ASSIST-CARD CORPORATE MANUAL DE USUARIO

Transcripción

1 ASSIST-CARD CORPORATE MANUAL DE USUARIO Índice de contenido 1. Introducción. 2. Acceso al Sistema. 3. Administración de Usuarios. 3.1 Alta de un nuevo Usuario. 3.2 Listado Usuarios Edición de un Usuario existente Desactivar Activar usuario Servicios Asignados. 4. Asignación de servicios a los viajeros. 5. Análisis y consulta de información. 5.1 Reporte Consulta Saldo de Pre-Compras. 5.2 Reporte Consulta Servicios Asignados. 1

2 1. Introducción El presente instructivo describe los procedimientos para utilizar la nueva herramienta ASSIST-CARD Corporate, aplicable para la asignación de servicios a los ejecutivos. 2. Acceso al Sistema Para acceder al sistema es necesario contar con un usuario y contraseña con privilegios de administrador, que deberá ser solicitada al asistente comercial de ASSIST-CARD. Este usuario inicial (Usuario Administrador) será brindado al cliente, con autorización de la empresa una vez firmado el contrato de adhesión.. El ingreso al sistema se hace a través del botón Admin ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Se mostrará el siguiente formulario de autenticación, donde se deberá ingresar el usuario y la clave proporcionados. Se visualizará entonces el Panel de Administración. 2

3 3. Administración de Usuarios. Tenemos previsto dentro del sistema dos tipos de usuarios: Usuario Administrador el cual puede auto gestionar sus solicitudes, adicionando un nuevo viajero (Ejecutivo / Funcionario), modificando uno existente, habilitando y deshabilitando usuarios, consultar servicios asignados y asignar nuevos servicios, entre otras funcionalidades. Usuario Ejecutivo / Funcionario al cual se le asignan los servicios contratados. 3.1 Alta de un nuevo Usuario - Ejecutivo / Funcionario Para dar de alta un nuevo usuario es necesario integrar los siguientes campos: Nombre y Apellido Sexo Tipo Documento Numero Documento País de Residencia Teléfono Movil Nombre Contacto Emergencia Teléfono Contacto Emergencia Datos Adicionales Centro de Costo Fotografía. 3

4 El proceso se ejecuta desde el botón Agregar Usuario, ubicado dentro del panel principal. El botón abre el formulario Agregar nuevo Usuario. 3.2 Listado de Usuarios En el listado de usuarios se pueden visualizar todos los empleados ingresados en el sistema, consultando los servicios asignados por empleado, editar, Desactivar / Activar empleados, etc, además de poder descargar el listado a Excel. Para acceder al listado de usuarios, se debe presionar el botón Ver Usuarios del panel principal. 4

5 El botón nos mostrará la pantalla Listado de Usuarios, donde se podrán localizar con facilidad los usuarios, buscando por su nombre o número de documento en los campos de filtros. Para adicionar un nuevo empleado, se deberá presionar el botón Agregar Nuevo, el cual, abre el formulario correspondiente Edición y/o modificación de un Usuario existente. Para editar un usuario existente, es necesario localizarlo primero en el listado de usuarios, de acuerdo con lo indicado en el punto anterior. Una vez encontrado el mismo, se hace clic en el botón Editar (Ícono Lápiz). 5

6 Todos los datos del usuario pueden ser modificados por los administradores, excepto los relacionados con Datos Personales, los cuales, requerirán de ponerse en contacto con el asistente comercial de Assist-Card. Una vez modificados los datos, se presiona Guardar y los cambios realizados quedarán grabados Activar / Desactivar usuario. Puede suceder que un empleado dejase de pertenecer a la nómina de una empresa o que existiese un error en la carga (usuarios mal ingresados). En estos casos, la herramienta permite desactivar un usuario y en caso de ser necesario, volver a activarlo. Si no se consigue desactivar un empleado activo (por contar con servicios asignados previamente), deberá ponerse en contacto con el asistente comercial de Assist-Card. 6

