INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL. Gestión de SA-06. Manual para Dependencias 04/06/2013

Transcripción

1 INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL Gestión de SA-06 Manual para Dependencias 04/06/2013

2 CONTENIDO CAPÍTULO 1 SUPERVISIÓN DE DEPENDENCIA... 3 Aprobación Supervisor... 5 Asignación de Cantidad Autorizada para Abastecimientos... 7 Asignación de Cantidad Autorizada para Servicios Contratados Proceso de Aprobación Proceso de Rechazo CAPÍTULO 2 GESTIÓN DE CATÁLOGOS DE FIRMAS Agregar una Nueva Firma Modificar una Firma Anular una Firma... 33

3 CAPÍTULO 1 SUPERVISIÓN DE DEPENDENCIA Para la aprobación por parte de un supervisor de un documento SA-06 es necesario ingresar a la página principal. Seguidamente se debe de revisar el documento y el usuario que en este caso es el supervisor de la dependencia debe determinar si lo rechaza o lo aprueba para que el SA-06 sea enviado a la central. Como primer paso los supervisores necesitan obtener su usuario y contraseña para acceder al sitio web. Seguidamente el usuario accederá al menú de los Servicios Electrónicos.

4 Dentro de los servicios electrónicos es necesario que se seleccione la opción que lleva por nombre SA-06. Una vez seleccionada la opción de SA-06 sobre el menú de los Servicios Electrónicos, el usuario tendrá la posibilidad de observar y escoger una de las opciones que están habilitadas. La imagen muestra las opciones habilitadas por el sistema.

5 Aprobación Supervisor Para aprobar un documento SA-06, el supervisor necesita estar situado sobre el Menú de Opciones del Sistema de Adquisiciones SA-06. En pantalla aparecerá una serie de opciones que el supervisor podrá gestionar. Para iniciar el proceso de aprobación de un documento SA-06, es necesario que el usuario seleccione la opción que lleva por nombre Gestión de SA-06. La imagen muestra el ícono que aparecerá en la página. Una vez que se haya seleccionado la opción de Gestión de SA-06, el usuario que en este caso es el administrador, tendrá la posibilidad primeramente de asignar la cantidad autorizada de artículos que se han solicitado. Una vez realizada esta operación, procederá a aprobar o rechazar la solicitud de compra. Inicialmente el usuario observará en pantalla una tabla y 2 opciones a los cuales podrá acceder para que en la tabla solamente se muestre la información ya sea de una dependencia determinada y/o de un estado determinado.

6 La imagen muestra la página de la Gestión de SA-06 en donde esta seleccionada una dependencia determinada con todos los documentos de todos los estados. En este sitio es donde el supervisor podrá asignar la cantidad autorizada, aprobar una solicitud o rechazarla según sea necesario.

7 Asignación de Cantidad Autorizada para Abastecimientos Para que un supervisor pueda asignar una cantidad de artículos solicitados, es necesario que ingrese a la página principal de Gestión de SA-06. Únicamente los documentos que tengan como estado Finalizado para revisión de departamento, son los únicos a los cuales el supervisor podrá asignarles la cantidad de artículos según el documento. Para este caso, se seleccionará el documento SA número7914. Seguidamente se debe hacer clic sobre la imagen que aparece en la columna que lleva por nombre Artículos Solicitados.

8 Una vez que se haya hecho clic sobre el ícono, aparecerán todos los artículos que se han solicitado según el documento. Al observar la tabla, se puede apreciar que sobre las columnas de Cantidad Autorizada no aparece información alguna y esto se debe a que aún no se ha autorizado la cantidad de artículos para el pedido. Sobre la columna de Cantidad Solicitada se puede apreciar la cantidad que se espera sea aprobada. Para que el usuario pueda autorizar una cantidad de artículos, es necesario que haga clic sobre el siguiente ícono que aparece en cada una de las filas de la tabla. Una vez que se haya hecho clic sobre el ícono que anteriormente se indicó, en pantalla se desplegará el Formulario de Solicitud de Articulo tal y como se muestra en la siguiente imagen.

9 Sobre el formulario aparecerá la información correspondiente al artículo que se ha solicitado. Es necesario que sobre el campo Cantidad Autorizada el usuario indique la cantidad que desea autorizarle al documento. Sobre el campo Cantidad Solicitada aparece la cantidad de artículos que el documento está solicitando.

