Registro Contable de Donaciones INS FECHA PUBLICACIÓN 01/04/2016 MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 VERSIÓN Diversificación de

Transcripción

1 INS FECHA PUBLICACIÓN 1/4/216 Tabla de Contenido Tabla de Contenido OBJETIVO ALCANCE INSTRUCCIONES DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA CONTROL DE CAMBIOS APROBACION ANEXOS Anexo1: Archivo de pagos Anexo 2: Archivo de terceros Anexo 3: Plantilla para cargue de donaciones Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 INS FECHA PUBLICACIÓN 1/4/ OBJETIVO Describir las actividades necesarias para realizar la contabilización de las donaciones. 2. ALCANCE Se describen las tareas realizadas desde que se recibe el correo reportando las donaciones por parte de la Dirección de Desarrollo hasta la contabilización de la donación en el sistema SAP. 3. INSTRUCCIONES Explica ordenadamente los pasos a seguir para realizar una determinada actividad. Ejemplo el diligenciamiento de un formato, utilización de un aplicativo o un mayor detalle de la forma de llevar a cabo una actividad. 3.1 Se recibe el correo de la Dirección de Desarrollo, el cual contiene dos archivos: el de pagos y el de terceros (Anexo 1 y 2). 3.2 Se abre un archivo de Excel que contiene el archivo de todas las donaciones generadas durante el año. Ubicado en Q:\\CUENTAS BANCARIAS\DONACIONES, este archivo contiene 4 hojas: cierre-pagos, cierre-maestro, cargueliq y Zestudio. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 INS FECHA PUBLICACIÓN 1/4/ Se abre el archivo de pagos y se copia esta información en el archivo de donaciones en la hoja cierre-pagos a partir de la columna E. 3.4 Se copian las formulas existentes de las columnas A, B, C, D. 3.5 Colocamos filtro, y en la columna B (VALIDACION) se valida el número de liquidación, filtramos todas las filas que contengan datos; las filas que no generen error con la formula nos indica que estos números de liquidación ya se encuentran creados en SAP. Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 INS FECHA PUBLICACIÓN 1/4/ En la columna D (NUMERO_LIQUIDACION) aplicamos las siguientes formulas con el fin de obtener un número que no esté creado en SAP. El número de liquidación siempre debe tener 1 dígitos. =E57 1 =E57 2 =E =E =E =E =E =E =E Y así sucesivamente hasta que nos arroje un número de liquidación que no se encuentre en SAP Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 INS FECHA PUBLICACIÓN 1/4/216 Una vez verificamos que ninguno de estos existe en SAP, copiamos los datos de la columna D en la columna A de la hoja cargueliq, luego copiamos los datos desde la columna E hasta la columna AF en la hoja de cargueliq. 3.7 Se abre el archivo de terceros, y se copia la información allí contenida en el libro de donaciones en la hoja cierre- MAESTRO a partir de la columna C (código). Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 INS FECHA PUBLICACIÓN 1/4/ Se copian las formulas contenidas en las columnas A y B. Se fijan filtros y en la columna A filtramos por el error #N/A. Estos son los terceros que no se encuentran creados en SAP en la tabla ZESTUDIO, se debe verificar que si se trata de personas jurídicas en estas el número de identificación debe traer el digito de verificación. 3.9 Una vez tengamos filtrados los terceros que no están creados copiamos estos datos desde la columna C hasta la columna Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 INS FECHA PUBLICACIÓN 1/4/ Una vez se tiene el archivo de pagos y el de terceros que se deben cargar, se envían por correo a matriculas@uniandes.edu.co para que realicen el cargue Se carga primero el archivo de terceros en la transacción ZEP4. El resultado que nos arroja nos informa cuantos terceros se crearon, si hay errores en los datos o si el tercero ya existe en la tabla ZEP27. Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 INS FECHA PUBLICACIÓN 1/4/ Luego en la transacción ZEP5 se carga el archivo de pagos. Si se presenta errores el LOG nos indica en que línea del archivo se presenta para realizar las correcciones necesarias. Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 INS FECHA PUBLICACIÓN 1/4/216 El LOG final nos muestra el total de las liquidaciones generadas. Dirección de Planeación y Evaluación 9

10 INS FECHA PUBLICACIÓN 1/4/ El Asistente encargado de realizar el ingreso, en el archivo de Excel del banco donde se lleva el registro de las donaciones coloca el número de liquidación correspondiente a cada pago. Dirección de Planeación y Evaluación 1

11 INS FECHA PUBLICACIÓN 1/4/ Se genera la plantilla para el cargue de donaciones en la transacción ZFICA6 (Anexo 3) Se carga la plantilla en la transacción ZFICA6 Dirección de Planeación y Evaluación 11

12 INS FECHA PUBLICACIÓN 1/4/216. Dirección de Planeación y Evaluación 12

13 INS FECHA PUBLICACIÓN 1/4/ En el archivo del banco se coloca el nombre del lote con el que se registra cada donación. Dirección de Planeación y Evaluación 13

14 INS FECHA PUBLICACIÓN 1/4/ DEFINICIONES Donación: La donación es una acción que consiste en una liberalidad voluntaria entre personas vivas, siendo imprescindible para que exista la participación de dos partes, una que será la que realiza la disposición gratuita de uno o varios de los bienes que son de su propiedad o en su defecto de los cuales por cualquier título se encuentra facultado para disponer, el donante; y la otra parte, llamada donatario, que tendrá la facultad de aceptar la misma o rechazarla, sin necesidad de entregar ningún tipo de contraprestación, salvo que se aclare que la donación se hace con cargo. En algunos ordenamientos jurídicos, la mencionada acción se encuentra regulada a través de un contrato. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PRO o Donación en dinero No aplica. 6. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 2/3/216 Dirección de Planeación y Evaluación 14

15 INS FECHA PUBLICACIÓN 1/4/216 Publicación 1/4/ APROBACION NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Victor Manuel Ávila Asistente Financiero 2/3/216 REVISÓ Manuela Peña Ingeniera de Procesos 4/3/216 Manuel Romero Coordinador Contabilidad 9/3/216 APROBÓ Manuel Romero Coordinador Contabilidad 9/3/ ANEXOS Anexo1: Archivo de pagos cierre-pagos12-fe B-16.csv Anexo 2: Archivo de terceros cierre-maestro12- FEB-16.csv Anexo 3: Plantilla para cargue de donaciones Hoja de cálculo de Microsoft Excel Dirección de Planeación y Evaluación 15