ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL Y SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO PARA INTEGRANTES DEL SISTEMA DE SEGURO PRIVADO

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1 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL Y SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO PARA INTEGRANTES DEL SISTEMA DE SEGURO PRIVADO Manual de Usuario Externo Versión: 03 Fecha de aprobación: 28/11/2016

2 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación 02 5 Incorporación del concepto de Datos Generales dentro del Glosario. 16/09/ Se incorporó la actividad Actualice los campos habilitados para modificación 16/09/ Se incorporó la actividad Actualice los campos habilitados para modificación. 16/09/ Se incorporó la consideración referente a la creación de usuario y clave temporal y el numeral /11/2016 2

3 ÍNDICE OBJETO...4 ALCANCE...4 REQUISITOS TÉCNICOS...4 CONSIDERACIONES...4 GLOSARIO...5 PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR DATOS POR PRIMERA VEZ Y SOLICITAR CLAVE DE ACCESO...7 PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIONES POSTERIORES RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

4 OBJETO El objeto del presente manual es facilitar a todos los participantes del sistema de seguros privados, la obtención de la clave de acceso al portal de trámites Institucional, así como la actualización de la información general de la compañía. ALCANCE El presente manual de usuario inicia con el ingreso del formulario de actualización de datos y solicitud de clave de acceso y culmina con la actualización de la información y la obtención de la clave de acceso al portal de trámites institucional, incluye a delegación de responsables de envío de estructuras. REQUISITOS TÉCNICOS Para poder acceder a la aplicación web se requiere cumplir con los siguientes requerimientos: Una computadora con acceso a internet. Un navegador de internet que puede ser: o Mozilla Firefox Versión o superior o Google Chrome Versión o superior. o Internet Explorer 10 o superior CONSIDERACIONES Para realizar la actualización de datos por primera vez, se podrá ingresar con cualquiera de los usuarios y claves asignadas por la Superintendencia de Bancos. Si no se cuenta con usuario y clave de la Superintendencia de Bancos, deberá seguir el procedimiento para crear un usuario y clave temporal. Ver Manual de usuario GENERACIÓN DE CÓDIGOS DE USUARIO Y CLAVES TEMPORALES Una vez culminado el proceso de actualización de datos, las actualizaciones posteriores se las realizará únicamente mediante el uso del usuario y clave del representante Legal obtenida a través de este proceso. El proceso de actualización de datos permite la modificación de la siguiente información: Correo electrónico, dirección domiciliaria, teléfono convencional y celular. 4

5 El formulario de actualización de datos muestra precargada la información del integrante del sistema de seguros privados que está registrada en la base de datos de la Institución. En caso de existir inconsistencias en la información precargada en el formulario, y siempre que esta no pueda ser modificada a través de este aplicativo, el integrante del sistema de seguros privados deberá solicitar a la Intendencia Nacional de Seguros o Dirección Regional de Seguros, se modifique dicha información, previo al proceso de actualización de datos. GLOSARIO Datos Generales: Información domiciliaria y de contactos tales como: Correo electrónico, dirección domiciliaria, teléfono convencional y celular. Empresas que realicen operaciones de seguros: Son las compañías anónimas constituidas en el territorio nacional y las sucursales de empresas extranjeras, establecidas en el país, cuyo objeto exclusivo es el negocio de asumir directa o indirectamente o aceptar y ceder riesgos en base a primas. Las compañías de reaseguros: Son compañías anónimas constituidas en el territorio nacional y las sucursales de empresas extranjeras establecidas en el país y cuyo objeto es el de otorgar coberturas a una o más empresas de seguros por los riesgos que éstas hayan asumido, así como el realizar operaciones de retrocesión. Los intermediarios de reaseguros: Son personas jurídicas, cuya única actividad es la de gestionar y colocar reaseguros y retrocesiones para una o varias empresas de seguros o compañías de reaseguros. Los peritos de seguros: Son a) Inspectores de riesgos, personas naturales o jurídicas cuya actividad es la de examinar y calificar los riesgos en forma previa a la contratación del seguro y durante la vigencia del contrato; y, b) Ajustadores de siniestros, personas naturales o jurídicas, cuya actividad profesional es la de examinar las causas de los siniestros y valorar la cuantía de las pérdidas en forma equitativa y justa, de acuerdo con las cláusulas de la respectiva póliza. El ajustador tendrá derecho a solicitar al asegurado la presentación de libros y documentos que estime necesarios para el ejercicio de su actividad. Los asesores productores de seguros: a) Agentes de seguros, personas naturales que a nombre de una empresa de seguros se dedican a gestionar y obtener contratos de seguros, se regirán por el contrato de trabajo suscrito entre las partes y no podrán prestar tales servicios en más de una entidad aseguradora por clase de seguros; y, los agentes de seguros, personas naturales que a nombre de una o varias empresas de seguros se dedican a obtener contratos de 5

