta tarea, se notifica por correo electrónico a todos los Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 Diversificación de Ingresos miembros del Comité Gestión de de Donaciones Consecución de Donaciones Parametrización. 4. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 23/04/ Publicación 22/09/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera de Procesos 23/04/2105 Edith Maritza León Analista Contable 04/06/2015 Ana María Neiza/Sandra Acevedo Stephanie Munera Jefe Apoyo / Apoyo Administrativo y (Dirección Desarrollo) 14/07/ /07/2015 REVISÓ María Fernanda Benitez Coordinador Donaciones 16/07/2015 Sandra Corredor y Claudia Navarro Coordinador Presupuesto/Jefe Presupuesto 13/07/2015 Claudia Patricia Ramirez Coordinador Pagos 10/07/2015 Andrea Carolina Rodríguez Proyectos 13/07/2015 Ana María Neiza/Sandra Acevedo Jefe Apoyo / Apoyo 14/07/2015 APROBÓ María Fernanda Benitez Coordinador Donaciones 16/07/2015 Sandra Corredor y Claudia Navarro Coordinador Presupuesto/Jefe Presupuesto 13/07/2015 Claudia Patricia Ramirez Coordinador Pagos 10/07/2015 *Nota: Cada uno de los responsables de aprobar, responde únicamente por las actividades del proceso que le corresponden a su área específica. Dirección de Planeación y Evaluación 9