7 3.2.3 Servicios Asignados. En esta sección se podrán visualizar, cancelar, reimprimir información de servicios y exportar el detalle a un Excel. Para acceder a los servicios de un usuario se debe presionar el botón Servicios El botón Servicios visualizará a todos los servicios que el usuario seleccionado tenga activados. En cambio, para visualizar los inactivos es necesario tildar el casilla de verificación Mostrar servicios inactivos. 7

8 En el botón Documentación, se podrá acceder a las condiciones Generales y Particulares del servicio asignado. El formato del archivo a obtener es PD.. 8

9 4. Asignación de servicios a los viajeros. La asignación de servicios consta de los siguientes pasos. a. Acceder al proceso. b. Seleccionar Viajeros. c. Datos del viaje y Producto. d. Seleccionar Servicio. e. Seleccionar Upgrades (opcional). f. Resumen y confirmación de la transacción. a- Acceder al proceso: Para acceder, se debe presionar el botón Asignar Servicio del panel principal b- Seleccionar Viajeros: Para seleccionar los viajeros a los que se le asignarán los servicios se debe presionar el botón Agregar sobre el viajero Se puede filtrar por el nombre o el número de documento para agilizar la búsqueda. 9

10 Los viajeros que se han seleccionado se pueden visualizar en el cuadro de la derecha. Con el botón Resetear se puede sacar el empleado de la lista de seleccionados. Para continuar al siguiente paso se debe presionar el botón Siguiente. c- Datos del viaje y Producto. En este paso se completan la fecha de inicio, fecha de fin del viaje y el destino. Se debe seleccionar el producto que va a asignar. Para continuar al siguiente paso se presiona el botón Siguiente. 10

11 d- Seleccionar Servicio. En este paso se elige la tarifa cotizada en base a los días, destino y producto elegidos en el paso anterior. Se elige la tarifa en la casilla seleccionar, de acuerdo con lo indicado en la pantalla al pie.. En caso de desear Agregar un Upgrade, se deberá continuar de acuerdo con lo indicado en el siguiente punto e- Seleccionar Upgrades (opcional). Los Upgrades son mejoras que se le pueden asignar a los servicios ya seleccionados. Para agregar estas mejoras, se debe haber ingresado previamente una tarifa seleccionada y presionar el botón Agregar Upgrades. Para asignar Upgrades se debe seleccionar la o las personas, las mejoras que le corresponderán y se debe presionar el botón Agregar. Una vez finalizado el proceso se debe Presionar el botón Asignar. 11

12 f- Resumen y confirmación de la transacción. En este paso se pueden visualizar todos los servicios y Upgrades elegidos para cada uno de los viajeros. Si está todo correcto se procede a confirmar la transacción. Una vez que esto ocurra, los servicios serán asociados al viajero. Se enviará un a cada uno de los viajeros, con la confirmación de los servicios. El viajero puede consultar o reimprimir la información en el mismo sitio 5. Análisis y consulta de información. En esta sección se puede consultar toda la información referente a los Servicios Consumidos, y saldos disponibles de Pre-Compras. Para acceder, se debe presionar el botón Reporte que se encuentra en el Panel principal. El botón abre la siguiente pantalla. 12

13 5.1 Reporte Consulta Saldo de Pre-Compras. En este reporte se puede consultar los saldos de Pre-Compras disponibles de los productos que fueron pre-comprados. Se puede filtrar por: producto o tarifa. Al presionar Aceptar, muestra un listado de los servicios Pre-Comprados. En el botón exporta a Excel descarga un archivo con los resultados. En el botón Descargar se obtiene un Excel con el detalle del consumo de la Pre-compra. El archivo que se descarga tiene el siguiente formato. 13

14 5.2 Reporte Consulta Servicios Asignados En este reporte se puede consultar los servicios que fueron asignados. Se puede filtrar por: El archivo que se descarga tiene el siguiente formato. 14