10 Una vez que el usuario haya autorizado cierta cantidad de artículos al documento, es necesario que posteriormente haga clic sobre el botón de Guardar cambios para que la operación sea exitosa. De lo contrario, solamente es necesario hacer clic sobre el botón verde que posee una flecha blanca que se encuentra sobre la esquina superior derecha del formulario, con lo cual se regresara a la página de Gestión de Artículos Solicitados. En este caso ya se autorizó la cantidad de artículos, por lo cual se procede a hacer clic sobre Guardar Cambios para que la operación sea efectuada. Una vez que se haya seleccionado la opción de Guardar cambios, en pantalla se aparecerá un mensaje en el cual se le solicitará al usuario que confirme las modificaciones que realizó sobre el formulario. En dado caso el usuario este inconforme, solamente debe hacer clic sobre el boton de Cancelar, de lo contrario si acepta deberá hacer clic sobre Confirmar. Seguidamente la página se re direccionará hacia el sitio de Gestión de Artículos Solicitados en donde se desplegará un mensaje donde se indica la modificación. Sobre el campo Cantidad Autorizada ya aparece la cantidad de artículos que fue asignada.

11 Finalmente solamente es necesario hacer clic sobre el botón verde con una flecha blanca para regresar a la página de Gestión de SA-06. Una vez estando sobre la página de Gestión de SA-06 se da por finalizado el proceso de asignación de la cantidad autorizada.

12 Asignación de Cantidad Autorizada para Servicios Contratados Para que un supervisor pueda asignar una cantidad de artículos solicitados, es necesario que ingrese a la página principal de Gestión de SA-06. Únicamente los documentos que tengan como estado Finalizado para revisión de departamento, son los únicos a los cuales el supervisor podrá asignarles la cantidad de artículos según el documento. Para este caso, se seleccionará el documento SA-06 número Seguidamente se debe hacer clic sobre la imagen que aparece en la columna que lleva por nombre Artículos Solicitados. Una vez que se haya hecho clic sobre el ícono, aparecerán todos los artículos que se han solicitado según el documento.

13 Al observar la tabla, se puede apreciar que sobre las columnas de Cantidad Autorizada no aparece información alguna y esto se debe a que aún no se ha autorizado la cantidad de artículos para el pedido. Sobre la columna de Cantidad Solicitada se puede apreciar la cantidad que se espera sea aprobada. Para que el usuario pueda autorizar una cantidad de artículos, es necesario que haga clic sobre el link de Gestionar que aparece en la parte superior de la tabla. Una vez que se haya hecho clic sobre el link que anteriormente se mencionó, en pantalla se desplegará el Formulario de Solicitud de Articulo tal y como se muestra a continuación.

14 Sobre el formulario aparecerá la información correspondiente al artículo que se ha solicitado. Es necesario que sobre el o los campos de Cantidad Autorizada se indique la cantidad que se desea autorizarle al documento. Sobre el campo Cantidad Solicitada aparece la cantidad de artículos que se está solicitando.

15 Una vez que el usuario haya autorizado cierta cantidad de artículos al documento, es necesario que posteriormente haga clic sobre el botón de Guardar cambios para que la operación sea exitosa. De lo contrario, solamente deberá hacer clic sobre el botón verde que posee una flecha blanca que se encuentra sobre la esquina superior derecha del formulario, con lo cual se regresará a la página de Gestión de Artículos Solicitados. En este caso ya se autorizó la cantidad de artículos, por lo cual se procede a hacer clic sobre Guardar Cambios para que la operación sea efectuada. Una vez que se haya seleccionado la opción de Guardar cambios, en pantalla se aparecerá un mensaje en el cual se le solicitará al usuario que confirme las modificaciones que realizó sobre el formulario. En dado caso el usuario este inconforme, solamente debe hacer clic sobre el boton de Cancelar, de lo contrario si acepta deberá hacer clic sobre Confirmar. Seguidamente la página se re direccionará hacia el sitio de Gestión de Artículos Solicitados en donde se desplegará un mensaje donde se indica la modificación. Sobre el campo Cantidad Autorizada ya aparece la cantidad de artículos que fue asignada.

16 Finalmente solamente es necesario hacer clic sobre el botón verde con una flecha blanca para regresar a la página de Gestión de SA-06. Una vez estando sobre la página de Gestión de SA-06 se da por finalizado el proceso de asignación de la cantidad autorizada.

17 Proceso de Aprobación Para que un supervisor pueda aprobar un documento SA-06, es necesario que ingrese a la página principal de Gestión de SA-06. Cabe mencionar que el proceso de rechazo es el mismo proceso para los artículos de abastecimientos como para los servicios contratados. Una vez haya ingresado en la página, aparecerá una tabla en la cual se mostrarán todos los documentos. Para que un documento pueda ser aprobado, primeramente se necesita que se le autorice la cantidad de artículos. Al mismo tiempo debe de estar en estado Finalizado para revisión del departamento. Para este caso, se aprobará el documento que lleva por número de SA el Para llevar a cabo la autorización es necesario que el usuario se posicione sobre el botón de procesar. La siguiente imagen muestra el ícono al cual se le debe hacer clic.