6 seguros, se regirán por el contrato mercantil de agenciamiento suscrito entre las partes; b) Agencias asesoras productoras de seguros, personas jurídicas con organización cuya única actividad es la de gestionar y obtener contratos de seguros para una o varias empresas de seguros o de medicina prepagada autorizada a operar en el país. Los asesores productores de seguros se clasifican en: Agentes de seguros con relación de dependencia; Agentes de seguros sin relación de dependencia; y, Agencias asesoras productoras de seguros. 6

7 PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR DATOS POR PRIMERA VEZ Y SOLICITAR CLAVE DE ACCESO 1. Ingrese al portal web de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros 2. Seleccione la opción SEGUROS. (Ver figura 1) FIGURA 1 PORTAL DE TRÁMITES 3. Seleccione del menú que se presenta en la parte izquierda la opción ACTUALIZACIÓN DE DATOS. 7

8 FIGURA 2 INGRESO AL PORTAL DE TRÁMITES 4. Ingrese el Usuario otorgado por la Superintendencia de Bancos y su contraseña (Correo Electrónico) Si usted no posee usuario y contraseña, deberá seguir el procedimiento para crear un usuario y clave temporal. Ver Manual de usuario GENERACIÓN DE CÓDIGOS DE USUARIO Y CLAVES TEMPORALES 5. Presione el botón INGRESAR. 6. Se presentará el formulario de actualización de datos. (Ver figura 3) 8

9 7. Cuando el ente controlado es una Persona Jurídica FIGURA 3 FORMULARIO DE ACTUALIZACIÓN PERSONA JURÍDICA 9

10 7.1. Verifique los datos generales de su Compañía. (Ver figura 4) FIGURA 4 INFORMACIÓN GENERAL 7.2. De clic sobre la sección Dirección Domiciliaria y Contactos Matriz Se desplegará la sección y se presentarán los campos a actualizar Actualice los campos habilitados para modificación Los campos que contengan * son de ingreso obligatorio. (Ver figura 5) 10

11 FIGURA 5 DIRECCIÓN DOMICILIARIA Y CONTACTOS - MATRIZ 7.3. De clic sobre la sección datos de Directorio y Representantes. (Ver figura 6) Se desplegará la sección y se presentarán los registros de directorios y representantes legales a actualizar. FIGURA 6 DIRECTORIO Y REPRESENTANTES Seleccione con doble clic o presione el botón Editar para actualizar la información de cada uno de los registros de directorios y representantes. 11

12 Actualice los campos habilitados para modificación Los campos que contengan * son de ingreso obligatorio. (Ver figura 7) FIGURA 7 INFORMACIÓN DE DIRECTORIO Y REPRESENTANTES Presione el botón GUARDAR para grabar los cambios realizados Presione el botón CANCELAR para cerrar la pantalla sin guardar los cambios De doble clic sobre la sección OTRAS OFICINAS Se desplegará los datos de la sección y se presentará los registros de las oficinas. (Ver figura 8) FIGURA 8 OTRAS OFICINAS 12

13 Seleccione con doble clic o presione el botón Editar para actualizar la información de cada uno de los registros de las oficinas Actualice los campos habilitados para modificación Los campos que contengan * son de ingreso obligatorio. (Ver figura 9) FIGURA 9 INFORMACIÓN DE OTRAS OFICINAS Presione el botón GUARDAR para grabar los cambios realizados Presione el botón CANCELAR para cerrar la pantalla sin guardar los cambios De doble clic sobre la sección AUDITOR INTERNO Se desplegará los datos de la sección y se presentará el registro del auditor interno. (Ver figura 10) 13

14 FIGURA 10 AUDITOR INTERNO Seleccione con doble clic o presione el botón Editar para actualizar la información del auditor Interno Actualice los campos habilitados para modificación Los campos que contengan * son de ingreso obligatorio. (Ver figura 11) FIGURA 11 INFORMACIÓN AUDITOR INTERNO Presione el botón GUARDAR para grabar los cambios realizados Presione el botón CANCELAR para cerrar la pantalla sin guardar los cambios. 14

