MANUAL CREACIÓN SOLICITUD DE ESCRITORIO

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María Josefa Segura Padilla
hace 6 años
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1 MANUAL CREACIÓN SOLICITUD DE ESCRITORIO

2 INDICE 1. TITULO OBJETIVO GENERALIDADES SOLICITUD DE ESCRITORIO CREACION SOLICITUD DE ESCRITORIO BÚSQUEDA DE SOLICITUD DE ESCRITORIO BÚSQUEDA DE BORRADORES DE SOLICITUD DE ESCRITORIO CREAR UNA PLANTILLA DENTRO DE UNA SOLICITUD DE ESCRITORIO CREAR UNA SOLICITUD DE ESCRITORIO A PARTIR DE UNA PLANTILLA

3 1. TITULO MANUAL DE CREACIÓN SOLICITUD DE ESCRITORIO 2. OBJETIVO Orientar al usuario final con el procedimiento para la creación de una solicitud de escritorio en EAM Máximo. 3. GENERALIDADES El proceso de solicitud de escritorio, incluye seis actividades que permiten crear, validar y finalmente enviar la solicitud al ERP para que sea atendida. El diagrama de proceso definido para EPP se muestra a continuación: 4. SOLICITUD DE ESCRITORIO La solicitud de Escritorio es para sacar materiales (artículos) cuando el ejecutante detecta que necesita materiales adicionales para culminar su trabajo. Para el caso de Operaciones se utilizará la solicitud de escritorio exclusivamente para actividades de Operación y no de Mantenimiento. En la aplicación Crear solicitud, crea solicitud de escritorio para buscar partes y servicios de pedido de una fuente interna, por ejemplo, un almacén de la empresa o un distribuidor externo. 3

4 Para el caso de EPP se lo hace en las Bodegas de todo el sistema. El usuario por transaccionará en la bodega donde trabaja, pero podrá consultar en las demás bodegas, en caso que requiera material que no dispone en su bodega deberá hacer un trámite establecido en el EBS. Toda solicitud de escritorio requiere de una Orden trabajo para hacer un egreso de materiales. Se establece el principio que una persona solicita y otro aprueba. Asimismo, puede crear plantillas para solicitudes para repetir órdenes, crear una lista de partes favoritas que solicita habitualmente y comprobar el estado de su pedido. 5. CREACION SOLICITUD DE ESCRITORIO 5.1. Ingresar a Máximo con su usuario y contraseña predeterminada, e inicie su sesión, dando clic en el botón Iniciar sesión Dar un clic en la opción Ir a del menú principal ubicado en la parte superior Abra la aplicación Solicitud de escritorio en el módulo Auto-servicio y dar clic en la opción Crear solicitud. Se creara el número de solicitud automáticamente 4

5 5.4. Paso 1. Ingrese la siguiente información obligatoria: Descripción: Ingrese la descripción de la solicitud Prioridad: En el campo Prioridad digite el número de la prioridad para su solicitud. Fecha en el que se necesita: En el campo Fecha en el que se necesita dar clic en el botón seleccionar Fecha y hora y seleccione la fecha indicada. Ubicació Ubicación: Ubicación: Orden de trabajo: En el campo Orden de trabajo, de clic en el botón de Seleccionar valor. 5

6 Seleccione la Orden de trabajo para la cual está solicitando el material. Revise la información que automáticamente el sistema llena, ubicación y el activo. 6

En la sección Líneas de detalle de la solicitud, dar clic en el botón Fila

7 Dar clic en el botón Continuar, automáticamente ingresamos al Paso 2. U 5.5. Paso 2. En la sección Líneas de detalle de la solicitud, dar clic en el botón Fila nueva, para seleccionar el material requerido. Ingrese la información obligatoria. En la imagen se muestra un ejemplo de los valores que se deben ingresar. 7

