MANUAL MÓDULO TERCEROS SECCIÓN TRABAJADORES. Manual Módulo Terceros usuario Tercero. Ingresos Online Argos Fecha: 27/10/2017

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1 Página 1 de 31 Manual Módulo Terceros usuario Tercero Ingresos Online Argos Fecha: 27/10/2017 Página 1

2 Página 2 de 31 Glosario: Contratista: Es aquel que ingresa a una instalación, permanece tiempo en ella y ejecuta una labor. Dicha labor requiere intervención física o mecánica. Proveedor: Es aquel que ingresa a una instalación a realizar la entrega de un producto o elemento y no ejecuta ninguna labor donde requiera intervención física o mecánica. Resumen del Proceso completo: Terceros: Ingresar a la aplicación. Terceros: Revisar y actualizar la Base de Datos de terceros Terceros: Crear la solicitud de ingreso y diligenciar todos los campos. Terceros: Adjuntar los documentos que soportan la seguridad social. Guardar y enviar. Terceros: Revisar el tablero de control (estado de su solicitud) en historial de la solicitud. Interventor: Aprobar la solicitud generada por su tercero y Gestionar las fechas de Inducción SISO y Plan de Emergencias. Terceros: Realizar o simular el pago. Empresa Verificadora: Luego del pago por parte del tercero, revisara los documentos de Seguridad social y vehículos si aplica. Terceros: Estar atentos a cumplir el proceso para enviar su personal a las instalaciones. Nomenclaturas: : Significa que el ciclo correspondiente está terminado. Página 2

3 Página 3 de 31 : Significa que el ciclo correspondiente está a la espera de una aprobación/revisión. : Significa que el ciclo correspondiente presenta una novedad por documentación de seguridad social. Ejemplo de un ciclo completamente aprobado y finalizado. Página 3

4 Página 4 de 31 Pasos Aplicación: Login: 1. Se realiza a través de la siguiente URL: 2. Ingrese los datos correspondientes al correo electrónico, y la contraseña Registrar Nuevo Tercero (Trabajador) Seleccione la opción Crear Terceros en el menú Terceros 1.1 Página 4

5 Página 5 de Diligencie los datos del trabajador en los campos correspondientes: Seleccione uno de los Tipos de Documento disponibles Digite el Número de Documento que debe estar formado únicamente de caracteres alfanuméricos Digite los Nombres del trabajador, únicamente caracteres alfanuméricos Digite los Apellidos del trabajador, únicamente caracteres alfanuméricos Seleccione uno de los Tipos de Tercero disponibles Especifique si el Trabajador es un Conductor, o no lo es Haga Clic en el botón Guardar 1.3 Los datos del trabajador quedarán almacenados y disponibles en el sistema. Página 5

6 Página 6 de Registrar Terceros (Trabajadores) de forma masiva por medio de un archivo con formato Excel Seleccione la opción Carga Masiva Terceros, en el menú Terceros Descargue la plantilla en formato Excel haciendo clic en el botón "Descargar" Abra y modifique la plantilla de acuerdo con sus necesidades, para cada trabajador diligencie los siguientes datos: Digite los Nombres del trabajador, únicamente caracteres alfanuméricos Digite los Apellidos del trabajador, únicamente caracteres alfanuméricos Seleccione uno de los Tipos de Documento disponibles Página 6

7 Página 7 de Digite el Número de Documento que debe estar formado únicamente de caracteres alfanuméricos Seleccione uno de los Tipos de Tercero disponibles Especifique si el Trabajador es un Conductor, o no lo es Guarde los cambios y suba el archivo en el campo correspondiente Presione el botón Cargar Archivo Página 7

8 Página 8 de 31 Los trabajadores quedarán guardados y disponibles en el sistema, si existe alguna inconsistencia con los datos ingresados, el sistema le informará Listar Los Terceros (Trabajadores) disponibles en el sistema 3.1. Seleccione la opción Edición Terceros, en el menú Terceros 3.1 Se mostrará una tabla con todos los terceros disponibles Página 8