15 8. Cuando el ente controlado es una Persona Natural 8.1. Verifique los datos generales del integrante del sistema de seguro privado. (Ver figura 12) FIGURA 12 FORMULARIO DE ACTUALIZACIÓN DE PERSONA NATURAL 8.2. De clic sobre la sección Dirección Domiciliaria y Contactos Matriz Se desplegará la sección y se presentarán los campos a actualizar. 15

16 Ingrese la información de dirección domiciliaria y contactos - Matriz Actualice los campos habilitados para modificación Los campos que contengan * son de ingreso obligatorio. (Ver figura 13) Figura 13 Dirección domiciliaria y Contactos 8.3. De doble clic sobre la sección OTRAS OFICINAS Se desplegará los datos de la sección y se presentará los registros de las oficinas. (Ver figura 14) FIGURA 14 OTRAS OFICINAS 16

17 Seleccione con doble clic o presione el botón Editar para actualizar la información de cada uno de los registros de las oficinas Actualice los campos habilitados para modificación Los campos que contengan * son de ingreso obligatorio. (Ver figura 15) FIGURA 15 INFORMACIÓN DE OTRAS OFICINAS Presione el botón GUARDAR para grabar los cambios realizados Presione el botón CANCELAR para cerrar la pantalla sin guardar los cambios. 9. Cuando culmine de realizar la actualización de cada uno de los campos presione el botón CONTINUAR para proceder con la delegación de envío de estructuras. Para el caso de personas jurídicas: 9.1. Si desea asignar un delegado responsable para enviar estructuras de información presione el botón DELEGAR ENVÍO 17

18 Nota: La delegación no es obligatoria. Se la utilizará para crear un usuario y otorgarle una clave a un responsable de envío de estructuras, el cual tendrá acceso a la opción RVC del portal de trámites de la compañía. FIGURA 16 DELEGAR ENVÍO 9.2. Ingrese los datos del delegado. 18

19 Ingrese la identificación de la persona delegada y presione el botón BUSCAR La persona asignada deberá estar registrada como empleado de la compañía, de lo contrario se presentarán los mensajes de error correspondiente Los campos que contengan * son de ingreso obligatorio. (Ver figura 17) FIGURA 17 INFORMACIÓN DEL DELEGADO 9.3. Presione el botón DELEGAR para grabar los cambios realizados Presione el botón CANCELAR para regresar al formulario de actualización de datos sin guardar los cambios realizados Para el caso de las personas naturales, todas las estructuras estarán delegadas al integrante del sistema de seguros privados controlado. La opción de delegación descrita en este manual se utilizará solo en el proceso de actualización de datos por primera vez. En caso de que la compañía controlada desee delegar estructuras a otras personas, modificar las delegaciones realizadas o eliminar delegaciones, 19

20 deberá acceder a la opción Mantenimiento ubicada en el Sistema de Recepción, Validación y Carga, dentro del Portal de Trámites de Seguros. 10. Presione el botón REGRESAR para volver a la sección de datos generales del formulario de actualización de datos. 11. Presione el botón ENVIAR para continuar con el proceso. 20

21 FIGURA 18 ENVIAR FORMULARIO 12. Acepte el mensaje de confirmación de su actualización. (Ver figura 19) 21

22 FIGURA 19 MENSAJE DE CONFIRMACIÓN 13. Seleccione al Representante Legal que suscribirá la solicitud de clave de acceso. (Ver figura 20) FIGURA 20 SELECCIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL 14. Acepte el mensaje de confirmación para culminar el proceso de actualización. FIGURA 21 MENSAJE DE CONFIRMACIÓN 15. Acepte el mensaje de confirmación del envío exitoso de su actualización de datos. (Ver figura 22) 22

23 FIGURA 22 MENSAJE DE ENVÍO EXITOSO 16. Revise su cuenta de correo electrónico, registrada en el formulario de actualización. (Ver figura 23) FIGURA 23 NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA Si la cuenta de correo electrónico registrado en el formulario se encuentra con error, regrese nuevamente a la opción de Actualización de datos (Ver figura 1) y presione el botón RECHAZAR, y repita los pasos desde la actividad Revise la notificación electrónica enviada por la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros. (Ver figura 24) 23