8 Ub Ubi Ubicaci Ubicaci Ubi Dar clic en el botón Continuar, para pasar a su revisión, automáticamente ingresamos a la pestaña Revisar y enviar Revisar y enviar. Una vez que ha revisado su solicitud de escritorio, dar clic en el botón Enviar, automáticamente de dará flujo al área designada para su aprobación. 8

9 Dar clic en el botón Cerrar. U Tenga en cuenta el número de solicitud que se ha creado para posteriormente realizar su seguimiento. Ubicación: En el campo Ubicación Digitar el código de ubicación 9

Adicionalmente podemos descargar en archivo Excel, todas las solicitudes creadas y que se encuentran en la bandeja Solicitudes, con su número, descripción, fecha, estado, numero de orden asociada y

10 Adicionalmente podemos descargar en archivo Excel, todas las solicitudes creadas y que se encuentran en la bandeja Solicitudes, con su número, descripción, fecha, estado, numero de orden asociada y toda la información entregada por el sistema, dando click en la opción Descargar. 6. BÚSQUEDA DE SOLICITUD DE ESCRITORIO 6.1. Ingresar a Máximo con su usuario y contraseña predeterminada, e inicie su sesión. dando clic en el botón Iniciar sesión 6.2. Dar un clic en la opción Ir a del menú principal ubicado en la parte superior, 6.3. Abra la aplicación Solicitud de escritorio en el módulo de Autoservicio, dar clic en la opción Ver solicitudes. 10

6.4. En el campo Solicitud ingrese el número de solicitud que desea revisar y que fue creada en el módulo anterior, a continuación presione la tecla Enter. 6.5.

11 6.4. En el campo Solicitud ingrese el número de solicitud que desea revisar y que fue creada en el módulo anterior, a continuación presione la tecla Enter Verifique el estado de la solicitud de servicio Para observar más detalles de su solicitud de servicio haga clic en el número de solicitud Verifique que la información ingresada en su solicitud de escritorio. 11

6.8. Una vez que ha revisado su solicitud, puede regresar al centro de inicio, salir del sistema o buscar otra solicitud siguiendo el paso anterior. 7.

12 6.8. Una vez que ha revisado su solicitud, puede regresar al centro de inicio, salir del sistema o buscar otra solicitud siguiendo el paso anterior. 7. BÚSQUEDA DE BORRADORES DE SOLICITUD DE ESCRITORIO. Tenemos la opción de Guardar nuestra solicitud de escritorio, sin enviarla para su aprobación y posteriormente buscarla, modificarla, revisarla y enviarla. Los pasos a seguir son los siguientes: 7.1. Ingresar a Máximo con su usuario y contraseña predeterminada, e inicie su sesión. dando clic en el botón Iniciar sesión 7.2. Dar un clic en la opción Ir a del menú principal ubicado en la parte superior, 12

7.3. Abra la aplicación Solicitud de escritorio en el módulo Auto-servicio y dar clic en la opción Crear solicitud. Se creara el número de solicitud automáticamente Ubi 7.4.

13 7.3. Abra la aplicación Solicitud de escritorio en el módulo Auto-servicio y dar clic en la opción Crear solicitud. Se creara el número de solicitud automáticamente Ubi 7.4. Ingrese la siguiente información obligatoria: Descripción: Ingrese la descripción de la solicitud de servicio Orden de trabajo: En el campo Orden de trabajo dar clic en el botón Seleccionar acción y seleccione el número de O/T que está asociada a la solicitud. Fecha en el que se necesita: En el campo Fecha en el que se necesita dar clic en el botón seleccionar Fecha y hora y seleccione la fecha indicada. U Ubicació 7.5. Dar clic en el botón Guardar como borrador. 13

7. Ingresar a Máximo con su usuario y contraseña predeterminada, e inicie su sesión. dando clic en el botón Iniciar sesión 7.