18 Aparecerá en pantalla la página de Gestión de Estado SA-06, en donde se visualizará un formulario en donde aparece toda la información del documento seleccionado. Como se puede apreciar en la siguiente imagen, aparece toda la información detallada correspondiente al documento, así como su encabezado, sus artículos solicitados, la cantidad autorizada, los detalles de las partidas, la justificación para la aprobación del pedido de compra, el usuario y la fecha. Para aprobar un documento, es necesario que el usuario haga clic sobre el botón de Aprobar luego de revisión, con lo cual se desplegará un mensaje en pantalla tal y como lo muestra la siguiente imagen: Sobre el mensaje de confirmación de aprobación del documento que aparecerá en pantalla, el usuario necesita agregarle una justificación de aprobación al pedido y posteriormente hacer clic sobre el botón verde de confirmar con lo cual aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación:

19 Solamente se debe seleccionar la opción de Aceptar para que finalmente el documento sea aprobado por parte del supervisor. En pantalla se mostrara la página de Gestión de SA-06. Al observar la tabla y revisar el documento número 7914 se puede observar que sobre la columna de Estado aparecerá como Aprobado por el supervisor, lo que indica que el proceso de aprobación se realizó satisfactoriamente. NOTA: Una vez que proceso de aprobación haya finalizado, se le notificará vía correo electrónico al usuario informándole que su solicitud fue aprobada por parte del supervisor de la dependencia.

20 Proceso de Rechazo Para que un supervisor pueda rechazar un documento SA-06, es necesario que ingrese a la página principal de Gestión de SA-06. Cabe mencionar que el proceso de rechazo es el mismo proceso para los artículos de abastecimientos como para los servicios contratados. Una vez haya ingresado en la página, aparecerá una tabla en la cual se mostrarán todos los documentos. Para que un documento pueda ser rechazado, debe de estar en estado Finalizado para revisión departamento. Para este caso, se rechazará el documento que lleva por número de SA el Para llevar a cabo el rechazo de un documento SA-06 es necesario que el usuario se posicione sobre el botón de procesar que es un ícono de un triángulo verde sobre un fondo amarillo. La siguiente imagen muestra el ícono al cual se le debe hacer clic. Seguidamente aparecerá en pantalla la página de Gestión de Estado SA-06, en donde se puede visualizar un formulario en el cual aparece toda la información del documento que fue seleccionado. Como se puede observar en la siguiente imagen, aparece toda la información correspondiente al documento, así como su encabezado, sus artículos solicitados, la cantidad

21 autorizada, los detalles de las partidas, la justificación para la aprobación del pedido de compra, el usuario y la fecha. Para rechazar un documento, es necesario que el usuario haga clic sobre el botón de No Aprobar luego de revisión, con lo cual se desplegará un mensaje de rechazo en pantalla tal y como lo muestra la siguiente imagen: Sobre el mensaje de rechazo de la solicitud de compra que aparecerá en pantalla, el usuario necesita agregarle una justificación del rechazo del pedido y posteriormente hacer clic sobre el botón verde de confirmar con lo cual aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación:

22 Solamente se debe seleccionar la opción de Aceptar para que el documento sea rechazado por parte del supervisor. Seguidamente en pantalla se mostrará la página de Gestión de SA-06. Como se puede observar en la página, el documento con número 7922 no aparece debido a que fue rechazado y regresado al usuario para que realice los cambios necesarios sobre el documento o lo anule. NOTA: Una vez que proceso de rechazado haya finalizado, se le notificará vía correo electrónico al usuario informándole que su solicitud fue rechazada por parte del supervisor de la dependencia.

23 CAPÍTULO 2 GESTIÓN DE CATÁLOGOS DE FIRMAS Para la gestión de los catálogos de firmas por parte de los supervisores para las solicitudes de compra del SA-06 es necesario que se ingrese a la página principal. Seguidamente acceder al módulo de las firmas en donde se podrán crear nuevas descripciones y representantes de las firmas legales, modificar las existentes y dar de baja o anular a un determinado encargado. Primero se ingresa al sitio para autenticarse. Seguidamente el usuario accederá al menú de los Servicios Electrónicos. Dentro de los Servicios Electrónicos es necesario que se seleccione la opción que lleva por nombre SA-06.