24 FIGURA 24 NOTIFICACIÓN CON FORMULARIOS 18. Ingrese a los Links enviados, visualice e imprima el formulario de Actualización de Datos y la Solicitud de clave de acceso. 19. Suscriba la solicitud de clave de acceso y remita los documentos a las ventanillas de Centro de Atención al Usuario de las Oficinas de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. 20. Cuando el funcionario de la Intendencia de Seguros finalice la revisión de la información de los formularios tanto físico como electrónico, se generará una notificación electrónica al correo del Representante Legal con el resultado de la revisión Si la información no presentó errores, se enviará una notificación exitosa al Representante Legal de la Compañía y a los delegados de envío de 24

25 estructuras con una clave temporal, la misma que deberá ser cambiada. (Ver figura 25) FIGURA 25 NOTIFICACIÓN EXITOSA Ingrese al link enviado. 25

26 FIGURA 26 CAMBIO DE CLAVE DE ACCESO Ingrese la clave temporal enviada Ingrese la nueva clave y presione el botón ACEPTAR Si la información de la actualización presentó errores, se generará una notificación con las observaciones encontradas. (Ver figura 27) Para corregir las observaciones, ingrese nuevamente a la pantalla de actualización de datos, y realice las modificaciones correspondientes. 26

27 FIGURA 27 NOTIFICACIÓN CON ERROR 27

28 PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIONES POSTERIORES Este procedimiento es totalmente automático y no requiere de la presentación física de documentos en las oficinas de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. 21. Ingrese al portal web Institucional. 22. Seleccione la opción PORTAL DE TRÁMITES. FIGURA 28 NOTIFICACIÓN CON ERROR 23. Ingrese su usuario y clave otorgado por la Superintendencia de compañías, Valores y Seguros Si el ente controlado es una persona jurídica deberá ingresar con el RUC y la clave generada del proceso de actualización de clave y solicitud de clave de acceso. (Ver figura 29) 28

29 FIGURA 29 INGRESO AL PORTAL DE TRÁMITES 24. Seleccione la opción ACTUALIZACIÓN DE DATOS. (Ver figura 30) FIGURA 30 OPCIÓN ACTUALIZACIÓN DE DATOS 25. Realice las actividades comprendidas desde la actividad 7 hasta la actividad

30 26. Acepte el acuerdo de responsabilidad. (Ver figura 31) FIGURA 31 FORMULARIO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS 30

31 27. Presione el botón ENVIAR Se generará una notificación electrónica con el link para confirmar su actualización de datos. 28. Revise su cuenta de correo electrónico y revise la notificación enviada por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. (Ver figura 32) FIGURA 32 INGRESO AL PORTAL DE TRÁMITES 29. Ingrese al Link enviado. 30. Ingrese el código de verificación enviado y presione el botón ENVIAR. (Ver figura 33) 31

32 FIGURA 33 CONFIRMACIÓN DEL CÓDIGO DE VERIFICACIÓN Su actualización de datos habrá finalizado. 31. Si desea corregir la información de un formulario enviado, el mismo que aún no ha sido validado por el funcionario de la Intendencia de Seguros, ingrese nuevamente a la opción Actualización de datos y presione el botón RECHAZAR ACTUALIZACIÓN. 32

33 FIGURA 34 RECHAZAR FORMULARIO 32. Su formulario de actualización estará disponible para edición, el mismo que deberá ser corregido y enviado para continuar con el proceso. 33

34 RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS Si Usted tiene algún problema con el sistema, desea realizar una consulta o dar una sugerencia, puede contactarse con la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, a través del botón NECESITA AYUDA El botón aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla, tal como se muestra a continuación: FIGURA 35 BOTÓN NECESITA AYUDA 4.2. En la ventana emergente (Ver figura 36), ingrese la siguiente información: Identificación (Cédula o RUC)* Razón social Nombres* Apellidos* * Teléfonos Motivo (inquietud, problema o sugerencia)* Descripción* Recuerde: Los campos señalados con asterisco (*) son obligatorios. 34

35 FIGURA 36 REGISTRO DE CONSULTA 4.3. Presione el botón ENVIAR. El sistema mostrará un mensaje indicando que los datos fueron enviados exitosamente. FIGURA 37 MENSAJE DE CONFIRMACIÓN 4.4. Presione el botón OK. Usted recibirá un correo electrónico que confirma la recepción de su inquietud. 35