Dirección de Planeación y Evaluación 1. Consecución de Configuraciones para Gestión de Donaciones Ingresos. registro de donación

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1 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Tabla de Contenido Tabla de Contenido OBJETIVO ALCANCE INSTRUCCIONES DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA CONTROL DE CAMBIOS APROBACION ANEXOS Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de 1. OBJETIVO Mostrar las actividades necesarias para realizar la creación de segmentos, logrando la generación de los reportes de donaciones. 2. ALCANCE La actividad inicia con la recepción de la solicitud de creación de segmento, por correo electrónico por parte de la Dirección Financiera o la Dirección de Desarrollo, y finaliza con el transporte de la parametrización a los ambientes de calidad y producción. La solicitud de creación de segmento se realiza a través del formato correspondiente y debe contar con la aprobación de la Dirección Financiera. 3. INSTRUCCIONES A continuación se presentan las instrucciones necesarias para realizar la creación de segmentos Validar creación del segmento Antes de iniciar la creación del segmento es necesario validar la solicitud recibida, con el Jefe de Contabilidad y se debe contar con la aprobación de Dirección Financiera. Una vez haya dado el visto bueno para la creación del segmento, se procede a realizar dicha creación, la cual debe estar soportada con la justificación formal de parte de la unidad solicitante 3.2. Verificar nombre del segmento En la transacción se consulta el consecutivo numérico del segmento vs el nombre, con el fin de verificar que no se repita el nombre, teniendo en cuenta la cantidad máxima de caracteres permitidos por el sistema Ingresar al ambiente de producción en SAP Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Ingresar a la transacción F Ingresar los parámetros a continuación, para hacer la consulta del consecutivo del segmento. Dicha información se encuentra en el ambiente Producción (sistema financiero SAP): Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de PUC: Plan de Cuentas (Es la estructura que compone el balance) Sociedad: UAND (Universidad de los Andes) Ledger: Libro de contabilidad en el que se registra la información. El ledger varía de la siguiente forma, según sea el caso: ZL (Norma Colombiana) y L (Norma Internacional), en el periodo transiccional Estructura: Es el nombre como está creada: BP8, BP9, BP1. (Cualquiera que se digite traerá la información) Periodicidad: Año y mes actual al que se están consultando Se debe hacer clic en el botón indicado para visualizar una nueva pantalla, donde se muestra el campo segmento (los nombres y número consecutivo) Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de En la nueva pantalla se busca el campo segmento, se da clic en el campo segmento y se oprime el botón f4 del teclado En la nueva pantalla se verifica manualmente, desplazándose de arriba hacia abajo, cual número consecutivo debe continuar, y a la vez se valida que no se repita el nombre del segmento Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de 3.3. Crear segmento Ingresar al ambiente 1 de desarrollo en SAP Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Ingresar a la transacción SPRO Hacer clic en el botón IMG referencia SAP Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Se despliega el árbol de Estructura haciendo clic en las siguientes opciones Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Al dar clic en Definir segmento de la imagen superior, se despliega la pantalla a continuación, en la que se debe revisar el último número del consecutivo, dependiendo si se va crear el segmento 27xxx, 25xxx y/o 26xxx. Ejemplo: si se va crear un segmento 27, en este caso seguiría el consecutivo sería Dirección de Planeación y Evaluación 9

10 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Hacer clic en el botón Entradas nuevas para abrir una nueva pantalla Se abre la pantalla a continuación: Se digita la información como se muestra en la imagen a continuación (nombre y número de segmento), según la secuencia: Dirección de Planeación y Evaluación 1

11 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Ejemplo: a) Segmento: 2738 (Es el consecutivo que seguiría) b) Descripción: Nombre del segmento respetando lo indicado en el formato de solicitud enviado por el área de Apoyo Financiero y/o Desarrollo, pero siguiendo el parámetro de los nombres de los segmentos anteriores creados en SAP Fondo Programa XXXXX, (definido de las de Presupuesto) de acuerdo al segmentó 25, 26, 27 (nombre solicitado) Una vez digitado el Numero y el Nombre, se debe grabar haciendo clic en el botón indicado Se solicita por correo electrónico la creación de un documento de cambio en el módulo Charm, a la persona del área de Contabilidad encargada Una vez se reciba por correo electrónico el número de documento de cambio asignado, en la nueva pantalla que se desplegó del paso 3.3.7, se da clic en el siguiente botón: Dirección de Planeación y Evaluación 11

12 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Se selecciona el número de documento de cambio asignado: 3.4. Liberar la orden para solicitar el transporte a los demás mandantes Dirección de Planeación y Evaluación 12

13 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Ingresar en la transacción SE1 y en la nueva pantalla, dar clic en el botón Visual : En la nueva pantalla se visualiza la orden que generó el sistema (cuadro verde), y la tarea inferior de la orden (cuadro rojo) Dirección de Planeación y Evaluación 13

14 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Se libera inicialmente la tarea inferior, dando clic en el logo del camión Se repite el paso anterior con la orden Dirección de Planeación y Evaluación 14