9 Página 9 de Actualizar los datos de un Tercero (Trabajador) previamente creado 4.1. Seleccione la opción Edición Terceros, en el menú Terceros Seleccione un Tercero y presione el botón Editar Página 9

10 Página 10 de Modifique los campos según sus necesidades, y presione el botón Guardar 4.3 Los cambios realizados quedarán almacenados en el sistema. 5. Desactivar un Tercero (Trabajador) previamente creado 5.1. Seleccione la opción Edición Terceros, en el menú Terceros Página 10

11 Página 11 de Seleccione un Tercero y presione el botón Desactivar Confirme la opresión presionando el botón Eliminar Página 11

12 Página 12 de El trabajador dejará de estar disponible en el sistema, y será redirigido a la lista de terceros. 6. Crear una Solicitud de Ingreso a una instalación para sus Trabajadores 6.1. Seleccione la opción Nueva Solicitud de Ingreso, en el menú Solicitud de Ingreso 6.1 Página 12

13 Página 13 de Seleccione el rango de fechas en el que los trabajadores realizarán su labor. Para Fecha de inicio de labor por favor siempre registre la fecha del día en que está creando la solicitud Presione el botón Siguiente 6.3 Se mostrarán los trabajadores disponibles en el sistema Página 13

14 Página 14 de Seleccione cada trabajador haciendo clic sobre la casilla de selección correspondiente Modifique los datos correspondientes al trabajador según sus necesidades Página 14

15 Página 15 de Una vez seleccionados todos los trabajadores y diligenciada la información, de clic en guardar por cada trabajador y luego presione el botón Siguiente que se encuentra al final de la lista Cargue los documentos correspondientes a todos los trabajadores según se especifica en la pantalla, por ejemplo, para los contratistas nacionales, debe cargar: el Pago de aportes consolidado en: Pensión Salud y ARL o afiliaciones independientes en Salud, Pensión y ARL para empleados nuevos, en el campo indicado, y así con los siguientes campos Página 15

16 Página 16 de Cuando haya terminado de cargar los archivos necesarios, presione el botón Guardar y Enviar ubicado al final de la pantalla. 6.8 Su solicitud llegara al interventor quien será el encargado de aprobarla y diligenciar las fechas SISO y Plan de emergencias. Luego de la aprobación del interventor, la empresa tercera deberá efectuar el pago de las personas aprobadas por el interventor y de esta forma su solicitud pasara a la Empresa Verificadora quien revisara los documentos de Seguridad Social. Página 16

17 Página 17 de Pago por verificación de Terceros 7.1. Seleccione la opción Pago Verificación Terceros, en el menú Terceros 7.1 Aparecerán los trabajadores (Terceros) cuyo ingreso fue aprobado por el interventor Argos correspondiente 7.2. Seleccione uno o más trabajadores haciendo clic en la casilla de selección correspondiente Página 17

18 Página 18 de Presione el botón Calcular Pago Confirme la operación presionando el botón Pagar Página 18

19 Página 19 de Será redirigido a la pasarela de pagos PayU, donde podrá completar la transacción con los diferentes medios de pago ofrecidos. Una vez finalizada la transacción, será redirigido nuevamente a IngresosOnline donde podrá ver los detalles de la transacción Página 19

20 Página 20 de Presione el botón Volver, para ir a la lista de trabajadores 7.5 El tercero podrá estar revisando el estado en el que esta su solicitud ingresando por la Opción Solicitudes de ingreso Historial de Solicitudes y buscar el numero clic en detalles. Cuando su proceso es finalizado sin inconvenientes el tercero vera una pantalla con todos los ítem verdes aprobados. Adicional el sistema le mostrara dos columnas con las fechas de inicio y fin de su aprobación. Importante que este pendiente de estas fechas y antes de la fecha fin de aprobación, este renovando de nuevo su ingreso. Página 20