14 Ubi 7.6. Tenga en cuenta el número de solicitud que se ha creado como borrador. Una vez que ha guardado, puede, Ver detalles, Regresar a centro de Inicio o Crear otra solicitud Ingresar a Máximo con su usuario y contraseña predeterminada, e inicie su sesión. dando clic en el botón Iniciar sesión 7.8. Dar un clic en la opción Ir a del menú principal ubicado en la parte superior, 7.9. Abra la aplicación Solicitud de escritorio en el módulo Auto-servicio y dar clic en la opción Ver borradores. 14

Ubicació 7.10. En el campo Solicitud, ingrese el número de solicitud que desea revisar y que fue creada en el paso anterior, a continuación presione la tecla de Enter. 7.11.

15 Ubicació En el campo Solicitud, ingrese el número de solicitud que desea revisar y que fue creada en el paso anterior, a continuación presione la tecla de Enter Para observar más detalles y poder modificar su de su solicitud haga clic en el número de solicitud Dar clic en el botón Crear/editar solicitud. Automáticamente 15

7.13. Una vez que ha revisado y editado su solicitud de servicio, puede enviarla o nuevamente guardarla. 8. CREAR UNA PLANTILLA DENTRO DE UNA SOLICITUD DE ESCRITORIO.

16 7.13. Una vez que ha revisado y editado su solicitud de servicio, puede enviarla o nuevamente guardarla. 8. CREAR UNA PLANTILLA DENTRO DE UNA SOLICITUD DE ESCRITORIO. En el numeral 4, se explicó cómo crear una solicitud de escritorio, de esta solicitud se puede crear una plantilla de solicitud que se podrá volver a utilizar, esta plantilla tendrá información acerca del envió, cuentas de cargo y líneas de detalle de la solicitud creada anteriormente Una vez que se ha creado su solicitud, busque el número de solicitud en la bandeja Solicitud, a la cual va a crear una plantilla, dando clic en el botón Crear plantilla. U 8.2. Escriba una descripción de la plantilla en el cuadro Descripción de la plantilla. 16

17 8.3. Dar un clic en el botón Cerrar. U 8.4. Dar un clic en el botón Aceptar. Tenga en cuenta el número de la plantilla que se ha creado para posteriormente realizar su edición. 17

9. CREAR UNA SOLICITUD DE ESCRITORIO A PARTIR DE UNA PLANTILLA Para ahorrar tiempo, puede utilizar una

Abra la aplicación Solicitud de escritorio en el módulo Auto-servicio y dar clic en la opción Ver

En el campo Solicitud, ingrese el número de su plantilla, a la que va a realizar la edición y seleccione

18 9. CREAR UNA SOLICITUD DE ESCRITORIO A PARTIR DE UNA PLANTILLA Para ahorrar tiempo, puede utilizar una plantilla de solicitud, para crear una nueva solicitud de escritorio Abra la aplicación Solicitud de escritorio en el módulo Auto-servicio y dar clic en la opción Ver Plantillas En el campo Solicitud, ingrese el número de su plantilla, a la que va a realizar la edición y seleccione la tecla de Enter, puede también realizar la búsqueda en la bandeja, Plantilla de solicitud, y seleccione su número de solicitud. U 9.3. Seleccione su plantilla de solicitud buscada dando Click, en el número de su solicitud. U 18

9.4. Seleccione el botón Copiar a nueva solicitud, si desea seguir manteniendo activa su plantilla, para utilizarla en un futuro, en este caso se creara otro número de solicitud diferente a la de la

19 9.4. Seleccione el botón Copiar a nueva solicitud, si desea seguir manteniendo activa su plantilla, para utilizarla en un futuro, en este caso se creara otro número de solicitud diferente a la de la plantilla original, caso contrario puede seleccionar el botón Editar, para cambiar los datos, y posteriormente, copiar la solicitud y enviar, o simplemente si desea eliminar su plantilla seleccione el botón Suprimir. Ubicación: 19

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