15 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de 3.5. Solicitar transporte Vía correo electrónico se solicita al departamento de Contabilidad el transporte de la orden a los mandantes en los cuales se necesita actualizar la parametrización, indicando el número de orden del transporte Verificación Una vez recibida la confirmación de transporte por parte de Contabilidad, en la transacción F.1 se valida que aparezca en el mandante de Producción,el segmento creado Completar formato de solicitud de creación segmento y objeto de costo y remitirlo a Presupuesto El formato de Creación de segmento y objetos de costo se debe completar con el número del segmento creado. Una vez hecho esto se remite dicho formato al área de Presupuesto por correo electrónico Actualización de tabla SEGMENTOS Una vez el área de Presupuesto remita el formato de Creación de segmento y objetos de costo con la información sobre los objetos de costo creados, se debe correr una macro para así actualizar la tabla SEGMENTOS con las nuevas parametrizaciones El archivo consolidado se envía por correo electrónico al Administrador de Sistemas de Información de la Dirección Financiera. Dirección de Planeación y Evaluación 15

16 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de 3.9. Actualización de tabla Categoria_Segmentos_Especiales Una vez creado el segmento especial, se debe actualizar el archivo de Excel Categoria_Segmentos_Especiales, indicando el número de segmento, el nombre y la categoría correspondiente. Estos parámetros son definidos por la Dirección Financiera. El archivo actualizado se envía por correo electrónico al Administrador de Sistemas de Información de la Dirección Financiera Reutilización de segmentos Modificar segmento: Ingresar al ambiente 1 de desarrollo en SAP Dirección de Planeación y Evaluación 16

17 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Ingresar a la transacción SPRO Hacer clic en el botón IMG referencia SAP Dirección de Planeación y Evaluación 17

18 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Se despliega el árbol de Estructura haciendo clic en las siguientes opciones Dirección de Planeación y Evaluación 18

19 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Al dar clic en Definir segmento de la imagen superior, se despliega la pantalla a continuación, en la que se debe ubicar el segmento a reutilizar. En la columna de descripción se procede a cambiar el nombre al solicitrado. Una vez digitado el Numero y el Nombre, se debe grabar haciendo clic en el botón indicado Dirección de Planeación y Evaluación 19

20 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Se solicita por correo electrónico la creación de un documento de cambio en el módulo Charm, a la persona del área de Contabilidad encargada. Una vez se reciba por correo electrónico el número de documento de cambio asignado, en la nueva pantalla que se desplegó del paso 3.3.7, se da clic en el siguiente botón: Dirección de Planeación y Evaluación 2

21 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Se selecciona el número de documento de cambio asignado: Liberar la orden para solicitar el transporte a los demás mandantes Ingresar en la transacción SE1 y en la nueva pantalla, dar clic en el botón Visual Dirección de Planeación y Evaluación 21

22 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de En la nueva pantalla se visualiza la orden que generó el sistema (cuadro verde), y la tarea inferior de la orden (cuadro rojo) Se libera inicialmente la tarea inferior, dando clic en el logo del camión Dirección de Planeación y Evaluación 22

23 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Se repite el paso anterior con la orden Solicitar transporte Vía correo electrónico se solicita al departamento de Contabilidad el transporte de la orden a los mandantes en los cuales se necesita actualizar la parametrización, indicando el número de orden del transporte Verificación Una vez recibida la confirmación de transporte por parte de Contabilidad, en la transacción F.1 se valida que aparezca en el mandante de Producción, el segmento creado. Dirección de Planeación y Evaluación 23

24 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de Completar formato de solicitud de creación segmento y objeto de costo y remitirlo a Presupuesto El formato de Creación de segmento y objetos de costo se debe completar con el número del segmento reutilizado. Una vez hecho esto se remite dicho formato al área de Presupuesto por correo electrónico. 4. DEFINICIONES Mandante: Ambiente del sistema en el que se realizan diferentes operaciones (ej: Desarrollo, Calidad, Producción) Segmento : Agrupador que tipifica la información financiera de un donante especifico Segmentos especiales: No hacen referencia a un donante específico sino a recursos internos de la Universidad. Transacción F.1: Inicio de la consulta del Balance para identificar el Consecutivo del segmento. Ledger: Libro de contabilidad en el que se registra la información. Orden de transporte: Paquete que contiene los ajustes que se realizan a las parametrizaciones en el sistema, y que es replicado en los diferentes ambientes o mandantes. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PRO Configuraciones para registro de donación Formato de solicitud de creación de segmento y objetos de costo Archivo SEGMENTOS Archivo Categoría_Segmentos_Especiales 6. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 27/1/215 Publicación 23/6/216 1 Dirección de Planeación y Evaluación 24

25 INS FECHA PUBLICACIÓN 23/6/216 Gestión de 7. APROBACION NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Maritza León Analista Contable 3/1/215 Carlos A. Castellanos Analista Contable 22/6/216 REVISÓ Manuela Peña Ingeniera de procesos 22/6/216 Manuel Romero Coordinador Contabilidad 22/6/216 APROBÓ Manuel Romero Coordinador Contabilidad 22/6/ ANEXOS No aplica. Dirección de Planeación y Evaluación 25