21 Página 21 de 31 Si en el proceso, sus tarjetas de acceso no han sido activadas, el sistema le mostrara un mensaje de Error Activación Tarjeta para este caso el tercero deberá revisar el número de tarjeta y FC (Facility Code) y garantizar que ambos estén correctos ingresando una nueva solicitud y actualizando ambos datos. Página 21

22 Página 22 de 31 NOTA: Para los casos donde usted requiera iniciar o adelantar trabajo y luego enviar la solicitud a su interventor, entonces siga los pasos desde el numeral 6 y luego seleccione la opción Guardar y Continuar después. Para buscar la solicitud y continuar el proceso de la solicitud. Ingrese por solicitud de ingreso, historial de solicitudes y ubique el número, luego de clic en continuar. Página 22

23 Página 23 de Consultar el estado de la Solicitud de Ingreso de un Trabajador específico Seleccione la opción Solicitudes Pendientes, en el menú Solicitud de Ingreso 8.1 Se mostrarán todos trabajadores por los que existe una solicitud de ingreso vigente 8.2. Ingrese el número de documento, o el nombre del trabajador que desea verificar en el campo buscar Página 23

24 Página 24 de Se mostrarán los resultados que coincidan con los datos ingresados para la búsqueda 9. Consultar el estado de una Solicitud de Ingreso de Trabajadores previamente creada 9.1. Seleccione la opción Historial Solicitudes, en el menú Solicitud de Ingreso 9.1 Se mostrarán todas las solicitudes que han sido creadas previamente Página 24

25 Página 25 de Ingrese el N de Solicitud en el campo buscar Presione el botón Detalles 9.3 Página 25

26 Página 26 de 31 Se mostrarán los detalles de la solicitud 10. Revisar novedades en sus solicitudes de ingreso. : Cuando en la columna de la empresa verificadora le salga una Observación, esto significa que su solicitud tiene un pendiente de documentación. Revise la observación y tendrá dos opciones: Pagar de nuevo y adjuntar el documento faltante en el recuadro que se activara en el campo de observación, luego del pago y clic en guardar. No es necesario pagar y puede adjuntar el documento en el recuadro que aparece en observación y clic en guardar. Su solicitud volverá a quedar en estado de verificación, hasta que la empresa verificadora revise de nuevo los documentos adjuntos. Puede estar consultando en el mismo menú, hasta que cambie a estado de aprobación. Página 26

27 Página 27 de 31 Página 27

28 Página 28 de 31 : Cuando en la columna de Capacitación SISO Plan de Emergencias o Interventor aparece la palabra Novedad, esto significa que su solicitud tiene un pendiente por parte de su interventor y usted deberá comunicarse con él para solucionar la situación. Si la palabra aparece en la columna de Capacitación SISO Plan de Emergencias, significa que su interventor no registró la aprobación de estos cursos. Si la palabra aparece en la columna de estado Interventor, significa que su interventor no aprobó el ingreso de ese empleado. 11. Generar Reporte de las entradas y salidas realizadas por trabajadores (Terceros) en las sedes de Argos Seleccione la opción Ingresos y Salidas Terceros en el menú Reportes 11.1 Página 28

29 Página 29 de Seleccione el rango de fechas que desea verificar Seleccione la Planta o Sede de su interés Presione el botón Generar Reporte 11.4 Página 29

30 Página 30 de 31 Si existen registros en el rango de fechas y planta o sede seleccionados, se mostrará una tabla con estos registros Presione el botón Descargar Informe 11.5 El reporte con los datos será descargado en su computador en un archivo Excel Página 30

31 Página 31 de Listar los trabajadores (Terceros) que cuentan con una tarjeta de control asignada Seleccione la opción Tarjetas Asignadas en el menú Reportes 12.1 Se mostrará una tabla con el detalle de los trabajadores, junto con el detalle de las tarjetas Página 31