MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO FINANCIERO

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1 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO FINANCIERO PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR PAGAR Nomenclatura: POL/PRO-COB07 Versión: 2 Dirigido a: Plataforma de Servicios Sede Central y Unidad de Cobro y FMS Revisado por: Jefatura Financiera, Dirección Ejecutiva. Fecha de emisión: Creado por: Unidad de Cobro y FMS Referencia: Reemplaza a: Versión1 Aprobado para entrar en vigencia: En sesión ordinaria , celebrada el , acuerdo Nº 02. OBJETIVO: Mostrar en el sistema de colegiados aquellos montos de dinero que por diferentes motivos deben ser devueltos a las personas colegiadas. POLÍTICAS ESPECÍFICAS: 1. Solo se creará una cuenta por pagar cuando se evidencie la existencia de un movimiento que involucre dinero en efectivo. 2. La Cuenta por Pagar podrá ser creada por aquellos colaboradores que tengan acceso a dicho módulo, el cual será determinado por la Jefatura Financiera. 3. Toda Cuenta por Pagar debe estar debidamente respaldada con los respectivos. documentos probatorios 4. Antes de crear una cuenta por pagar se debe verificar que no exista otra por el mismo motivo a nombre del Colegiado, dentro de las cuentas ya existentes, mismo que puede ser verificado en la parte inferior del estado de cuenta revisando cada una. 5. Para que una Cuenta por Pagar sea válida, debe aparecer en el reporte como Cuenta por Pagar Confirmada. 6. Toda Cuenta por Pagar debe indicar el nombre, debe estar debidamente autorizada por la Jefatura inmediata, además puesto y firma de quien la elabora y de quien la autoriza. 7. La Jefatura Financiera, el Encargado de Cobro y FMS y el Gestor de Cobro II de la Unidad de Cobro y FMS, tienen la autorización de anular una Cuenta por pagar, pero no la misma que fue creada por ellos e impregnar el sello de anulado.

2 8. Será responsabilidad del colaborador de la Plataforma de Servicios de la Sede Central de San José que generó la cuenta por pagar, enviarla a la Unidad de Cobro y FMS el día siguiente hábil de elaborada y firmada, por medio de la mensajería interna del Colegio. DESCRIPCIÓN: No. Actividad Responsable 1. Recopila la documentación de respaldo que justifique la creación de la Cuenta por Pagar. 2. Ingresa al módulo de Cuentas por Pagar del Sistema de Administración de Afiliados e indica si el movimiento corresponde a: a. Cuota de colegiatura b. Arreglo de pago c. Préstamo d. Multas e. Incorporación Unidad de Cobro y FMS y Plataforma de Central de San José Unidad de Cobros y FMS y Plataforma de Central de San José, (Ver anexo N 1) 3. Justifica el movimiento en la parte de observaciones lo más claro posible y haciendo mención a los documentos que generaron la misma, e indica el número de cédula de la persona colegiada y el monto correspondiente, e imprime el documento 4. Adjunta los documentos probatorios y firma el documento impreso anotando, el nombre completo y puesto que se desempeña y posteriormente lo traslada a su Jefatura Inmediata. 5. Revisa los comprobantes para lo cual se asegura de que la cuenta por pagar proceda y firma el documento con el fin de autorizar el trámite. Unidad de Cobros y FMS y Plataforma de Central de San José Unidad de Cobros y FMS y Plataforma de Central de San José, Jefatura Inmediata 6. Confirma la Cuenta por Pagar en el Sistema de Administración de Afiliados. Unidad de Cobros y FMS y Plataforma de Central de San José 7. Traslada las Cuentas por Pagar a la Unidad de Cobro el día siguiente hábil de elaborada y firmada. Plataforma de Servicios de la Sede Central de San José,

3 8. Se asegura de recibir todas las Cuentas por Pagar para lo cual verifica en el sistema Administración de Afiliados la numeración de la última cuenta por pagar generada, además verifica que todas contengan las firmas respectivas. 9. Archiva las Cuentas por Pagar por orden de consecutivo. 10. Envía las Cuentas por Pagar a la Unidad de Contabilidad de forma semanal y a fin de mes dentro de los primeros tres (3) días hábiles de cada mes siguiente, mediante el libro de actas para el recibido conforme de la información entregada. Gestor de Cobro II Gestor de Cobros II Gestor de Cobro II ***FIN DEL PROCEDIMIENTO***

4 ANEXO No Se ingresa al sistema de Análisis en menú de principal / datos / Cuentas por Pagar. 2. Inmediatamente se abre el siguiente modulo:

5 3. Para crear la cuenta por pagar: nos posicionamos en Número: se presiona la tecla de enter para que asigne un número consecutivo. De ser necesario se puede cambiar la fecha. 4. En tipo de Cuenta por Préstamos o Multas, por pagar: presionamos la opción de cuenta por configuración el sistema se posiciona en (Cuota pagar Arreglo de Pago, Colegiatura)

6 5. En el campo de observaciones: Detallamos adecuadamente la cuenta elaboración, haciendo referencia a los documentos de respaldo. por pagar, la razón su 6. Se posiciona en el campo colegiado se ingresa la cedula o las cedulas a las cuales se le debe acreditar el monto. presiona la tecla de enter e inmediatamente aparece la siguiente opción de confirmación: 7. Si todo es correcto se da un clic en la opción SI, se digita el monto de la cuenta por pagar.

7 Nota: Si son varias cedulas: se repite la instrucción indicada en el punto 6.

8 8. En el campo monto se ingresa el monto el cual se acreditara. Presiona la tecla de enter pasara al campo siguiente de cedula, justo para ingresar mas cedulas si es necesario. 9. Para grabar o generar la cuenta por pagar, se presiona el botón ESC, aparecerá la siguiente confirmación, se presiona el botón SI. 10. Finalmente: una vez generada, y revisada y firmada la cuenta por pagar por el Jefe Inmediato,, se realiza la confirmación (este es un paso de seguridad para evitar posibles errores u omisiones). 11. Consiste en dar clic en herramientas. el check o visto bueno en color verde y esta localizado en el menú de

9 12. Y aparece el siguiente cuadro de diálogo, se da un clic en la opción SI. 13. Imprimen la Nota de Crédito, ingresando al módulo de Cuentas por pagar mediante el icono nombrado Reporte o (F8) (Vista previa). / HISTÓRICO DE VERSIONES Versión Fecha de cambio Breve descripción del cambio Solicitado por