24 Una vez seleccionada la opción de SA-06 sobre el menú de los Servicios Electrónicos, el usuario tendrá la posibilidad de observar y escoger una de las opciones que están habilitadas. La imagen muestra las opciones habilitadas por el sistema. Lo que se requiere es gestionar los catálogos de las firmas, por lo que se accede a la opción de Firmas habilitadas para que se despliegue el menú. Posteriormente se mostrará la página principal para la gestión de firmas.

25

26 Agregar una Nueva Firma Para que un supervisor pueda asignar nuevos encargados de firmas, es necesario que haya ingresado al módulo de Mantenimiento de Firmas. Una vez allí, aparecerán todas las firmas habilitadas y sus encargados. Una vez el usuario se encuentra en la pantalla principal de Firma Habilitada, se debe seleccionar la opción de Agregar. Posteriormente en pantalla se desplegará un formulario en el cual el usuario tendrá la posibilidad de ingresar toda la información correspondiente a la nueva firma autorizada para las solicitudes de compra.

27 El formulario de la Nueva Firma Habilitada cuenta con una serie de campos que el supervisor de la dependencia necesita llenar. Inicialmente sobre el campo Módulo es necesario que seleccione uno de los módulos existentes ya que cada uno estará representado en diferente formulario. Sobre el campo Código Dependencia aparecerá la dependencia a la cual pertenece el supervisor. Dicho campo no podrá ser modificado. El campo que lleva por nombre Activo se refiere a que la firma estará habilitada o deshabilitada para que pueda ser utilizada en las solicitudes de compra. Para habilitarla solo se necesita hacer clic sobre el cuadro para que se marque con un cheque. Sobre el campo Cargo es necesario colocar el cargo de la persona que estará autorizada de firmar los documentos.

28 Finalmente es necesario escribir el Nombre de la persona que está autorizada para firmar las solicitudes. Una vez que el supervisor haya terminado de llenar los campos del formulario de Nueva Firma Habilitada el formulario quedará como se muestra en la siguiente imagen. Seguidamente solo hay que hacer clic sobre el botón de Grabar para que la información quede almacenada en el sistema.

29 En dado caso no se quiera enviar la solicitud de firma, se deberá seleccionar la opción de Cancelar. Luego de hacer clic sobre el link de Grabar, el sistema regresara hacia la página de Firma Habilitada en donde se desplegará un mensaje indicando que el registro fue grabado exitosamente. Se puede observar en la tabla que ya aparece la firma que anteriormente se grabó.

30 Modificar una Firma Para que un supervisor pueda modificar a los encargados de las firmas, es necesario que haya ingresado al módulo de Mantenimiento de Firmas. Una vez allí, aparecerán todas las firmas habilitadas para las solicitudes de compra. Para efectos de este manual, se modificara una fila, la cual será la que lleva en el campo nombre a Antonio Ponce y que posee el cargo de Director Financiero de la Dependencia Seguidamente se deberá de hacer clic sobre el botón que aparece del lado izquierdo de la fila, el cual lleva la siguiente imagen: Al hacer clic sobre el ícono de modificar, aparecerá en pantalla el formulario de Modificar Firma Habilitada en donde se mostrará la información correspondiente al documento que fue seleccionado anteriormente para ser editado.

31 Se modificará el campo de Cargo en donde se cambiará a Director General de RRHH tal y como se muestra en la siguiente imagen: Seguidamente solo hay que hacer clic sobre el botón de Grabar para que la información modificada quede almacenada en el sistema.

32 En dado caso no se quiera modificar la solicitud de firma, se deberá seleccionar la opción de Cancelar. Luego de hacer clic sobre el link de Grabar, el sistema regresará hacia la página de Firma Habilitada en donde se desplegará un mensaje indicando que el registro fue grabado exitosamente. Se puede apreciar que la firma que lleva como nombre Antonio Ponce, sobre la columna de Cargo ha sido modificada.

33 Anular una Firma Para que un supervisor pueda eliminar a uno de los encargados de las firmas es necesario que haya ingresado al módulo de Mantenimiento de Firmas. Una vez allí, aparecerán todas las firmas habilitadas para las solicitudes de compra. Para efectos de este manual, se anulará una fila, la cual será la que lleva en el campo nombre a Byron Rene Romero López y que posee el cargo de Director Médico. Una vez que ya se tenga claro cuál será el registro a anular, se hace clic sobre la letra X que aparece al final de la fila escogida. Finalmente se puede observar que se desplegará un mensaje sobre la página de FIRMA HABILITADA en donde queda indicado que el registro fue eliminado. Al observar la tabla, dicho registro no aparece.

34